物资采购管理办法

工程物资采购管理办法第一章总则第一条为进一步规范公司的工程物资管理行为，确保物资管理工作制度化、规范化、科学化。达到降低工程成本，提高企业经济效益，保障公司合法权益的目的，根据相关法律、法规和公司生产管理实际情况，特制定本办法。第二条工程物资管理工作归口物资商务部实行统一管理，其它职能部门履行控制过程中的相关职责。第三条工程物资管理过程控制包括：工程材料计划管理；采购方式确认；工程物资采购；材料出入库管理；工程物资的财务核算；工程物资的盘点清查；废旧物资的报废处理等工作。第二章机构及职责第四条职能部门的相关职责（一）总经理根据所承接专项工程的需要，负责委派（任命）所承接专项工程的项目经理（主管）。（二）技术经济部会同工程项目经理（主管）共同负责拟采购工程物资的计划管理。计划管理具体包括：项目所需物资的型号、技术参数、工期要求、数量、价格、概、预算及余料、废旧物资的数量审定工作。协助物资商务部进行拟采购工程物资合同的起草拟定。（三）物资商务部根据项目经理（主管）及工程技术部提供的计划及工期要求，物资商务部负责上报拟采购工程物资的采购方式（招标、比选、议标、跟标、续标等）的确认工作，根据合同金额上报审批，批准后负责组织实施。负责组织材料出入库的手续（含材料帐）、监督、盘点、审核以及工程余料、废料的处置等工作。负责物资采购资金计划的编制，负责按采购合同提出付款申请。（四）财务行政部负责工程物资的财务核算及稽核，具体包括：工程物资的出入库帐务处理；物资款项的支付；负责定期将立卷档案入档案室；协助物资商务部及相关部门（工程管理部、项目主管等承办单位）负责库房材料稽核、盘点管理。（五）工程管理部会同技术经济部共同负责拟采购工程物资的计划管理、工程需用材料时点的确定、工程实际结算用料量的确定、余料、废旧物资数量的统计及报告等工作。第三章工程物资采购过程控制第五条工程物资的计划管理（一）工程项目合同签订后，技术经济部、工程管理部等承办人员应根据要求进行现场察勘，按工程项目内容编制材料、设备需求完成采购计划清单，列明所需物资规格、型号、数量等内容，审核会签后，交物资商务部。（二）物资商务部根据物资采购计划清单，在充分考虑以往工程项目余料及减少资金占用等因素，及时协调工程造价部及工程管理部，提出实际采购数量计划及采购方式，报经公司相关领导批准后，准备采购。（三）工程物资的计划资料应由采购商务部进行编号，实施归档管理，并留一份财务行政部备份。第六条工程物资的采购管理在法律、法规许可的范围内，遵循“公开、公平、公正”和诚实信用的原则，通过“比质、比价、比服务、比交货期”来确定厂家。（一）合格供方的确定1、需要公开招标的物资，应按国家法律、法规规定及公司相关要求进行公开招标选择供应商。2、对不具备招标条件或客户需要通过比选、议标、询价、续标等方式采购物资时，物资商务部应对供方企业的资质、信誉、服务质量、价格运杂费等各项目因素，运用市场竞争机制进行分析、比较。3、总金额在50万元以下（含50万元）的采购计划，物资商务部组织技术经济部、工程管理部参加评审报总经理批准后实施采购。4、总金额在50~500万元（含500万元）的采购计划，物资商务部组织财务行政部、工程造价部、工程管理部、市场营销部等相关职能部门参加评审报总经理审批后实施采购。5、总金额在500万元（含500万元）以上的采购计划，物资商务部组织财务行政部、技术经济部、工程管理部、市场营销部等相关职能部门参加评审报总经理审核，并报总经理办公会通过后实施采购。6、对于业主方有特殊要求、需要共同确定招标设备及厂家的，应与业主方进行沟通，商议确定采购方式及合格供方。