智能化财务共享服务研究-以费用报销为例

随着市场的不断发展，我国许多集团企业纷纷建立财务共享服务中心，以提高自身财务管理效率。当前大数据、人工智能、云计算等信息技术不断地涌现，也为财务共享服务的进一步创新与升级提供契机，当前传统财务共享服务已向智能化财务共享服务进行转型，进一步提高财务共享服务中心的智能化与高效化[1]。以费用报销为例，传统的财务共享服务并未完全实现自动录入、分类分等级自动审核也并未实现，导致费用报销效率低，通过人工智能技术(如RPA等)对传统费用报销进行优化升级，可实现智能化的费用报销流程，进一步提高工作质量与效率。一、智能化财务共享服务建设的意义财务共享是依托信息技术以财务业务流程处理为基础，以优化组织结构、规范流程、提升流程效率、降低运营成本或创造价值为目的[2]。随着大数据技术的发展，智能化财务共享中心成为推进企业财务管理的重要支撑，将其应用到企业费用报销中可有效规范财务工作流程，控制财务管理成本，保障财务部门的工作质量。(一)规范财务工作流程在财务共享服务中心应用前期，企业各部门数据核算相对独立，在业务处理流程更加显著，智能化财务共享服务中心的构建可提升企业工作流程的规范化水平，通过对制定核算标准提高业务处理的效率，实现统一规范财务的工作流程。(二)控制财务管理成本基于大数据背景之下，在企业管理中采取传统财务管理模式无法提高处理效率，增加财务管理的成本。智能化财务共享中心的构建，可实现财务数据的集中处理，节约更多的人力资源，节约采取管理的成本。(三)保障财务部门的工作质量企业传统财务管理体系总缺乏一定的共享服务意识，导致企业财务管理效率不高。智能化财务共享中心的构建可为数据提供科学的指导，充分增强企业财务管理的意识，为企业财务部门质量水平提升予以保障。由此可见，在企业报销费用管理中采取智能化财务共享服务中心，可充分发挥管理优势，节约更多的管理成本，提高企业财务管理的水平。二、智能化财务共享服务在费用报销中应用的优势所谓财务共享服务可追溯到20世纪的美国，并在欧洲国家得到广泛的传播，事实上这一概念的产生与当前经济发展存在必然联系。为提高企业的发展水平，应采取新型的解决措施来创造更多的商业价值，充分满足客户的实际需求。信息技术的发展为集团企业发展提供了更多的机会，在国家政策的推动下，财政部门提出应用信息技术来构建财务共享中心。实际上财务共享服务中心与其他管理模式比优势更显著，有助于提升企业财务管理水平，使得企业的核心竞争能力增强。据笔者分析，财务共享服务中心拥有庞大的数据库，可节省更多的工作时间，减少时间成本，全面提高企业财务管理水平[3]。随着时代的发展，信息技术在各领域中得到了广泛的应用，RPA均得到了有效运用。传统财务共享服务在费用报销工作上面有着很复杂的流程，而且工作需要长时间复核，防止出现作业失误的情况，同时在报销流程中需进行大量重复性且标准化的流程任务，工作量大且附加值低。在企业集团费用报销中RPA的出现刚好能够为费用报销提供优质解决方案，有效利用OCR扫描识别技术、电子发票报销以及票据信用评级系统的优势大大减少传统费用报销模式中人工环节，针对此类价值不高的工作环节，RPA可以完美地取代人力的投入，并且能够高效地完成有逻辑性并且重复性高的工作，在费用报销中具有极高的应用价值与应用优势。三、当前企业财务费用报销中存在的问题企业财务费用报销中存在诸多的问题，表现在：信息系统智能化程度不高，申报流程繁琐，财务审核工作繁琐，信息沟通不畅方面，详情见下文。(一)信息系统智能化程度不高目前，我国依然有部分企业在财务费用报销方面智能化程度不高，主要表现各个流程节点基本都需要人工操作，业务流程处理低下，如票据等信息需要人工录入信息，错误率高，共享审核繁琐，需要逐项核对发票抬头、税率、费用报销标准等审核效率低。降低了费用报销的效率，增加了人力成本。为提高费用报销效率，企业应提前做好信息的整理与归纳、图像信息的收集，如若票据数量过多，仅仅采取传统人工无法提高工作效率，同时浪费更多的设备资源与人力资源。在这种情况下，充分发挥出信息技术的作用，构建一个信息系统智能化平台，以此提升票据分类的科学性、有效性，解决传统人工的低效性，促进信息采集的准确性。(二)申报流程繁琐费用报销一般需要经过几个流程，票据报销，费用核对，财务核算，发放报销资金。由于实际的操作与技术设计存在显著的差异，增加了费用报销难度。首先，员工需要根据纸质费用报销单在共享中心的费用申请系统中提出申请，然后填写信息，由于员工对各类财务科目的不熟悉，导致信息填写易出现错误，造成申请驳回。其次，当员工费用报销申请单填制完成后，需交由各个部门领导审批的过程中，有些需要线下审批，也有些需要线上审批，甚至出现线上线下重复审批的过程。最后，及时整理归纳所需报销的票据，并为其提供纸质凭证，不论是凭证审核人，报销申请人，均投入大量的时间与精力，致使凭证扫描成为一项负担。企业财务费用报销中申报流程过于繁琐，随着企业经济效益的提升，费用报销的业务量大幅增加，报销票据种类较多，财务人员在接到预约报销单后需逐笔进行核对，工作量较大，增加了财务管理的难度。(三)财务审核工作繁琐当前传统财务共享服务中心费用报销财务审核仍旧高度依赖人工审核，传统财务共享服务下共享中心财务审核人员需审核整个集团公司的全部票据，各类财务票据数量多，种类不一，工作量大且繁琐，而且由于工作重复性高，工作人员极易出现疲劳、松懈等情况，导致审核效果低下，容易出现错误。