连锁超市采购部门组织架构和规章制度

连锁超市采购部门组织架构和规章制度一、采购部门组织架构（见附图）二、各部门职责三、采购部规章制度采购部门组织架构（见附图）二、各部门职责在这个组织架构图中，不同规模的超市可以对其进行适当删减，如果是一家小型的超市，可以不设采购主管这一层，另外采购员一职也可以不用分得这么细，比如生鲜只设两个人，食品也只设三个人，百货则设置两人。如果是一家大卖场或是大规模的连锁超市，由于品项多或业务比较繁忙，为了加强对采购工作的管理，也可以适当再增加一些人员，比如可以在品项较多、销售较好的采购组设置两名采购员，或是在每名采购员下面再设置一名采购肋理。但不管怎样取舍，采购的组织架构必须能够保证采购工作的正常开展，同时又必须兼顾到工作的效率和管理的费用。不要出现采购人员每天都从早忙到晚但还是有做不完的工作的事情，也不要出现一件工作经过一个星期层层传递还是没做完的情况。管理的目的是为了更有效的整合企业内的各种资源，以最符合企业利益最大化的流程和路径，去实现企业的各种指标。采购组织架构的最终确定也必须符合这个要求。我们在前面已经绍了采购人员的基本职责，下面详细介绍一下各个岗位的职责：1、采购经理的职责服从总经理指挥，执行公司制定的各项总体规划，确保公司经营方向的正确性，全面主管公司的采购工作，领导采购人员共同完成公司下达的各项任务指标，并对各项任务指标的完成情况负有直接责任。负责采购人员的纪律管理，维护公司形象，保障公司利益，以身作则，在采购人员中树立正气和培养奉献精神。严守公司的各种商业机密。将公司下达给采购部门的各项指标分配给各部门，并监督跟综执行情况，经常组织采购人员进行分析研讨，及时纠正工作偏差，保证各项指标的顺利完成。商品结构的总体设计，定期组织采购人员进行商品结构的调整，并审核和最终确认新品的引进和旧品的淘汰。确定供应商管理的相关规定，流程，确定与供应商的合作方式，签约政策，相关费用的收取标准等方面的具体方案，审核并最终确认采购员与供应商签订合同的有效性。并监督合同的执行情况。制定采购部门的年度促销计划，指导和监督采购人员实施计划，并组织采购人员对每次促销活动的效果做分析总结，以不断提高促销活动的效率。（在没有配送中心的情况下），和营运部门紧密配合，确保库存的合理性，督促采购人员及时处理不良库存，并有权追究由于库存不合理给公司造成损失的直接责任人。制定采购部的奖惩条例并报公司审批执行，并有权依此对采购部人员进行奖罚。密切注意各种信息的收集、分析和整理，并根据分析整理的结果对采购部的各项工作进行调整。协调采购部门和其它部门的关系，并及时将采购部的相关情况和其它部门做双向沟通。定期与供应商进行交流，从中发现问题，解决问题，并对公司的相关政策做详细解释。和财务部门确定每月的付款总额，并审批特别请款单。定期组织采购人员进行业务培训和业务学习，不断提高采购人员的专业水平和业务能力。对于采购主管和各部门采购人员提出的各项合理化建议，以及须审核批复的各项工作，必须在限期内答复。每周做出下周采购部门的工作计划表，根据采购主管（采购员）预交并经过自己修改的工作计划表，检查采购主管（采购员）每日的工作进度，并在工作日记上填写当日采购部的工作进度，督促采购主管（采购员）按时完成各项工作，并及时纠正计划实施过程中出现的偏差，同时不断培养采购主管（采购员）工作的计划性，提高整个采购部门工作的效率和有效性。2、采购主管的职责服从采购经理指挥，协助采购经理执行公司的各项总体规划，主管本部门的采购工作，确保本部门经营方向的正确性，领导本部门人员完成采购经理下达的各项任务指标，并对本部门的各项任务指标完成情况负有直接责任。负责本部门人员的纪律管理，维护公司形象，保障公司利益，以身作则，在本部门员工中树立正气和奉献精神。严守公司的各种商业机密。