公司技术档案管理办法

山东XX科技有限公司技术档案管理方法第一章总则第一条为加强公司技术档案和图纸的科学管理，有效地保护和运用技术档案和图纸，充足发挥技术档案在公司各项工作中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》和《济南市私营公司档案管理方法》，特制订本规定。第二条公司技术档案是公司在各项管理工作、生产、科研及经营等活动中直接形成的，含有查考价值的多个文字材料、图纸、表格、声像等不同形式的历史统计。第三条技术档案工作实施统一领导，分级管理和保守秘密的原则。维护技术档案完整、精确、安全和有效运用。第二章文献材料的管理与归档第五条为确保公司各类技术档案的完整、精确、系统，公司各部门需加强对归档技术文献材料形成的管理，应指定专人（兼职）负责专项技术文献材料的收集和积累，并按规定定时送人事行政部档案室归档。第六条公司各部门应将技术文献材料的形成、积累、整顿、归档工作列入部门工作计划及有关部门、人员的工作职责，作为有关人员业绩考核内容之一，予以考核。第七条公司在产品、科研成果鉴定，基建工程验收，以及引进技术、设备开箱验收等活动中，必须有兼职档案人员参加进行监督和指导。技术文献材料不完整、不精确、不系统，不能进行鉴定、验收。第八条公司在产品和工程创优、科研成果评奖时，归档的技术文献材料与否齐全、完整、精确、系统要作为一项考核内容，档案部门不订立意见不得申报成果。第九条公司新购重要设备仪器开箱验收和引进项目时，有关业务部门应会同档案部门共同检查验收技术文献材料，并及时归档。第十条公司员工因公外出参观学习，考察和参加多个专业会议，收集获得的技术文献材料要按照归档范畴的规定，及时送交档案室，经文书解决后归档。第十一条技术文献材料归档规定归档的技术文献材料必须完整，并分别划定保管期限。必须精确地反映生产、科研、基建等各项活动的真实内容和历史过程，符合其形成规律。归档的技术文献材料，其制作材料必须易于长久保存，采用耐久性书写材料，同时要确保图像清晰、笔迹工整、签字手续完备。归档的技术文献材料应是原件。归档二份，一份在室永久保存，另一份作为备索。第十二条技术文献材料的归档时间产品试制、课题研究、基建工程和其它技术项目，任务完毕后一种月内由项目负责人审定，经整顿后，向档案室归档。各项管理工作中形成的技术文献材料，在每季度第一种月内将应归档的技术文献材料整顿后，由主管领导审定后向档案室归档。第三章技术档案管理第十三条公司档案室在接受、移交技术文献材料归档时，及时分类、组卷、编目、编号、登帐、入库上架（柜）保管。第十四条技术档案分类编号按按其文献内容分别归入产品、科研、基建、设备等类中统一编号。技术档案在公司档案中的位置以下：4、科研档案按科研课题分类5、设备仪器档案按设备仪器型号分类6、基本建设档案按工程项目分类第十五条编制档案分类目录、案卷目录、卷内目录等检索工具第十六条技术档案保管1、按照统一领导、分级管理的原则，公司保管我司形成的技术档案。对必须归集团公司管理的技术档案由集团公司档案室集中统一保管，内容涉及：（1）产品、科研档案：名牌产品、获奖产品、属国家秘级产品和科研项目、获国家专利科研项目、集团公司指定的重要产品和科研项目。（2）基建档案：国有土地使用证、房屋全部权证，重要生产厂房、办公楼、住宅（面积在1000M2）。（3）设备仪器档案：属精、大、稀设备仪器及引进设备仪器档案。2、寄存技术档案必须有专用铁制框架，各类技术档案要分类寄存，案卷排列办法从上到下，从左到右，便于查找。架、柜外面在设立档案分类标记。3、图纸底图保管一律采用袋装平放，严禁折叠。图纸底图除修改、送晒外，不得借出。修改后的图纸底图入库，要认真检查更改标记，对项目填写不全者不能入库。4、定时进行库藏技术档案的清理核对工作，做到账、物相符。对破损或载体变质的技术档案，要及时都进行修补或复制。技术档案因作废、遗失时，要查明因素，保存根据。5、档案库房要经常保持整洁，控制温湿度原则。库房要有防盗、防火、防光、防潮、防尘，防有害生物和污染等安全方法。6、技术档案装具(卷盒、卷皮等)要符合济南市档案局制订的原则。第十七条技术档案统计建立健全统计工作，其重要内容有技术档案管理基本状况统计、技术档案数量统计、技术档案提供运用及其效果统计等。统计数据以原始统计为根据，做到精确可靠。第十八条技术档案鉴定与销毁1、技术档案鉴定工作在公司总经理的领导下，构成由集团档案管理人员、专业技术人员及有关部门人员参加的鉴定领导小组，直接对技术档案进行保存价值鉴定。鉴定工作每五年进行一次。