投标文件编制要求

投标文件编制要求投标文件不仅是评标的主要依据，更是事关投标人能否中标的关键要件。可现实中仍有不少供应商未能认识到这一点，他们把大量的精力和时间仍用在找关系，托熟人，向采购单位“公关”或“打压”，寻求庇护上，却很少注重按规定要求精心制作投标文件，以致于制作的投标文件在评标中被列为“不合格品”或“废品”，而丧失中标机会。综合一些供应商在制作投标文件方面的失败教训，供应商在制作投标文件的过程中，务必要牢牢掌握以下要求。内容要求概括地讲，内容要求就是投标文件的内容应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出响应。具体讲就是要做到：合法合规、真实可靠、全面完整、有效有力。合法合规。就是投标文件中所提供的有关供应商资格条件的内容资料能否证明合符法律、法规的规定，这是投标文件是否能参加投标的前提条件，首先是要合符《政府采购法》第二十二条的规定。即供应商应具有独立承担民事责任的能力；应具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；应具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；应有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；应具有法律、行政法规规定的其他条件。应该说，上述《政府采购法》对投标供应商的基本条件已做出很明确规定，但在实际操作过程中，还是会经常遇到投标人提供的内容资料，因不符合这些基本条件而被作为无效投标文件论处。如在投标文件中提拱的是不具有独立法人资格的分公司、办事处的营业执照影印件或复印件，也就是说他们不具有独立承担民事责任的能力；或者是投标项目不在该供应商所提拱的营业执照所允许的经营范围之内。其次是要合符《政府采购货物和服务招标投标管理办法》等规章和规范性文件的规定。就是投标文件除了应满足上述基本条件外，还应满足特定项目的特定条件。如招标采购项目是信息系统集成项目，则投标文件中还应提供《计算机信息系统集成资质》、ISO9000质量认证证书等资料影印件或复印件，若未提供，那么，这样的投标文件就不合符法规规定。真实可靠。就是要求投标文件所提供的内容资料，既具有真实性又具有可靠性，这是投标文件是否能参加竞标的基本条件。在真实性上，就是要求投标文件能客观地反映投标供应商的身份、资信、业绩、产品性能（包括产品等级、标准、零部件组成及其使用寿命等）、生产技术水平（包括生产、设计、工艺、设备能力以及生产技术人员状况等）、售后服务质量等的本来面目，做到“三个不”：不粉饰，就是不以大量的所谓优美的词语充塞在投标文件中，如有的供应商在投标文件中对产品性能连用几个成语来形容，给评委的第一印象就是华而不实；不夸大，就是不扩大化地反映客观事实。如有的供应商在投标文件中称本企业生产历史悠久，而事实是建厂还不到10年，或者说本企业产品在国内外有较高的声誉，而事实是至今还未出口过；不作假，就是不以种种手段来弄虚作假，以掩盖其客观事实。如有的供应商通过复印的方式，将借用别人的资质证书复印成自己资质证书的复印件，以掩盖其没有资质投标的真象；还有的供应商通过编制虚假的财务会计资料，以掩盖其亏损的业绩等。在可靠性上，就是要求投标文件所提供的内容资料能经得住技术性的审核扣论证。就是有勾稽关系的内容资料应在逻辑性上保持一致；有几种方法可以同时测算一个数据的其结果应该一致；有明细资料的，其明细项目数据之和应与汇总数一致。由于，对上述方面一一举例内容较多。这里，仅就逻辑性上应保持一致，举一小例加以说明。