品牌服装公司商品部工作手册

./MIREDAR服饰有限公司商品部工作手册审核：审批：编号：编制日期：适用范围：上海觅玛服饰有限公司商品部员工。编制目的：规范公司数据化管理流程。.目录第一章商品部工作简介………3第二章商品部工作操作流程细则…………5第三章相关工作流程及要求………………22第四章代理加盟商发货操作流程…………23第五章员工内购流程…………25第六章直营店铺盘点操作流程……………26第七章商品部岗位职责说明书……………27.第一章商品部工作简介1、简介：主要负责公司回货、出货、数据分析、库存控制,协助各分区做好销售分析及库存控制的工作。2、商品部工作职能：2.1制定公司各季节产品结构需求；2.2订货会前期基础资料及价格资料的核实；2.3订货会前各区域销售资料的统计,各区域销售目标的初步拟定。2.4订货会后订单的统计汇总,货品进仓时间的确认,下生产单到生产部；2.5货品进仓的跟进、汇报；2.6客户上货计划的审核,客户分波段出货的跟进；2.7客户出货进度的跟进,直营店上货情况的跟进；2.8公司数据资料的收集、汇总、存档；2.9制订年、季、月度工作计划、销售计划、并监控实施情况2.10月度、季度、年度销售资料的汇总、汇报；2.11执行上级交办事项2.12月底工作总结及下月工作计划3、部门员工工作要求：3.1要求有计划性地工作,各项工作要求日清月结,公司相关部门、客户反馈的问题,必须在0.5个工作日内给予回复,如果不能及时解决的问题,必须及时向上级领导报告,并回复相关部门、客户预计解决日期。3.2要求工作责任心强,提倡高工作效率和高工作质量；3.3提升独立处理日常工作的能力,多提对本部门工作有利的意见和建议;3.4每位员工都要熟悉本部门其他同事的工作内容、掌握本部门每个职位的工作技能,了解本部门其他同事的工作情况；提倡部门员工之间互相帮助、互相关心。在其他同事工作量大的时候,能主动为同事分担部分工作；3.5学会与人沟通的技巧,注意与客户沟通的方式方法,处理问题是要考虑到客户的满意度和承受能力；3.6要求分区管理人员按规定定期对客户进行综合评估,主要内容为；客户对本部门工作支持度、客户销售情况、客户店铺发展情况、客户回款情况、客户货品销售情况等等；3.7要求加强本部门之间的信息共享和沟通,及时为相关同事提供有效的信息资源；3.8要求本部门员工不断提升自身的综合素质,从多方面学习各项工作技能,改进现有工作方法中的不好之处。4、商品部工作描述：商品部工作分为四个大方面的内容：生产、出货、直营、销售分析。内容主要工作描述生产订货会前基础资料的整理、核对,价格资料的核对；订货会各项事情的跟进；客户订单汇总,生产下单；确认货期,并跟踪回货进度；跟生产部进行货品迟期问题的沟通；回货进度报表的更新,汇报；客户次品问题的跟进,处理；各工厂回货完成的评估分析；本职工作的完成进度汇报。代理出货客户新款上市计划的沟通及建议；客户提货进度的控制,出货进度的跟踪；出货报表的更新、汇报；客户物流进度的跟进；客户少货问题的跟进、协调、回复；客户补货工作的协调、完成；分区执行调货/补货的情况。客户意见的收集,反馈；本职工作的完成进度汇报。直营店铺管理直营区域数据库的建立、存档；日销售报表的建立、更新；日常配、补、调工作的完成；新店的货品安排；盘点工作的通知、跟进工作,进销存帐务的核对；各店畅滞销情况分析、存销结构合理分析及调整；开季货品上市安排及过季货品退仓安排；每次推广、减价活动的的利润分析及评估；公司库存物料的消化,公司零散货品的集中清理,本职工作的完成进度汇报。数据建立及商品分析公司整体数据库的建立、存档；公司整体货品的销售及流转情况。滞销货品的预警反馈工作；检查分区各品种存销结构的合理性,并及时提出建议；关注分区库存率是滞达标,了解分区库存压力款式,协助调货；协助各区做好买货计划,提供相关数据信息的支持；完成每周的周例会报告资料；每次订货会后订货总结的完成；每季度客户销售情况调查问卷的发出、回收、汇总；每个季度销售情况分析资料的完成。本职工作的完成进度汇报。第二章商品部工作操作流程细则1、生产1.1订货会订货会时间确认后,每周固定跟研发部沟通版衣进度,以便合理安排后序工作,为了能够使工作更加完善,要求设计部必须在订货会开始前三天,将需要的资料给到商品部。跟开发部对接版衣及饰品回货进度跟开发部对接版衣及饰品回货进度找技术部要产品基础资料财务初始价格的制定跟设计、老板沟通核价的时间所有基础资料的核对,保证吊牌上面的信息准确无误订货会,协助客户做好订货指引,帮客户打印分析单。做畅滞销排名客户确认定货数量、金额后,给总代打印明细。由大区经理审核签名确认,客户签名确认,保留签名档。打印客户订金单,财务审核折扣,客户签名确认,底单交财务。所有客户签名资料要求在订货会现场收集完成,如实在无法当场确认的,要求客户在两个工作日内签名回复。1.2订货会后为了能够保证货期准时,每次订货会后三个工作日内下生产单到生产部。要求有详细的款号、颜色、尺码、数量、要求回货日期。按照相应的工厂进行下单,生产单必须由吴总签名,方可下到生产部。要求生产部确认货期时间、能否按量生产,如不能按量生产的款式,由生产部以书面形式通知商品部,商品部将资料汇总,以书面形式通知客户,要求客户确认收到并签名回传。