文件控制管理程序

形成含有可行性和适宜性的质量体系文献形成含有可行性和适宜性的质量体系文献易于识别和检索的文献管理系统体系文献管理需求外来文献管理需求使用文献审批率100%文献更改时受控文献100%更改到位文献控制管理程序技术文献管理程序统计控制管理程序计算机系统打印机复印机公司网络办公软件文献管理控制过程文献编制人员文献保管员文献管理控制过程乌龟图1.目的：通过职责划分、明确工作程序及规定，确保公司管理体系有关的文献编写、修改、发行、废除和管制等得到有效控制。2.范畴：本程序合用于与管理体系有关的全部文献的控制。3.职责：3.1文献编制（修订）、审核、同意权限文献类型编制（修订）审核批准品质手册(一阶)品质经理副总经理总经理程序文献（二阶）各部门负责人副总经理副总经理作业原则/方法（三阶）授权人员编制人的直接上级各部门负责人表单统计（四阶)授权人员编制人的直接上级各部门负责人3.2XXXXX是管理体系文献控制的归口管理部门，负责同意后的文献分发、收回、销毁及管制，负责检查监督各单位管理体系文献的管理实施状况。其它管理性文献由各有关职能部门归口管理。3.3公司总经理负责制订颁布公司质量方针和质量目的，同意【质量手册】并公布。3.4副总经理负责公司【质量手册】的审核，同意体系第二阶文献的同意公布。3.5XXXXX经理负责编写公司【质量手册】，各部门负责人负责编写体系的第二阶文献。3.6副总经理负责组织有关人员对现有/新修订的二阶体系文献进行同意前评审。3.7副总经理负责组织编制、修改、并审核质量手册和第二层次程序文献。3.8各部门负责人负责本部门内的文献、作业原则的审核并同意。3.9工程部技术部负责技术性文献的归口管理，负责检查监督各单位技术性文献的管理实施状况，适时安排文献修改的评审。3.10各部门负责建立本部门使用的与管理体系有关的体系文献清单，并进行管制。3.11XXXXX文控负责体系文献的收发管理。4.有关术语和定义：4.1技术性文献：特指顾客工程原则/规范及其更改、产品图样及设计文献、工艺文献、检查作业指导书、技术原则、图样更改、工艺更改、工装模具图样等。4.2管理体系文献：除技术性文献以外的与管理有关的体系文献，如多个工作程序、工作规范等。4.3系统文献：【质量手册】将管理体系中各作业要项以书面文献形式作系统的规定。4.4程序文献：将管理体系中各管理程序以书面文献叙述的文献。4.5指导文献：管理体系中各作业原则、方法、图面、阐明其作业办法的文献。4.6表单统计：将程序文献或工作作业原则所规定的执行事项﹐以数字、文字、图表或其它可明确体现内容的文献呈现执行的成果。凡含有下列条件者称为正式表单：a．使用期及保存期超出三个月以上。b．正式附属于质量手册、程序文献、作业原则内并赋予编号列管。4.7外来文献:国际原则、国标、行业原则、客户提供之文献数据等非我司内部所发行的文献数据均属之。5.文献控制工作流程及工作流程阐明：5.1工作流程(见图表一)图表一：文献管理作业流程文献管理作业流程作业流程权责单位/领导表单文献需求文献需求文献起草/修改文献起草/修改NO评审NO评审YESNOYESNO批准批准外来文献接受YES外来文献接受YES文献归档管理文献发行文献归档管理文献发行 文献执行文献执行收集各使用单位意见收集各使用单位意见NOYES意见评审NOYES意见评审NONOAAAA文献废止审批文献废止审批废止文献解决废止文献解决各部门单位编写小组/有关部门副总经理/授权人员/部门负责人总经理/副总经理/部门负责人各部门XXXXX/编制部门/使用部门XXXXX文献编制单位/使用单位编制单位管理者代表/部门负责人流程转接下一页流程转接上一页总经理/副总经理有关单位/XXXXX【文献申请单】【体系文献目录清单】【体系文献收发统计】【文献申请单】【体系文献收发统计】衡量指标：1、公布使用的文献100%经审批2、文献更改时受控文献100%更改到位5.2文献控制工作流程原则序号流程块工作内容或原则一文献需求各单位根据质量管理和体系原则规定，拟定所需的文献清单。二文献编写/修订文献编写1、质量手册——XXXXX经量主导编写。2、程序文献——根据质量管理体系规定策划，由管理者代表组织各部门负责人编制二阶程序文献；3、三阶文献——由各部门负责人组织编制各作业原则／作业方法文献、表单等三、四阶文献。4、文献编写格式:二阶文献用原则格式，三、四阶文献格式不限制。文献修订1.文献运行中，发现文献需要修订时，由原文献编写单位提出，并填写【文献申请单】，对其作出对应修订；2、文献修订一次其版本应更新一次，新版本从1开始。三审核1.质量手册由副总经理审核.2.体系的二阶程序文献由各部门负责人审核。3.体系的三、四阶文献由编写者的直接上级审核。四批准1.质量手册由总经理同意。2.体系的二阶程序文献由管理者代表同意。