将采购经理下达给本部门的各项指标分配给各采购员，监督指标的执行情况，并及时将有关信息反馈给采购经理。保证本部门指标的顺利执行。根据采购经理制定的各项商品政策，指导本部门人员开展工作，对于规定范围内的工作，有权直接处理，对于规定范围外的工作，要及时向采购经理汇报，并根据采购经理的决定迅速执行。设计本部门商品结构初步方案并报采购经理审批，定期组织本部门人员进行商品结构讨论，并根据各采购员所做的调整方案，汇总成为本部门的商品结构调整方案，报采购经理审批，对本部门的新品引进和旧品淘汰工作有审核权。根据采购经理制定的供应商管理的各项规定、流程、规章制度，指导本部门人员与供应商签订合同，进行各种谈判，监督本部门合同的执行情况，对于超出自己权限的问题，及时向采购经理汇报。根据采购经理制定的年度促销计划，安排好本部门人员按时按质的完成，并向采购经理及时汇报形势的变化和合理化建议。组织好本部门人员分析每次促销活动的成果，并将分析的结果以书面形式向采购经理汇报。和营运部门保持良好沟通，保持本部门商品合理的库存，及时督促采购人员清退滞销商品、库存不合理商品。根据采购经理制订的采购部奖惩条例，对本部门人员进行管理，并对相关人员的奖惩有建议权。注意对各种信息的收集和整理，并根据整理的成果对本部门的相关工作做出调整，但重大变动（供应商的清退、促销计划的更改等）须报采购经理批准后方可执行。定期和采购经理一起与本部门供应商进行沟通，根据供应商提出的合理化建议，经采购经理批准后，对本部门的相关工作进行整改，并及时反馈相关信息给采购经理。每月将本部门的付款计划报采购经理，对于当月本部门的特别请款，经审核后报采购经理审批。除了组织本部门人员参加采购部的业务学习和业务培训外，定期组织针对本部门人员的专业培训和学习。以不断提高本部门人员的业务水平。针对本部门的各项工作存在的问题，有责任将自己和本部门员工的合理化建议向采购经理做出汇报。同时对于须审核的各项工作须在限期内处理完毕。每周做出下周本部门的工作计划表交采购经理，根据采购员预交并经过自己调整过的工作计划表，检查采购员每日的工作进度，并在工作日记上填写当日本部门的工作进度，督促采购员按时完成各项工作，及时纠正在计划实施过程中出现的各种偏差。同时不断培养采购员工作的计划性，提高他们工作效率和有效性。3、采购员的职责服从采购主管（或采购经理）指挥，主管本采购组的工作。完成采购经理下达的各项任务指标（销售额、毛利额、营业外收入、库存周转率等），对各项指标的完成情况负有直接责任。根据公司制定的各项供应商管理规定、政策，开展业务工作，与供应商洽谈，组织采购符合销售需要的各类商品，对超过自己权限的问题，要及时向采购主管（采购经理）汇报。遵守公司和采购部的各项规章制度。严守公司的各种商业机密。设计本采购组商品结构的具体方案，并报采购主管（采购经理）审批，并负责本采购组新商品引进和旧商品淘汰的具体方案，报采购主管（采购经理）审核批准后执行，保持本采购组商品结构的科学合理.根据采购经理制定的年度促销方案，分配给本组的各项促销指标，按时按质的予以完成，并在每次促销活动结束后，进行自我分析总结，以不断提高本采购组促销活动的针对性和有效性。采购员日常采购业务如下：商品的议价（包括旧品、促销等）；交易条件协商（含折扣、付款方式、期票、退货条件等）；新商品的引进及议价；商品的配送方式（厂商直送各分店，或者有配送中心配送）；负责新品第一次订货，促销商品订货。商品最小订货数量的决定（一次采购最小数量的决定）。对于大规模零售企业，如果有成熟的配送中心管理，一般也可以由配送中心来决定最小订货数量。各项营业外收入的谈判和落实。采购员日常商品管理业务如下：畅销商品及滞销商品的发现；滞销商品、库存不合理商品的清退；库存的掌握；商品的店间移动调度；残损商品退货监督；订货业务的检查；商品品质、鲜度的监督；卖场陈列展出指导和建议。