核对、汇总客户明细资料。核对、汇总客户明细资料。要求生产部书面回复取消资料。书面通知客户取消款式、颜色资料要求客户签名确认收到。部门经理审核下单资料,吴总审批。发送生产单明细给生产部,将审批原档复印留底。跟生产部确认是否能够按量生产1.3货期跟踪根据前期和生产部确认的货期,提前一周时间以书面形式和生产部门再次确认,并要求以书面形式确认具体回货时间,以便提前安排物流中心做好收货准备。商品部跟回货的同事传真书面文件给生产部商品部跟回货的同事传真书面文件给生产部生产部于三个工作日内回复,是否能够按期回货可以按期回货,跟回货同事通知客户跟单,做好出货前事宜安排。不可以按时回货,生产部注明新的回货日期。跟回货同事通知部门内相关人员,做好其他工作安排。1.4、回货进度报表按照生产回货进度,将回货资料建档,并完成相关报表内容。A、分波段、品种生产回货达成%；作用：了解每波段、品种回货进度,检查回货结构,方便后期按波段发货,以免品种缺少无法正常出货,如遇到这种情况,应及时跟生产厂家沟通,是否可以优先缺少品种的回货。回货进度跟进报表波段品种生产下单实际回货款数数量款数数量回货达成第一波段T恤衬衫小计第二波段T恤衬衫小计合计T恤衬衫小计B、分波段、厂家回货达成%；作用：评估工厂是否要以继续合作,如果该工厂一直有出现回货进度慢的问题,必须跟上级领导汇报,做出评估。C、分款式回货达成%；单款回货进度的跟进,出现多回、少回、回货差异较大的情况,必须及时跟上及领导汇报,以做出相应安排。多回：尽早做出判断,在销售一段时间后,了解客户销售情况,向客户推销此款。少回：分客户进行减单。D、报表的更新：回货进度报表要求每天更新,每天下午5：00钟之前更新当天的数据资料,发送给老板,要求数据及时、准确；E、在回货过程中出现的各种问题及时向上级领导反馈,以便得到及时的解决。1.5客户次品问题的处理客户跟公司反映某款出现质量问题,商品部要求客户拍照并写明次品原因,过来做初步了解,同时要求客户将衣服寄至公司,查实际情况。商品部在一个工作日内将信息反馈给生产部,由生产部质检人员进行检测；生产部在一个工作日内回复,并以书面形式将质检及处理意见传真到商品部；商品部在收到回复后第一时间通知客户。客户拍照并快递次品衣服到公司客户拍照并快递次品衣服到公司商品部同事将信息反馈至生产部生产质检人员收到客户样衣,并检测大货是否如此一个工作日内,将质检及处理意见以书面形式传真至商品部商品部第一时间将处理结果通知客户1.6各工厂回货完成评估分析每个季度回货完成后,要对工厂的回货做出分析,以考核工厂是否可以继续合作。每个波段回货的准时性,允许有前后五天的差异；单款回货数量多或少差异；由于迟期给公司造成的库存,由于多回或少回给公司造成的库存；生产率：每次下生产单取消的款量占比。要求每个季度回货完成后半个月完成此资料,并发送至部门经理,由部门经理审核后交老板。1.7、完成本职工作及进度汇报A、所有工作必须做到当日事、当日毕；B、工作完成进度,及时跟上级报告；C、客户反映的问题必须是以书面形式,并且第一时间给予解决及回复；D、发现工作中的不足之处,并提出整改意见；E、协助部门经理做好工作的规划及发展。2、代理出货2.1客户新款上市计划的沟通及建议每季度开季之前一个月,要求客户提交分波段的上货计划,根公司安排的出货计划进行核对。了解分区实际情况,并给出建议。商品部和分区沟通写上货计划商品部和分区沟通写上货计划收到分区上市计划,结合公司实际安排进度表,和市场部审核、确认计划OK,回复客户,并按照计划出货。计划需要修改,由商品商和客户沟通,并建议修改。达成一致,按公司更改后计划跟进出货。2.2公司出货进度的安排按公司制定的波段、客户前期制定的上货计划进行出货安排,客户订单内出货,根据客户提供的上货计划表,商品部跟单人员在客户计划日期,至少提前三天通知客户预计出货款数、数量、金额。并根据客户账面情况提醒客户准备资金；客户补单出货,商品部必须在收到客户补单的0.5个工作日内回复客户补货情况,并通知客户能够补货的数量、金额。A、正常出货〔客户账面有钱：公司商品部制作系统销售单通知财务确认销售单财务核对客户账面资金情况客户账面有钱财务在系统确认销售单物流部收到销售单安排捡货,并在要求发货日期内发货商品部跟进客户收货时间,通知客户做好收货准备。B、非正常出货〔客户汇款出货：公司商品部制作系统销售单了解客户账面欠款情况,通知客户汇款客户按欠款金额汇款到公司通知财务确认销售单〔告知财务汇款日期及金额财务收到客户汇款后,确认系统销售单〔在销售单上备注等财务通知方可发货,为了加快物流速度,可根据客户信誉,通知物流先进行捡货物流部收到销售单捡货,根据财务通知的发货日期发货商品部跟进客户收货时间,通知客户做好收货准备。C、非正常出货〔客户需欠款出货：公司商品部制作系统销售单了解客户账面欠款情况,沟通客户汇款客户无法汇款到公司〔或只能汇部分货款到公司商品部和客户沟通写还款计划表,市场部根据客户实际情况填写《出货申请表》,由市场部经理、商品部经理签名〔必须写清楚欠款发货的原因提交总经理〔吴总审批吴总批准出货通知财务确认销售单〔复印出货申请表给财务财务通知物流部发货物流部收到销售单捡货,并根据要求发货日期发货商品部跟进客户收货时间,通知客户做好收货准备。