外联部工作具体流程及方法

./外联部工作具体流程及方法高校间联合活动Q1：如何与高校取得联系？A：可以通过进入对方官网得到联系方式。另一种方式是充分利用自己的新老同学,通过一层层人际网取得对方联系方式。Q2：如何与高校进行联系？A:一般是先发短信,短信容根据不同的活动目的、活动需求而定。如果对方没有任何回应,再打过去。联系时,一定要注意称谓、措辞等。之后〔一直到活动全部结束之前,与之保持紧密联系。Q3：短信应该怎么写？A：尊敬的XX大学XX学院主席/部长您好！N月N日将在我校举行……,我们衷心期盼贵校……组织/贵协会〔如果不知具体组织名字,要查或问下全称能来我校出席活动。请于N月N日星期N之前告知能否来参加〔或告知与会人数,收到烦请您回复我们！北师遥学院学生会外联部XX。我方作为主办方的接待事宜Ｑ4：活动即将开始,对方临时告诉我们他们出席不了活动。之前该如何避免这种现象的发生？Ａ：我们联系的一般是外联部长,他们通常比较忙,可能是忘记了这件事。这就需要我们在之前一直与他们保持紧密联系,强调此处活动的重要性,并不断提醒对方安排出席人员,还要列出各校出席人员的联系方式表,并与之取得联系。在活动前一天再次提醒对方活动的时间、地点以及注意事项。以保证对方准时出席。Q5：与高校代表打注意什么？A：开头先自我介绍："您好,我是师大学地遥学院外联部的XX〔最好告诉他们你的,以便日后联系,请问您是XX学校XX组织的XX吗？"接下来说正事儿~打前先把自己要说的话想清楚,尽量用最简短的话表达最多的意思！交谈过程中时刻注意礼貌与自信,对方没说清楚的要追问,对方问到自己不了解的问题,也可以实事,问清楚后尽快发短信告诉对方。Q6：接待高校代表入会场时注意什么？A：提前告诉他们快要到站或校门时通知自己。在引导他们走向会场时最好交流一下,可以问他们学校的情况,或者介绍咱们学校,最好别没话说。活动结束后如果需要的话,再送他们出校门,至少客气一下。也许会结交到好朋友哦~名家邀请准备阶段如何寻找名家联系方式？名家讲坛的名家不拘于任何一种形式,既可以是作家等文化名人,也可以是体育明星、企业家,但须具备一定知名度和社会影响力。或者名家传记撰写者,名家身边的人等。名家联系方式可通过以下几种途径获得：网络查找相关信息：入门时常采用,搜索围广,但虚假信息多通过往届积累的联系人查找：效率较高,目标性强关注举办校园活动的剧组、栏目和名人：一般以高效巡讲的形式进行,成功率较高人际关系：利用亲朋好友的关系查找,操作较方便,也较易成功中介机构：费用较高,但工作量小,成功率高,特殊情况下采用与名家联系应注意什么？充分查阅名家的资料,避免不必要的错误明确学联的性质〔直属学联,了解这个组织,准备好简要为名人介绍我们。使用敬语,有礼貌的沟通联系以表示诚意坚持不屑的努力,经常性的沟通当名家表示最近档期已满时,不放弃联系,为以后的工作寻找机会不卑不亢,树立北师大学联的良好形象名家讲坛活动流程●讲坛主题及名家：●活动时间：●活动地点：●活动前期准备工作和宣传工作人员安排表：如有合作社团,先分配工作,后统一调度注：如活动有合作单位,要确定协调好双方负责部分,开场前也要仔细确认。以防活动中出现不必要的麻烦和纰漏。一、前期准备批教室及派票场地、桌椅在确定论坛时间后2天完成画海报在活动举办3天前完成传单〔制作后,活动3天前印好制票,盖章,制作观众信息登记表名家讲坛宣传视频的制作,容扩充接待人员明确学联及师大的历史及特色,准备好向名家介绍我们。也可以谈大学生生活现状。充分了解名家的资料,避免出现不尊重对方的错误。注：批场地流程1审批教室〔一般教室、敬文讲堂、教九502A社联审查考评补登记领表、填表经审考部审核送往主席团审核签字盖章B送往团委邱季端体育馆122柏老师处签字,120老师处盖章C送往保卫处106审核签字盖章〔需要嘉宾的简历D送往主楼A102教务处教学服务中心审批合适教室E教室审批表一式三份,审批结束后第一联〔白留在教务处,第二联〔绿交回保卫处,第三联〔黄交回社团联合会审查考评部,并补登活动地点。