办公室高效运行的三要素

办公室高效运行的三要素

一、大学办公室执行秘书的职责和特点(一)行政御史所承担的工作内容大学办公室的行政秘书职责是指在学校的行政活动中担任秘书的员工的职责，即行政秘书应该做什么。一般来讲是在主任和分管副主任的领导下,负责办公室的行政、综合及日常工作,具体来讲主要有以下几个方面1.学校、学校设备、设备的管理与使用包括日常行政事务的处理,校领导批示和各类会议精神的通知、督办工作;印信、学校标识、法人证书等的管理、使用;校内各部门请示、报告类呈文的办理;设备和资产登记、管理、使用以及办公用品购置等内勤工作;会议室等办公场所的使用管理等工作。2.行政服务方面包括协助安排校领导的公务活动;协助做好全校性公务活动的组织工作;组织承办有关行政会务工作;协调参与大型学术会议活动的组织协调;开学典礼及迎新生、毕业典礼及毕业生离校工作的组织协调等。3.层面检查指导或时代包括做好校内各职能部门、基层院系的协调联络;协助接待来校检查指导或参观访问的上级领导或兄弟院校、有关单位的来宾;协助管理校内外的来信来访的催办、查办,来访者的接待、答复和校领导接待日的安排、接待处理工作等。4.协助采用行政规章协助起草学校综合性行政工作报告、总结、规划和决议等文件,协助拟定全校性行政规章制度;负责全校的各类统计工作,上报、公布综合统计数据,搞好统计分析和年度综合资料的汇编、归档等工作;负责拟制周、月工作计划、安排节假日值班等5.其他事项由导师承担(二)大学办公室行政秘书的工作特点1.沟通上下,协调内外行政秘书要高效地执行好行政管理层的各项决策,完成好领导交代的任务,沟通上下,联络内外,处理日常行政事务。他不仅是高校行政管理层的参谋和助手,也是行政管理层与校机关职能部门、院系师生员工之间的桥梁和纽带。因此,辅助性是秘书工作的基本性质。2.校行政工作的需要行政秘书是为高校发展、行政管理层、师生员工服务的,是根据高校行政工作的需要确定的。行政秘书工作纷繁复杂,但通过对工作职责的理解,可以清楚地看到其角色行为是建立在为领导服务、为基层服务的基础上,因此,“服务性”是秘书活动的主要特点。3.行政御史权利官商就其工作内容而言涉及综合协调、公务接待、会务组织、文书处理、收集信息、后勤保障等都属行政秘书的职责范围。行政秘书工作千头万绪,涉及范围和内容极其丰富。4.领导临时办事工作行政秘书的工作纷繁复杂而且有很强的时效性,除了做好日常事务外,还要完成领导临时交办的各项工作,遇上突发状况,加班加点也是常有的。因此,行政秘书的工作要提高效率,讲究时效。二、领导关系与工作能力高校办公室行政秘书在高校中扮演着举足轻重的角色。表面上看来,总是负责处理闲杂事务,实际上是领导不可或缺的参谋和助手,处于“幕后工作者”的地位,行使着隐性的职权。(一)精明能干的重要能力首先要有强烈的责任感,才能够对业务精益求精,追求新目标,攀登新境界。行政秘书不仅要有想干事的责任心,更要有精明能干的办事能力。行政秘书是上传下达的纽带和窗口,这决定了该岗位的服务性、辅助性。因此,不但要有强烈的责任感还要充分了解职责分工中对自己的角色期待,不论是谋划参谋、传达精神、协调组织,还是筹备会议、文件收发等,都要有强烈的服务角色意识。(二)做有责的作风要树立服务至上、无私奉献的意识。办公室是“不管部”,无事不管,无事不问,尤其是行政综合秘书的工作,多而杂,有计划的少,临时性的多,常常加班加点。如果没有无私奉献的精神,没有吃苦耐劳的作风是难以做好的。因此必须有强烈的事业心、责任感,要任劳任怨,吃苦在前,享受在后,乐于奉献,要正确处理苦与乐、得与失、个人利益与集体利益的关系;要经受得起各种误解、委屈和挫折;以只争朝夕、无私奉献的精神投入工作。(三)善于“综合”事,或重点学科、精品课程、科研做好高校办公室行政秘书的工作要不断提高理论修养和行政服务水平;要对机构设置、教职工数、学生人数、学科专业、优势亮点(如重点学科、精品课程、科研特色等)办学条件等各种数据熟记于心;要善于把各种事情合理归类,分清轻重缓急,井然有序地去做好。质量是行政秘书工作的关键词和主题。“百年大计、质量第一”,因此必须增强质量意识,树立“质量第一”的观念,不断提升个人的综合素质修养,尽量避免不必要的工作失误,确保高质量完成工作。(四)提高能力,树立领导行为能力行政秘书应具备雷厉风行的工作作风、踏实肯干的工作态度和勇于承担责任的素质。效率为先主要体现在:思维敏捷,反应快,能正确快速领会领导意图,办事灵活自如,不墨守成规。其次是操作熟练,在承担办理公文、撰写行政工作的