企业公文写作规范

企业文书写作与规范讲义第一部分：企业公文写作与规范一、公文的基本常识（一）公文的概念公务文书简称公文，是党政机关、人民团体和企事业单位在实施管理、处理公务过程中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策、指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，沟通信息，交流经验和记录情况的重要工具。*关于“公文”、“文件”、“文书”这三种名称，在实际工作和有关条例、办法及著述中都经常使用。目前，对这三个名词的认识和解释还不统一、不规范。在理论著述和日常工作中，“公文”一词常与“文书”、“文件”通用。一般来说，在政府机关主要用“公文”一词，如“公文格式”、“公文种类”，但有时也叫文件。在党的系统则不叫“公文”，都称为“文件”。但是无论党政机关，属于合成词的，不论“文书工作”、“文书处理”，还是“文件标题”、“文件日期”等，都属于约定俗成的用法。（二）公文写作与处理的法律依据有关法律法规和行业标准。如：《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号）和《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号），《国务院公文主题词表》（1997年12月修订）。（三）公文的作用公文作为单位实施管理的工具和手段，属于我们平时学习和工作中必备的基础知识与技能，与公司每位员工的日常工作密切相连。提高公文写作质量，做好公文处理工作，对于企业优化管理流程、提高工作效率、加强内部控制、促进科学决策、展示企业形象都具有十分重要的意义。我们宜洋汽车后市场的干部员工的公文写作的质量和处理能力，将直接关系着系统决策管理和服务的效率，也代表着公司的形象和声誉，反映了我们工作人员的工作能力。因此，我们的公文写作水准必须与公司的地位和形象相适应。★公文的作用，概括起来主要有：1．明发传令，指挥工作。2．联系公务，沟通感情。3．宣传教育，引导舆论。4．记录记载，以为凭证。公文的类别是在其产生和发展过程中逐步形成的，是客观存在的。科学地分析归纳公文的类别，有助于了解公文的特点、作用，正确地选用文种以及掌握公文的写作规律，有助于加速公文运转与合理组卷归档。从文件的来源、性质、作用和使用范围等角度进行分类，可有十余种分类方法。这里讲述最基本的概念和方法。1.从文件的来源分，分为收来文件（本企业收到的由外管理部门，如：税务、工商、协会等拟制、发送来的文件，又叫收文）、对外文件（本企业拟制的对外发出的文件，又叫发文）、内部文件（本企业拟制的，但只是在本企业内部使用的文件）。2.从行文关系分，分为上行文（下级部门向隶属的上级部门的发文）、平行文（互相平行的部门之间的发文）、下行文（上级对所属下级的发文，如董事会、总经理向企业内各部门的发文）。3.从文件的机密性质和阅读范围分，（绝密级文件保密期限为30年。机密级文件保密期限为20年。秘密级文件保密期限为10年。）还可以分为保密文件（内容涉及党和国家机密的文件，在一定时期内限制阅读范围，通常由专人负责处理和保管；涉及到企业商业机密的文件）、内部文件（内部使用的不对外公布的文件）、公布的文件（向市场内商户的公告、通知等）。（五）公文的种类1．《中国共产党机关公文处理条例》规定的党的机关公文的种类有：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种。2．《国家行政机关公文处理办法》规定行政机关公文的种类有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。3．一般情况下，企业可根据本单位的性质和工作特点，选择使用的公文种类。常用的公文种类有：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要（9种）。（六）公文的基本格式公文格式中，一般将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首，主要包括：公文序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号和签发人。置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体，主要包括：公文标题（公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号）。主送单位、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识和附注。置于主题词及以下的各要素统称为版记，主要包括：主题词、抄送单位、印发单位和印发日期（成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准）等。公文主题词是在实践中提炼出来、能够概括公文内容、经过规范化和优选处理的词和词组，主要用于公文的检索查询。标注公文主题词，绝对不是将题目全部照抄，可根据公文内容按照《国务院公文主题词表》（1997年12月修订）进行标注。一般情况下，一件公文除类别词外，最多标注5个主题词。标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词，如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引；再对第二个主题内容进行标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再标类属词“企业”、“破产”；然后标反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再标类属词“就业”；最后标“通知”。根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》，可标“科技、体制、改革、决定”。（七）公文的行文规则行文规则是制发公文必须遵循的基本准则。行文应遵循以下基本规则：1.行文原则：确有必要、注重效用。2.行文权限：行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告；根据授权行文，上级单位的职能部门根据授权，可向下级单位行文；同级单位和相应单位可以联合行文。3.行文要求：请示应当一文一事和主送一个单位，需要同时送其他单位阅知的，应当用抄送形式，但不得抄送下级单位；“报告”中不得夹带请示事项；公文一般不直接报送领导同志个人；涉及其他部门职能的事项，部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。二、公文写作的基本要求与格式公文的写作指公文的起草与修改，是撰写者代企业立言，体现企业领导意图和愿望的写作活动。公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。（一）基本要求公文写作除了遵循文字通顺、观点与材料统一、层次分明、主题明确、结构合理等一切文章写作的通则之外，还应遵循公文自身的特殊要求。主要有：第一，合法。这是由公文的法定性决定的。一是公文的内容必须合法。二是公文写作过程必须合法。第二，求实。就是从实际出发，解决实际问题；忠实地反映情况，做合乎实际的判断，采取切实可行的方法措施，这是对写作目的和出发点的要求。第三，合体。这是对公文语言表达的要求，一是指公文中的语言必须合乎文件所处的社会语言环境的需要；二是指公文的语言必须合乎特定文体的要求。第四，简明。就是要求在公文写作过程中，尽可能以最小的篇幅、最少的文字符号，明确清晰地叙事说理。第五，严谨。包括文件结构严密有序、用语周密确切。第六，突出。就是公文主题要突出。第七，规范。必须按照各种规范和标准的要求，保证文件结构完整，格式正确规范。（二）总体格式（套路）由于公文写作具有一定的程式性，随着长期的公文写作实践的积淀，特别是语言应用过程的自然选择（有一部分从文言文中提炼筛选而成），逐渐形成了一些便于理解、言简意赅、庄重得体的公文专用词语，有些已形成固定的语式：三、企业常用公文的写作方法（一）报告的写法报告是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关询问或要求的陈述性公文。属上行文，产生于事后。1．报告的种类主要有：工作报告、情况报告、答复报告、报送文件或材料的报告。2．报告的结构包括首部、正文和落款三部分。首部包括标题和主送机关。标题通常由发文机关、事由和文种三个要素组成。主送机关即受文单位，应写全称，顶格写。正文包括三部分内容：报告引据，即开头部分。要开门见山地简要说明报告的主要内容或基本情况，报告的原因，目的、意义，然后用“现将××情况报告如下：”引入正题。报告事项是报告的核心部分。要准确简要、条理清晰地将有关工作或事件的情况表述清楚，并加以扼要分析。如是汇报工作，则应先写明工作的基本情况，再写明主要做法和成绩，包括采取的办法、措施及由此带来的直接效果，最后写存在的问题和今后的大体工作设想。如是反映问题，则应先对所要反映的问题或情况作一概述，然后集中分析产生问题的原因，最后提出解决问题的意见和办法。如是答复上级机关的询问和要求，应先扼要叙述上级交办的事项和任务，然后写明处理的大致过程，包括采取的办法和措施，处理中遇到的问题及需要进一步陈述的事项等。最后交代处理结果，同时征询上级机关对处理结果的意见。如是就某项工作中的错误向上级机关检讨，应先陈述错误的事情概况，继而分析造成错误的原因及应负的责任，最后写处理结果及今后工作的改进意见。结尾部分。结束语，另起段写。工作报告和情况报告常用“特此报告”；答复报告多用“专此报告”；递送报告则用“请审阅”、“请收阅”等。落款部分最后是落款和日期。在正文后写上发文机关和日期。3．报告的写作要领：⑴