22审批大型活动场地〔中北楼后、图书馆、食堂、操场A社联审查考评补登记领表、填表经审考部审核送往主席团审核签字盖章B送往团委邱季端体育馆122柏老师处签字,120老师处审核盖章a中北楼后学五对面到校长办公室〔主楼A403审核b图书馆到图书馆办公室审核c食堂到餐饮中心〔学子二楼审核d操场到体育学院〔邱季端101审核C送到保卫处106审核签字盖章D大型活动审批表一式四份,审批结束后,第四联〔黄由社团自行留存,第二联〔粉交回保卫处,第三联〔蓝交到相应校办,图书馆,餐饮中心工体办公室,最后将第一联〔白交回社团联合会审查考评部,并补登活动举办地点。〔审批条幅需要在审查考评部领取登记表,填写后再交给物业管理人员,由他们负责安排悬挂,悬挂结束后要做好条幅回收工作注：所有审批的单子一定在活动前送至活动当天负责人的手上。二、前期宣传1>海报：〔提前两天贴海报,分上下午,共四次,上午十点后,下午四点后〔在海报充足的情况下〔每次28：地点分配A教二、教四、教九各1〔2人B教八、教七、电子楼各1〔2人C学五前1、澡堂旁边1、西南楼1、西北楼1、西西楼1〔2人D研究生路2、东西操场2、艺术楼1〔2人E中南楼后的那条路2、学十二等一排宿舍楼2〔2人F中南中北的小院3、立身路5〔2人〔注：可根据海报数量适当增减,如数量很少,可删去一些人流不密集的地点,如教八教七电子楼等,并相应减少其他地点的海报数量2>传单：派票前1天发,每两人一栋楼,根据宿舍的方便程度分配。3>喷绘：提前一周去做提前五~六天挂出来由1人负责〔好好与对方联系后确定4>横幅：提一周去做由1人负责〔好好与对方联系后确认,到底要写哪些容外场派票〔提前一天或当天地点：邱季端西南角时间：11：30—12：00准备工作共需4人。将喷绘取下铺在地上,将宣传物置好12：00开始发票,共6人负责2个人负责发票并让领票的同学登记,4个人维持秩序,现场发传单宣传四、活动正式开始1前期准备：〔共需工作人员7人、主持人1人、摄像或拍照1人：要求拍到与嘉宾的合影,观众的照片以下以活动20:00开始为例19：30—19：45工作人员到场在场外各贴海报2确认打开嘉宾室或者教工休息室的门确认活动使用的设备〔话筒个数,音量,电力,多媒体开启等确认活动所需物资〔矿泉水,纸杯,鲜花,横幅,座签等确认拍摄人员到位。19：45—20：00观众入场2名工作人员检票2名工作人员负责场秩序 1名工作人员引领嘉宾C20：00活动正式开始〔主持人1名、献花的工作人员1名、多媒体操作人员1名、场机动人员3名、拍照或摄像〔之前确认相机存及电量1名2>活动流程A开场前主持人提醒一下手机静音和不要提前退场B播放名家讲坛宣传视频〔要和合作方交流决定是否播放C介绍活动主题及嘉宾简介D嘉宾讲座E现场互动〔提前与嘉宾沟通好进行,设立托儿数名F向嘉宾献花G活动结束嘉宾退场,观众退场H.工作人员收拾会场I总结活动,保存照片及资料,向名家发去感信,活动照片。五、活动阶段可能出现问题1接待嘉宾有什么注意事项？提前准备好礼物和名牌提前一个小时到活动现场布置、调试嘉宾如果初次来我校,尽可能到校门口迎接；若无法到门口迎接,至少在礼堂外或教学楼前接待服装得体大方,讲话有礼貌,尽可能多的向嘉宾介绍师大及学联活动正式开始前,请嘉宾到休息室休息〔教九和敬文有休息室,备好水、水果如果嘉宾提前到达学校,尽量批有休息室的教室,如果没有休息室则尽量与助理沟通使嘉宾不致太早到。礼仪人员应如何着装？穿黑色高跟鞋,化淡妆按要求穿礼服或正装学联有专门的礼仪队,一般定期选拔礼仪人员,有需要可联系其负责人主持人应如何着装？女生化淡妆,穿高跟鞋,最好穿裙装男生穿西装,有条件的化淡妆〔学联部有主持人的选拔,选上的同学将有机会主持学联和社团举办的各种活动。欢迎大家踊跃报名参加PPT若无法使用该如何应对？