如公司不批准客户欠款出货,商品部和市场部协商跟客户沟通其他出货方案。2.3物流进度的跟进货品发出后,跟单人员了解物流进度,并及时通知客户货品已发出,预计到达时间。到了预计到达日期,必须打电话询问货品是否收到,确认客户收到后,此批发货工作完成。2.4客户少货问题的跟进、协调、回复客户收到货后,量少的要求一个工作日内完成清点工作,量多的必须在两个工作日内完成清点作。如有少货问题,要求客户写清包号、款号、颜色、尺码、数量,并以书面形式通知商品部。商品部收到客户传真,第一时间将少货单传真给物流中心,要求物流中心在一个工作日内查明原因,并以书面形式回复调查结果,由商品部第一时间将物流中心的回复及公司处理结果回复给客户。客户传真少货明细到商品部客户传真少货明细到商品部商品部第一时间了解情况,并将书面文件传真到物流中心物流中心在一个工作日内查明原因,并以书面形式将调查结果传真至商品部商品部收到物流中心回复,将回复内容及处理结果传真给客户2.5出货报表的更新、汇报根据客户出货进度,每天更新出货报表,并发送至相关人员处。A、出货汇总资料报表分大区、客户订货、出货、余货、达成率、帐上余款情况。大区客户订货出货金额达成帐上余款北区北京数量金额数量金额XX北区小计南区广西XX南区小计直营XXXX直营小计总计B、分波段出货资料报表分大区、客户、波段订货、出货、余货、达成率情况大区客户第一波第二波段合计订货出货金额达成订货出货金额达成订货出货金额达成数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额北区XX北京北区小计南区广西XX南区小计直营XXXX直营小计总计C、分区域、分客户、波段、品种出货跟踪此报表多数是商品跟单人员自己看,了解客户出货明细资料,以方便后期跟进。2.6跨区域调货调货时需要注意：货品实物可以由调货方直接发往需求方,但帐务流程及财务流程必须经过公司。商品部沟通可以调货后,由调货方提供所调货品的款号明细及数量给商品部,商品部根据需求方出货折扣,核算需要汇款金额,公司确认收到汇款后,商品部方可通知发货。当区内畅销款,公司补不到货,可申请到其他区域调货；以书面形式将需要补货的款号、颜色、尺码、数量传真到公司商品部；商品部查看可从哪个区域调货,并沟通调货。详细流程如下：客户传真货品需求明细到商品部客户传真货品需求明细到商品部商品部查看需求货品分布区域,衡量是否能够满足调货需求。跟客户商品人员沟通调货事宜,并传真需要货品明细。商品部在一个工作日内回复货品需求方调货进度。调货方同意调货,商品部半个工作日内将需求方发货地址、联系人、联系电话、要求发货日期发给调货方。商品部跟进调货方货品发出时间,要求做电脑账。调货方做退货单到公司仓库。财务按客户退货做帐。商品部按调货方退货明细,开出仓单到需求方。跟进客户收货,并检查客户是否有入仓记录。电脑帐流程及账务流程：确认可以调货后,调货方将可调货明细传真给商品部确认可以调货后,调货方将可调货明细传真给商品部商品部核算调货金额,并通知需求方汇相应款项到公司财务收货汇款,通知商品部,商品部通知调货方调货2.7、完成本职工作及进度汇报A、所有工作必须做到当日事、当日毕；B、工作完成进度,及时跟上级报告；C、客户反映的问题必须是以书面形式,并且第一时间给予解决及回复；D、发现工作中的不足之处,并提出整改意见；E、协助部门经理做好工作的规划及发展。3、直营店铺的管理3.1新货进仓安排：此项工作属于季节性的工作,要求在每季新款出货这一时间段及时跟踪。订货发货：根据回货情况及上市计划,按品种结构合理的进行上货；公司回仓多余数发货安排,如部分款回货多回,直营负责人需要注意此部分货品及时安排到店。新款上货也要注意旧款的退仓及调店安排；跟踪新款上市销售情况。3.2邮件收发和业绩登记：负责直营的同事负责每天上午10：00前将单店销售情况填写至每日销售报表上面,关注销售达标情况,并于每天上午11：00之前将此份报表发送给老板、市场部相关人员。A、关注直营分区整体达标情况；B、关注各店销售及整体达标情况；C、同类店铺对比,销售达标、日均销售。3.3日常补货、新款发货；A、日常补货：根据店铺上传的补货单进行日常补货。要求每次补货下单前确认店铺的销售情况,没有及时上传销售数据的店铺,要求其上传销售数据,看到实际销售良好之后方可补货。原则上日常补货要求当天上午完成,当天要求发货。B、新款发货：〔1、按各店正、特价的配货比例来确定新款发货的铺场量,季初以铺场量+〔10-20％为各店首批发货量；〔2、此〔10-20％的货品作为分区补货用,如销售好,预留库存不够补货,按以销定补的形式补货〔即按上市分析预留销售期和全区剩余库存分析能卖多少补多少。〔3、总部在补货时必须看到准确的销售和库存,分区在提交补货单时必须先考虑能否在区域内自行调配〔是否区内有店铺滞销。〔4、每次收到新款进货信息,要求根据进仓总量和南北气候差异进行新款发货,所有新款发货必须以书面形式将《新款发货通知单》传到客户处,要求客户及是汇款到公司方可发货。C、发货原则：〔1、所有日常补货根据分区/店铺现有库存及销售情况,了解分区/店铺货品周转期,补足在周转期内所需要的货品数量。