注重实效，情况真实。⑵

正确把握综合报告与\o""专题报告的写作技巧及要求。⑶

篇幅要简短，用语要精炼。⑷

要切实把握报告写作的通用规则：情况----做法----问题(意见)；情况(做法)----问题----今后意见；情况----问题----今后意见；情况----原因(责任)----下步做法；情况----原因----责任及处理意见；情况----问题----建议等。例文：关于请求解决水渠硬化水泥的报

告县\o""财政局：我上湘村是通道县第一批社会主义新农村建设示范村之一。近几年，在上级党委、政府及有关部门的关心支持下，基础设施建设取得了显著的成效，人民生活水平有了很大的改善。但今年元月的那场冰雪灾害，把本村去年冬天刚刚修好的灌溉水渠全部冻裂，多处需重新修砌，该水渠长1300米，担负着100余亩的农田灌溉任务，冬季又可为上湘自然村提供村寨消防用水。经预算，修缮完成共计需水泥伍拾吨，但由于我村资金极度紧张，由群众投工投劳和供应沙石是可以的，近几年村里的建设群众已多次集资，实在无法再承受更大的\o""经济负担。经与县新农办\o""联系已帮助解决了壹拾吨水泥，但仍然有很大的缺口。为此，特恳请县财政局帮助解决水泥贰拾伍吨或资助壹万元为盼！以上报告，敬请批示。

二○一二年九月八日

（反映问题，先对所要反映的问题或情况作一概述，然后集中分析产生问题的原因，最后提出解决问题的意见和办法。）（二）请示的写法1．请示是请求上级机关指示工作、批准某种要求时使用的上行公文。属上行文。请示的作用在于请示工作并要求上级批复。请示产生于事前，不可“先斩后奏”，这是请示区别于报告的主要特征之一。各机关都有自己的职权范围，对属超出职权范围的事项，即应向上级机关行文请示，获准后方可执行和办理。2．请示的分类。请示可分为：⑴批准性请示。请求上级领导解决本单位、本部门的某些困难和某个问题的请示。对上级制定的方针、政策、法律、条例、规章制度或对上级的某个指示有不同理解，希望上级明确解释。⑵批转性请示。某一部门在实际工作中，遇到一些新情况、新问题，经过认真研究，提出了解决的措施和方法，因职权范围所限，无权要求有关单位和人员予以贯彻落实，希望上级审核肯定，并批转有关单位照办。3．其内容结构一般包括首部、正文和落款三部分。正文包括请示的原由，事项和结束语等。结束语在正文后另起段写，习惯用语如：“当否，请批示”、“以上请示，请审批”等。4．写作要领：⑴请示的上级机关应是与本单位有直接的隶属和指导关系。⑵要把握请示的内在逻辑：“为什么要请示”和“请示什么问题”。⑶

应坚持一文一事和只送一个主送机关的原则。5．撰写请示的注意事项⑴坚持一事一请示。⑵请示应只主送一个机关，切忌多头主送。⑶不可越级请示。⑷不可请示和报告混用。⑸请示的语气必须谦恭，不能以决定的口吻说话，在写请示事项时，只能写“拟”怎么办，不能写“决定”怎么办。⑹请示未获上级批复前，不得将公文抄送自己的下级机关。⑺为了提高解决问题的效果，在撰写请示时，可提出两个或多个解决问题的方案，并指明倾向性意见。⑻在所陈述的情况和理由比较复杂的情况下，可用各种附件作详细说明，以简化正文。例文：关于重新调整采伐山场的请示县林业局：我乡大团村组的黄柏头车田冲山场，经我站技术人员到现场规划并作出设计，出材量为1000立方米，由于该山场在前几年已择伐过大径松材，林木长势不均，林相不整齐，加上伐区面积较大，设计人员设置的个别标准地偏高。该伐区现已采伐完，经我站到现场进行伐后验收，出材量达不到设计数且超出允许误差。为此，特请求局林政股组织各有关部门到现场进行核实，并恳请局领导审核批准调整采伐山场为盼！妥否，请批示。