如投标文件要反映自身所提供的身份、资质资料具有可靠性，则就要求投标文件中所提供的七种原始资料的单位名称应当一致：即投标企业单位名称、企业营业执照单位名称、企业资质证书单位名称、项目经理所在单位名称、项目管理人员劳动合同中的聘用单位名称、投标人代表及项目经理管理人员的社会养老保险缴款单位名称、投标保证金的银行出票单位名称这七个“单位名称”一致，否则，就容易从投标文件中审核出该供应商是冒名顶替。全面完整。就是要求投标文件所提供的内容资料，既要全面又要完整。这是投标文件能否中标的关键条件。所谓全面，就是投标文件的内容要按照《政府采购货物和服务招标投标管理办法》的规定，由商务文件部分、技术文件部分、价格文件部分和其他文件部分组成。这四个部分不论少哪一个部分就是不全面。商务文件是指用以证明投标人履行了合法手续及让招标人了解投标人商业资信、合法性的文件资料。一般包括投标保函、投标人的授权书及证明文件、联合体投标人提供的联合协议、投标人所代表的公司的资信证明等，如有分包商，还应出具其分包商的资信文件资料，供招标人审查。技术文件是指用以说明所供商品技术性能、内部结构、材料成份、建造（安装）等相关情况的文件资料，并且不同的商品项目有不同的要求。如果是建设项目，则还包括全部施工组织设计内容，使招标人能全面评价投标人的技术实力和经验素质。如果是技术复杂的项目，则提供的技术文件资料更要详细，一定要按照招标文件的规定逐一编制并提供。价格文件是指投标人用以说明所供商品价格的文件资料。一般包括：①确定的投标总价格及各组成部分单价，如主机价格、随机备件及工具价格、检验及试验费、设计费、人工费、税金等；②定额价格与市场价格的差价明细表；③具体材料项目价格明细及其相关依据。其他文件是指招标文件要求投标文件提供的其他有关文件资料。主要指各种相关附件、附表等材料。这一部分也很重要，也不能有遗漏。如法定代表人的授权委托书就是一种十分重要的附件，而有的投标文件中就没有此授权委托书，纵有也没有法人代表签字，以致于成为不合格的投标文件，被中止参加竞标。所谓完整，就是要求投标文件的内容在每一部分或每一具体项目上都能全方位地体现，已对招标文件的实质性要求作出相对应的完全响应。例如，“投标函”在不少投标人看来是一个很小的具体项目，但其内容却很丰富。包括招标人名称，招标工程项目编号及名称，已对投标须知、合同条款、图纸、工程建设标准及其他有关文件进行了认真分析研究，同意按图纸、合同条款、工程建设标准承包上述工程的施工，并承担任何质量缺陷的保修责任，以及接受招标文件其他要约条件的各项承诺内容，企业成本价，投标总价，工期，质量目标，项目经理（身份证号码），提交的投标保证金数额，投标人名称（盖章）、单位地址，法定代表人（签字并盖章），邮政编码，电话、传真、电子邮箱，投标日期等16个方面内容，少了上述任何一个方面内容，如质量目标等，都是不完整，都是对招标文件的实质性要求未作出相对应的完全响应，都会因“投标函”内容不完整扣分或被宣布投标无效。有效有力。就是要求投标文件所提供的内容资料，在保证有效性的同时还必须有较强的竞争力。在有效性方面，一是要求投标文件中所提供的各类证照、资质证书必须在法律法规所允许的有效期内，不能过期，特别是一些需要年年进行年检的资质证书，其中只要有一年未进行年检，都有可能导致整个投标文件的无效，这一点前文也有所述及，这里不再累赘；二是要求投标文件中的各项条款，无论是商务条款还是技术条款，都必须在招标文件所允许的有效范围内，即投标文件的商务条款或技术条款，不能有不满足招标文件相对应商务条款或技术条款中加注星号（“*”）的，不能有与招标文件相对应的商务条款或技术条款发生偏离且超出允许偏离的最高项数的，特别需要提醒的是投标文件中的主要指标只要有一项不合格，都会被淘汰出局；三是要求投标文件的份数要有效，既不能多更不能少，多了是一种浪费，少了就不能满足评标要求，就会直接影响中标，那投标也就变得无意义。