3.4核对电脑帐：A、核对发/退货单店铺有没有及时入仓；B、检查店铺日销售,价格有否按公司要求做帐；C、核对店铺进销存数据是否正确。4、每周必做工作：4.1货品上市分析：表格内容和作用：此表包含内容：款号、款式形容、标价、订货数量、公司货期、客户自定货期、发货期、发货数量、到货、上市日期、上市天数、不同时间段单款销量、销售合计、剩余库存、日均销量、预留天数、预计销量、库存压力〔需补货量。即：单款上货销售分析；分类汇总分析；图表分析。表格要求完成时间：每周一下午。表格要求：A、做此表之前要求尽量收齐数据,核对数据的准确性；B、要求整理好页面和每页格式,保证报表美观；C、此表要求做完后放到服务器上规定位置并发到相关部门。4.2对数表：直营店铺要求每天完成。根据电脑帐,核对每笔入、出、销数据,保证分区和店铺帐务清楚、准确。4.3每周工作总结：要求总结一周存在的问题和一周内已完善的工作〔日常工作除外。5、每次必做工作：5.1周销售排名：分为畅销排名和滞销排名。要求每周二中午12：00之前完成上周销售排名。要求有单款类分类排名；类别汇总,新旧款汇总。5.2《综合销售分析》：表格内容和作用：此表包含分区仓库、店铺单款货品一段时间内的销售和库存,通过此表可直观地看出单个店铺不同款式货品的销售情况和库存情况,以及区域各店款数/销量/库存类别汇总情况。表格要求完成时间：每周一下午完成,如有数据不齐的情况,需要在报表最后详细注明。每周收齐数据后完成此报表,。.表格要求：A、做此表之前要求尽量收齐数据,核对数据的准性；B、要求整理好页面和每页格式,保证报表美观；C、此表要求做完后放到服务器上规定位置并发到相关部门。5.3调价通知、促销单：根据公司和分区推广方案,在推广前制作相应的调价通知和电脑调价单、促销单,保证推广入机的顺利进行。5.4推广效果评估：长期推广以一周为单位进行评估,短期推广以三天为单位进行评估。推广效果评估主要针对推广的目的来进行,对开展成功的活动往后进行借鉴；不成功的原因进行总结,以便于往后开展促销活动更加有效。具体包含以下内容：A、业绩提升/资金回收情况；B、货品销量的增长情况〔是否以清货为目的；C、毛利的增长情况。如下表：分区7折活动评估类别上周〔X月X日-X月X日本周〔X月X日-X月X日增长比销量销售金额毛利销量销售金额毛利销量销售金额毛利上装1489856681594920167％7％下装8905107016737903388％55％特价款25534850737537130747％47％其它6092440258123912-5％-2％合计5541209647760126626837％27％D、推广整体效果评估〔优、良、一般、差E、推广目的是否达到及推广的经验和教训。5.5每季上市计划A、每季上货前半个月,总部将当季货品生产信息,包括商品信息、货期信息、上市计划信息等提供给各分区。B、各区在接收到信息后,拟定一份货源组织安排和上市节奏安排初步计划,并由区域经理组织区内各成员对货品结构<能否满足市场需求>是否完善、上市时间是否合理等多方面进行详细的分析,提出各自的意见。C、分析人员汇总讨论意见,进行修改,由区域经理确定分区当季货源组织和上市计划方案,并报货品部备案,以便于后期的配发、上市的跟进,以及其他相关信息的传递。D、货品部和其他四个区域保存紧密联系,将货品进仓情况及时传达到各区。E、如实际市场和原计划发生改变,各区分析人员要第一时间向区域经理反映,及时的调整货源组织和上市时间安排,并将调整方案报货品部进行备案。F、货品上市的过程中,各分析人员需要制定一份"新货上市分析",目的是使每位员工了解目前每类货品上市情况,了解已经上市了哪些款式,还有哪些货品没有上市,计划下一批有哪些货品上市、上市货品销售情况等。及时更新"新货上市分析"资料,达到信息共享,以便于每位同事工作的开展,另一方面可以避免部分款式漏上、错上等。5.6上市前"提前备货"工作流程：A、了解公司生产的整盘货品〔明细至款式：货品结构、货品款式特点、货品价位、定位等；B、做好上述上市计划；C、确定每款商品销售、配发比重,比重可参考往年的销售数据,同时参考公司本季做货的主辅款定位〔比重确定后,平均售价就可以确定了；D、确定分区新品总需求量；E、确定货品的订购计划〔春夏比重小、秋冬比重大；同时也会考虑铺场因素、仓容因素；F、总部新品到货,马上进行货品组织。5.7单个区域/店铺货品分析及调配：区域大规模的货品调配可一个月一次,要求根据以下内容对重点店铺,每星期至少看一次库存及销售情况,发现问题及时解决调整；非重点店铺可十天左右一次。A、检查分区/店铺库存结构的合理性及存销的协调性；B、检查重点店铺库存结构的合理性及存销的协调性；C、检查畅销货品分区仓库及各各店铺的存货情况及店铺覆盖率；D、检查单店〔特别是重点店铺销售、配发、库存是否合理；E、对比两周以内各类别〔特别是畅销货品销售走势；F、分区各店铺10大畅销款,从类别〔哪个类别销售好、颜色〔哪个颜色销量好、销售〔十大畅销款占整个店铺销售数量的比例、销售金额〔十大畅销款占整个店铺销售金额的比例、销售折扣等不同之处,根据对比情况了解各店铺的特色〔合适的款式、类别、价位。G、根据以上内容检查出店铺货品存在的问题,及时进行调配。