企业档案管理制度（汇编1）

档案管理办法目的为加强企业档案管理工作，维护档案的完整与安全，便于企业各部门人员的利用，充分发挥档案在生产、管理中的作用，根据国家有关档案管理的法律、法规，制定本办法。适用范围本办法适用于企业在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成具有保存价值的文件材料，包括行政、人事、工程、经营、财务等各种档案。职责档案管理工作设立档案管理员，对企业内的档案资料实行统一管理，各部门设立二级档案员，由档案管理员组织协调。档案管理员，负责组织各部门做好档案归档工作，对档案文件进行验收、整理、保管和提供利用，并对各部门文件资料的收集、整理、归档工作进行组织、指导和监督。各部门档案员，负责部门内档案的收集、整理工作，并于指定时间将部门档案移交至档案管理员。

档案的分类及编号类别设置

本企业档案共分八大类：文书档案(A)、工程档案(B)、合同档案(C)、会计档案(D)、人事档案(E)、声像档案(F)、实物档案(G)、设计档案（H）。大类用英文字母作代字,大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。大类及属类设置如下:

A

文书档案

B

工程档案

C

合同档案

D

会计档案

D1

会计报表

D2

会计账簿

D3

会计凭证

D4

其他会计材料

E

人事档案E1

财务综合部E2总经办E3

设计部E4技术部E5项目管理部F

声像档案

F1

视频F2

照片G

实物档案H

设计档案编号方法文书档案编号文书档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及保管期限代号）/年度/件号。保管期限代号永久为1，30年为4，10年为5，同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。例：A/1/2020/1件号（第1件）年度（2020年）保管期限代号（永久）大类代字（文书档案）工程档案编号工程档案按工程项目组卷，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及工程项目代号）/案卷号。每个项目从“1”开始编案卷号。例：B1/1案卷号（第1个案卷）工程项目代号（第1项工程）大类代字（工程档案）合同档案编号合同档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及保管期限代号）/年度/件号。保管期限代号永久为1，30年为4，10年为5，同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。例：C/1/2020/1件号（第1件）年度（2020年）保管期限代号（永久）大类代字（合同档案）会计档案编号会计档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/年度/件号。同一属类的归档文件每年从“1”开始编件号。例：D3/2020/1案卷号（第1个案卷）年度（2020年）属类代号（会计凭证）大类代字（会计档案）人事档案编号人事档案按个人组卷，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/案卷号。每个员工从“1”开始编案卷号。例：E1/1案卷号（第1个案卷）部门代号（财务综合部）大类代字（人事档案）声像档案类编号视频档案，采用按件归档整理方法，一次工作或活动所形成的视频为一件档案材料，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/年度/件号。每年从“1”起编件号。例：F1/2020/1件号（第1件）年度（2013年）属类代号（视频）大类代字（声像档案）照片档案，按组整理归档，一次活动形成的照片为一组，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/年度/组号/张号。每年从“1”起编组号，每组照片从“1”起编张号。例：F2/2020/1/1张号（第1张）组号（第1组）年度（2010年）属类代号（照片）大类代字（声像档案）实物档案编号实物档案每年按件整理归档，其编号结构模式为：分类号（大类代字）/年度/件号。每年从“1”开始编件号。例：G/2020/1件号（第1件）年度（2020年）大类代字（实物档案）设计档案编号设计档案按年度立项项目组卷，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及工程项目代号）/年度/案卷号。每个项目从“1”开始编案卷号。例：H1/2020/1案卷号（第1个案卷）年度（2020年）设计项目代号（第1项）大类代字（设计档案）文件的整理和归档时间文件的整理归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备（打印机、复印机、扫描仪等）标称的质量要求。归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。档号章、档案盒背脊、备考表等项目，使用蓝黑墨水或碳素墨水钢笔填写，也可盖字粒章或打印；档案目录应当打印并使用A4规格纸张。总经办要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，经部门领导审核、总经理批准后方可销毁，任何人不得擅自销毁档案。文件的归档时间各部门档案员应按照相关规定时间向档案管理员移交上年度档案，集中管理。电子档案需相关部门负责人上传至指定移动硬盘的文件夹中。序号档案类别负责部门归档内容移交时间1文书档案财务综合部各类资质文件、证件（营业执照正副本、组织机构代码正副本、IC卡、国地税税务登记证副本、开户许可证等）由财务综合部负责保管相关经办部门会议记录、会议纪要、简报、公司发文、工作计划、工作总结、设备及资产的登记资料等每季度移交2合同档案财务综合部工程承包及发包、销售、购置、商务、转让等各类合同协议的正本原件工程类合同待工程完工结算后3个月内移交，其他合同于次年2月移交3人事档案总经办个人简历、入职表、身份证明材料、学历、职务证明材料、契约性文件员工入职1周内移交财务综合部异动（调动、转正、调薪、离职等）、绩效管理、培训及奖惩等相关材料由财务综合部负责人办理好手续1周内，移交4工程档案技术部电子及纸质相关资料，具体见《工程档案归档范围及保管期限》待工程完工结算后3个月内移交5会计档案财务综合部相关资料，具体见《会计档案归档范围及保管期限》由财务综合部负责保管6声像档案相关经办部门相关资料，具体见《声像档案归档范围及保管期限》活动结束后1个月内移交7实物档案相关经办部门相关资料，具体见《实物档案归档范围及保管期限》实物颁发后1个月内移交8设计档案设计部电子及纸质相关资料，具体见《设计档案归档范围及保管期限》于次年2月移交各类文件材料归档范围及保管期限文书档案文书档案归档文件采用单件归档整理方法，以“件”为单位进行排列、装订、编页码、编档号。不同年度的要分开整理。划分保管期限：按照《文书档案归档范围和保管期限表》，将归档文件材料划分为永久、30年、10年三种保管期限。排序：对同一形成年度同一保管期限的归档文件进行排序。一般按时间、机构或问题、文号等先后顺序排列，尽量将同一事由的文件排列在一起。编页码：没有编页码的文件，以“件”为单位对有效页面编连续页码，正面编于右上角，反面编于左上角，本身有正确页码或单页的文件不需再编页码；1份文件各部分（如收、发文处理单和定稿）已有独立正确的页码时不用再编页码，合并计算其总页数即可。编页号时采用打码机。盖档号章：每“件”加盖档号章，档号章的位置一般盖在文件首页左上方空白处。如文件首页上方不够位置盖章，可盖在文件首页左下方空白处，如上下方都不够位置，可另加白纸封面。档号章可用字粒章填写，也可手工填写，要求工整。