合同管理办法定稿

公司合同管理方法目录第一章总则第二章合同管理部门及职责第三章合同审批与订立第一节合同审批流程第二节合同送审规定第三节合同订立第四章合同推行及监督第五章合同变更与解除第六章合同纠纷解决第七章合同文本及有关资料的管理第八章奖惩第九章附则第一章总则第一条为规范公司（下列简称“公司”）合同管理，防备合同风险，保障公司正当利益，增进公司各项经营活动依法进行，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国公司法》、《公司内部控制基本规范》及公司章程等有关规定，结合公司实际，制订本方法。第二条公司是订立合同的唯一正当主体，公司各单位、部门均不得以本单位、本部门名义对外订立合同。除公司特别授权外，各单位（涉及各生产厂、辅助生产厂、外围矿点）不得以公司名义对外订立任何形式的合同。第三条合同管理是指合同立项、意向性接触、资信调查、商务谈判、合同文本拟定、评审同意、合同订立、备案、推行、变更、中断、解除、纠纷解决、立卷归档等全过程的管理。合同管理遵照“事前防备、事中监督、事后补救”的原则。第四条除即时清结的业务按公司有关管理规定的程序办理外，公司订立合同必须采用书面形式，并经对应程序审核同意和订立后加盖公司合同专用章。对外投资、重大资产重组等特殊合同能够加盖公司印章。第五条公司严禁先推行、后补签合同，但抢险救灾或生产经营紧急需要的除外。紧急状况下先推行的合同，应在推行开始之日起一种月内完毕合同的审批、订立程序。第六条公司实施“归口管理与分类专项管理”相结合的合同管理制度。第七条根据公司内部控制制度规定，实施合同经办与审查相分离的原则。第八条各业务部门应当按照公司保密的有关规定做好合同保密工作。任何人不得泄露合同订立和推行过程中涉及的商业秘密和技术秘密。第九条公司实施合同责任承接人终身负责制。第二章合同管理部门及职责第十条法律顾问室是公司合同的归口管理部门，负责全公司合同的正当性审核及统一管理，重要推行下列职责：（一）拟订公司合同管理制度；（二）宣传、普及有关法律法规知识；（三）审核各类送审合同，确保公司合同的正当性和合规性；（四）参加重大客户的资信调查；（五）协助公司领导起草重大合同；（六）办理合同业务中的授权事宜；（七）接受公司委托，代理公司参加合同纠纷的仲裁或者诉讼活动；（八）建立公司送审合同管理台帐、档案。第十一条各业务部门根据部门职责代表公司对外进行合同洽谈，拟制合同文本，代表公司推行合同义务，并及时催促相对方全方面推行合同商定内容，确保公司签约目的的实现。推行下列重要职责：（一）严格执行国家法律法规及公司合同管理制度；（二）洽谈合同业务必须由两人以上进行（对标的金额超出20万元的大额合同，业务部门应当告知公司法律、财务、纪检监察审计等部门人员参加合同谈判，但应在正式谈判一种工作日前通过书面或预备会等形式全方面提供合同谈判的有关信息）。业务经办人员应当全方面理解、核算相对方的民事主体资格、资信状况、履约能力、责任承当能力等，前述经确认的对方民事主体资格、资信状况、履约能力、责任承当能力等信息，以及涉及拟签合同目的实现的有关活动均应含有可验证性，并制成文档备存；（三）草拟合同应当权利义务明确、对等，严格执行国家法律法规和公司有关的规定，做到条款清晰、精确、完整，合同用语应当严谨、规范，含有可推行性，切实维护公司利益；（四）根据公司规定的合同审批权限，及时将合同报有关部门和公司领导审核、同意；（五）对承接合同的推行状况进行全过程监控，对本部门的合同订立、推行等状况进行统计、分析，并按规定向公司领导及有关部门报送合同统计表；（六）根据实际状况和有关规定办理合同的解除、变更等事宜；（七）按管理职责负责本部门经办合同所涉及纠纷的解决；（八）建立并完善本部门合同业务中的债权债务档案和相对方的资信档案及其与公司交易的诚信档案；（九）根据本方法及公司有关管理规定制订本部门的合同管理细则及合同文档管理方法。第十二条公司各业务部门，应视业务需要设立专职或兼职合同管理员（合同业务量小的部门，部门负责人兼任合同管理员），分类专项管理本部门承接的合同，部门合同管理员推行下列重要职责：（一）协助本部门合同经办人员依法订立合同，根据需要参加重大合同的谈判与订立；（二）检查本部门合同的推行状况，协助经办人员解决合同推行中出现的问题和纠纷；（三）对本部门承接的合同进行初步审核，在部门领导审核同意后将合同报送有关部门评审；（四）负责建立、健全本部门的合同管理台帐，并在规定时限内向公司领导及有关部门报送合同订立、推行状况统计表。