合同审核管理制度

合同审核管理制度1.目的为加强公司合同（合同）管理，规范合同（合同）制订类型及审批流程，特制订本制度。2.合用范畴合用于公司全部部门。3.职责综合管理部负责制订合同（合同）审批管理制度，并监督执行状况。4.程序规定4.1合同（合同）定义：4.1.1合同：是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的合同。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指全部法律部门中拟定权利、义务关系的合同。狭义合同指一切民事合同。尚有最狭义合同仅指民事合同中的债权合同。4.1.2合同：是指两个或两个以上实体为了开展某项活动，通过协商后达成的一致意见。4.1.3公司对外订立合同（合同）均由总经理代表公司行使职权。4.2职责：4.2.1总经理职责4.2.1.1总经理核准公司全部格式合同和各部门的合同（合同）文本；4.2.1.2总经理负责公司对外重大合同（合同）的签章，并审核超出各部门负责人审核权限的合同（合同）。4.2.2各部门负责人的职责4.2.2.1负责草拟与本部门业务有关的合同（合同）文本；4.2.2.2审核业务经办人员与对方商定的具体合同条款。4.2.3综合管理部职责4.2.3.1负责将合同（合同）文本转法务审核，并复核修改成果。4.2.3.2负责合同（合同）文本的流转协调。4.2.4成本合约部职责4.2.4.1参加对外订立的工程、配套等工程类合同的审价；4.2.4.2参加工程类合同谈判，在充足理解谈判合同标的物的外部市场状况的基础上,对合同标的物的数量、质量、价款等与外部市场作比较，以减少和避免公司潜在的风险；4.2.4.3工程类以外的其它合同审核。4.2.5财务部职责4.2.5.1从财务角度对合同条款认真斟酌和审核；4.2.5.2从税务角度对合同条款进行审核，提出建议；4.2.5.3合同所涉财务风险之防备、控制责任。4.3合同（合同）的编制：4.3.1选择合同（合同）对方：最少选择三家以上的公司进行招投标或比较，应对合同标的物的建筑商、供应商、价格及变化趋势、质量、供货期和市场分布等方面进行综合分析论证，掌握市场状况，合理选择合同（合同）对方；4.3.2应当对拟签约对象的民事主体资格、注册资本、资金运行、技术和质量指标确保能力、市场信誉、产品质量等方面进行资格审查；4.3.3对于重大合同（合同）或法律关系复杂的合同（合同），公司应当指定技术、财会、审计等专业人员参加谈判，必要时能够聘任外部专家参加。对于谈判过程中的重要事项应当予以统计；4.3.4对于合同（合同）方，公司应拟定其与否含有合同（合同）的履约能力和独立承当民事责任的能力，并查证对方签约人的正当身份和法律资格；4.3.5以上内容均填写至《供方采购成果审批表》，每份合同（合同）的订立均需填写此表，并将此表附至《合同（合同）订立审批表》后。4.4合同（合同）内容：4.4.1合同（合同）编制内容最少应当包含下列条款：合同编号、日期、合同内容、合同范畴、双方的权利和义务、合同期限、支付数额、支付方式、违约责任和不可抗力条款等；4.4.2合同内容和合同范畴条款应明确，避免范畴界定不明给公司造成经济损失；4.4.3双方的权利和义务条款要特别注明，避免给公司造成经济损失；4.4.4合同期限、支付数额和支付方式条款要具体具体地阐明，确保合同的有效推行；4.4.5对于违约责任条款，第一不要遗漏，第二要全方面，第三幅度能够高，但不要太高，由于太高会造成条款无效，失去约束力；4.4.6不可抗力条款尽量列举其具体范畴、证明条件和告知期限。4.5拟定合同（合同）的形式4.5.1在磋商过程中，电子邮件、传真或口头等方式协商的合同（合同），最后应以订立正式合同确认书为准；4.5.2为避免合同（合同）风险，即使通过传真、信件、电报、电子邮件或书面方式协商一致的，最后也应集中归纳到一份纸面合同上，规避电子证据（电子邮件、电子数据、传真）的缺点。4.6合同（合同）审批：4.6.1综合管理部负责在整个会审过程中的传递,严禁对方或第三方代为传递。4.6.2各审批部门接到完整的审批资料后，应立刻审视，不应影响正常的审批时限。4.6.2各部门上报合同连同《合同（合同）订立审批表》由综合管理部负责统一上报到总经理，直到合同（合同）盖章后结束。4.6.3合同（合同）审批要点4.6.3.1正当性。涉及合同（合同）的主体、内容和形式与否正当，合同（合同）订立程序与否符合规定，会审意见与否齐备，资金的来源、使用及结算方式与否正当以及资产动用的审批手续与否齐备等；4.6.3.2经济性。重要指合同（合同）内容与否符合公司的经济利益。4.6.3.3可行性。涉及签约方与否含有资信及履约能力，与否含有签约资格，担保方式与否可靠以及担保资产权属与否明确等。4.6.3.4严密性。涉及合同（合同）条款及有关附件与否完整洁备，文字表述与否精确，附加条件与否适宜正当，合同（合同）商定的权利义务与否明确以及数量、价款、金额等标示与否精确。4.6.3.5审批中发现合同（合同）中确有不当之处的，各审批部门将注明审批意见，并在审批表完全、充足体现。意见不一致时，由总经理最后审定。4.6.3.6各拟定部门修改后再行上报时需将修改前的原合同一同附上。4.7合同保管：4.7.1合同（合同）规定一式四份，甲、乙双方各执两份；我方两份原件分别由综合管理部和成本合约部分别留存，财务部和各拟定部门、有关部门留存复印件（复印件由拟定部门负责复印、登记、分发）。4.8附则：4.8.1本制度经总经理核准之日起生效，修订亦同；4.8.2综合管理部对本制度拥有修订权和解释权。4.9附件：附件一《采购成果审批表》附件二《供方采购合同(合同)审批表》附件三合同审批流程供方采购合同(合同)审批表采购项目名称用印名称供方合同（合同）内容标的金额付款方式申报部门意见法务意见有关部门意见财务部意见成本合约部意见总经理意见备注制表人：采购成果审批表受控号：基本状况采购内容使用部位规格型号计划供货期间数量估算标的金额投标状况投标单位资质评价综合评价投标报价质保期备注付款方式评标重要内容以及拟定标成果申报部门意见有关部门意见成本合约部意见总经理意见阐明：本表若不能体现清晰投标状况，可另付页。合同审批流程申报部门综合管理部有关部门财务部成本合约部总经理关联流程报“报“采购成果审批表”复印件存档N部门负责人审核N部门负责人审核Y部门负责人审核部门负责人审核报“供方采购合同(合同)审批表”原件给合作单位部门负责人审核复印件存档N部门负责人审核N部门负责人审核Y部门负责人审核部门负责人审核报“供方采购合同(合同)审批表”原件给合作单位部门负责人审核N部门负责人审核电子文本Y部门负责人审核原件存档盖章法务审核Y部门负责人审核N部门负责人审核电子文本Y部门负责人审核原件存档盖章法务审核Y部门负责人审核Y部门负责人审核Y部门负责人审核N部门负责人审核N部门负责人审核审核审核复印件存档N部门负责人审核审核复印件存档N部门负责人审核审核复印件存档N部门负责人审核审核Y部门负责人审核审核复印件存档N部门负责人审核审核Y部门负责人审核审核原件存档N部