档号章示例：全宗号类别号A期限永久年度2020机构件号1全宗号：是档案馆进馆单位所编制的实体管理号，无则不需填写。类别号：文书档案大类代字期限：文件保管期（永久，30年，10年）年度：文件形成年度机构：归档文件的承办机构（规范化简称）件号：文件在该年度同一保管期限内的排序号装盒：将整理好的归档文件按照编号顺序装入文书档案盒内，并填写档案盒背脊、盒内备考表。不同年度不同保管期限的归档文件不能装在同一盒内。著录上传：在文书档案Excel中著录每份归档文件的基本信息。著录项目包括：全宗号、类别、保管期限、年度、件号、文号、责任者、文件题名、日期、页数等。文书档案归档范围及保管期限序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程，董事会、股东会、监事会和经理层机构及变更永久2董事会、股东会、监事会活动永久3企业制定的规章制度永久4企业年度总结、计划永久5一般的会议纪要、30年6综合性行政事务30年工程档案工程档案的平时收集和管理工作由技术部指定专人负责，与项目建设进程同步。从项目申请投标起，即应开始进行工程档案材料的收集，项目竣工后，要及时补充收集相关材料，确保文件材料的齐全完整。组卷：工程档案按建设项目，区分前期准备、设计、施工、监理、竣工、使用维护等形成阶段，结合考虑文件材料内容、数量、保管期限进行组卷。案卷题名应简明、准确地揭示建设项目名称、阶段名称、文件材料种类。编号：整卷装订的案卷，以卷为单位编连续页码。编号时，只对文件材料的有效页面编页码，空白页面不编。编号位置：正面编于右下角，反面编于左下角。编页号时采用打码机。本身有正确页码或单页的文件材料不需再编页码。案卷装盒：整卷装订的，将装订好的案卷按照编号顺序装入档案盒内。散件装订的，将卷内文件目录、文件材料依次装入档案盒内。著录上传：在工程档案Excel中著录每个案卷和每份卷内文件的基本信息。卷内文件著录项目包括：全宗号、类别、保管期限、文号、责任者、文件题名、日期、页数、备注等；案卷著录项目包括：全宗号、项目编号、案卷号、案卷题名、立卷单位、保管期限、密级等。同时在档案移动硬盘上传每份卷内文件相应电子文件，无相应电子文件的卷内文件需扫描上传。电子档案存放路径：可移动硬盘\工程档案\工程项目案卷号。工程档案归档范围及保管期限序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1招标文件永久2投标文件3中标通知书4监理、设计、施工合同5工程开工报告及施工组织设计、技术交底6图纸会审、变更及洽商记录7设计变更单及相关资料（报价单，审核确认单）8施工现场签证记录9隐蔽工程检验记录10现场施工图片11施工日志12施工材料合格证和检验报告13工程结算书14工程结算审批表、竣工验收移交证明书、交工验收现场记录及竣工验收报告等15相关竣工图纸合同档案合同档案采用单件归档方法，以“件”为单位进行排列、装订、编页码、编档号。不同年度的要分开整理，合同档案保存期限为永久。排序：对同一形成年度同一保管期限的归档文件进行排序。一般按时间、机构或问题、文号等先后顺序排列，尽量将同一事由的文件排列在一起。编页码：没有编页码的文件，以“件”为单位对有效页面编连续页码，正面编于右上角，反面编于左上角，本身有正确页码或单页的文件不需再编页码；1份文件各部分（如收、发文处理单和定稿）已有独立正确的页码时不用再编页码，合并计算其总页数即可。编页号时采用打码机。盖档号章：每“件”加盖档号章，档号章的位置一般盖在文件首页左上方空白处。如文件首页上方不够位置盖章，可盖在文件首页左下方空白处，如上下方都不够位置，可另加白纸封面。档号章可用字粒章填写，也可手工填写，要求工整。档号章示例：全宗号类别号C期限永久年度2020机构件号1全宗号：是档案馆进馆单位所编制的实体管理号，无则不需填写。类别号：合同档案大类代字期限：文件保管期（永久）年度：文件形成年度机构：归档文件的承办机构（规范化简称）件号：文件在该年度同一保管期限内的排序号装盒：将整理好的归档文件按照编号顺序装入文书档案盒内，并填写档案盒背脊、盒内备考表。不同年度不同保管期限的归档文件不能装在同一盒内。著录上传：在合同档案Excel中著录每份归档文件的基本信息。著录项目包括：全宗号、类别、保管期限、年度、件号、合同编号、责任者、合同题名、日期、页数等。会计档案会计档案采用单件归档整理方法，以“件”为单位进行排列、装订、编页码、编档号，不同年度的要分开整理。“件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件为1件。1份会计报表为1件、1本（份）账簿为1件、1册（本）凭证为1件。“件”题名应准确概括该件会计档案的形成单位、时间、内容、文件名称。编码：没有编页码的文件，以“件”为单位对有效页面编连续页码，正面编于右上角，反面编于左上角，本身有正确页码或单页的文件不需再编页码；1份文件各部分已有独立正确的页码时不用再编页码，合并计算其总页数即可。凭证类不需要编页码。编页号时采用打码机。盖档号章：每“件”加盖档号章，档号章的位置一般盖在文件首页左上方空白处。如文件首页上方不够位置盖章，可盖在文件首页左下方空白处，如上下方都不够位置，可另加白纸封面。档号章可用字粒章填写，也可手工填写，要求工整。档号章示例：全宗号类别号D1期限永久年度2020机构件号1全宗号：是档案馆进馆单位所编制的实体管理号，无则不需填写。类别号：文书档案大类代字期限：文件保管期（永久，25年，15年、5年）年度：文件形成年度机构：归档文件的承办机构（规范化简称）件号：文件在该年度同一保管期限内的排序号著录上传：在Excel中著录每份归档文件的基本信息。著录项目包括：全宗号、类别、保管期限、年度、件号、文号、责任者、文件题名、日期、页数等。会计档案归档范围及保管期限序号归档文件材料名称或类型保管期限备注D1报表（包括各级主管部门汇总财务报告）1年度财务报告（预、决算）永久包括文字分析2月、季度财务报告5年包括文字分析D2账簿1现金出纳账25年2银行存款账25年3总账25年4明细分类账25年D3凭证1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年D4其他1会计移交清册15年2会计档案保管清册永久3会计档案销毁清册永久4银行余额调节表5年5银行对账单5年人事档案在员工入职一周内建立统一的基础档案，实行一人一档的立卷方法。根据员工的异动（调动、转正、调薪、离职等）、绩效管理、培训及奖惩等，由财务综合部负责人办理好相关手续后，移交给档案管理专员。档案管理专员应及时将相关资料归档，装入员工内部人事档案袋，并做好目录填写。著录上传：在人事档案管理系统中著录每位员工的基本信息。人事档案归档范围及保管期限序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1员工个人简历定期2员工入职表定期3员工转正申请表定期4员工与企业的劳动合同等契约性文件定期5员工身份证明材料（如身份证复印件等）定期6员工学历、学位和专业技术职务证明材料（复印件）定期7员工在本企业工作期间的考核、考绩、鉴定材料等定期8有关员工任免、聘用、待遇、奖惩、离职等方面的文件材料定期9员工在本企业工作期间参加各种培训的证书定期10员工参加社会保险、医疗保险等方面的文件材料定期11有关该员工的其他应归档文件定期声像载体档案视频档案：一项工作或活动所形成的音频或视频作为一件档案材料，视频按“件”整理归档。收集的视频应具有完整准确的文字说明，包括活动的时间、地点、内容、主要人物姓名或景物名称、摄录者等要素。文字说明宜用“TXT”文件保存。视频档案存储格式要求：属于模拟信息或不符合归档数字格式要求的音频或视频应先按以下要求转换为标准数字格式：MKV、AVI、MOV、MX、WMV、ASF、ASX、RM、RMVB、MPG、3GP、MPEG-2、MPEG-4、M4V、DAT、FLV、VOB等应转换为MPEG-4文件格式，并保留原始格式，同时保存一份FLV格式便于利用。