在有竞争力方面，主要要求：①投标文件能报出最有竞争力的价格，这种价格是指不低于产品成本、不降低技术性能、不减少使用寿命和售后服务项目情况下的最低价格；②投标文件能提供最有竞争力的成功实例（包括需要提供最精良的样品），这种实例必须是在最大程度上能反映出投标人产品的品牌效应，并且投标文件反映这种实例的各种图片资料具有最大化的说服力；③投标文件能列出最有竞争力的售后服务，这种售后服务应当是在不影响“最低价格”情形下，尽可能的想采购人所想，为采购人提供最优质、最实惠的售后服务。时间要求尽管在时间要求上的内容不多，但无数事实告诉我们，在编制投标文件的过程中，不少供应商缺乏时间观念，对时间不作要求，不是前松后紧，最后象救火那样赶制，以致于使投标文件粗制滥造、质量低下，就是因时间出叉，使投标文件成为过期的废品，因此，很有必要在这里单列一段对时间要求加以强调。牢固确立“三个时间”不得违反。一是投标截止时间不得违反。因为《招标投标法》等法律法规规定：投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，将投标文件送达投标地点、而在操作过程中，我们还是经常会遇到投标供应商因看错投标截止时间迟到，而被招标人拒绝接受投标文件，真是十分可惜。二是投标保证金交款时间不得违反。与上述同理，招标人要求投标人在招标文件所规定的时间内缴纳投标保证金的，投标人必须按期足额缴纳，否则，就会被判为无效投标，因此，投标保证金交款时间也不得违反。一般情况下，投标保证金交款时间与投标截止时间是同步的，这就是说，只要在投标截止时间前将投标保证金如数交给招标人就行了。可现实中不少投标人对这一点未完全理解，不知道交款时间还有一层含义是指投标人缴纳的投标保证金还必须在投标截止时间前真正到达招标人的手中，也就是说，投标人除了缴纳现金外，若是办理的转账，还必须保证其转账资金在投标截止时间前已到达招标人的银行账户，而不少投标人在投标截止时间前勿勿忙忙交的是未办结转账手续的转账支票，以致于再去办理却超过了截止时间。三是招标文件要求的采购项目完成时间不得违反。这个时间又叫投标有效期，是指招标人为了保证项目能正常签约、履约而确定的一个时间限制。也就是说，投标人在投标文件中报出的项目完成时间（在工程采购项目中叫工期，在货物采购项目中叫交货期），必须满足招标文件确定的投标有效期要求，因此，采购项目完成时间也是不能违反的，不然，投标文件就是无效。这一点基本上不容易错，但也有少数投标文件在报出项目完成时间的同时，还加注节假日顺延或阴雨天除外，这样一来，就是画蛇添足，大有不能满足招标文件确定的投标有效期之嫌。正确的做法是先要问明招标人，若招标文件确定的投标有效期不考虑节假日和天气等因素，则就不能在投标文件中加注节假日顺延或阴雨天除外等内容，否则，就违反了项目完成时间。具体制作应有时间约束。这是因为没有时间约束，就无从谈起按时完成编制投标文件的工作，同时，这也是针对上述“三个时间”不得违反而提出的。就是一旦掌握招标信息，确定参加竞标时，就要制定周密计划，对制作投标文件的各个阶段作出时间安排，不然就没有时间约束，就会在时间上出错发生问题，不是丧失投标机会，就是制作的投标文件达不到质量要求，直接影响中标。确定时间安排的方法并不复杂。一般分三步：第一步，确定总的可允许制作的时间。这个时间等于从确定参加竞标的这一天起到投标截止时间的前一天止（外地投标人可根据需要的送达时间情况再向前提前半天或一天）之间的时间。提前的一天时间，主要用于最后准备投送投标文件前的应急处理；第二步，确定各个阶段可允许制作的时间。主要确定前期（指研究招标文件、资料收集、组建投标班子等）、中期（指编制技术、商务、价络等分项投标文件）、后期（指复核、装订、审批投标文件）这三个阶段的时间。其确定方法是按比例确定，即：前期阶段可允许的时间为总的可允许制作时间的15%，中期阶段可允许的时间为总的可允许制作时间的65%，后期阶段可允许的时间为总的可允许制作时间的20%。然后再分阶段作进一步的细化；第三步，调整完善时间安排。