密切留意对各种市场情报的收集、分析和整理，并及时对本采购组的相关政策进行调整，但有重大变动时，须先报采购主管（采购经理）审批同意后方可执行。收集的市场情报内容有：本店的销售情报（销售、毛利、畅销商品、滞销商品等）；顾客的购买情报（购买习惯、购买频率、投诉情况等）竞争店的相关情报（价格、促销、陈列等）供应商动态（供货价格的异动、新品的引进、个性特点等）市场的变化趋势（消费时尚、相关机构的统计资料、城市的发展规划等）每月向采购主管（采购经理）报当月本采购组的付款计划，若有紧急货款须支付，须填写特别请款单并报采购主管（采购经理）审核。自觉学习采购业务和采购知识，不断提高自己的业务水平和业务能力。平时注意和营运部门的交流和沟通。群策群力，共同提高本采购组的销售业绩。对采购工作提出自己的合理化建议，并报采购主管（采购经理），提高自己的工作效率，对于各项工作，均应在规定期限内完成。每周做出下周自己的工作计划表交采购主管（采购经理），并于下周每天在工作日记上填写当日工作进度，做为考核的依据。4、采购助理的职责服从采购经理指挥，做好采购经理分派的各项文秘工作。协助采购经理做好公司和采购部各种资料、文件的收集、整理、分类和归档留存的工作。遵守公司和采购部制定的各项规章制度，负责录入员的纪律管理，严守公司的各种商业机密。在采购经理授权并通知相关人员后，可以代采购经理处理采购部的相关工作。做好采购部的设备、书籍、表格、办公用品、耗材等各项公用资产的日常管理维护工作，每月做出下月采购部办公费用预算，报采购经理审批后交财务部门，严格执行各项公用资产的编号、登记、归档、领用、借阅、返还、盘点、报损、报废等手续。做好采购部的人员安排，制订采购部人员节假日值班安排表，每月统计采购部人员的考勤情况，并报采购经理签字后交人事部门。积极参加和组织录入员参加采购部的各种业务学习和业务培训，不断提高自己的业务能力。督促录入员提高效率，减少误差，做好商品资料的日常维护工作。同时指导录入员做好各种商品资料的整理、分类和留档工作。对采购部的各项工作向采购经理提出合理化建议，但不得末经采购经理许可，随意干涉采购主管和采购员的工作。每周做出下周工作计划表，交采购经理，并于下周每天在工作日记上填写当日工作进度，做为考核的依据。5、录入员职责遵守公司和采购部制定的各项规章制度，服从采购肋理指挥，保守公司的各种商业机密。主要负责商品资料的录入、修改、维护和简单分析工作。任何对商品资料的录入、修改、新增工作，录入员都须见到有采购经理签字同意后的相关单据后，才可完成录入动作，同时要将单据留档备查。但促销商品的订单、开业前大进货订单，单店新店开业一个月内的订单，采购主管签字后也可生效录入员严禁末经采购经理许可，擅自对商品资料进行任何修改。提高录入准确度和效率。积极参加采购部组织的各种业务学习，以提高自己的工作能力。当日的录入工作，必须当日完成，如因此给公司造成损失，将按照采购部奖惩条例进行处罚。若是单店新开业，从新店大进货到新店开业后一个月内，录入员须承担所有商品的订货工作。对采购部工作提出合理化建议，并交采购助理。三、采购部规章制度1、公司员工手册（略）2、采购部奖惩条例未能完成当月各项考核指标（销售额、毛利额、库存周转天数、营业外收入、月引进新品和淘汰旧品数量或比例），又没有合理的理由者，罚款元，（新上任第一个月可以适当放宽）。如连续三个月不能达成指标，又没有合理的理由者，换岗到其它部门或予以辞退。每月超额完成当月各项考核指标（销售额、毛利额、库存周转天数、营业外收入）者，奖励元。如连续三个月都超额完成各项考核指标，则由采购经理提名，报人事报门给予加薪，如连续半年都超额完成各项考核指标，则由采购经理提名，报人事部门给予升职和加薪。采购人员接受供应商或供应商通过第三者给予的现金、消费券、购物卡、物品价值超过50元，或私自接受由供应商付费的旅游、宴会、到各种营业性场所的娱乐。