储存：在声像载体档案Excel中著录每件视频的基本信息。著录项目包括：档号、视频题名、录制时间、录制长度、备注等。同时在档案移动硬盘上传每件视频。储存路径：可移动硬盘\声像载体档案\视频档案\“年度”命名（“年度”一般指摄录年度）的文件夹。每段剪辑后的音频或视频文件以“摄录日期·地点•活动内容。摄录日期：用8位阿拉伯数字表示。摄录地点：记述地点全称。活动内容：记述清楚活动主题、主要人物姓名、职务。照片档案：照片要选择该项工作或活动内容具有代表性的进行归档，归档照片应图像清晰，冲晒成4R规格，以便入册保管。照片说明文字：应包括活动时间、地点、主题、主要人物及其位置、拍摄者等要素。相片标签：每组照片打印一份《照片组文字说明标签》，例：组号F3/2020/8拍摄地点市会议中心拍摄日期20200702拍摄者张××数码照片张数15纸质照片张数10组文字说明2020年7月2日，市XX局在市会议中心召开全市档案工作会议。副市长×××、特邀嘉宾×××出席了会议每张纸质照片打印一份《照片文字说明标签》，例：档号F3/2020/8/1拍摄时间20200702拍摄地点市会议中心拍摄者张××文字说明2020年7月2日，市XX局在市会议中心召开全市档案工作会议。图为副市长×××（中），特邀嘉宾王×××（右一）、市XX局局长×××（左一）在会议主席台上著录上传：在声像载体档案Excel中著录每件照片档案的基本信息。著录项目包括：档号、相片题名、拍摄时间、相片所在页号、备注等。同时在档案移动硬盘上传每件相片。储存路径：可移动硬盘\声像载体档案\相片档案\以“年度”（一般指拍摄年度）命名的文件夹。按照一组照片对应一个文件夹的原则，在“年度”文件夹下建立以“拍摄日期+地点+事件内容+拍摄者或来源”命名（“拍摄日期”用8位阿拉伯数字表示，“拍摄者或来源”应用“（）”括起）的文件夹，将拍摄或扫描后形成的数码照片存储（按JPEG标准格式存储，内容特别重要的宜同时选择RAW、TIFF等文件格式存储）在该文件夹下，每张数码照片按顺序号命名，对于主要人物的合照，应以“主要人物及其职务（在照片中的位置）”命名该张照片，以方便归档人员整理著录。声像档案归档范围及保管期限序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1反映本企业主要职能活动和工作成果的照片、VCD等永久2领导人和著名人物参与本企业有关重大活动的照片、VCD等永久3本企业组织或参加的重要外事活动的的照片、VCD等永久实物档案归档的实物应当拍照，所拍照片需刻盘脱机保存，两者之间要建立准确、可靠的标识关系；一些珍贵的实物应使用包装物包装存放，包装物上附贴标签，填好档号、实物名称等。属于归档范围的实物档案在其形成后1个月内，由经办人拟订说明文字，移交总经办登记归档。如需在其它地方悬挂、展示的，应办理相关手续，并在档案目录上注明悬挂、展示地点。实物档案不分属类，每年按其形成时间的先后顺序进行排列，同一次活动产生的实物档案排列在一起。标识：给每件实物档案制作标签，标签内容包括该实物档案的档号、名称、来源、时间等相关信息，并将标签贴在相应实物的背面或侧面等不显眼处。实物名称应标明其主题内容及类型，类型用“（）”括起。如“广东省档案系统2013年度档案先进单位（奖牌）”。著录上传：将每件实物档案的相关信息在实物档案Excel中著录并上传相应数码照片。著录项目包括：档号、名称、获得时间、授予者、备注等。同时在档案移动硬盘上传相应数码照片。储存路径：可移动硬盘\实物档案\以“年度”命名的文件夹。实物档案归档范围及保管期限序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1反映本企业工作业绩或荣誉的奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌等永久2反映本企业领导人和著名人物工作业绩或荣誉的奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌等永久3本企业在对外交往中获得的各种纪念品、礼品永久设计档案凡委托我司设计的新建、改建、扩建、加固等工程设计阶段成果文件，设计修改文件以及与工程有关的同建设单位，施工单位发生的各类协议、合同、函件、公文和竣工验收、调试、工程总结等文件，均归入设计档案。照片由各科室经办人按组拟写有关说明后及时向声像档案科移交，并办理交接手续。数码照片的移交应在电子档案馆管理系统（或文件与档案管理服务平台）中进行，并在移交前做好下列工作：1、分组：经办人按反映同一项工作或活动的若干张照片为一组的原则对照片进行分组。2、存储：经办人在工作计算机C盘以外的目录下建立以“照片档案”命名的文件夹，再在“照片档案”文件夹下建立以“年度”命名（“年度”一般指拍摄年度）的文件夹。按照一组照片对应一个文件夹的原则，在“年度”文件夹下建立以“拍摄日期+地点+事件内容+拍摄者或来源”命名（“拍摄日期”用8位阿拉伯数字表示，“拍摄者或来源”应用“（）”括起）的文件夹图纸管理：底图以张为单位单独保存和管理。案卷内图纸应按照国际标准A4型（297mm×210mm）进行折叠，蓝面向内，图标外露，折叠方法一致，按阶段、部位分别立卷，依图号顺序排列。档号章：不装订的案卷，应在每份图纸的右上角加盖档号章，格式如下：档号序号设计档案归档范围及保管期限序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1建设单位提供的全部设计基础资料，原始资料永久2设计成果（蓝图、蜡纸、白图等图纸）永久3设计方案过程图（CAD、PSD、模型）永久4内部作业文件（设计方案文本）永久5项目设计，施工过程中与建设单位各种联系中形成的有关文件、图纸、资料、来往公文、函电、设计过程中的交底会审纪要，与工程有关的会议纪要永久6工程竣工验收，调试过程中形成的文件、图纸、资料（竣工验收报告、修改、补充核定有关图纸和文件）永久7成果汇报材料（PDF方案或者PPT汇报）永久8项目现场照片、完工照片等永久档案的鉴定销毁档案鉴定要充分考虑档案的凭证作用和参考作用、历史作用和现实作用、正面作用和反面作用、内容上的作用和形式上的作用等，遵循“保存从宽，销毁从严；孤本从宽，复本从严；本单位从宽，外单位从严；历史档案从宽，现行档案从严”的原则。销毁档案应征求档案移交部门的意见，编制档案鉴定销毁报告和销毁清册，经企业领导审批。销毁时，由两人负责在指定地点监销，并在销毁清册上签字，销毁清册应长期保存。档案实体销毁后，应将相应电子档案从电子档案管理系统中同步销毁。会计档案的销毁按照《会计档案管理办法》（国家财政部、国家档案局1998年发布）中所规定的程序执行。档案调阅管理档案资料借阅需履行登记、签字手续，并填写《借阅档案登记表》。借阅者未按本办法办理借阅手续，档案管理员一律拒借，否则，追究档案管理人责任。本企业员工一般只能借阅秘密以下的档案，查借秘密档案，需经部门主管副总签字，方可借阅。机密档案仅限与工作有关的人员借阅，由部门主管副总签署意见批准后方可借阅。企业员工外借档案一般在一周内规划，所借档案到达规定借阅期限，如需继续使用，若无他人预约可办理续借手续。借阅档案要注意爱护和保管，不得转借。阅卷严禁吸烟、折叠、剪裁、拆卷、抽页、圈画、涂改、撕毁、摘抄、翻印、损坏。涉及密级内容和内部控制事项的档案，要注意保密，如有上述违规行为，将追究当事人责任。查阅一般档案材料，经档案管理员审核同意后方可进行复制、拍照、摘抄。借出或归还档案时，档案管理人和借阅人需当面检查案卷的完整情况，如发现档案缺损的情况要严肃查处。本管理办法有总经办负责解释，自颁布之日起生效。