提早备份将其上主要容告知支持人,由主持人在串词中讲出若现场观众较少该如何处理？让工作人员入座发动同学来捧场到附近人流量大的地方进行宣传观众提问时间如果冷场怎么办？工作人员提问主持人提问如何送嘉宾离席退场？请嘉宾离席要有礼貌可借机询问嘉宾是否有其他名家的联系方式送嘉宾上车如何清理会场？迅速打扫干净可回收物品回收与管理员再见、致将购买物品的收据交给部长或者副部长,由他们去财务部报账再返还。将感信发给名家。万众瞩目的赞助拉赞助可分为四个阶段：策划、交涉、落实、反馈。一、策划阶段首先,目标要明确：说服对方,使之与你建立合作关系。如何说服？这是问题关键。整个说服过程是建立在双基础上的,即在分析双方利弊后提出一个使双方受益的合作方案。1对方需要什么？虽然求各不相同,但是归根到底,有一点是很明确的,即对方希望通过合作产生宣传效益,进而带来经济效益；希望投入1块钱能给他带来10块甚至更多利益。2我方优势何在,如何发挥？这是对前一问题回答,是说服对方与你而非与他合作的依据。3两者结合,分析双方合作的基础,提出使对方宣传效益有作用的合作方案,即策划书。在寻找合作伙伴过程中,需特别考虑我方优势与对方的契合点。比如学校活动具有宣传方面的优势；各院系也各有特点,比如计算机系去找电脑商；体育活动去找体育器材专营,艺术系、外语系,因女生多,去找美容美发、时装化妆等商家,从理论上说成功率比较高。二、交涉阶段如果策划阶段是"示爱",那么交涉阶段应该"确定关系"了。因此,该阶段的工作重心是化解对方的疑惑,商讨合作细节,最终确定具体的合作模式。首先应该注意一些礼仪上的细节问题,比如〔1衣着整洁,并尽可能稳重些,给对方暗示：我是尊重你的；我是干练的,有经验的；〔2不迟到,向对方表明：我是守时的,我是守信的,跟我合作没错；〔3无不良习惯,如抠鼻子,挖耳朵,跷二郎腿,讲粗话问题务必十分注意,尤其是双方初次见面的时候。当然,这就要求我们平时就要培养良好的习惯。其次,要充分利用语音、语调、语气、语速、手势等说服对方。须知：只有事先说服自己,才有可能说服别人。当然,这里涉及一个"度"的把握,否则,过犹不及,适得其反。如何把握"度"的问题,若现对方已被调动起来,你可适当再提一提；若对方稍流露出一丝不耐烦,那么适可而止,策划书的改写,或简要列举,或重复强调,也要因人而异。那么,如何观察？观察脸部神情,尤其是观察眼睛,是最有效的。有人说,处处留心皆学问,如果我们把人际交往当作是一门学问,那么这门学问的治学捷径正是：心细。当然,这里又涉及一个"度"的问题,即是"注视"而非"逼视",否则会使对方恼火,使双方尴尬。如何把握这个"度",还是老方法,观察对方的反应,灵活处理。以上谈的都是一些交往过程中应该注意的问题,事实上,该阶段的重要任务是与对方商讨合作细节问题,真正目标是确立合作关系。当然,前提是态度要诚恳。能做什么,准备如何去做,要求明确而详尽。特别要注意的是,没有把握的事项不能随意答应下来,因为这些讨价还价将是协议的条款依据,一旦签约,白纸黑字,是要负法律责任的。交涉过程中,应该强调的是宣传方式,即你能做什么,准备如何落实,而不要一味夸大宣传效益。因为广告就是一种投资,投资就是要承担一定风险的。这里有两层含义：首先,宣传效益不等于经济效益,利弊得失的判断工作应该由对方去完成；其次,宣传效益最终要通过宣传行为来实现,因此有哪些宣传方式准备如何落实才是我们自始自终要强调突出的,这实际上是消除对方的后顾之忧,引导对方作出有利于我方的判断。经费预算,是谈判工作的重中之重。如果能够作价格调整,该退让的还是要退让,以免因小失大。如果无法让步,那么要特别注意说话技巧。曾有一家商家很有合作意向,只待我在经费上作出让步,而我所列的经费是非常实在的,没有任何的调整空间了。谈了三层意思：1我方价格是很实在的,而且基本上都用在宣传方面,我方是有诚意。