5.8畅销及滞销货品调货：A、畅销款式：及时补货或从其他店铺调货,以哪个店铺销售好优先哪个店铺为调货原则。〔1、畅销货品要及时关注分区销售情况,在库存只够货品周转期销量的时候,及时写补货单到公司申请补货。〔2、如果分区畅销款已没有库存,也无法在其他区域或公司找到货品支援,可将本区内所有货品根据剩余库存量集中到一家或几家店铺销售。〔3、找本区内与畅销款款式相似、价位相同的款式补充；B、滞销货品：查找滞销原因〔款式、颜色、价位、员工推销、陈列、覆盖率、码数是否齐全等方面,对症下药,进行有效的调整或促销,促销四部曲：〔1、货品组合陈列,并多处重点陈列；〔2、配送小礼品促进滞销货品的销售；〔3、组合销售降低少许利润促进销量；〔4、一步到位保留少许利润清货。C、公司整体滞销货品〔每个区域都滞销的款式：〔1、各区域定期进行库存压力分析,对于库存压力大或特别滞销的款式提供销售资料〔发货、销售、现有仓库/店存、店铺覆辙率、码数是否齐全、做过何种推广活动、效果如何、所了解滞销的原因？到货品部；〔2、货品部定期检查各区货品销售情况及总公司库存压力情况；〔3、对于库存压力大或每个区域都滞销的款式〔货品部查、分区提供,查找原因并报市场总监,由推广部、营业部、货品部及各区共同协商并确定促销方案。5.9新开店铺配货：根据公司新开店铺配货要求,检查店铺面积、首批铺货金额是否符合要求,根据当地区天气情况及以下详细资料进行合理的配货。A、店铺基本资料；B、配货要求〔建议；C、店铺地理位置概述；D、商圈人流情况；E、商圈竞争品牌价位分析〔高,中,低；F、预估月销售额；G、有无仓库,店铺最多存货量；H、开业推广促销方案。5.10特卖场配货：A、特价场货量要求充足,要让顾客感觉到货源足,有购卖欲望和进店挑选的欲望；B、特价场的定价时要注意单类货品的零售价不能太多,即价位要相对统一,便于店铺集中类别货品的价位去陈列；C、特价场的特卖主体要明确,尽可能不超过两个特卖主题；D、特价场的货品要定期〔最长每半个月更新,让顾客对特价货品有新鲜感；E、特价场的补货一定要及时,缺色断码的货品要尽快补充货源；F、每周要关注特价场的单款销售和库存情况,如果遇到滞销款,要及时查明原因〔陈列/价位/款式/员工推销等,及时调整。5.11正价场特价价货品配货：A、正价场的定义：特价货品只占整个店铺货量20-30％的店铺。B、正价场特价配货要求：〔1、配货类别：因特价场货量只占整个卖场的20-30％,配特价货品时只能针对按当地气温情况,针对单类别的货品做特价主推,根据天气的变化和仓库特价存货量定期〔每十天或半个月更换特价款配货款式和类别,以保持特价货品的新鲜感；〔2、配货款数和数量：特价款配货时,数量要比平常正价款的单码配货量要多一些,因特价款以跑量取胜,必须有充足的货量；〔3、特价款定价：特价款价格为优势,正价店特价配货时,尽可能配价位相同的货品,便于货品陈列在一起,同时以醒目的价格标识做宣传；〔4、价格执行要求：在特价货品销售过程中,各区统计要针对单店特价货品定期〔每周进行评估,如发现有特价货品滞销现象,必须要求市场人员和店铺店长找原因,及时调整〔调整陈列宣传方式或调整价位。6、每月必做工作：〔1直营店铺月销售总结汇总〔2直营店铺每月盘点前进销存帐务核对完成本职工作及进度汇报〔1所有工作必须做到当日事、当日毕；〔2工作完成进度,及时跟上级报告；〔3客户反映的问题必须是以书面形式,并且第一时间给予解决及回复；〔4发现工作中的不足之处,并提出整改意见；〔5协助部门经理做好工作的规划及发展。7、销售分析7.1公司整体数据库的建立A、日销售报表：以月为单位,单月每天、每店销售金额.了解各区店铺销售情况,此报表每日发给老板及区域经理。店铺1234月合计店铺1店铺2区域合计合计B、月销售汇总、季度销售汇总、年度销售汇总每月、每季、每年度进行总结汇总,发给老板及区域经理。月份项目A店B店C店D店小计1月销售目标达成2月销售目标达成年度合计销售目标达成C、分区域对比上月度提升%；每月进行汇总对比,发给老板及区域经理。月份项目A店B店C店D店小计1月11年销售12年销售提升%2月11年销售12年销售提升%合计11年销售12年销售提升%7.2货品销售分析及流转情况A、整体存销结构合理化分析；品种订货销售存货上周销售预计流转数量金额占比数量金额占比消化率数量金额占比库存率数量金额T恤5002500019%4001920013%80%100500017%20%外套2004500033%1503300022%75%501125038%25%毛衣4506500048%3505050033%78%1001444449%22%合计1150135000100%900152125100%78%25029348100%22%B、分区域存销结构合理化分析C、单款每周销售走势及流转周分析；检查各款是否良性销售,及时对单款进行预警。类别订货数量销售合计剩余库存预计可销售天数预计库存压力背心1792040T恤119350100合计137270140000D、新旧款存销结构合理化分析；E、分系列存销占比分析；了解各系列、品种存销结构情况,通过对比,了解终端店铺哪个系列销售更好一些,为公司研发部提供系列占比的参考。