江口乡林业站二O一二年九月十日（请求上级领导解决本单位、本部门的某些困难和某个问题的请示。）（三）批复的写法批复是适用于答复下级机关请示事项时使用的一种公文文种。从上述概念可以看出，批复是上级机关答复下属单位“请示”事项所用的公文。当下级机关在工作中遇到疑难问题和不能自行决定的事项，向上级请求指示和批准时，上级机关就应当通过批复对请示的事项给予明确的答复，使其明确行止。1．特点。批复是一种下行公文。除了直接回答所请示的事项以外，无需涉及其他问题。主要特点：⑴行文方向的定向性。批复只用于答复有隶属关系下级机关的请示，它属于被动行文，提出请示的下级机关就是批复的主送机关、批复的行文对象，目的在于解决下级机关在工作中遇到的困难和具体问题。答复同级机关和没有隶属关系机关洽商工作或询问事项的来文，就不能以批复行文。⑵行文内容的指示性。批复是上级机关针对来文单位请示的具体问题作出的答复，态度鲜明，意见具体可行，让下级机关有所遵循，明确行止。⑶行文效果的约束性。批复是上级机关根据有关法律、法规、政策、理论并经慎重研究而决定的，其意见不是提供参考，而是请示单位必须遵照执行的。2．类型。按针对内容的不同，批复可以分为以下几类：⑴指导性批复。在答复下级机关请示事项的同时，进而就某一方面的工作或活动提出指导性的要求。⑵具体性批复。就下级机关请示的具体事宜所作的批复。⑶法规性批复。对下级机关拟制报批的行政法规制度给予批准市使用的批复。⑷直答性批复。只对上报请示的单位直接作出的批复。写作要求：批复的格式包括标题、主送机关、正文和落款署时。⑴标题。批复的标题有两种写法：一种是：同意+事由+文种，例如：《关于同意揭阳市与汕头市联合勘定行政区域界线协议书的批复》；另一种是：事由+文种，例如：《关于调整动物防疫网络建设年度计划的批复》⑵正文。正文是批复的主要部分，是针对下级机关的请示事项所作的具体答复。一般由引语、主体和结尾三部分组成。引语是批复的第一段或第一句话，这是批复的根据。其作用在于表示已经知道下级请示的问题，从而引出应有的答复性的文字。一般情况下，引语只要说明下级机关有关请示已经“收悉”，表明批复者的态度，如“同意……”或“根据……意见，现函复如下：……”。主体——批复的中心内容。内容简单的，一般只有一个段落，只表明同意或不同意、应该不应该；内容复杂的，可以分段，逐条表明态度，或原则同意，或不拟批准，或需要补充、修正的地方。批复结尾可写上“此复”，或不写。⑶最后盖上部门印章，署明日期。3．注意事项⑴内容应有针对性批复的内容应针对来文请示的事项，不能答非所问，也不应说题外的话。如果有其它意见要告诉请示单位，应另外拟文，以通知行文，不能在批复中“搭单”。⑵表达应直接明确批复的表达要干脆利落，态度要直率明确，是否同意来文请示或同意采用哪种方案，都要直截了当地表明态度，不能含糊其辞，让人捉摸不定。⑶依据要充足可行批复对于请示事项的答复，必须以一定的方针政策为依据，接到下级机关来文后，如同意请示所提要求时，可以不说明理由；如不同意来文请示事项时，必须说明一定的理由依据，作必要的解释，以理服人。⑷行文要及时请示的事项都是由于下级机关在工作中遇到疑难问题或不能自行决定的事情，为及时、有效地解决工作中出现的问题，批复的行文要及时，如迁延时日，就会贻误工作。（四）函的写法1．函的适用范围、种类和特点函“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。”“不相隶属机关”细分起来可以有三种不同情况：⑴是平级机关；⑵是级别虽然有高低之分但无隶属关系的机关；⑶是无隶属关系的业务主管部门。请示只适用于有隶属关系的上下级之间，而向没有隶属关系的业务主管部门请求批准只能用“函”（请批函）。与此相对应，业务主管部门答复这种没有隶属关系的机关请求批准的事项时，也要使用“函”（批准函），而不能用批复。2．函的种类⑴按内容和用途分，可分为6种：商洽函：用于不相隶属机关、单位之间商洽工作、联系有关事宜。询问函、答复函：用于不相隶属机关、单位之间询问和答复有关问题。请批函、批准函：指向无隶属关系的业务主管部门制发的请求批准的函，和业务主管部门回复的批准函。告知函：不相隶属机关单位之间相互通知事情时使用的函。⑵按行文方向，可分为发函和复函主动发出的函，叫“发函”，被动回复的函，叫“复函”。3．文种特点⑴行文方向以平行为主（主要是平行文）函是最具有平行文特点的文种。它的基本特点就是行文关系的平行性。⑵适用范围广泛，使用灵活方便⑶内容单一，短小精悍⑷具有公文的法定效力4．函的结构和写法⑴标题函的标题常见的有3种写法：①《国务院办公厅关于中国科学技术协会设立科技开发型企业问题的复函》完整式标题，即发文机关+事由+文种；②《关于×××的函》“事由+文种”的形式；③《国务院办公厅关于悬挂国徽问题给湖北省人民政府的复函》发文机关+事由+收文机关（复函对象）+文种。这是适用于复函的标题形式。⑵发函的正文①缘由。开头先交代发函的原因、目的②事项。中间写询问、商洽、请批的具体事项③结束语。如要对方回复，结尾可用“即请函复”或“请函复为盼”等惯用的结束语提出复函请求。复函的正文写法与批复写法一致，由开头的“引据”和主体的“答复意见”及结束语3部分组成。引据。先引述来函的标题和发文字号，然后用“经研究，现函复如下”之类的过渡句转入下文（过渡句也可不用）。答复意见。即针对来函所提出的问题予以答复。答复要清楚、明白、具体，有鲜明的针对性。结束语。有“特此函复”、“专此函复”、“此复”等。5．函的写作要求⑴一事一函，内容单一⑵直陈其事，文字简明⑶措辞得体，语气谦和病文析改：（函的标题不全，“经研究”不妥，望能妥善安排不歉和）第二部分：企业事务文书一、企业事务的概念事务文书是企业处理日常事务时撰写的、用来沟通信息、总结经验、探索问题、指导工作的文书，主要有简报、信息稿和消息、计划和总结、调查报告、述职报告、合同等6种。在企业内部，事务文书应用范围很广，种类很多，使用频率高。大至调查报告、总结，小到一份简报、一个条据，都属于这个范畴。它的制作不象公文有那样严格的法定限制，行文也比公文灵活得多，所以在企业企业经营活动中运用较多。