附件：档案交接登记表销毁清册借阅档案登记表备注保管期限页数备注保管期限页数文号或图号年度题名序号档案交接登记表移交时间：移交部门：移交人签名：接收人签名：附件1档案交接登记表附件1档案交接登记表批准人：批准人：销毁清册编辑部门：编制部门负责人：编制人：监销人：备注备注已保管年限原期限卷内文件页数件数档号年度题名序号附件2销毁清册附件2销毁清册备注归还备注归还日期借阅人签字借阅部门题名档号日期序号借阅档案登记表附件3借阅档案登记表附件3借阅档案登记表借阅档案登记表序号日期部门案卷或文件题名利用目的期限卷号借鉴阅人签名归还日期备注档案销毁清册序号案卷或文件题名年度目录号卷号或文号卷内文件页（件）数原期限销毁原因备注2009PAGE档案管理流程编制日期审核日期日期日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人目的加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。术语和定义档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。职责人事行政部负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定；建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。各职能部门负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知人事行政部；向人事行政部移交合同或文件资料原件或复印件；财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；运营管理部负责管理质量管理体系相关记录。各部门经理4.3.1批准对自己部门资料或合同复印件的处置。人事行政部分管副总/常务副总4.4.1负责对档案管理监督检查报告的审批。工作程序档案资料的收集各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。各部门文件资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向档案室移交。归档范围及移交时间（见附表一）档案资料的标识人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。档案资料的日常管理：文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。档案室档案借阅借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。绝密类：绝密档案需经总经理批准。机密类：机密档案需经人事行政部分管领导及常务副总批准。普通类：普通档案借阅属于本部门的，由本部门经理批准；借阅其他部门的档案除本部门经理批准外，还需其他部门经理批准。借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室；外单位摘抄档案的（绝密、机密不允许复印或摘抄），应经总经理批准，对摘抄的材料要进行审查、签章。档案销毁对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。执行销毁任务时，必须由人事行政部经理和行政兼档案管理员组成的监销人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。档案管理细则档案资料的归档范围公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；公司领导的批示、指示等；重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；本公司发布的各类广告、宣传材料；本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；公司项目建设全程档案；员工外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；财务档案资料；各种实物档案；质量管理体系相关文件资料;其他具有利用和保存价值的文件资料。档案资料的归档要求归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、印本和底稿、正式稿和过程稿、正文和附件等必须齐全。一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。所有文件均应附底稿。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，档案室以影印本归档。声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。档案资料的归档主体人事行政部负责公司服务器数据的备份和归档，指导公司其他部门的电子声像的归档管理。各部门及高层管理人员负责各自日常工作中形成的档案资料的归档和管理。运营管理部负责公司重大活动声像档案的制作，承办部门负责声像档案的归档。承办部门负责承办工作或会议的材料、纪要、声像档案和电子档案（如有）等会议文件的收集归档。承办部门负责搜集和汇总由多个部门参与的工作所形成的档案资料。员工外出公务活动的档案资料归档的主体为员工。其他档案归档和保管主体参见“各部门档案归档范围和保管期限表”（附件一）。档案资料的归档时间即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：公司规定的密级文件；重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；合同、协议书等正本及过程资料；公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；其他认为需要即时归档的资料。定期归档部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交档案室；部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司档案室；电子声像档案的归档重要电子声像档案应实时进行、随办随归。一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。每年3月底前必须向档案室移交上一年度的所有归档电子文件数据集，人事行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。每周备份公司OA系统和服务器的数据，每半年归档一次。每周备份个人电脑文件，每年归档一次。归档保存期限文件保存期限依下列规定办理：永久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计、竣工资料；（9）其他经核定须永久保存的文书。长期保存（15～50年）：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存的文书。短期保存（15年以下）：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存的文书；（3）结案后无长期保存必要者。各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。档案交接部门内档案交接员工工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”（附件三），由部门负责人指定的档案接收人核实无误后签字，部门档案管理人员（兼）见证。部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，公司档案管理员见证。档案移交公司的流程经办部门档案管理员检查文件或档案，编制移交清单；公司档案管理员根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；档案管理员按公司档案保管要求整理建档。