中小企业成本管理信息化的实现

中小企业成本管理信息化的实现

近年来，中国中小企业的数量不断增加，规模也在不断扩大，一些公司已发展为大型国有企业。随着中小企业的不断发展壮大,成本管理越来越受到企业的重视,但是成本管理能够实现信息化的企业寥寥无几。有的企业成本管理体系不健全,盲目追求信息化,导致实施失败;有的企业尽管很重视成本管理,但是不知道成本管理信息化从何下手,担心花钱不少,作用不大。本文从中小企业成本管理和成本管理信息化的现状入手,结合成本管理信息化系统的设计、成本管理流程的梳理、选择平台化的信息系统等方面探讨如何有效实施成本管理信息化,提升中小企业的成本竞争力。一、成本核算信息化对中小企业的影响大多数中小企业的成本管理观念还不够清晰,认为企业应该通过产量的不断扩大而增收,忽视成本和费用的消耗;还有部分中小企业虽然重视生产过程中的成本管理,但忽略了生产、质量、经营、技术全过程价值链的成本管理;对消费个性的重视不够,使企业未能获得全面的发展竞争战略,削弱了中小企业的竞争能力,难以适应市场经济的发展。在成本管理信息化方面,能够实现成本核算电子化的中小企业也屈指可数,主要是因为各个企业的核算模式有很大的差异,一般标准化软件难以满足企业的需求,还需要二次开发才能完成,但是需要花费不菲的投资,往往被束之高阁。根据调查,大多数中小企业,成本的计算是由会计人员通过强大的Excel表格加班加点完成的,并没有实现数据库管理。从中小企业的成本管理和信息化建设的现状来看,有效实施成本管理信息化,需要将构建成本管理体系和成本管理信息化系统同时考虑,先有管理后有信息化系统,信息化系统促进管理有效,两者相辅相成。二、采用成本管理信息化系统成本管理的角度设计和实施,最终为企业提供深入的成本分析,为战略决策服务在实施信息化之前,不要急着去选购软件系统或是仓促实施信息化系统,而是要从企业成本管理的现状出发,分析市场调研、设计、采购、生产、营销、售后服务等价值链各个环节的成本管理重要性,然后确定信息化系统的着眼点,辅助改进成本管理体系。如下表是一家国内汽车零部件配套企业的成本管理信息化系统设计框架,值得中小企业借鉴。为了抢占市场,配套企业必须与整车厂同步开发,并保持成本竞争优势,才能与外企竞争。通过价值链分析,企业成本主要发生在设计、制造、运输环节上。因此,成本管理信息化系统的着眼点是设计成本、采购成本、生产成本、质量成本、运输成本。产品研究开发过程中,成本Bom的建立应做为项目管理中必不可少的一个重要环节,随着产品设计定型,项目负责人组织编制产品目标成本BOM清单,做好产品成本效益分析,有意识的锁定目标成本。成本管理信息化系统应提供各类研发产品目标成本BOM清单的维护功能,跟踪目标成本与实际成本的偏差。产品制造过程中,在保证质量的前提下,对外不断降低采购成本,对内严格控制标准成本。成本管理信息化系统要注重采购价格、工时定额、工艺定额、标准成本等基础数据的维护以及质量成本的统计,只有及时更新最新数据,直接材料、直接人工、制造费用归集核算才能准确,通过发生实际成本与标准成本的差异分析,找到需要改进的环节,才能达到有效控制制造成本的目的。产品销售过程中,运输成本往往占销售成本的比重较大,加强计划调度安排、合理调配运输资源,减少紧急运输次数、控制运输价格是降低运输成本的关键。成本管理信息化系统应提供价格维护、运输调度和运费结算功能,跟踪运费变化和送货准时到达率。三、成本业务流程有了成本管理信息系统的框架设计,要想转换成可实施的信息化系统,成本管理流程梳理必不可少,而且可以起到承上启下的作用。中小企业往往想效仿会计软件的购买和实施过程,通过购买一套成本管理软件解决成本管理的问题,结果导致了实施的失败。会计软件通常实施时间短、见效快,主要是因为会计软件是按照国家统一财务制度要求编写的,仅涉及财务部门,流程规范统一。而成本管理涉及公司部门多,不同企业成本管理的方法和流程也不尽相同,所以不能用实施会计软件的方法实施成本管理软件。业务流程的优化和再造在1993年由美国麻省理工学院教授迈克·哈默(M·Hammer)与詹姆斯·钱皮(J·Champy)提》出以后,各国企业纷纷投入到实践中,IBM由此获得了巨大效益,成功实现了业务转型,海尔由此提高企业的经营效率和响应市场速度,使企业获得倍速发展。近年来业务流程的优化和再造受到国内中小企业的推崇,并在企业管理中得到应用,也取得了很好的效果。通过梳理成本业务流程,可以更好的对现有流程与流程体系进行分析并改进,也为后续信息化系统的实施提供一个标准化、可实现的成本业务流程。成本业务流程可划分为两部分:1、bom维护流程取得成本业务总体流程反映成本业务总体框架、成本业务的构成,它是由许多个分解到部门的具体业务流程组成。如图一,设计成本管理数据通过设计BOM维护流程取得;采购成本管理数据通过采购价格维护流程、入库流程、出库流程取得;生产成本管理数据通过制造费用核算流程、直接人工核算流程、工时定额维护流程、工艺定额维护流程和采购成本数据取得;质量成本管理数据通过预防成本统计流程、鉴定成本统计流程、内部损失统计流程、外部损失统计流程取得;运输成本管理数据通过发货运输流程取得。2、成本业务的流程梳理具体操作业务流程反映完成一项业务所需的操作步骤、操作人员和具体输出单据。不但是业务操作的指导书,还为信息化实施提供坚实的基础。如图二,发货运输业务流程由市场部接受订单开始;计划调度员合理调度企业内部资源安排出库和运输、打印出库单据和运输单据;仓库根据审核有效的出库单据确认出库;货代公司按照运输单的安排运送到客户处并签收确认;运费核算员根据出库单和运输单以及相应的运输价格为货代公司结算运费。从以上成本业务总体流程和具体操作业务流程可以看出,通过总体业务流程和具体操作业务流程梳理,不但明晰了总体各部门业务流转,而且明确了人员的职责分工和具体的操作步骤。在业务流程梳理过程中,还可以剔除很多不必要的操作,改进现有的流程,减少辅助增值性活动,提高市场响应速度,提升企业竞争力。业务流程梳理后的流程图、输出单据是实施信息化的基础。四、搭建成本管理信息平台近年来,随着技术的日新月异,市场的中小企业软件也由标准化软件向可以二次开发的扩展型软件发展。这为搭建具有企业自身特点的成本管理信息平台提供了广阔的空间。与大型企业相比,中小企业快速的