第七条采购合同的签订、审查及会签由公司物资商务部组织财务行政部、技术经济部、工程管理部、市场营销部、项目经理（主管）等相关职能部门共同商议，最终由物资商务部送公司领导审核，并报总经理批准后签订实施。归档管理由公司物资商务部负责。第八条工程物资的验收及入库管理对工程物资所需物资原则上按项目按实际使用量采购，不作库存，的验收必须在具备相关资料的条件下进行，资料包括合同或采购协议、产品质量证明书或合格证、产品质量检验报告、装箱清单、磅码单、发货明细表等。验收工作一般需采购人员、工程现场项目负责人或技术人员共同参加，并在验收清单上签字确认。采购：物资商务部采购人员负责签字确认验收：项目部制定技术人员签字确认库房：项目负责人和合同部库管员共同审核确认签字供应负责人：合同部负责人审核确认签字第九条工程物资的领料程序领料员：项目部指定人员签字确认技术部门：项目部指定技术人员签字确认领料主管：项目负责人审核确认签字发料员：合同部库管员审核并签字供应负责人：合同部主任审核确认签字第十条工程物资的退料因工程项目变化，设计变更，物资管理人员需要办理退料时，应统一使用公司发放的退料单，不得自制单据。应明确项目名称，退料单位，数量金额及退料原因。第十一条出入库单的传递库房管理人员应及时将收领料单传递至财务部门，财务部门根据签字齐全的收领料单按工程项目进行会计核算，归集工程成本。原则上当月的收领料单不跨月传递。第十二条工程物资的财务核算（一）工程物资的入账成本。购入的设备及材料，按买价加运输费、装卸费、保险费、包装费、仓储费等费用、运输途中的合理损耗、入库前的整理挑选费用和按规定应计入成本的税金以及其他费用，作为实际入账成本。（二）物资款项的支付1、财务部门根据签字齐全的收料单，供应商提供的发票，签字齐全的物资款项支付审批表，依据合同约定的款项支付方式支付货款。2、需要预先支付物资款项的情况，财务部门根据签字齐全的物资款项支付审批表及对方单位的收据，按照合同约定的预付款金额支付货款，当预付款支付达一定比例时，供应商应及时提供全部价款的发票。第十三条库房材料帐薄登记及财务稽核（一）每年启用新的帐本，并将帐本启用表，目录，页码等基础内容填列编制完善。根据物资性质分设设备、电缆、材料三个大类。根据各大类分设明细账，如，设备帐下分设变压器、高低压柜等明细账。（二）库房管理员及时将核对的出入库单按照对应的品名，规格型号及时上账、下账，做到日清月结，并按月进行汇总。（三）对异地存放的物资，库房管理人员应建立辅助明细账按照物资管理办法进行管理。（四）月末应将库房联汇总装订并妥善保管。（五）财务行政综合部对收领料单进行稽核，检查签字手续是否齐全，内容是否完整，品名、规格、型号、数量、金额是否正确，按照工程项目归集工程成本。第十四条定期盘库，达到三清、三相符（一）定期盘库清点，达到数量清、质量清、帐表清，做到帐、卡、物三相符。（二）月末库房根据上下帐登记结果编制库存材料汇总表并报送财务核对，如有不符之处，及时查找原因，做到帐帐相符。（三）每季度或年末，财务人员与材料管理人员应进行实地盘点，将物资实物明细账与财务明细账进行核对，盘点结果如与账面记录不符，应查明原因，及时处理，做到帐实相符。（四）对盘盈、盘亏的物资应查明原因，在减去相关过失人赔款和残料价值后，报经领导审批后及时进行帐务处理。第十五条材料的保管保养（一）仓库应规范、整洁，做到库区货位合理布局、通道畅通；货架上的料卡应字迹工整，标志清晰，填写准确；（二）物资的存放应“四号定位”（库、架、层、位或区、点、排、位），“五五码放”（五五成堆、五五成行），做到对放整齐；