档案交接审核要求审查卷次号、目次号是否与清单相符，若没有立卷，应检查文件标题、编号是否与清单相符：正本及过程资料是否完整，如有短缺，应立即补齐；文件的办理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办；与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。档案保管建档立卷档案分类档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按项目或业务、部门分类。档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，二级分类不够应用时须在第二级之后增设第三级“小类”。同一“类”（或小类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于类别之后增设“卷次”编号，以便查考。每一档夹封面内首页应设“卷内目录表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。案件编号档案类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多少，及增长情形斟酌决定。档案分类各级名称经确定后，应参照“档案分类编号表”（待编），将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。档案分类及编号的增补、修订等由人事行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。案卷编号新档案，应就“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号。档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。建立“归档案卷目录”（附件五）存于案卷盒内，便于查阅。档案整理归档文件，应依目次号顺序以件为单位，采用“包角法”整理，以便翻阅。档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。文件整理的原则中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文件则以左方装订为原则；右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢；文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。档卷清理档案管理人员应随时维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，在销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收（发）文登记簿”附注在其保留文件上，并在附注上注明部分销毁的日期。安全措施科学选择档案用房（即不在最底层，也不在顶层，）并与办公用房隔离，档案室须安装保险锁。严禁在档案室吸烟，严禁存放易燃易爆物品，保持室内、走廊畅通无阻，必须配备适用的灭火器，对室内照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，如发现问题，立即向领导报告，对破损或褪变档案应及时进行抢救。档案人员外出时，注意锁闭门窗，做好安全保密工作，非档案室管理人员，未经批准不得进入档案室。严格执行《保密管理制度》所要求的保密措施，保证档案信息的安全。档案利用档案开发公司档案管理员负责根据档案建档保管要求，汇总编制并每月更新公司档案目录，同时在公司部门负责人及以上人员内共享该目录。部门档案管理人员负责编制部门档案目录，并每月更新和汇总到公司档案管理员处，同时在部门内部共享该目录，调用审批各部门经办人员因业务需要调用档案时，应填写“调用单”（附件七）经部门负责人核准、人事行政部批准后向档案员调阅。档案员审查“调用单”后，在档案调阅登记簿上登记，并取出该项档案，将档案交与调卷人员。在档案室当场调阅本部门档案者，可免填“调用单”，但仍须经人事行政部负责人批准。档案归还时，经档案员核对无误后，注销该卷“调用单”或在登记簿上予以核销。如发现遗失或损坏时，应立即报告公司领导。调卷/借阅管理“调用单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形需延长调阅期限时，应按调阅程序办理续借手续。有关合同档案按合同管理办法执行，原则上不予调阅已归档合同。调卷人员不得擅自涂改、抽换、增损或转借调阅档案，如确有必要调整、变更部分内容时，须阐明原因，经总经理批准后，由档案员负责处理。调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应在前一调卷人归还后，再调阅。如调卷人员未按时归还，档案管理员填写“阅档催还单”（附近六）催调卷人限期归还。调阅档案须与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之案卷，应经总经理同意。外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能将档案原件带离档案室。外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查、签章，严防公司商业机密外泄。各部门可提前向人事行政部发出需借阅的文件资料清单等，按程序办理借阅手续。档案的销毁任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。保存期满或者在保存期内无需继续保存的档案，应及时予以废除或销毁，废除或销毁程序必须经有关部门合议，报总经理批准，由总经理办公室执行。若按规定需要销毁时，凡属密级档案须按《保密管理制度》规定的程序确认无误后方可销毁。经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清册，由专人监督销毁。销毁档案需二人以上监督销毁，并在销毁清册上签字，销毁清册永久保存。罚款各级档案管理员未认真督促和执行档案管理制度的，人事行政部给予责任人通报批评一次。经办人员未按本制度规定经办、归档和使用档案的，人事行政部给予责任人通报批评一次，并扣罚经办人和部门负责人200元/次。部门档案未按本制度要求归类建档的，给予部门负责人通报批评一次，并扣罚经办人和部门负责人各500元。档案遗失或不完整的，视档案密级和紧急程度，给予经办人及其直接领导通报批评一次，并各扣罚300－1000元。附则本办法由公司人事行政部制定并负责解释。公司图书资料管理制度行业规范、政策法规、管理与技术等工具资料的购买，由员工提出，经部门经理汇总后报总经理审批，然后由人事行政部统一订购。期刊、杂志等的订阅，由人事行政部汇总各部门征定清单，报总经理审批后向有关发行部门订购。购回的图书等资料由人事行政部专人负责登记、盖章、分类编号，统一保管。凡需借用图书资料的员工须办理借阅手续。期刊、杂志等图书资料由人事行政部安排专人管理，用完收存。工具类图书资料可长期借阅；其它类的图书资料借用期不得超过一个月，如需续用的，应补办续借手续。员工离开本公司时，应归还所借用的图书资料。支持性文件无相关记录《文件（合同）管理记录目录》《文件档案移交目录》《档案借阅审批单》附件附件一、各部门档案归档范围附件二、建设项目报批报建文件目录附件三、档案移交清单表附件四、受控文件清单表附件五、归档案卷目录附件六、档案催还单附件七、档案调用单附件八、归档文件目录文件（合同）管理记录目录记录编号:序号合同编号合同标题本部门经理确认需抄送的相关部门接收部门原/复接收人备注移交目录记录编号:编号：序号图号及文件编号标题名称页数原/复备注移交单位移交人日期收件单位日期注：本表一式贰份，移交人、收件人各执壹份。档案借阅审批单记录编号:日期：借阅部门借阅人借阅部门经理总经理分管副总人事行政部分管副总其他部门经理使用目的序号借阅内容复印借阅归还日期备注附件三档案移交清单表移交性质