系列品种订货销售存货数量金额占比数量金额占比消化率数量金额占比库存率乐活T恤5002500019%4001920013%80%100500017%20%外套2004500033%1503300022%75%501125038%25%毛衣4506500048%3505050033%78%1001444449%22%乐活小计1150135000100%900152125100%78%25029348100%22%F、对比去年同期各品种销售分析；G、畅/滞销款式分析；畅销款式及时提醒补货,如公司没货,可通知全国客户是否加单。滞销款及时做出预警,查找滞销原因,针对问题提出解决方案。主力色系及颜色分析；检查各主力色系发货、销售是否协调。J、主力价位及各价格段分析；检查各主力价位及各价格段发货、销售是否协调,找准各品类的主力价格段,控制好各季度的价格带需求。7.3滞销货品的预警反馈工作A、根据每周单款销售走势、流转周、消化率情况,找出滞销商品；每周更新单款销售走势及流转率报表,根据单款的销售周期及预计流转时间,判断此款是否有压力,如有压力分析压力原因,查各区域上货情况：是否全面上货,要求每个上货率必须达到70%以上；B、查看各区域区域此部分商品的分发情况,查出滞销的原因；C、检查是否是全国性滞销,如有地区销售还不错,考虑进行区域调货；D、如是全国性滞销及做出促销方案尽早清货。7.4制定下季度买货计划去年销售数据的汇总：整体销售金额,预计提升%；一般会按基础提升10-15%核算目标；各月份销售金额、占比；各品种销售金额、占比、平均销售折扣；新旧款销售占比,及平均销售折扣；主力色系、颜色、尺码的销售占比；B、按照公司下达的目标进行目标拆分；公司制定全年目标计划；商品部根据A项的各类占比情况,进行目标拆分到大区、省份；市场跟客户沟通,了解客户的计划,根据去年销售〔出货情况,预计新开店情况平衡公司总裁制定目标；确定各区最后的目标；C、商品部按照最后确认目标,根据A项各项进行目标拆分,给各区域建议；根据总目标进行单月目标拆分；根据分月目标进行单品种拆分,根据公司设计方向,进行品类拆分的微调；D、商品部拆分的各项指标跟分区共享建议：商品部做完指标拆分,可跟分区交流订货计划；如果研发部能够提前一周将产品结构、提供给商品部,商品部则可根据新的产品结构进行目标拆分。7.4订货总结A、每次订货会完毕之后完成；订货目标达成情况,未完成原因分析；各波段、系列、品种订货占比；各区域波段、系列订货分析；色系分析、单品种颜色分析；分品种价位段分析；订货65%款数占比分析,分品种占比分析；订货排名分析：订货较好款式分析。B、订货总结会的组织完成订货分析后,组织相关针对订货做出总结；收集汇总各部门意见,做出整改方案。7.5每季度客户销售问卷A、每季度做2次问卷,季中一次、季末一次；B、问卷内容：客户对当季产品的整体总结；从产品结构、产品风格、产品质量、产品价位、竟争对手优劣等方面做详细总结；全面了解客户销售情况；针对客户提出的意见及建议进行总结,并发相关部门,做出整改7.6每季度销售总结A、每季度末总结一次B、总结内容总结季度整体销售情况；通过对出货、销售比例的对比分析,判断此品种的表现；通过整体折扣、利润的分析了解本季度整商品的表现；各区域发货、销售占比的对比；结合本季度问卷调查,做出详细的分析说明；C、组织相关部门总结会议。7.7完成本职工作及进度汇报A、所有工作必须做到当日事、当日毕；B、工作完成进度,及时跟上级报告；C、客户反映的问题必须是以书面形式,并且第一时间给予解决及回复；D、发现工作中的不足之处,并提出整改意见；E、协助部门经理做好工作的规划及发展。第三章相关工作流程及要求1、商品部各类通知、通告商品部对客户、供应商的业务通告；拟定人写通知内容交部门经理审核相关部门复核老板审批商品部对其他部门通知；搞定人写通知内容交部门经理复核老板审批商品部内部通知搞定人写通知内容交部门经理审批要求：所有对外及对内的相关通知、通告必须按照公司统一版本书写；所有通知、通告必须经过部门经理审核后方面送出；所有通知、通告必须有收件方回复签名确认,发件人存档留底。.第四章代理、加盟商发货操作流程1、目的：完善公司对代理、加盟商的发货流程,使公司物流更高效。2、出货操作流程：客户订单内出货,根据客户提供的上货计划表,商品部跟单人员在客户计划日期,至少提前三天通知客户预计出货款数、数量、金额、并根据客户账面情况提醒客户准备资金；客户补单出货,商品部必须在收到客户补单的0.5个工作日内回复客户补货情况,并通知客户能够补货的数量、金额。2.1正常出货〔客户账面有钱：公司商品部制作系统销售单通知财务确认销售单财务核对客户账面资金情况客户账面有钱财务在系统确认销售单物流部收到销售单安排捡货,并在要求发货日期内发货商品部跟进客户收货时间,通知客户做好收货准备。