二、事务文书的作用事务文书的应用范围极其广泛，其作用也是多方面的，归纳起来，主要体现为；

1、贯彻决策，指导工作

为使企业的奋斗目标、经营决策真正成为企业各部门及员的工作指针，常常要通过各种形式将其精神贯彻到实际工作中去，其中一些事务文书，就是体现企业决策、奋斗目标，指导员工做好工作的重要工具，如计划、规章制度等等。2、沟通情况，联系工作

在工作的开展中，有许多情况是需要有关部门了解的，有许多问题是需要员工协同解决的。沟通情况，联系工作，要有一定的手段和载体，如简报、调查报告等等。3、积累和提供资料有些文书需要留存起来，以作为资料用，供人们了解各种情况；有些工作的进行，需要掌握有关资料。事务文书就能起到为人们提供所需资料的作用。如调查报告、简报，可以集中、详尽地反映情况，说明问题。4、宣传教育事务文书通过分析形势，申明政策，或者介绍经验，表彰先进、批评落后，可以起到宣传教育员工，统一认识，提高政策水平和工作热情的作用。三、事务文书的特点事务文书是政府机关、企事业单位以及社会团体或个人在实施管理工作中经常使用的—种文书，这类文书一般具有以下特点：

1、对象比较具体事务文书虽然不像行政机关公文那样，必须写明有公文处理责任的主送机关，但其写作对象也是十分明确的。一份事务文书是为哪些人撰写的，要求哪些人了解并使用，都很具体。比如，一个企业或部门的工作计划和总结，它的写作对象就是这个企业或部门的职工。事务文书的撰写者，首先就要对写作对象的范围和特点有充分的把握。

2、格式比较固定对事务文书的格式，虽然不像对行政机关公文那样，有着非常严格的规定，但在长期的使用中，各种事务文书也大都形成了比较固定的惯用格式。各种事务文书的构成要素，以及各构成要素的写法，通常是有一定的规则的。在写作中遵循这些规则，能使写出的事务文书合乎规范，便于人们使用。

3、写法比较实际事务文书都是为解决实际问题、处理实际事务而撰写的，撰写事务性文书要以能够满足实际需要为原则。在事务文书写作中，观点的确立、材料的运用既要切合实际，又要具体扎实。写作形式的运用，也要讲求实际效果，要有利于文书内容的落实。

4、时限比较紧迫事务文书也非常讲究时效性。一项工作的完成，一个问题的解决，大都有一定的时间要求，为完成工作或解决问题而撰写的事务文书，只有在限定的时间内及时完成，才能发挥应有的作用。比如工作计划必须在工作开展之前写出，否则它就失去意义；工作总结则必须在工作结束之后不久写出，否则它的价值就会大大降低。四、事务文书的写作规范（一）工作总结的写法就是把一个时间段的工作进行一次全面系统的总检查、总评价、总分析、总研究，分析成绩、找出不足、提炼经验等。总结是应用写作的一种，是对已经做过的工作进行理性的思考。总结与计划是相辅相成的，要以工作计划为依据，订计划总是在总结经验的基础上进行的。其间有一条规律：计划——实践——总结——再计划——再实践——再总结。1、总结的标题总结的标题分为单标题和双标题两种。单标题又可分为公文式标题和文章式标题。公文式标题：单位名称十时限十总结内容十文称。如标题下或文末有单位署名，标题可省略单位名称等。文章式标题一般是直接标明总结的基本观点，常用于专题总结。双标题是同时使用上述两种标题，一般正题用文章式标题；副题——技术工作总结采用公文式标题，补充说明单位、时限、内容等。总结的标题最常见的是由单位名称、时间、主要内容、文种组成，如《××市财政局1999年工作总结》、《××厂2000年上半年工作总结》。有的总结标题中不出现单位名称，如《创先争优活动总结》、《1999年教学工作总结》。有的总结标题只是内容的概括，并不标明“总结”字样，但一看内容就知道是总结，如《一年来的谈判及前途》等。还有的总结采用双标题。正标题点明文章的主旨或重心，副标题具体说明文章的内容和文种，如《构建农民进入市场的新机制——运城麦棉产区发展农村经济的实践与总结》、《加强医德修养树立医疗新风——南方医院惠侨科精神文明建设的经验》。2、总结的正文