（五）管理本部门合同业务中的债权债务档案和相对方的资信档案及其与公司交易的诚信档案；（六）制止不符正当律、法规的合同行为，当发现有运用合同进行违法活动的状况，应及时向部门负责人报告；（七）参加合同纠纷的协商、仲裁、诉讼等事宜。第十三条有关部门的合同管理职责：（一）公司财务部负责督促、指导合同业务部门建立健全债权、债务档案，对公司合同业务中形成的债权、债务实施财务监控，按合同规定对收付款项的推行状况进行监督；（二）公司纪检监察审计部负责核算合同业务部门订立合同与否按公司规定的流程进行评审或审批，重要环节与否按公司规定的程序执行，评价各业务部门对公司合同管理制度的执行状况。并牵头组织有关人员对各业务部门合同的订立、推行状况进行监督、检查；（三）公司有关职能部门从绩效考核、专业管理等角度对业务部门合同承接状况进行监督。第十四条对公司合同订立、推行中涉及的有关单位、部门，如计量分析、财务、工程管理、安全环保、保密、保卫等职能部门应按照国家法律法规及公司有关规定切实推行部门职责和协作义务，确保公司生产经营的正常进行。第三章合同审批与订立第一节合同审批流程第十五条业务部门订立合同必须有对应的公司立项根据。无对应根据，不得进入审批流程。第十六条合同在正式订立前必须按公司合同管理规定报经审查同意。业务经办人员根据业务洽谈状况拟制合同文本后，应将合同文本及有关资料报请科室领导和部门领导审核。经科室领导和部门领导审查同意后，报法律顾问室、财务部、纪检监察审计部及有关部门评审通过，并报公司分管领导和总经理审查同意后方可正式订立（合同评审流程详见附件）。第十七条各有关部门对合同的审核职责：（一）业务部门科室领导和部门领导重点审查合同相对方的交易资质条件及其与公司近三年交易的诚信状况，对合同相对方的资信状况、信用评级状况以及产品质量状况、履约能力作出综合评价，核算对方报价与市场差别、定价程序及立项根据等签约的有关状况，并对合同项下的经济性、可行性、公允性、严密性及合同推行中潜在风险的控制、保障方法进行审核和确认；（二）法律顾问室负责审查合同条款的正当、合规性，对不符合现行法律强制性规范和公司有关规定，可能造成无效的合同享有否决权；（三）财务部重点针对合同推行中所涉及的资金风险、对公司成本及盈利产生的影响，以及合同条款与否符合国家有关财税政策提出审核意见，对效益评价低、资金风险大的合同享有否决权；（四）纪检监察审计部重点从效能监察和内部审计角度提出审核意见，对没有立项文献及授权，或者超越职责权限的合同享有否决权；（五）人力资源、安全环保等有关职能部门根据合同业务实际需要从绩效考核、专业管理角度对合同提出审核意见。第十八条各审核部门应拟定合同审核人，各审核部门对普通合同或常规合同的审核时限为一种工作日，重大、疑难合同普通应在三个工作日内提出审核意见。审核意见应当记载于合同评审意见表对应栏内，并由审核人签名确认。第十九条根据法律法规及《公司章程》规定，应当由公司董事会或股东会决定的有关事项，其合同应在公司董事会、股东会就合同具体事项作出决策或决定后才干正式生效。第二节合同送审规定第二十条对报送审查同意的合同，除报送合同文本外，还应提交下列送审材料：（一）公司订立合同的根据（如公司下达的生产计划或经同意的专项采购计划等）；（二）合同相对方的公司法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证复印件（须注明“此复印件与原件相一致”并加盖其公章）；（三）合同相对方能够从事对应业务的有关资质证明和从事同类业务的业绩评价；（四）对公司经营业绩产生重大影响的合同，还应规定对方提供当期资产负债表、资信证明及注册会计师事务所的年度审计报告等有关文献；（五）市场供求状况、价格拟定根据及合同管理所涉及的有关资料。如合同相对方系依法经特殊程序（如招投标、询价、比价）拟定的，应同时提交其拟定的有关证明文献。上述有关资质证照复印件，合同业务部门、经办人员必须将与其原件进行核对确认，必要时送公司有关专业管理部门进行复核，以确保其真实、有效、客观、精确、完整。第二十一条如合同相对方属于经公司评价确认的合格供方、客户，则前二十条所规定的对方公司法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证及有关资质证明复印资料只需提交一次。但合同业务部门应规定对方在每年年检或变更后及时提供新的资质证照复印件，并做好对方资信档案的更新工作。第三节合同订立第二十二条合同在报请各层级领导审查同意后，由公司总经理根据公司董事长的授权代表公司订立或签章。经公司董事会、股东会同意决定的合同，由公司董事长订立或其授权代表订立。第二十三条合同只有在报请各层级领导审查同意，并经公司董事长或总经理订立后方可加盖公司印章或者公司合同专用章。