2合作双方要有合作诚意,如果你方在价格上还坚持另有要求,那么,就是你方缺乏合作诚意的表现。3一起把活动搞好,是我们的共同目标,必需的经费是不能"偷工减料"的；我方价格很实在,所以我们不应该把时间花在一二拾、一两百的讨价还价中,而应该商讨如何保证地把活动做得最好,这才是对双方都更有利的。其实,整个正面交涉过程实际上就是揣摩对方心理,并有针对性地一一化解矛盾的过程。最后强调一点,在整个交涉过程中,确确实实要站在对方利益角度考虑问题,理由很简单：只有对方认识到你有为他着想,他能从活动中受益,他才愿意投资,你才能获得资助。这是整个过程的关键。三、落实阶段在很多同学想象中,拉赞助仅局限在前两步,以为拿到钱就结束了。其实这是一种误解。签合同,拿到钱,只是合作的开始,真正的工作刚刚展开,比如还要落实协议条款,还要提供反馈资料。对于协议条款的落实问题,不仅仅是态度问题,还是性质问题,决定了双方是合作关系还是欺诈与被欺诈关系。如果是前者,双赢；如果是后者,看起来是一赢一输,实际上是"双输",往往是被欺诈者"一朝被蛇咬,十年怕井绳",而欺诈者"捡个芝麻,丢了西瓜"。如何做好落实工作,我以为最佳方式即与对方经常沟通,一起探讨,并付诸实施。这里还涉及到积极反馈的问题。四、反馈阶段先回答一个问题：为什么要反馈？首先,要求反馈,这就鞭策你把承诺落实到位,把工作做到家；其次,从学习和锻炼的角度来看,只有反馈,与商家多沟通,才能总结经验,吸取教训,从而得到提高。广告就是投资,投资就有风险,因主客观原因,谁也不可能做每一次每一项都让商家百分之百地满意〔更何况有些商家的期望值过高,那么,在反馈过程中与商家探讨问题何在,有无补救办法……一般说来,只要你的工作确实到位甚至基本到位,商家一般是不会太为难学生的。商家最恨的是拿钱之前软磨硬泡,拿钱之后不见踪影；商家最怕的是被骗的感觉,特别是被"学生娃"骗的感觉,这种感觉可能比丢了几个钱更让他们难受。第一,好的服务方能招来"回头客"；第二,这些"回头客"往往乐于从中穿针引线,帮你介绍他人,大家可以想象这类合作的成功率极高；第三,如果你善于交际,你们可以探讨一些其他共同感兴趣的话题,往往可以建立良好的人际关系,而对方往往是有着丰富生活阅历的长者,你可以从中学到许多为人之道,在笔者看来,这比什么都重要。更何况,一旦对方信任你,欣赏你,他们就将全力支持你。最后,作一点小结。拉赞助的要诀是"胆大、心细、脸皮厚"。胆大——超越与陌生人打交道的心理障碍问题。心细——处处留心皆学问。脸皮厚——脸皮,像手茧,越磨越厚。譬如,笔者之所以能敢自不量力,班门弄斧,皆归功于长期磨练的成果——脸皮够厚。一位手机商说,校大学生具有相当大的消费潜力。利用组织的各种活动向学生进行宣传,不仅能节省很多广告成本,而且还省去了很多审批手续上的麻烦.所以,我们在拉赞助的过程中一定要有信心,要有坚持不懈的精神,只要我们做好了以上这些何患不嬴何忧不胜。备注一：如何取得公司的联系方法：1.114查公司。2.通过协会或师兄师姐获得已联系过公司的联系资料。3.逛街的时候,注意一下各个商家的联系,他们可能成为你下一个赞助商。4.通过网络得到公司的联系方式。5.通过商品得到公司的联系方式。6.通过朋友,同学,亲人得到公司联系方式。备注二：联系公司注意的小问题。1.不要在前台小姐那里浪费太多时间,她没有决定权。2.当公司叫你传真过去的时候,不要理他,最好说送上门或直接见面会谈。因为传真的价格不是你可以承担的,而且大部分都是没有结果的。3.去一家公司,无论你如何失败,对方如何没有诚意和兴趣都好,你一定要拿到其中一个人的联系方式〔卡片。4.拉赞助的时候,除了介绍的话,其他的少说,让你的赞助商多说话,并认真仔细回答他的问题。并记录他的观点和看法。5.拉赞助的时候注意提及具体、细节的东西。这样的话公司会觉得我们是准备充分和认真对待的。关于拉赞助指导教材1．熟悉自己的学校,熟悉活动。2．收集最近学校外的活动信息,通过收集这些