总结和其他应用文体一样，其正文也分为开头、主体、结尾三部分，各部分均有其特定的内容。⑴开头。总结的开头主要用来概述基本情况。包括单位名称、工作性质、主要任务、时代背景、指导思想，以及总结目的、主要内容提示等。作为开头部分，应以简明扼要的文字写明在本总结所包括的期限内的工作根据、指导思想以及对工作成绩的评价等内容。它是工作总结的引言，便于把下面的内容引出来，只要很短总结文本的一段文字就行了。⑵主体。这是总结的主要部分，内容包括成绩和做法、经验和教训、今后打算等方面。这部分篇幅大、内容多，要特别注意层次分明、条理清楚。★主体常见结构。工作总结主体部分常见的结构形态有三种。要根据实际需要选择好。第一，纵式结构。就是按照事物或实践活动的过程安排内容。写作时，把总结所包括的时间划分为几个阶段，按时间顺序分别叙述每个阶段的成绩、做法、经验、体会。这种写法主要以工作回顾连带谈及经验教训。基本上是按工作展开的程序和步骤，分段说明每个步骤和阶段的工作倚况，夹叙夹议地引出相应的经验教训。这样写，主要着眼于工作过程的回顾。这种写法的好处是事物发展或社会活动的全过程清楚明白。第二，横式结构。按事实性质和规律的不同分门别类地依次展开内容，使各层之间呈现相互并列的态势。这种写法的优点是各层次的内容鲜明集中。第三，纵横式结构。安排内容时，即考虑到时间的先后顺序，体现事物的发展过程，又注意内容的逻辑联系，从几个方面总结出经验教训。这种写法，多数是先采用纵式结构，写事物发展的各个阶段的情况或问题，然后用横式结构总结经验或教训。具体写法是总结经验教训为主，用工作回顾阐明经验教训。一般是先归纳和提炼出几条经验或教训，分别展开论述，把工作过程、工作办法、取得的成效等等穿插在里面写，使经验和教训看起来更加充实。但是这样写，整个工作回顾会被拆开来分别为阐明观点服务，显得零散。为了弥补这一不足，可以在第一部分基本情况中适当加以详述，使人对工作概貌有一个总的了解。★主体部分的外部形式，有贯通式、小标题式、序数式三种情况。贯通式适用于篇幅短小、内容单纯的总结。它像一篇短文，全文之中不用外部标志来显示层次。小标题式将主体部分分为若干层次，每层加一个概括核心内容的小标题，重心突出，条理清楚。序数式也将主体分为若干层次，各层用“一、二、三……”的序号排列，层次一目了然。★主体常见内容：工作回顾。要详细地叙述工作任务、完成的步骤、采取的措施和取得的成效、存在的问题。特别是对步骤和措施，要写得详细、具体，对取得的成效要表达得形象、生动。在写工作回顾的过程中，还要有意识地照应到下一部分的经验教训，使之顺理成章地引出来，不至于造成前后不一的感觉。经验教训。应从工作回顾中很自然地归纳提炼出采。一定要写得丰富、充实，并选用具体事例适当地展开议论。使总结出来的经验和教训，有论点，有论据，有血有肉，鲜明生动，确实能给人以启发和教益。⑶结尾。结尾是正文的收束，应在总结经验教训的基础上，提出今后的方向、任务和措施，表明决心、展望前景。这段内容要与开头相照应，篇幅不应过长。有些总结在主体部分已将这些内容表达过了，就不必再写结尾。结语部分。主要写明的打算，也只需写很短的一段话。写得长了，反而冲淡了主题。总结正文写完以后，应该在正文的右下方(指横行文字)，写上总结单位的名称和总结的年月日。（二）述职报告的写法

述职报告是指担任领导职务的干部或部门负责人，根据制度规定或工作需要，定期或不定期向选举或任命机构、上级领导机关、主管部门以及本企业的干部职工，陈述本人或单位在一定时间内履行岗位职责情况的书面报告。述职报告，按时间可分为年度述职报告、阶段述职报告和任期述职报告；按内容可分为个人述职报告、集体述职报告。

述职报告一般由首部、正文和落款三个部分组成。1.首部。主要包括标题、主送机关或称谓等内容。

（1）标题。述职报告的标题有单标题和双标题之分。单标题一般为“述职报告”，也可以在“述职报告”前面加上任职时间和所任职务；双标题由正标题和副标题组成，副标题的前面加破折号。正标题是对述职内容的高度概括，副标题与单标题的构成大体相似。

（2）主送机关或称谓。标题之下第一行顶格写主送机关或称谓。向上级机关呈送的述职报告，应写明收文机关；向领导和本单位干部职工作述职报告，则应写明称谓。

2.正文。由导言、主体和结尾三个部分组成。

（1）导言。包括两方面内容：一是任职介绍，说明自己的任职时间、担任职务和主要职责，简要交代述职的内容和范围；二是的岗位，有着不同的职责要求，即使是相同的岗位，也由于述职者个人的个性差异，其工作方法、工作业绩也不相同。（2）主体。这是述职报告的核心，主要陈述履行职务的情况，包括三个方面的内容：一是任职期间的任务完成情况，取得的主要工作成绩；二是存在的问题及经验教训；三是今后工作的努力方向、目标或打算。

（3）结尾。一般要求用格式化的习惯语来结束全文，采用谦逊式结尾、总结归纳式结尾或表决心式结尾等形式。

3.落款。包括署名、成文或述职时间两种。也可以将署名放在标题之下。★述职报告写作要求：

1.标准要清楚。要围绕岗位职责和工作目标来讲述自己的工作，尤其要体现出个人的作用，不能写成工作总结。

2.内容要客观。必须实事求是、客观实在、全面准确。既要讲成绩，又要讲失误；既要讲优点，又要讲不足；既不能夸大成绩，也不能回避问题。只有客观陈述履行职务的情况，才能有助于上级机关和所属单位员工对自身工作作出全面、准确、客观的评价。