一种情况是当研究招标文件后，发现此招标项目复杂且实质性要求多，则就要减少前期或后期的可允许时间，增加中期的可允许时间；另一种情况是在各实施阶段，一旦发生特殊情况变化，则要及时调整本阶段各项目的可允许时间。只有这样，才能真正起到时间约束的作用。关键环节要留足时间。这是许多投标人的经验和教训总结。也是我们在日常生活中经常说的，在做重要事情的时间安排上要留有余地，不能过紧。例如，有的非本地投标人在投标保证金交款时间的计划上，安排过紧，未考虑到不同地区、不同银行间转账的时间耽误，而造成交款时间过期，使投标无效，所以，外地投标人一定要充分了解招标采购单位公布的账号、开户行、不同银行间交换时间等信息，并将投标保证金在足够的提前时间内汇出，以使保证金在投标截止时间前到账。在投标文件制作过程中，主要的关键环节有研究招标文件、测算投标价格、编制产品形象图、确定保修项目等重要技术、商务指标资料、复核投标文件等。对于这些关键环节的时间安排，一定要留足保证时间，决不能只安排一遍所需要的工作时间，至少要安腓两遍以上所需要的工作时间。如在复核投标文件上，一定要留足多人、多轮全面审核的时间，即至少要安排三遍从头至尾的审核时间。这样，才能按照规范程序，实施全面全方位的复核，才能有效避免投标文件发生质量问题。制作要求表述正确。就是要求投标文件在内容表述上清楚、准确、完整。就是要做到“三个不能”。一是不能杂乱无章。整本投标文件不能没有目录，各组成部分次序不能混乱，不能“乱七八糟”，要条理清楚，不让评标专家查找投标文件与招标文件相对应的内容，总要费尽心思，耗费大量的时间。二是不能文不对题。就是不能对招标文件的实质性响应张冠李戴，漏洞百出，对质量技术标准和服务要求的阐述词不达意，抓不住主题，看起来连篇累牍，实际上可供评判的内容极少，以致于质量低下，名落孙山。三是不能自相矛盾。要么质量标准自相矛盾，前文投标函中的质量标准是“优良”，而后文中的质量验收标准却是“合格”；要么数据自相矛盾，不是同一数据的小数点不一致，或同一数据的百分比不一致，就是大写金额与小写金额不一致。显而易见，这样的投标文件是很难中标的。操作认真。就是要求投标文件在具体制作过程中要精心、细致操作。就是在实务中要克服三种现象：一是克服“我行我素”的现象。由于有些投标人有在开标之前的公关作基础，对采购项目志在必得，就自作聪明，擅自改变采购需求，夸大或降低采购标准，对招标文件的要求不作实质性响应，结果是废纸一堆、一无所获。二是克服“偷工减料”现象。一些投标人对制作投标文件不负责任，随心所欲，自以为久经“标场”，制作投标文件轻车熟路，采取复制、套搬、抄袭等手段，将以前已经实施过的同类采购项目的投标文件照搬照抄，殊不知每一采购项目都有具体的质量技术标准，反而酿成“聪明反被聪明误”的后果，三是克服“敷衍了事”现象。有的投标人拟写文件马虎，该由投标小组负责人或专业人士亲自起草的有关投标文件却交给其他人员起草，该向招标人详细了解情况的也不了解，就稀里糊涂的编制，以致于不合符招标文件的要求；有的投标人测算马虎，不是计算公式搞错，就是套用的定额标准已经陈旧，以致于测算的结果不正确；有的投标人核对马虎，把核对看成是一种负担，不是临时突击找一两个人核对，就是走马观花，象征性的进行核对，以致于使一些错误仍然存在，甚至于因复核人漫不经心还将正确的改成错误的，诸如此类，不一一列举。格式规范。就是要求投标文件做到顺序正确、文本统一、章印齐全、页面整洁、装订整齐。在顺序正确上，就是要求投标文件的排列次序不能颠倒。投标文件的顺序，一般是按下列次序排列的：目录、投标函、投标承诺书（指质量、工期、安全等有关方面的承诺书）、投标价格资料（包括计价依据说明书、定额差价明细表、工程量清单、相关费用明细表等）、投标保证金资料（指转帐凭证复印件等）、标的技术资料（包括产品说明书、项目实施方案、备品备件清单、选配件清单、专用工具清单等），商务资料（包括售后服务说明书、