第四讲 组织沟通策略：会议、冲突、跨文化管理沟通

组织沟通第四讲组织沟通会议管理冲突管理跨文化沟通是人与人之间，或组织与组织之间传递信息（如决定）、思想（观念）、情感的过程，通过信息的有效交流，以增进彼此了解，促进协调，进而达成组织内共同目标。目的：增加彼此了解、达成共识组织沟通大多数人都感觉自己是很有效的沟通者他们觉得沟通中的问题大多来自别人而非自己大多数人都承认企业里面存在沟通问题，但都认为别人应为此负责大多数人都同意沟通的重要性，但似乎并未迫切地感觉到要提高自己的沟通水平难点在哪？积极主动、适当的技巧组织内为何沟而不通组织沟通沟通与管理者会议管理冲突管理跨文化管理沟通会议管理概述会议的准备与组织会议的管理与控制会议管理为什么要开会？高效会议的特征综合案例讨论会议管理概述团队（小组、群体）决策的一种方式三个优点决策质量高于个人：异质群体能带来不同信息、更广泛的选择办法个人成为决策的主人：为会议的决定而承担义务利于沟通：增加即时反馈、降低曲解为什么要开会？缺点高成本：非预算性项目可能的低质量决策经常滥用时间浪费“群体迷思”（VictimsofGroupthink）现代人必备的团队工作能力之一一夫当关的英雄时代已经过去，我们必须与他人愉快的合作才能顺利成事会议正是团队合作最常用的沟通、协调方式会议是一个集思广益的渠道会议的意义会议的目的监督员工、协调矛盾传达资讯开发创意激励士气达成协议，解决问题资源共享开展有效沟通巩固主管地位会议的八大目的主题议程目的决议会议内容会议的内容年度工作总结和计划会议月工作会议每周例会公司总经理办公会跨部门专题讨论会会议内容时间成本会议相关成本效率损失成本会议的成本“要求大家提出不同的观点，并对每种观点的利弊进行分析，然后以一种诚实、坦白的态度进行总结。”相互沟通的动态机制：能激发出许多新问题、新想法和新的认识，在最短的时间内、以最轻松的方式解决问题。它能引导出那些即使让人感到不舒服的实际情况，因为这种谈话总是针对实际情况而发出的。具体要求：领导者开放式地谈话、鼓励员工开放式的谈话、开放式引导提问、开放式的文化开放式对话是关键！会议管理概述会议的准备与组织会议的管理与控制会议管理一、我们应开会吗？二、会前的准备三、主持人应做什么？会前的准备与安排开会的理由“坏理由”因此，非正式的群体谈话可能比正式会议要更好！一、我们应该开会吗？作用选择最恰当的讨论方式使与会者明确讨论目标规范讨论重点、促成决议节省时间、减少冲突因此，为准备会议而花费的时间是不会浪费的。良好的准备是会议成功的一半！二、会前准备决定参与者：规模有多大？哪些人？准备会议的议程和其他材料安排环境设施：何处、地点大小、椅子、通风、照明、视觉辅助、座位安排记住：很少有领导喜欢开会时出现意外！会前的战略考虑规模的取舍：群体越大，个人参与度越小规模大：会限制个体参与沟通的程度规模小：会丧失会议的作用理想的规模：5-7人左右、12-13人（复杂问题）；若人多，建议细分为小群体会议进行。决定参与者：选择便于管理的群体规模“有计划就能完成！”会议议程是会议话题的清单，也是会议运作的蓝本、工作文件会议一定要按照议程进行，若有人试图引入新话题，请他参考书面议程。任何一个会议的议程，都要表明为什么（why）、什么（what）、谁（who）、何时（when）准备会议议程和其他材料Why：会议目标要明确，否则会绕弯说话What：关于什么（话题），具体完整表述Who：彼此清楚何人参加、有所准备，但要注意群体动力（GroupDynamics）的影响When：（1）何时最佳？（2）应设立时限，一般不超过1.5小时。（3）何时发送会议信息？How：开会的有关规章制度（GroundRules），如必须关闭手机、准时、交通/住宿等4W1H使用可以满足群体需要的房间房间大小要和群体大小相匹配有舒适的椅子、通风、照明：老板椅？？视觉辅助需足够空间要安排在会议室安排环境设施避免使用狭笮的长桌避免按“派别”就座如寻求参与或减少地位差别时，宜选择圆桌5-7人时，宜安排成半岛型；10-12人或以上时，宜选择U型；若是全体会议，可布置成阶梯教室型。座位安排“硬件”：会议的具体准备工作，必须要面面俱到。将这些具体的工作一一列出，就是一张会议准备检查表容易忽视的因素是否有少数民族，了解相关风俗习惯有没有人只吃素，要为这些人单独准备如有外宾，是否需要配备专门的翻译人员是否有媒体人员出席，要为其准备单独的座位会议准备检查表掌握会议的方向和时间动员与会者的参与和投入随时掌握会议动态，协调会议中的冲突与矛盾适时得出决议三、主持人应做什么？会议管理概述会议的准备与组织会议的管理与控制会议管理人身攻击离题争议不下抱怨上级指导员发言过于投入短话长说时间不足争功诿过为反对而反对独占发言消极的话

如何处理意外情况（会议中的问题）各小组组长接到任务，需开会讨论新年晚会的有关问题，具体有三个议题：晚会时间、地点员工节目抽奖、礼品要求：角色分工、演示“会议技巧”、形成报告演练组织沟通会议管理冲突管理跨文化管理沟通一、学习跨文化沟通的意义二、民族文化的六个因素三、培养良好的跨文化管理者跨文化管理沟通国际贸易额急剧增长为另一个国家的公司工作：跨国公司大量涌现更多地与其他国家员工共事跨国经营的难处一、学习跨文化沟通的意义文化是我们赖以成长的一切。文化：宗教体系、教育制度、经济制度、政治制度、娱乐渠道、规范衣着打扮的风俗习惯、一般礼节、旅游方式等等文化无处不在，国与国之间差异大！关于文化地球村（GlobalVillage）:MarshalMcluhan1967年在《媒介即信息》（TheMediumistheMessage）中提出大一统（Universality）：在不同肤色之下，我们都是一样的，是人类大家庭的兄弟姐妹。各有片面性两种文化神话：地球村vs大一统权力距离（PowerDistance）不确定性规避（UncertaintyAvoidance）个人主义与集体主义（Individualism/Collectivism）男性气质与女性气质（Masculinity/Femininity）高语境与低语境（Highan