离职调岗归档档案所属年度

档案类别保管期限数量永久长期短期

合计

移交说明移交人：接收意见

接收人：移交人（部门）

经办人：移交日期：年月日接收人（部门）

经办人：接收日期：年月日见证人：日期：年月日附件四受控文件清单文件编号文件名称发行日期最新版号发放部门旧版收回记录附件五归档案卷目录卷宗号： 目录号： 部门：案卷顺序号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注附件六阅档催还单同志：您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，请依档案调阅规则于月日前送还。档案室年月日档号文号名称借期送还期数量备注宗册PAGEPAGE69附件七档案调用单档案名称文号调阅部门拟借日期年月日调阅用途部门负责人人事行政部档号及件数还卷日期年月日（经收人签章）共宗（件）注：1.公司秘密级及以上文件经总经理审批后方可调用。2.此表单由经办人调档人填写，档案管理员归档保存。附件八归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注档案管理制度汇编档案管理制度 2文件管理制度 6档案归档制度 15文书材料归档制度 17声像材料归档制度 22会计文件材料归档制度 25电子文件归档制度 27档案保密制度 32档案查阅利用制度 33档案鉴定、销毁制度 34重大活动档案登记制度 35

档案管理制度第一章总则第一条为提高档案管理水平，充分发挥档案管理在各项工作中的指导作用，制定本制度。第二章适用范围第二条本制度适用于公司全体员工。第三章职责第三条积极宣传并遵守国家和集团公司关于档案管理的法规、制度、规定。第四条维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守机密。第五条档案管理人员应热爱本职工作，全面了解和掌握档案室情况,热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。第六条档案保管应科学分类、排列、编号，要排列整齐，与存放索引相一致。第七条定期检查和核对档案内容、数量，以及存放的顺序和位置，做到心中有数。第四章工作规范第八条档案室管理规范一、认真贯彻“以防为主、防治结合”的原则，切实加强档案室的各项安全措施。二、档案室为公司机密重地，非档案管理人员未经领导准许不得擅自进入档案室。三、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。四、档案出入库要及时登记，借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。五、定期对档案室的案卷及保管条件进行检查,切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。六、做好档案室温湿度的监控与登记工作。第九条保密工作规范一、严格遵守和档案保密工作有关法规和制度。二、查阅时须严格履行审批和登记手续，注明查阅目的和内容。三、强化保密意识，严格控制阅档范围，严禁擅自翻阅、抄录及复印秘密文件资料。因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。四、发现丢失泄密情况后，立即向有关领导报告，并积极配合有关部门查处。五、档案管理人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。第十条档案利用规范一、查阅公司一般档案材料,由综合部负责人签字批准,涉密档案，须经综合部负责人同意后报公司主要负责人签字批准。二、严格履行借阅手续，并将利用结果及时向档案管理员反馈。三、查阅利用档案，必须在档案室内，不得带出室外，不得转借他人传阅，随意摘录和复制。特殊情况需摘录或复制档案材料需经领导签批，摘抄时必须保持档案内容的准确性，不准任意篡改。四、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。五、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，须经综合部负责人批准报公司主要负责人审批后，办理外借手续（限5天内归还）,若续借，需办续借手续。六、要爱护档案，确保档案的完整与安全，不准折叠、勾划、涂改、抽撕、拆卷，不准在阅卷时吸烟、喝水。第十一条档案鉴定销毁规范一、根据档案保管期限规定，及时对保管期满的档案进行鉴定、销毁。二、鉴定档案必须采用直接审阅档案原件的方法，严禁只看案卷标题的间接鉴定方法。三、经鉴定，对已经失去保存价值，需要销毁的档案要编造销毁清册，经公司主要负责人审批，方可销毁。四、销毁档案时，必须有两人以上监销，监销者要在档案销毁清册上签字，注明销毁的方式和日期。五、严格遵照保密工作守则。对于大量销毁的档案，要送造纸厂当场化为纸浆，严防泄密。六、不归档的重份文件及内部材料，须交由综合部集中销毁。第五章附则第十二条本规定未尽事宜或其他特殊情况，由总经理办公会另行决定。第十三条本规定由综合部制定并负责解释。第十四条本规定自发布之日起实施。文件管理制度第一章总则第一条为提高办公速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，制定本制度。第二章适用范围第二条本制度适用于公司外部机构的来函、来电和来文；本公司上报下发的各种文件、资料。第三章职责第三条综合部负责公司各类文件的归口管理、签收和保管，阅批和分转、传阅和催办、发放、借阅和清退以及立卷与归档。其他各部门指定兼职文管员在综合部指导下对部门文件进行相应处理。第四章工作程序第四条文件的签收。任何送到公司的公启文件（除公司领导亲启之外）均由文秘宣传主管签收，再交由综合部经理拆封。在签收和拆封时，文秘宣传主管和综合部经理要注意检查封口和邮戳。对函件开口和邮票撕毁应查明原因。第五条文件保管。综合部经理对来文拆封后，应及时附上《公司文件处理单》，或扫描后通过OA办公平台，分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，在公司领导启封后，应交综合部办理正常手续。第六条文件的阅批和分转（一）公司收文运转充分依托集团OA办公平台，各部门指定文管员向综合部发文。（二）向地产旅游集团报文流程为：各部门需报送材料转至综合部（文管员）→综合部负责人阅批→向地产旅游集团综合部（文管员）提报→地产旅游集团综合部（文管员）接收→地产旅游集团综合部负责人阅批→呈总经理审批→呈董事长审批→地产旅游集团综合部（文管员）将领导批示内容反馈给报文单位综合部（文管员）→综合部（文管员）反馈信息转报文部门负责人→材料编号→归档（三）对于公司各部门的内部请示报告类文件，审批流程为：拟稿部门拟稿→部门负责人核稿→综合部接收（文管员）→综合部负责人阅批→副总经理审批→总经理审批→董事长批示→编号→归档（四）以上为常规流程，在文件运转过程中，可能需要多次领导批示，多个职能部门提出意见，以及提交公司总经理办公会议研究等情况，流程根据需要略作调整。（五）文件运转中，部门受理环节的主办部门要主动与协办部门沟通，尽快反馈办理意见和结果。（六）综合部文管员及部门拟稿人负责及时跟踪上报文件的处理结果。第七条文件的传阅和催办（一）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家或带到公共场所，也不得将文件转借、分阅其他人员。对尚未传达的文件不得向外泄漏内容。（二）阅批文件应及时，一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，综合部应督办、催办有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。（三）阅文时不得抄录全文，不得任意取走或复制、转借文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。