3.各部门内作业原则/方法﹑表单，由编制单位的部门负责人同意。五外来文献接受1.对于体系方面的外来文献，如国家、国际原则等统一由职能部门接受，并转发给XXXXX统一登记、编号、分发，发放时加盖“外来文献”印章。2.对于顾客提供的技术资料，按【技术文献管理程序】的有关规定进行管理。3.对于非体系、非技术资料的外来文献，由各职能部门接受、登记、编号并归档管理。六文献归档管理1．文献编号：质量手册的编号办法见“编号办法一”，程序文献的编号由XXXXX在编制程序文献时按编号办法二统一编号。其它三阶文献的编号由编制单位按编号办法三编写。（技术资料的编号格式不包含在内）。编制人员应确保文献编号和发放号其唯一性。表单、统计的编号方法由编制单位按编号办法四编写。编号办法一：质量手册的编号办法为：CMSQM-□□质量手册的版本号,从01开始，如：01、02……等等。质量手册的名称缩写公司名称的缩写例如：CMSQM-02表达这是第一次修改后的Chinatool的品质手册。注：品质手册是中英文双语版的。编号办法二：质量管理体系程序文献的编号办法为：CMS□QP-□□□注：二阶文献的版本从0开始，0版本为最新版本。该类别文献的流水号,从001开始,如001，002……等等文献类别号，QP这质量程序的英文缩写中英文版本分辨字母，E表达英文版本，C表达中文版本公司名称缩写例如：CMSEQP-001表达英文版的“文献控制”程序。编号办法三：三阶管理性文献编号办法为：CMSWI□□—□□□编制部门三阶文献流水号,从001编起编制部门代号（各部门代号详见下表）三阶文献为各部门的工作指导性文献，英文缩写。XXXXX公司的英文缩写各部门代号对照表：单位代号单位代号单位代号XXXXXQA采购部PU设计部TD工程部PE注塑部IN工模部TM生产部PR人事行政部AD物流部LO例如：CMSWIPE-003表达：XXXXX公司工程部内部第三份工作指导性管理文献。编号办法四：①质量表单编号办法为：Document:D□□□全部质量统计统一的流水号，从D0001开始，如：D0001，D0002,D0003……等等我司质量统计的代号注：此表单编号放在表单的右下脚。②质量表单的版本号：Revision:□□表单版本流水号，新版为N，修订后从01开始，如：01，02……等等批示版的符号注：此版本号放在表单的左下脚。③质量统计编号（NO：的编号）规则以下：□□-□□□□□□□□-□□□年份月份日期流水号部门代号（详见上面各部门代号对照表）2.编制单位将审批后的系统文献、程序文献、三阶文献及各式表单的原稿及电子版一起报XXXXX，由XXXXX系统列帐管理。同时文管人员要及时在公司体系文献系统上维护，确保纸版文献与电子版文献的统一性。3.编制单位不要在本部门留存未受控的原版文献，以避免新旧版以及没受控的文献误用。4.各使用部门负责人或授权人员，应建立本部门的【有效文献目录清单】和有关收发统计，负责受控文献的归档管理。5.各类质量数据、统计及表单的保存期限根据【统计控制】程序的有关作业内容进行管理。6.任何人均不得于正式文献上加以标记、书写或涂改任何文字、符号，否则视为无效文献。7.有关部门设有专人管理，文献的管理纳入内部审核项目中，以确保数据的对的使用。8.XXXXX文管人员在发放体系文献前必须要加盖受控章，否则该文献被视为无效文献七文献发行1.XXXXX将审批后的体系一、二阶文献发放到体系所含盖的全部部门或单位，三、四阶文献统一放到公共盘（只有下载权限）并发文献和表单的目录清单以供各部门需要时下载。2.发行文献时，XXXXX应列【体系文献收发统计】，印适宜份数，在纸质文献每页适宜位置加盖受控章后发行，并请收文单位于【体系文献收发统计】上签收(表单除外)。电子版本的文献，设定审批及签收人员的权限，自行打印的无受控章的文献为非受控文献（除四阶文献外）。3.各单位若有发现文献份数局限性需求、缺页、破损、笔迹含糊，应填写【文献申请单】，向职能部门申请补发。4.当文献、资料已经丢失，持有人应填写【文献申请单】，向职能部门、文献编制单位（或外来文献的职能管理部门）申请补发。经核算无误，职能部门则重新印制、发放并统计。八文献宣贯执行1、文献编制部门负责组织本文献的培训，同时做好有关学习或培训统计。2、各部门组织本单位员工学习有关的文献，并作好有关学习或培训统计。3、各单位按文献规定指导、执行工作。九收集各使用单位意见编制单位负责收集各单位的反馈意见。十意见评审文献编制单位负责组织有关部门及领导参加文献意见的评审第一：应当修改，则接第二款“文献修订”第二：若不需修改则接第八款“文献宣贯执行”。第三：应当废止，则接“文献废止审批”。十一文献废止审批质量手册的废止由副总经理审核.总经理同意。体系二阶文献的废止各总门负责人会议审核，管理者代表同