经公司发现或有人举报经查实者，对当事人给予连续三个月扣薪50％，并处以严重警告处分，在全公司内通报的处罚，对于当事的供应商，立即清退所有商品，并推迟付款。对经查属实的举报者，给予元奖励，并对举报人的情况保密。采购人员主动或威胁供应商给予各种好处，一经查实，立即开除当事人，并处以扣除当月薪水，全公司通报的处罚。如果要求不成，敢于打击报复供应商者，一经查实，立即开除当事人。如果供应商能够主动举报当事人，经查实后，可在订货、付款、商业机会等方面给该供应商以最大的优惠。并对其他举报人给予元奖励，同时对举报人的情况保密。若由于供应商和采购人员内外勾结，其行为和造成的后果，已经严重侵犯或损害了本公司的利益，本公司除了通过合法途径追回损失外，保留通过司法机关追究当事人法律责任的权力。同时举报者的举报经查属实后给予元奖励。对举报人的情况保密。公司领导和采购部会以供应商会、自我鉴定、内部选举等多种形式，对采购人员每三个月进行一次品质考核。对考核成绩的前三名获得者，在升职、加薪、福利、旅游、休假等方面给予优先照顾。采购部人员必须服从直接上司的领导，不得对直接上司漫骂、嘲笑、殴打，如有此类情况，对当事人处以元罚款，并在全公司通报批评，此类情况发生两次的当事人，给予直接辞退的处罚。采购部人员如发现直接上司有侵犯或损害公司利益的行为，或对直接上司对自己的处罚不服，可以越级举报或申诉，采购员向采购经理举报或申诉，采购主管向总经理举报或申诉。经公司和采购部查实后，对举报者给予元奖励。对最终申诉的处理结果无条件执行。公司的商业机密（包括各种文件、商品信息、会议记录、工作流程等）不得通过传真、复印、电子邮件等任何方式外传，违者给予元罚款，并予以开除。如情节恶劣者，公司保留通过法律途径追究当事人的法律责任。快讯商品在整个快讯期缺货又无合理理由者，罚款20元/个商品。快讯商品在快讯期内断货又无合理理由者，罚款10元/个商品，每期快讯结束后，进行快讯商品单品销售金额、单品销售数量的评比。对前三名依次奖励50元、40元、30元，对后三名依次罚款50元、40元、30元。每期快讯结束后，对于快讯实际销售不到预估销售一半的数量或一半的金额的商品，又或者快讯实际销售超过预估销售一半的数量或一半的金额的商品，在没有特殊理由的情况下，对每个商品处以10元/个商品的罚款。快讯商品在海报上没有相片又无特殊理由者，海报描述错误或价格错误或图片错误。对当事人按10元/个商品进行罚款。采购部的各项工作，都必须在限定的时间内完成，各项常规工作一般的完成时间为：经采购经理审核签字后的各种录入单据，必须在当日完成录入（开业前除外）；快讯品项建议表和提交表的完成时间，在开业后两个月内，最迟的完成时间为快讯开始前10天。在开业两个月后，最迟的完成时间为快讯开始前20天。快讯商品的最迟到货时间为当期快讯开始前3天，采购经理和采购主管审核批准新品单、变价单、特别请款单、快讯商品建议表、快讯商品提交表的最长间限为3天，各种合同的审批最长期限为5天，对供应商赞助同意书、签约申请表的审批须在当日完成。下周工作计划表的最迟提交时间为本周休息日的前一天下午下班前。工作日记的填写必须在当日完成，而且必须根据工作计划表中当日应完成的工作，就当日的实际完成情况如实填写。对当日不能完成的要说明理由，采购经理和采购主管要检查或抽查进行核对。采购部会议所有参加人员都须在会议开始前3分钟到达，否则即为迟到。采购经理和采购主管布置的每件工作都必须限定完成时间，而采购部其他人员须采购经理、采购主管审批的工作也必须问清楚回复的时间。在规定的时间内没有完成工作的，如果没有合理的理由，就视为违规。对于这一样违规的处罚，根据事情的重要程度，每人每次最低限度罚款50元/次。如果情节严重，可提高罚款的力度。对于采购部人员提出的各项合理性方案，经实践采用后确实能提高采购部门的绩、节