公司合同专用章的使用应当符合公司印章管理的有关规定，并建立用印登记台帐。原则上，合同文本加盖印章应当同时进行或者由对方先加盖其印章。对确需由公司先行签字并盖章后再寄送对方签字并盖章的，应当在合同文本各页码之间加盖骑缝章或采用其它方式以避免合同条款被再次修改。对于通过传真方式订立的合同应在合同上注明传真有效，并严禁仅只传真签字、盖章一页。合同签字、盖章后，业务部门应在一周内将合同文本发有关部门执行和存档。第二十四条订立合同时，合同业务部门需核算具体订立合同的对办法定代表人的身份状况或其委托代理人与否获得对应授权，并将其法定代表人身份证明书或授权委托书收存作为合同档案。如合同相对方规定我司出示法定代表人身份证明书或者授权委托书，由合同业务部门提请法律顾问室办理。第二十五条合同经各方当事人或其委托代理人签字并加盖印章后即正式成立，成为对合同当事人含有约束力的法律文献。根据国家法律法规规定，需要报请政府主管部门备案或同意的合同，由业务部门按政府主管部门的有关规定办理。第二十六条公司各合同业务部门应严格恪守本方法所规定的合同审批和订立程序。对未经对应审批程序且未按规定签字、盖章的合同，财务部门不得办理资金拨付手续。第四章合同推行及监督第二十七条合同生效后，业务部门及公司有关单位、部门应本着诚信原则全方面推行合同，确保公司签约目的的实现。第二十八条公司各合同业务部门及经办人员应对其承接的合同，从订立到推行终止进行全过程跟踪管理，并完善对应的多个履约手续，对所订合同终身负责。在合同推行的全过程管理中，应重点关注、掌握对方当事人履约能力的变化，一旦发现纠纷迹象，或者对方可能发生违约、不能履约、延迟履约等情形，或者对方履约能力发生重大变化可能影响合同的全方面推行时，应立刻报告部门负责人和公司分管领导，并采用补救方法避免合同经济损失的发生和扩大。涉及合同支付业务，财务部门必须核算所付款的合同已按本方法规定推行对应评审、订立程序的前提下才干执行。第二十九条合同到期时，业务经办人员应及时与对方办理有关清结手续，了结权利、义务关系。业务部门应当对本部门业务经办人员承接合同的订立、推行状况进行检查、核算，确保公司生产经营的正常进行。第三十条公司各业务部门应按月对本部门合同的订立、推行状况进行统计、分析，并在每月五日前将上月合同订立、推行等状况统计表报公司分管领导及法律顾问室、纪检监察审计部、人力资源主管部门。第三十一条公司成立合同管理监督检查组，适时对各合同业务部门执行公司合同管理制度、合同的订立与推行等状况进行监督和检查，形成专项检查报告报公司总经理，并作为部门绩效考核根据之一。检查组的构成：组长：纪检监察审计部负责人；成员：纪检监察审计部、财务部、人力资源和社会保障部、法律顾问室有关人员；检查组办公室设在纪检监察审计部。第五章合同变更与解除第三十二条为维护合同的严肃性，公司不得随意变更或解除合同。当合同规定的变更或解除条件出现，或者不对合同进行变更或解除将造成合同难以推行、公司利益受损等情形时，经签约各方协商一致能够对合同进行变更或者予以解除。第三十三条合同变更或解除应采用书面形式，合同的变更或解除合同应按公司合同审批程序报送公司有关部门评审（必要时，业务部门应召集公司法律、财务、纪检监察审计等部门人员讨论拟定）通过后，报请原同意领导审查同意。严禁采用在原合同文本上涂改、划改、添加、换页等方式变更或解除合同。第六章合同纠纷解决第三十四条除生产经营急需外，合同相对方在超出合同规定的履约开始时间起一种月仍未推行合同、并且未作任何阐明的，合同业务部门应立刻书面催促对方推行合同，同时提出解决意见报公司分管领导。第三十五条合同推行中产生纠纷，业务部门应及时报告分管领导，并提出解决意见及解决方案，经同意后由合同业务部门及业务经办人与对方当事人协商解决。合同条款中对违约解决作出商定的，严格执行违约条款。第三十六条对公司决定采用仲裁或诉讼方式解决的合同纠纷，由法律顾问室和合同业务部门根据公司授权共同代表公司进行仲裁或诉讼，有关人员主动配合做好证据收集、整顿等应诉工作。如属重大合同纠纷，可聘任外部律师解决。第三十七条在合同纠纷解决过程中，任何部门或个人未经分管领导同意，不得向合同相对方作出实质性回复或承诺。第三十八条对在合同订立、推行中弄虚作假，以次充好，价格蒙骗，勾结我司有关人员欺诈公司，或在计量、检查、化验分析中威胁我司有关人员的客户、供应商，各业务部门三年内不得与该客户、供应商订立合同，开展任何业务。根据《公司客户信用等级评价管理方法》，各业务部门不得与客户信用等级被列入橙名单、黑名单的公司开展业务。第七章合同文本及有关资料的管理第三十九条各业务部门专兼职合同管理员对本部门经办的合同文本及其有关