3.重点要突出。抓住带有影响性、全局性的主要工作，对有创造性、开拓性的特色工作重点着笔，力求详尽具体，对日常性、一般性、事务性工作表述要尽量简洁，略作介绍即可。

4.个性要鲜明。不同的岗位，有着不同的职责要求，即使是相同的岗位，也由于述职者个人的个性差异，其工作方法、工作业绩也不相同。因此，述职报告要突出个性特点，展示述职者个人风格和魄力，切忌千人一面。

5.语言要庄重。行文语言要朴实，评价要中肯，措词要严谨，语气要谦恭，尽量以陈述为主，也可写一些工作的感想和启示，但不得描写、抒情，更不能使用夸张的语言。（三）介绍信的写法介绍信是单位派出工作人员去其他单位联系业务，洽谈工作，办理各类事务时所开具的向对方介绍人员身份，到访目的的信件。一方面能够证明人员的身份，起到防范诈骗等犯罪作用，另一方面，能够证明持信人员获得单位的授权与委托，具有一定的法定效力。1、介绍信的类型书信式介绍信——这类介绍信采用普通书信格式，内容可以更为详细具体，通常用单位统一印制的信笺书写，正文可以采用手写或机打。如：介绍信×××大学中文系：兹有我报×××、×××两位同志前往贵系联系开办写作培训班的有关事宜，望接洽为盼。此致敬礼××日报编辑部××××年×月×日例文评析：这是一份常见的书信式介绍信，正文简短，表达明确，格式规范。2、格式介绍信这类介绍信采用同一的印制的固定式样，基本格式已经确定，人员姓名，数量，事宜，时间等要素空缺，使用时可以根据需要填充，如例文。格式介绍信一般由正联和存根联组成，正联和存根联的内容应填写一致，中缝加盖骑缝章，正联交外出人员携带，存根留本单位存档备查。如：介绍信〈存根〉××介字第号王××等两人，前往××省职业技能鉴定中心联系增设鉴定考点事宜。2009年10月20日………………××介字第××号……………〈盖章〉…………介绍信××介字第号××省职业技能鉴定中心：兹介绍我校王××等两人，前往贵处联系增设鉴定考点事宜。请予以接洽为盼。此致敬礼××职业技术学院〈公章〉20附：名单王××××处副处长李××××系主任〈限两天有效〉3、介绍信的结构与写作方法格式介绍信按需要填写即可，介绍信一定要字迹工整，清楚，不得随意涂改。如果不用现成样本，可在单位统一印制的信笺上写介绍信，一般来说，介绍信应具备标题，称谓，正文，落款，成文日期等几个部分。⑴标题——标题通常直接写“介绍信”。⑵称谓——称谓应为对方单位名称。⑶正文——正文需要写明介绍人的姓名，身份及所需要联系的事项，最后通常用“请接洽”、“请予以协助”等结语，正文中对多需要办理的事项一定要准确概括。⑷落款及成文日期——落款即出具介绍信的单位名称，成文日期应年、月、日齐全，并加盖公章。4、介绍信的写作注意事项如实介绍。介绍信的内容必须如实写明派遣人员的姓名、人数、联系事由，涉及重要或保密性事项时，如果需要，还应注明被派人员的职务、性别、年龄、政治面貌等情况。注意礼貌。介绍信是为联系，商洽工作而出具的，常常需要对方单位的配合与支持，因此，用语应注意礼貌。第三部分：常见易混淆文种的区别一、请示与报告行文功能不同。报告主要是汇报情况、反映问题等；请示则主要是请求批准、指示和解决问题等。处理方式不同。报告属阅件，可不回复；请示则属办件，需要办理、批复。时间要求不同。请示应在事前行文，即所谓“事前请示”；报告一般是报告办理结果或有关情况，即所谓“事后报告”。二、通知与通报通知和通报都具有知晓性和指导性，其区别主要体现在周知事项上。通知大都要求贯彻执行，使用范围广于通报，周知的事项是具体的，具有一定的约束力；通报重在对重要精神和重要情况的传达，以使有关单位和人员知晓，一般起到引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。三、批复与复函批复属于下行文，复函是函的一种形式，属平行文；批复适用于答复下级单位的请示事项，对不相隶属的单位请求批准事项不使用批复，而应使用复函予以答复。四、企业公文常见问题剖析（一）公文标题中的常见错误：１．文种类别含混不清，有的甚至张冠李戴。最常见的文种混用就是请示、函、报告三者混淆，一些公文标题，上报的“请示”，写成了“报告”；上呈的“报告”，写成了“请示”，有的甚至写成“关于××××问题的请示报告”。２．随意创造文种。即在通用公文文种之外，自己创造出文种。3.标题的组成成分缺失。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关、发文事由和文种组成。例如：“XX市分公司关于开展2010年财务检查工作的通知”。但在系统内部可省略发文机关，但如果我们要向地方政府上报公文，就还应该标明发文机关。4．用发文字号代替文件名称。如“关于联通集团甘字〔2010〕１号文的批复”。这样的公文标题，除了极少数熟悉标题中所述文件内容的人外，其他人恐怕是无法从标题了解文件的内容的。5．成份残缺，语意表达模糊。如《关于业务宣传活动的情况报告》，《ＸＸ市分公司关于３Ｇ业务培训班的通知》，这两个标题都存在语法成份欠缺的问题。（应分别加开展和举办二字）。6.公文标题中出现“关于对”字样。公文标题不能出现“关于对”字样，因为“关于”和“对”词性相同，词义相近，在行文中就不必重叠使用。“××分公司关于对2010年先进单位进行表彰的决定”规范的标题应写成“××分公司关于表彰2010年先进单位的决定”。如《关于对省分下达2010年财务预算相关指标提出建议的报告》。7.标点符号使用不当。公文标题中除法规、规章名称可以加书名号外，一般不使用任何标点符号。要注意：转发上级文件时，标题一般不用标点符号（有书名号的，取消书名号）；此外，标题中不要过多出现“通知”两个字，比如省、市层层转联通集团的一个文件，就可直接说转发联通集团×××文件的通知。8.提炼不精。公文提炼不精多用于转发型通知。如：集团公司转发国资委转发的财政部文件，《集团公司关于转发国资委<关于转发财政部<关于做好2009年×××工作有关问题的通知>的通知>的通知》，明显冗长。再如转发上级机关的《关于对整治手机淫秽色情专项行动落大检查的通知》，DOCVARIABLE标题关于转发集团公司《关于对整治手机淫秽色情专项行动落大检查的通知》的通知，就显得拖沓冗长，不精练，正确的为：转发集团公司关于整治手机淫秽色情专项行动大检查的通知。