2、根据国家和有关部门的规定编制档案保管期限表。保管期限分永久、长久、短期三种。拟定保管期限的基本原则是：(1)对公司有久远运用价值的技术档案应永久保存。(2)对公司在一定时期内有运用价值的技术档案分别为长久、短期保存。(3)但凡介于两种保管期限之间的技术档案，其保管期限一律从长。3、技术档案鉴定工作程序(1)鉴定领导小组提出技术档案鉴定工作方案，报集团公司常务副总经理及公司总经理同意后，由集团公司下达鉴定任务。(2)鉴定领导小组采用直接档案鉴定法，逐项审查其保存运用价值，重新划定其保管期限。对已超出保管期限且无保存运用价值的技术档案，提出临时下架保存或销毁意见。(3)对技术档案鉴定状况提出鉴定报告，对确无保存运用价值需要销毁的技术档案，填写“档案销毁记录表”经公司总经理同意后进行销毁。(4)技术档案销毁清单，报公司档案部门备案。4、经同意销毁的技术档案，由公司档案部门、审计部门构成监销小组，按销毁清单送到公司档案部门指定的销毁单位进行销毁。第十九条技术档案管理当代化公司档案室要逐步应用当代管理办法，以电子计算机为主，涉及缩微技术和先进的监控装置、通讯设施和办公自动化等当代管理手段。运用微机存贮科技档案的卷内目录、案卷目录和其它科技档案信息资料，运用微机灵活、快速、精确地进行技术档案检索，运用微机随时掌握技术档案库存和调阅状况，运用微机进行基本状况的统计。第四章技术档案信息开发运用第二十条技术档案信息开发运用是公司档案管理内容。开发工作重要是指对生产、技术和经营管理的技术档案信息开发。这项工作重点服务于改善公司经营管理、提高产品质量、减少物质消耗和增加经济效益等方面。第二十一条技术档案信息开发运用的几个形式1、编制并交流技术档案目录2、对技术档案进行加工整顿，汇编专项资料产品、科研成果、基建工程介绍、文摘和数据手册、图表手册、市场信息、顾客反映、国内外同行业生产状况介绍等。第二十二条公司技术档案开发与提供运用，必须严格执行保密制度。第二十三条对于主动主动开发与提供运用技术档案，为发展公司生产、提高产品质量、减少物资消耗和增加经济效益等做出突出的人员、公司应予以表彰和奖励。第五章管理体制第二十四条为做好技术档案管理工作，公司按集团规定建立档案室，其重要职责是：负责统一管理我司的各类档案；在一定范畴内提供运用；对本单位技术部门和业务部门的技术文献材料的形成、积累和归档工作进行指导，按归档范畴定时向集团公司档案室移交归档。第二十五条技术档案管理人员技术部配备适应技术档案、技术资料工作需要的兼职档案人员，定时或不定时接受公司档案室及集团公司档案管理的有关培训，以提高专业水平。第六章技术档案借阅管理第二十六条凡我司与技术有关的员工经有关领导同意后，方可借阅、查阅技术档案。第二十七条查阅普通技术档案资料，经办人需要阐明查阅目的和档案名称，需要复印的技术档案资料和抄件要由档案员审核。查阅机密、重要档技术案资料，必须经总经理同意，未经同意，不许复制、摘抄、第二十八条借阅技术档案需要登记。原则上只借阅复印件，如果必须借阅原件的，普通性技术档案资料，必须经部门经理同意；重要技术档案材料，必须经总经理审批。第二十九条借出技术档案不得私自转借别人，未经同意严禁拆卷，不得在技术档案材料上随意写字、勾画，不得折叠、剪裁、抽页、损坏等，要确保技术档案安全完整。第三十条技术档案借出用完即还，如果工作需要确实不能及时偿还的，需写出状况阐明。工作有变动及离退休时，必须在在办理变动及离退休手续之前偿还技术档案，否则档案负责人不在会签单上签字。第三十一条凡借出技术档案发生遗失、损坏时，应立刻向主管领导及档案部门报告并写出书面阐明，方便采用弥补方法。公司还将根据《档案法》及《员工处分条例》有关条款认真查处。第三十二条外单位人员查阅技术档案时，必须持单位介绍信，经公司人事行政部经理同意，填写查阅登记后，方可查阅技术档案。如果需要复制及借出，必须经总经理审批。第七章技术档案保密管理第三十三条档案人员必须认真学习，贯彻《档案法》和《保密法》，要树立保密观念，增强保密意识，不得以任何方式泄漏机密。对违反保密制度的人和事，要果断抵制，并及时向有关领导反映。第三十四条属于保密范畴的技术档案，都应标明密级，对不同密级的技术档案，应由不同范畴的人员查阅运用，不得私自扩大运用范畴。第三十五条档案库房由专人管理，档案人员出差或休假时，部门领导应指派专人代管。工作调动时，要将全部档案交接清晰、统计备案。第三十六条技术部兼职档案人员出差或休假时，技术部领导应指派专人代管。工作调动时，要将全部档案交接清晰、统计备案。第三十七条不准携带机密文献、资料参观、游览、访友或出入公共场合。第