费用报销票据财务审核技术含量低，重复性高，单纯依靠财务人员人工审核，耗时耗力，致使人工成本过高，未充分发挥财务共享中心降本增效的作用。(四)信息沟通不畅目前，部分集团企业已有OA系统、资金管理系统、财务信息系统、税务管理系统、预算系统、SAP系统等，其中财务信息与SAP系统实现了数据的对接，但资金管理，税务管理，预算管理系统未实现数据对接。从费用报销方面来看，通过财务共享中心验明发票的真假，同时做好税率抵扣处理，各部门未实现有效的交流，导致财务共享服务难以落实。以上问题均对财务共享服务下费用报销的开展造成影响，为改善这一局面，应根据实际问题提出有效的解决策略，提高智能化程度引导财务人员的转型，根据实际问题制定科学的管理策略，提升企业财务数据准确性，强化财务管理的意识。四、基于智能化财务共享服务下的费用报销策略现阶段，集团企业在财务共享服务下费用报销方面存在诸多问题，这些问题若不及时处理将会阻碍企业今后的发展。企业部门应采取行之有效的管理策略，提升信息系统智能化程度，优化费用申报流程，提高财务审核效率与质量，强化信息传递与沟通，详情见下文。(一)提升信息系统智能化程度大数据的应用提高了数据处理的效率，智能化财务共享中心的建设为企业战略发展提供了必要的数据的支持，随着计算机技术的发展，人工智能的分析功能逐渐强化，可通过数据库创建相应规则，利用RPA、OCR等技术实现自主化财务智能，为企业提供全面的服务[4]。如当前财务费用的票据中相当一部分票据需要进行人工操作的数据化处理。在不能进行智能扫描和关键信息智能处理的前提下，实际的费用报销过程可以先进行票据类型的业务分类及等级判断，再以OCR扫描的方式进行数据化的处理。在智能化的共享财务平台中，负责单证票据上传的，系统会将发票按不同介质和不同信息进行分类。标准化的电子发票可以通过平台入口直接上传。需要二次处理的纸质发票。可以根据软件中已经设定的识别模块进行分类识别，根据预设的内容，将不同的发票分类到不同的票据类型中。其中OCR识别模块发挥了很大的作用，除了对发票类型及发票类别进行分类外还可以对重复提交的票据进行筛选排除，实现以模仿人工但高于人工的高效率方式进行财务业务的操作。(二)优化费用申报流程在传统方式下费用报销流程过长，难度较大，涉及的部门较多，难以提高工作效率。为改善这一现状，利用智能化财务共享平台优化费用报销流程，如利用当前手机终端便捷的拍照功能，获得所需报销费用的相关单据影像，利用OCR识别技术，提取相应信息，自动填充到费用申报表单中，无需发起人手动填写，仅需核对信息填充是否有误即可，使得费用申报更为便捷，实现移动智能报销。智能化财务共享平台的应用还可通过语音输入开展在线申报，随着录入内容的增加自动分类，随后自动转入到下一级报销操作平台，并及时地呈现出来。与此同时，平台还可根据报销信息进行及时的处理，这一信息主要包括信用等级，人员职务的等级等，根据职务对审批权限流程合理设定[5]。值得注意的是，企业员工在报销费用申报中需财务几个层级来审核处理，例如：职务等级较高的申请人可直接跳过财务部门低级别人员的审核。如果费用报销人的信用等级较低则会被系统自动排到报销申请的末端。那些信用等级好的费用报销申请，则会被优先处理。这种区别性的财务审核分类可以减少报销业务的堆积，鼓励员工提高自身信誉。(三)提高财务审核效率与质量在智能化财务共享服务，可以通过RPA技术与OCR技术实现智能审单，利用数据库以往审单记录，结合企业自身实际情况，事先设置费用报销表单审核规则，通过制定的逻辑指令，将大量单一、重复的财务审核工作，转变为实现全天候自动完成。当审单完成之后，将审单结果记录在相应表单，供审核人员查看。将传统人工财务审核转变为人机协作式，从而大大减少财务审核工作量，同时智能化的信息审核处理也减少了人工审核中可能出现的偏差，确保财务审核质量[6]。同时可对报销申请者信用进行分级，信用等级的划分，可以由系统通过信息收集和学习自动完成。通过调取报销申请者以往申请记录，设定财务报销的金额审核层级，以及报销申请的先后等级等。对于信用级别较高的可以免除一定级别的财务审核，并缩短报销支付时间。针对信用等级较低的申请内容，应及时给予警告，适当地延长资金支付的时间，加强对此类申请者的关注。差别性等级分类可加大对风险的控制力度，减少财务审核的时间，降低人为操作的失误概率，促进企业管理效率的提升。(四)强化信息传递与沟通企业为适应全球经济化发展趋势，还应做好组织协调工作，与子公司负责人做好及时的沟通交流，通过财务共享中心的运行发挥有效作用，促进财务共享体系的有效构建。在构建智能化财务共享中心时，应既有OA系统、资金管理系统、财务信息系统、税务管理系统、预算系统、SAP系统等系统，将其与智能化财务功效平台进行对接，强化各个系统之间的沟通与联系，利用各个系统的信息资源不仅可以加快财务服务效率，还可提升企业业务数据的处理效率，通过数字化形式将业务内容体现出来，为企业今后发展提供科学的参考，将资源应用到企业业务管理当中，实现企业的战略发展目标，促进企业管理效率的提升。智能化财务共享服务是今后企业发展的重要趋势，也是提高企业竞争力水平的关键途径，为