（1）省略法。此种方法是将标题中涉及到的所有书名号去掉，在保证标题必备要素（事由+文种）的情况下，对可省略的内容进行压缩。如《集团公司转发国资委转发财政部做好2009年×××工作有关问题通知的通知》。

（2）替代法。此种方法是根据拟转发文件的要求，替代为布置该项工作的通知。如《集团公司关于进一步做好2009年×××工作的通知》。

（3）直转法。此种方法是对拟转发的文件仅要求照章执行，但未提出具体要求的情况下，直接转发需执行的主体文件。如《集团公司转发财政部做好2009年×××工作有关问题通知的通知》。（二）主送机关中的常见错误1.缺主送机关。有些分公司和部门上报文件时不写主送机关或者主送机关简称错误。2.主送机关表述不规范。按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，公文中的机关名称应当使用全称或者规范化简称、统称。例如：甘肃省人民政府，可以写成“省人民政府”，但不能写成“省政府”或“甘肃省政府”；中国联合网络通信集团有限公司省分公司，可以写成“省分公司”但不能写成“省公司”3.多头主送，主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。4.主送个人或内设机构。公文不得主送领导者个人，也不能主送该主送机关的内设机构。5.越级主送。公文一般不得越级请示，特殊情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关。（三）正文中的常见错误1.数字和数值范围规范表述的问题。百分数与分数应用阿拉伯数字表述，如20%不应写为汉字表述的“百分之二十”，3/4不应写为“四分之三”。数值范围表述，如表述“3%～8%”，不能写成“3～8%”，不能省略3后的百分号，5万～10万人不能写成5～10万人。表示世纪、时代、年、月、日，一律用阿拉伯数字表述，如21世纪，20世纪90年代，2010年6月5日。表述时间时段，尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，如“去年”、“前天”等，而应写明具体的年、月、日。同时含有年、月、日数字的区间连接、过渡，不使用连接符“～”号，而使用中文“至”字。如：2009年5月14日～2010年6月13日，应写成2009年5月14日至2010年6月13日。相同年份不同月的连接、过渡，或同年同月不同日的连接、过渡，都使用连接符“～”号，而不使用中文“至”字。如：2000年1至3月，应写成2000年1～3月。定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字，如：“党的十七大”就不能写成“党的17大”。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。2.行文层次序数的写法及排版。一个正式的文件材料，除总标题外一般有以下几个层次：第一个层次，是大标题，一般用三号黑体，写成一、二、三；第二个层次，是小标题，用（一）、（二）、（三）来表示，三号楷体；第三个层次用阿拉伯数字表示，即1.2.3.，可以三号仿宋加粗以醒目。注意，1后面的标点符号是“.”而不是“、”，这是我们现在公文中最经常出现的错误；第四个层次用（1）、（2）、（3）表示，字体与正文相同。（字体仿宋_GB2312三号；行距固定值30磅。公文用纸一般采用国际标准A4型（210mmX297mm）。3.在正文中引用公文。在正文中引用公文时，通常的错误是年号不全、括弧不对。如：将“2008”省略为“08”。正确的表达方式应该是：联通集团甘字〔2010〕1号，而如果表述为“联通集团甘字〔10〕1号”就是错误的。发文年度应用六角括弧“〔〕”括入。经常有人错用成圆括弧“（）”、方括弧“［］”、方头括弧“【】”。六角括弧“〔〕”可以在WORD文档的“插入”—“特殊符号”中找到。引用公文，应先引文件标题，后用六角括号引发文字号。如“根据《关于开展2010年××××工作的通知》(联通集团甘字〔2010〕×号)要求4.规范用字用词的问题。在公文写作中，有许多字、词长期被混用，造成不统一、不规范的问题，我们要加强甄别和规范。例如，截止：指事情到现在告一段落，反映的是事情的整体情况；截至：指事情还在继续发展，只是到拟文当时，已经发生了的情况，反映的是阶段性成果。如我们经常在写材料的时候要反映收入数字，那么到今天的就应该说“截至2012年9月22日”，而不能用截止，因为还没有到年底，组织收入工作还在继续，我们要反映的只是到今天为止的阶段性情况。还如制订（拟，准备的意思，不能和“了”连用）与制定（决定、确定，已完成了）、做（做”和“作”都有“从事某项活动”的意思，一般认为，“做”表示具体的动作，“作”表示抽象的动作。比如“作出贡献”“作出选择”“作出让步”“作出决定”，这里“贡献”“选择”“决定”都不是具体直接的一个东西；而“做出一幅鬼脸”“做出一个高难动作”“做出一道难题”中动作涉及的对象都是具体事物。另外，“作”有“装”的意思，如“作出一幅半死不活的样子”，从这个意义上说，“做出鬼脸”也可作“作出一幅鬼脸”。补充说一下“做客”和“作客”。