2.2非正常出货〔客户汇款出货：公司商品部制作系统销售单了解客户账面欠款情况,通知客户汇款客户按欠款金额汇款到公司通知财务确认销售单〔告知财务汇款日期及金额财务收到客户汇款后,确认系统销售单〔在销售单上备注等财务通知方可发货,为了加快物流速度,可根据客户信誉,通知物流先进行捡货物流部收到销售单捡货,根据财务通知的发货日期发货商品部跟进客户收货时间,通知客户做好收货准备3、非正常出货〔客户需欠款出货：公司商品部制作系统销售单了解客户账面欠款情况,沟通客户汇款客户无法汇款到公司〔或只能汇部分货款到公司商品部和客户沟通写还款计划表,市场部根据客户实际情况填写《出货申请表》,由市场部经理、商品部经理签名〔必须写清楚欠款发货的原因提交总经理〔吴总审批吴总批准出货通知财务确认销售单〔复印出货申请表给财务财务通知物流部发货物流部收到销售单捡货,并根据要求发货日期发货商品部跟进客户收货时间,通知客户做好收货准备。如公司不批准客户欠款出货,商品部和市场部协商跟客户沟通其他出货方案。系统出货权限设置：商品部：开销售单；财务部：确认销售单到物流部；物流部：捡货、确认出库。4、需要配合部门的相关要求目前商品部与成品仓、生产部的配合已磨合几年至今,各部门的相关职责与工作都已清晰.现针对日常工作中常出现的问题进行文件指出及规定,使后期工作更顺畅、责任明确到位:4.1成品仓:A、接单:需严格按照商品部的排单指令进行配货,如实物有偏差需与排单人员进行确认再配货;B、打包:根据每个客户货量大小选择适合的编织袋进行装包<可替客户节省运费>;装包过程中尽量以同款装在一个包内<客户收货好点数>;打包好的每包货内必须放一张配货明细单,包外需清晰写明款号及数量<须与货内实物相符>;当天每个客户的发货明细汇总单需统一放在一个包内并注明内有总单;编织袋缝包处间隙需控制在一个拳头内<以免路途中丢货>.C、客户收货有差异:现出库要求统一每件扫描出仓<特殊情况除外>,此工作流程完善将很好的降低客户收货后的串码、串款、串色、少货情况,也有据可查.4.2盘仓:商品部针对库存差异较大的款将书面通知仓库盘仓,每个季节尾必须将本季货品全盘,年终将所有库存全盘.<系统数据须同步更新,财务确认>注:以上要求须严格执行,否则客户投诉或造成损失责任由XX公司承担.5、退货仓&次品仓:5.1收退货:全程用相机拍摄<从开包前,整包货品的包装情况和清点的过程>须按客户包内的退货单点货,正常情况下串款是较常发生,可以不通知商品部,有多收或少收货必须及时与商品部联系,由商品部与客户沟通后回复次品仓处理结果.如包内无货单,可先清点将收货单开至商品部,由商品部回复处理结果<拆包点货要及时,正常收到退货二个工作日内必须清点完毕,以免造成客户丢货>.5.2次品审批表:品管将检验结果注明清楚,将单交至商品部,由商品部负责人签清楚意见,次品仓遵照执行即可<返货要及时,正常三个工作日内必须返回,否则客户会拒绝接收返货>.5.3次品仓转入成品仓的货品需及时做单,三个工作日内必须入成品仓,以免耽误商品部再次销售.注:以上要求须严格执行,否则客户投诉或造成损失责任由XX公司承担.6、生产部:6.1货期进度:商品部每个季度开完订货会将生产数量明细下给生产部,要求在1个月内书面回复所有单品首批交货时间与交完时间的进度总表.在正常交货高峰期如货品进度缓慢,应做每隔5天内的预计交货计划给到商品部,由商品部做完成率.针对特别加急的货品应按商品部追货的明细,5小内书面回复交货时间。6.2追加生产单:5小时内书面回复是否可以生产与交完日期即可.6.3大货有较大更改:应及时书面写明原因,及相应管理部门签名后书面传真给到商品部留底.7、物料采购下单管理规范现商品部针对以往的下单采购流程做出如下合理规范管理,请相关部门知悉并即日执行：7.1现实物库存商品部已通知仓库盘点数据,并导入进销存报表,将每日更新数据资料；7.2每季度用量商品部将根据订货数据,及库存数据,同步下单至采购部制作〔采购部需将交货期书面回复；7.3成本价请采购部及时更新并报至财务部备档留底；.7.4物料入仓物流部须将入仓单给到财务部及商品部入帐,并根据商品部配货单,及时发货给到客户并将发货单给到财务部、商品部入帐；7.5财务部同步将物料对帐单与客户货品对帐单,交予商品部核对并确认数量；〔物料对帐不显示在货品对帐单里面第五章员工内购流程1、目的：为规范员工内购行为,特制定此流程：2、内购价格上衣类统一内购价：0.33折,裤类统一内购价：0.36折,饰品类统一内购价：0.45折。3、内购时间要求3.1每月20号定为内购日,其他时间不进行内购单据处理及财务收款；3.2每位员工每季度限购10件,超出部分一概不预受理。4、内购流程4.1各部门由专人负责统计本部门申购货品明细,由部门负责人签名后于每月20日中午12：00前提供明细资料给商品部,超过此时间的单据,将不予受理；4.2商品部负责将各部门单据汇总做销售单至仓库,系统账务：调入店铺"XX富骊档口",备注公司内部零售,直接发货到XX公司仓库。4.3XX公司仓库收到货品后通知商品部,由商品部通知各部门人员到财务交款提货。4.4各部门接到通知,以部门为单位由专人统一收齐现金后到财务交款。4.5财务部根据商品部提供的明细资料〔购货部门、款号、颜色、尺码,核算各部门需交款金额,并开具公司现金收据单,同时在现金收据单及明细资料单签名确认已付款。4.6现金收据单一份财务留底,一份退至申购人；购物明细资料单由购物部门负责传真至XX富骊档口,由XX富骊档口负责通知仓库以部门为单位,送货至公司相关部门。4.7为了减少相关部门的工作量,商品部接收购物单、财务部收款、仓库发货均只接收以部门为单位的总单,请各部门每月指定人员跟相关部门对接；4.8商品售出不做退换处理。.