（四）文件阅读完后，应交还综合部文秘主管，不得横向传阅。（五）文秘主管对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得综合部经理同意后，予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。第八条发文规定（一）公司正式对外发文只能以公司名义，公司上报下发正式文件的权力集中于综合部，各部门一律不得自行向上、向下递送正式文件。（二）各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求的，对全公司影响较大的工作部署，须由公司董事长批准签发，由综合部发文。第九条发文范围（一）凡以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、会议简报以及公司编写的会议纪要，均属发文范围；（二）公司对外发文主要用于：对业务单位联系有关工程建设、技术、材料供应、公司经营、人事劳资等工作事宜；（三）各部门与所属单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义发文，应各自编号备查。第十条发文内容（一）发布公司的规章制度；（二）公布公司的重大工程、技术、安全、经营管理、生活福利等决定；（三）发布公司有关奖惩决定和通报；（四）其他有关公司的重大事项。第十一条发文程序与要求（一）公司发文流程：拟稿（部门员工）→部门核稿（部门负责人）→综合部初审（文管员）→综合部阅批（综合部负责人）→总经理阅批→董事长签发→编号（文管员）→校对（拟稿人）→盖章套打→归档（二）公司向集团公司的发文，需由地产旅游集团相关部门提出意见，连同公司发文（作为附件），按照发文流程，报送集团公司。（三）以上为常规流程，在文件运转过程中，存在提交公司总经理办公会议研究或驳回等情况。第十二条发文组成部分（一）发文号：由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成，与签发人姓名一并位于文头与界栏线上；以公司名义发文字号为“鲁金字［年度］＊号”，规划设计部发文则为“鲁金规字［年度］＊号”，工程技术部发文则为“鲁金工字［年度］＊号”，计划成本部发文则为“鲁金计字［年度］＊号”，财务部发文则为“鲁金财字［年度］＊号”，综合部发文则为“鲁金综字［年度］＊号”，均加盖公司公章。（二）主送机关：向上级的请示、报告，一般只写一个主送单位；需同时报送另一个上级部门的，用“抄报”；对同级则用“抄送”；（三）标题：对文件主要内容的概括和反映，用三号黑；（四）正文：文件的主体部分，用三号仿宋；（五）附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、标题。（六）文件日期：包括年、月、日，写在文件末尾，一般以印制日期为准，重要文件以签发日期为准；（七）文件印章：加印在发文日期中间；（八）密级：保密文件注明密级；第十三条用纸格式，公司经营管理类文件统一使用A4纸。第十四条印装格式（一）文件均采用横书横排；（二）单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订；（三）装订可用线装、钉装、胶粘等办法。第十五条版面格式，首页采用文头，页脚标注页码。第十六条文件的借阅和清退（一）公司各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件的，须办理借阅登记，对有密级的文件须经综合部经理同意后方可借阅。（二）借阅纸质文件应严格履行借阅登记手续，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划。借阅电子文档，应遵守保密守则。（三）文秘宣传主管应定期对已办妥的文件和领导要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向上级报告。第十七条文件归档（一）文件归档应按照年度、部门、内容、期限，分门别类地进行整理归档。（二）归档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。（三）要坚持平时归档与年终归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时归档。（四）上年度形成的文件材料，要求在本年度三月份以前整理完，四月份正式归档。第十八条文件销毁（一）对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，文秘要定期清理造册，经公司总经理办公会议批准，办理销毁手续。（二）经审核同意销毁的文件，应由文秘进行正式销毁。第十九条文件管理记录（一）综合部文秘对送到公司的公启文件进行登记。（二）综合部对拆分的文件分类登记编号、保管。（三）以公司名义的发文综合部至少要保留一份进行保管，各部门提交并由综合部制发的公文可由综合部视具体情况而定是否对其进行保管，但发文部门须至少保留一份。（四）文件的借阅和清退应由综合部档案管理员进行登记。（五）文件由综合部档案管理员进行整理归档。第五章附则第二十条本制度未尽事宜或其他特殊情况，由总经理办公会另行决定。第二十一条本制度由综合部制定并负责解释。第二十二条本制度自发布之日起实施。附表1：文件/资料登记表序号文件/资料名称来源密级登记时间保存期限123附表2：文件/资料发放记录表序号文件/资料名称发放日期密级接收部门接收部门123附表3：档案查阅（外借）登记表序号借（阅）档案名称日期借阅人签字123附表4：文件销毁申请表序号销毁档案名称销毁原由123申请人：日期：审批意见：签字：日期：注：档案管理员要定期整理档案，对需要销毁的档案提出销毁申请。附表5：档案销毁记录表序号销毁档案名称销毁时间经办人123档案归档制度为了将本公司档案完整齐全地收集、保管起来，建立起内容丰富，结构合理的室藏结构，更好地为单位业务工作和其他工作服务，制定本制度。第一章归档范围凡是反映本公司工作或业务活动以及其他具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料，均属归档之范围。1、上级机关制发的属于本公司主管业务需执行的文件、普发的非主管业务但需执行的法规性文件、上级召开的需贯彻执行的会议主要文件以及上级领导针对本公司的重要讲话、指示等。2、本公司党、政、工、团、人事、财会、保卫、基建等工作以及各内部机构形成的有查考、利用价值的各种载体的文件材料。3、同级单位和非隶属单位需要执行、业务或工作联系密切以及检查本公司工作制发或形成的主要文件。4、直属下级单位报送的重要的工作计划、总结、请示、干部任免、典型材料、统计报表和法规备案文件材料。5、本公司重要活动、重大事件以及专门业务形成的文字材料、照片、音像等。6、公司和个人其他有重要保存价值的文件、资料、图书、实物等。第二章归档时间需要归档的文件材料，一般按年度进行整理归档，即须在当年上半内，将上一年度本单位形成的以及其他属于归档范围的各种载体的文件材料，按照规定先由文书部门或业务部门收集齐全，整理装订，再移交档案部门进行规范排列和实施集中统一保管。对于专业方面的专门文件、特殊载体的文件，如基建档案等，可以适当延长收集归档时间，但也要在办理完毕后及时收集、整理、归档。第三章归档的基本要求1归档的文件材料须齐全、完整、准确，即每年需归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数等，不得残缺不齐。2、归档的文件材料应系统、条理、规范，即符合文件的自然形成规律，保管期限区分准确，分类科学，组卷合理，卷盒内文件排列有序、条理清楚。3、归档进室的档案一定符合要求，案卷题名简明确切，归档目录内容完整准确，统一装订整齐美观，案卷排列及编号符合规定。4、机关单位发文应建立“两套制”（打印正文保存两份），机关及撤消单位的档案都要按照国家规定，定期向档案馆移交。