“做客”是指到别人家里去这一行为；“作客”是指离开家乡，如“作客他乡”。（四）主题词标识中的常见错误在实际工作中，有些人往往简单地把标题切分后就作为主题词，这是错误的。主题词的主要作用是反映公文的类别、主题和表现形式，为检索查询提供方便，由范围（类别词）+内容（类属词）+文种（文件形式）组成，其中的类别词反映公文内容所涉及的范围和应归属的类别，标题中一般不会出现；标题的主要作用是概括公文的性质和要求，由发文机关+事由+文种组成，其中的发文机关一般不宜作为主题词标引。因此，标引主题词时不能简单地切分标题，而应根据公文内容进行分析，弄清公文的类别、主题和表现形式后，再按主题词标引的规范进行标引。例如：《关于执行教代会关于值班教师公寓第二轮分配方案的决议的通知》，主题词可为：教代会值班公寓决议通知；《关于在全区开展文明餐桌行动的方案》，主题词可为：文明创建文明餐桌方案五、公文写作中的几点体会（一）注意积累资料，是提高公文写作质量的“奠基石”广泛占有资料是写好公文的基础，是提高公文写作质量的前提。占有资料要日积月累。积累资料有两种途径：一种是从工作和生活中收集“第一手资料”；另一种是从文件和有关材料中获取“第二手资料”。收集、获取资料，要立足于本部门、本单位，着眼于本行业、本系统，关注社会有关情况，遵循适度、有用原则，广泛采集感性与理性资料、现实与历史资料、直接与间接资料、正面与反面资料。积累资料的诀窍：一是多看上级机关文件。从上级机关的文件中学习公文写作知识，熟悉公文写作规范，提高思维层次。二是多学电信业务知识和有关政策法规。通过持之以恒的学习，不断丰富业务知识，提高政策法规水平，掌握有关制度标准。三是注意留心身边素材，参加集中学习、开会，日常工作交流，参与有关活动等，要注意留心听记领导的讲话和发言，善于对比分析和思考归纳。（二）正确理解意图，是提高公文写作质量的“定位键”正确理解意图，包括了解熟悉上级领导机关的意图和准确把握本级领导的意图。上级领导机关和本级领导意图，是指上级机关和本级领导关于某项工作的指导方针、总体部署、基本要求和大致思路，是各单位履行职能、开展工作的基本依据。起草公文要完整准确地体现领导意图，要做到这一点，平时就要注意学习领会上级机关的有关指示精神，熟悉有关工作部署和要求，善于站在上级、领导和全局的角度观察问题、分析问题、思考问题。起草公文时要善于把握领导意图的精神实质，进行必要的提炼、概括、完善、拓展和创新，做到融会贯通。（三）熟知处理办法，是提高公文写作质量的“关节点”公文的撰写、制作和处理，有一整套严密、系统、科学的规范要求。做好这项工作，首先必须熟知公文处理的有关规定和办法。只要能够认真执行《办法》，公文质量差的问题就迎刃而解了。在提高公文质量中，我们文秘人员肩负着重要的任务，关键是要学好、吃透《办法》。通过学习，进一步深化对做好公文处理工作的认识，坚持树立办文无小事的思想，充分认识公文的系统性，增强程序感；认识公文的实用性，增强参谋感；认识公文的严肃性，增强责任感，把好公文质量关，努力把每一件公文都办成精品、办出亮点。（四）坚持多读多写，是提高公文写作质量的“助跑器”要提高公文写作的水平和质量，光有丰富的政治理论知识和公文写作业务知识还远远不够，最最重要的是要在把握理论知识的基础上，勇于实践，大胆进行公文的写作训练，坚持多读多练。一方面是多读优秀公文，借鉴经验。“熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟。”这是前人的写作经验之谈。要提高公文写作能力，同样需要有意识地选读一些范文。阅读是写作的先导和基础。多读范文是获得对公文的感性认识，并有所借鉴、有所提高的重要途径。但借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西；而不是“依葫芦画瓢”、生搬硬套和抄袭模仿。另一方面是勇于实践，大胆写作。实践出真知，公文写作能力的提高要靠实践。立足于多写多练，反复实践，这是提高公文写作能力最有效的途径。如果只读不写或少写，那就会眼高手低，理论与实际相脱节，所学知识无用武之地，写作水平也就止步不前。只有勤学苦练，坚持不懈，才能把掌握的公文写作知识演化为写作能力，掌握写作技巧，才能运笔自如，有效提高公文写作质量。第四部分：论文的写作方法一、论文的概念。论文常指用来进行科学研究和描述科研成果的文章，简称之为论文。它既是探讨问题进行科学研究的一种手段，又是描述科研成果进行学术交流的一种工具。它包括学年论文、毕业论文、学位论文、科技论文、成果论文等，总称为论文。（一）论文题目1．题名规范\o"查看图片"

题名应简明、具体、确切，能概括论文的特定内容，有助于选定关键词，符合编制题录、索引和检索的有关原则。2．命题方式简明扼要，提纲挈领。（二）作者作者署名的规范。作者署名置于题名下方，团体作者的执笔人，也可标注于篇首页地脚位置。有时，作者姓名亦可标注于正文末尾。（三）目录目录是论文中主要段落的简表。（短篇论文不必列目录）（四）摘要（内容提要）摘要是文章主要内容的摘录，要求短、精、完整。字数少可几十字，多不超过三百字为宜。随着计算机技术和因特网的迅猛发展，网上查询、检索和下载专业数据已成为当前科技信息情报检索的重要手段，对于网上各类全文数据库或文摘数据库，论文摘要的索引是