第六章直营店铺盘点操作流程1、目的：为规范直营店铺货品管理,确保店铺数据准确性,制定此流程。2、盘点流程2.1每月月末由公司财务部提前跟店铺确定盘点时间,并由财务部出具盘点通知传真至店铺。抄送至商品部及市场部,店铺收到盘点通知0.5个工作日内由店长签字确认回传,并通知所有店员,安排盘点。2.2商品部收到财务的盘点通知后,在盘点前一天根据上个月的初始库存、公司本月实际发货、店铺本月实际退货、本月累积销售,核算出店铺应有库存,并在第一时间将核对结果明细发至财务部以此依据进行店铺货品盈亏核对。2.3店铺盘点当天,完成当天所有销售入机,核对当月收货、退货是否做帐完整。核对好所有进、销、存帐务后,方可进行盘点工作,直营督导监督店铺盘点进度。2.4盘点入机时,必须按照实际盘点的款号、颜色、尺码、数量输入ERP盘点系统,并于当天将盘点结果发送至公司总部。2.5财务部于盘点的第二天检查各店是否按标准发送相关盘点数据,并对单店盘点数进行核对,如有差异,按公司失货赔偿的相关规定,按相应比例核算出各店/员工所要承担的赔偿金额,在店铺盘点后三个工作日内,将相关"失货赔偿单"传真至店铺,并要求店铺在收到"失货赔偿单"后的二个工作日内核对完毕,要求所有员工签名回传至公司财务部。2.6公司财务部按相应金额在员工当月工资中扣除。3、失货赔偿标准3.1所有按吊牌价销售的货品〔分区或分店执行的价格按吊牌价的五折进行赔偿。3.2特价货品：如现售价低于5折,按现售价赔偿。3.3店铺失货分摊比率为；店长30%,店员70%〔所有店员平均分摊。3.4如出现因失职产生的严重失货或作弊行为的,一经查出公司将给予责任人严厉处罚。3.5每月盘点后各店铺收到《失货处理单》必须两天内核对、签名回传公司财务。3.4盘点后抽查工作4、店铺每月盘点后十天内,公司财务部需对每个店铺进行库存抽盘,要求大店铺每次抽盘15-20款,小店铺每次抽盘10-15款,针对店铺盘点时差异较大的〔多货、少货较严重；几次盘点无差异的款进行抽盘。5、抽盘分别从：员工对货品的熟悉程度,卖场、仓库的货品堆放是否整齐有序,电脑库存、实际库存、手工帐是否一致,店铺销售价格是否跟公司要求一致,电脑销售价格是否和店铺价格牌上的价格一致等方面进行评估。6、外省直营店铺,由督导协助财务进行抽盘,并将相关的抽盘评估于抽盘后一个工作日内传真至财务部。7、此流程适用于所有公司直营店铺。如有新开直营店,由相关督导负责通知店铺执行！.第七章商品部岗位职责说明书上海觅玛服饰有限公司制定部门商品部生效日期2012年04月30日文件名称商品部主管岗位说明书文件编号版本/版次页码2/2职务名称商品部主管职位等级职务代理薪资标准直接上级营运总监晋升方向商品经理直接下属工作概要公司帐务监督、货品管理、价格管理主要工作职责1、负责建立公司统计报表体系2、负责组织公司的统计报告,检查数据的完成性、正确性3、负责部门内部工作的安排、监督、跟进、评估工作4、负责公司货品分配工作的安排和监督完成工作,协助上级部门完成订货跟单工作5、负责公司货品规划、库存分析及控制工作6、负责部门制度和部门各项流程的拟定和完善工作7、负责各项销售计划数据资料统计的安排和提供8、负责每季新款订单安排/成本/价格核定和货期确定工作和新款资料入机安排工作9、负责本部门与公司其他部门的沟通与衔接工作10、执行上级交办事项11、月底工作总结和下月工作计划工作要求1、今日事今日毕,数据和货品工作要日清月结2、小问题当日内解决,重大问题/需请示上级主管的问题最多不能超过三日必须解决工作权限与义务工作权限：1、有对本部门员工业务工作的管理权和处罚权2、有向上级主管部门对业务问题的报告权3、有向跨区域货品分配、调配权4、对各区价格调整的建议权、复核权及执行权5、有对公司直属分店〔仓库库存盘点抽查权和失货处理申报权6、有对分区店铺价格执行检查权和违规处罚申报权7、有对客户投诉意见汇总申报权工作义务：1、对各区帐务的准确性和及时性负责2、对本部门员工各项上传报表资料的准确性和及时性负责3、对各区域市场人员下达的货品调整方案的跟进负责4、对本部门员工独立完成日常补货、货品调拨、退货等日常工作的成效负责5、对本部门统计工作内容中的各项工作成效负责客服工作相关报告1、本月总发运量、发货成本、总店铺数量、以及本年至今累计额2、全国生意总量趋势分析3、本年度逐月总发运量、总销售费用曲线图4、全国品类发货量分析1全国总发货量中各品类发货量及其所占比例,并辅之以柱状图和饼图,及各品类本年度走势图2主要品类分市场发货量及其所占比例分析5、全国应收款分析考核指标任职资格1、具有中专以上文化水平,熟练操作各种办公软件；2、具有3年以上服装行业经验；工作条件电脑、电话等基本常备工作配置。批准人员审核人员编制/修订批准日期审核日期日期上海觅玛服饰有限公司制定部门商品部生效日期2012年04月30日文件名称数据管理员岗位说明书文件编号版本/版次页码2/2职务名称数据管理员职位等级职务代理薪资标准直接上级主管晋升方向直接下属工作概要区域帐务管理、价格执行、日常分补货工作、日常货品管理工作主要工作职责1、负责分区库存、店存数据等各类数据收集为销售助理提供货品分析依据2、负责管辖区域日常补货和退货工作3、负责管