文书材料归档制度第一章归档范围1、党、政、工、团各部门在工作中形成和处理的具有保存价值的各类文件材料。2、各业务部门在管理活动中形成和处理的具有保存价值非技术性文件材料。3、外出参观、学习、开会带回来的及向外单位索取的具有保存价值的非技术性文件材料。第二章归档时间归档文件材料按要求整理后，于次年三月底前归档。第三章归档份数公司的发文要求归档两套，一套定稿与印件，一套印件。第四章文书材料整理的质量要求为了保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用，对归档文件材料整理质量提出如下要求：1、为保证归档文件材料整理质量，文件制发一律采用国家标准规定的用纸规格，左侧留有装订线，不在装订线之外修改文件或批注意见，起草、修改、签发、文件一律用钢笔或毛笔，使用耐久性较好的书写材料，如墨汁、兰黑及碳素墨水，不准使用铅笔、园珠笔、红墨水和纯兰墨水。2、归档的文件材料一定要齐全、完整。3、整理文件时，应保持文件的有机联系，以“件”为整理单位，进行文件级整理，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。4、将文件按年度分开，不同年度的文件一般不得放在一起整理归档；但跨年度的请示与批复应放在复文年整理归档；没有复文的放在请示年整理归档；对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，应按文件落款日期，归入文件形成年度整理归档；跨年度的会议、处理案件等形成的文件，应纳入办结年度整理归档。5、归档文件的排列，是在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列，同一事由内归档文件是按文件形成时间的先后顺序排列，或者按文件的重要程度排列；不同事由归档文件是按时间、重要程度等方法排列。同一文件印本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；重要法规性文件定稿在前，历次稿依次排列；结论、决定性文件材料在前，调查依据材料在后。6、归档文件的编号与盖章。室编件号是在同一年度内，同一组织机构的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号，编号后形成永久、定期2个流水号。①全宗号。②年度。填写此项时，应采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示。③保管期限。保管期限分为永久、定期2种。④盖章。填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水等，也可使用打号机打号。禁止用园珠笔、铅笔、纯兰墨水不耐久的书写材料进行填写，归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置或左上端空白位置；如有文件签发单或收文处理单的，也可盖在文件处理单上端空白位置。这样既可加盖归档章，也便于保护文件正本的原始面貌。归档章尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。7、归档文件的编目及格式。①件号。归档文件目录中“件号”是指室编件号，应填写室编件号。②责任者。填写责任者项时一般应使用全称或通用简称。联合发文时一般应将所有责任都照实抄录，责任过多时可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录。未署责任者的文件，编目时应尽量根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。③文号。填写文号项时应照实抄录，代字、年度、顺序号都不能省略。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名称。④题名。填写题名时应照实抄录。有的文件还有副题名或并列题名。在正题后能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。并列题名即以其他语言书写的题名，需要时与正题名一并抄录。有的文件没有题名，或题名含义不清，不能提示或不能全面提示文件内容，应根据文件内容重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“[]”号填写在目录中。会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。此外，有些归档文件的附件独立性强，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定，或者附件是正文的重要补充和说明。此时应在正件题名后抄录附件题名，处加“（）”号。⑤日期。填写日期时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2001年1月17日，标注为20010117。文件上未注明日期的，编目时应根据文件内容加以考证并填写。实际填写目录时，为避免日期项占用的列宽过长，可将表示月、日的数字回行填写，即填为两行，上行为年度，下行为月、日。⑥页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页，空白页不计。大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前有图文的页数计算页数。⑦备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。另外如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填入备考表中。⑧打印归档文件目录时，鉴于目录中不同条目的内容长度不同，占用空间也不同，目录中的行距允许有所不同。⑨归档文件目录应单独装订成册并编制封面。目录及封面用纸幅面尺寸统一为国际标准A4型。8、归档文件的装订及装盒。①永久保管文件的装订。“件”内文件材料去掉金属物，对破损文件进行修裱，对字迹模糊或易退变的文件进行复制，对过大的文件进行折叠等。然后将“件”内的各页以左、下侧对齐，采用三孔一线装订法装订。②定期保管文件的装订。“件”内文件保持原样，按顺序排列后以件为单位用订书机装订。③装盒。归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相对应的排列顺序相一致，不同形成年度的归档文件不应收入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；不同机构形成的归档文件不应放入同一档案盒。声像材料归档制度声像档案是国家档案的组成部分，是生产建设、科学研究等活动的真实历史记录之一。是以照片、底片、录音带、录像带、影片为载体的文件材料。加强声像材料的归档管理，保证其完整性、准确性、系统和及时性，是档案管理所必须切实抓好的一项工作。为了加强声像材料的归档管理，保证档案的完整、准确、系统、充分发挥档案作用，为公司各项工作和社会服务，特制定本制度。公司各部室在工作中形成的具有长期保存利用价值的声像材料。均要求按规定及时向档案室移交归档，以便妥善保管及方便利用。第一章声像材料的归档范围1、党和国家领导人及省级领导人来总部视察活动的照片、底片、录音、录像带。2、上级机关来公司检查工作的照片、底片、录音、录像带。3、公司职工大会、纪念和庆祝性员工集会的照片、底片、录像带。4、省以上电视台、广播电台、报社、杂志社拍摄或采用的有关公司活动及面貌的照片、底片、录音、录像带、新闻电影考贝。5、公司组织或参加的重要外事活动中形成的照片、底片、录音、录像带。6、反映公司特点和面貌的照片、底片、录音、录像带。7、外出购买或交流、摄录的照片、底片、录音、录像带。8、公司有关领导和职工参加重要社会活动的照片、底片、录音、录像带。9、其他具有保存价值的照片、底片、