高效会议的操作技巧

高效会议的操作技巧目录第一局部会议前的准备第二局部会议进行的流程第三局部会议后的记录及跟进第四局部团队解决问题的技巧1讨论1：

为何有效的会议技巧对职业人士至关重要？随着事业的开展，你认为你的工作中花在会议上的时间比例将会增加还是减少，原因是什么？讨论2：你平均每周开多少个会议？平均每个会议的时间是多少？会议的时间占了你整体工作时间的比例为多少呢？你参加的会议是否每一个都是有效的？会议怎么样才算有效？2会议通常什么地方会出错会议前：通知未能及时发出，无流程、无准备会议目标及目的不明确召集不好，后勤不好来错人会议中“三走〞：开小会没有阶段性总结会议时间过长没有会议记录会议后：走题、走人、走神3会议通常什么地方会出错会议后：没有跟踪行动要点根本无行动方案没有执行已达成的共识4请评价一下大家以往主持或参加过的会议。80分以上：恭喜你，你参加了一个高质量的会议60分以上：会议效果不错50分以上：会议效果尚可50分一下：会议质量不尽如人意，需要作出努力5何为有效的会议会议前：明确会议目的制定并发放会议议程确定并检查会议的时间、地点以及设备邀请适当与会者，给予与会者足够的时间评价及建议会议议程6何为有效的会议会议中：与会者清楚会议目标有效的会议领导与会者充分沟通、表达意见会议有建设性、气氛良好有效总结与会者的意见、决定、提出的问题及行动要点有效记录会议有效控制时间确定如何跟进、追踪行动要点决定下次会议日期7何为有效的会议会议后：与会者执行并追踪行动要点8会议流程图计划开始执行结束跟进9会议方案1.1明确会议的目标与收获1.2清晰会议的与会者1.3选择用以下方法到达会议目的－头脑风暴－报告－分析信息何数据－表决、决策1.4设计会议议程，对每一项议题设置起始时间1.5把会议议程提前发给与会者1.6安排会议室和设备10会议议程定义：议程是会议的方案和流程目的：提高会议效率、使会议的收益有所改善内容包括：目的预计时间议题会议角色方法收益会议开始前回忆议程并调整议程11会议议程会议议程样本练习一12目录第一局部会议前的准备第二局部会议进行的流程第三局部会议后的记录及跟进第四局部团队解决问题的技巧13会议开始2.1热身2.2回忆议程－会议目的－预期结果－讨论议题－采用方法－时间安排2.3制定、回忆会议的根本规那么2.4明确与会者的角色：－主持人/协调员－书写员－计时员－记录员14热身定义：在会议刚开始时将与会者很快的分成小组，大家分享主意、问题或信息。例如：本次会议我想到的一些问题和疑虑……为此次会议我事先准备了……我对此次会议的期望……15会议根本规那么定义：统一与会人员的行为规那么，使会议进展得更为有效。但并不用来扼杀创造力和自然力。例如：会议中不接任何不随便打断别人的发言和意见发言时机均等保密性要求……16会议的角色会议角色职责主持人/协调员会议的主持、沟通与指引书写员把会议中的讨论建议写到纸板上以引导讨论记录员将会议中达成的共识予以记录计时员控制会议时间17会议执行3.1每次讨论议程中的一个议题3.2制定一个恰当的会议进展速度3.3用适宜的方法展开讨论3.4保证讨论不偏题3.5管理与会者的参与度3.7阶段性总结及结束讨论3.6检测决策18不受欢送的会议请列出你参加过的会议中令你烦恼的5件事情。会议特征离题准备缺乏值得疑心的效率注意力分散与会者发言罗嗦会议持续时间长缺乏参与令人烦恼程度83％77％74％68％62％60％51％一组数据：19处理困难的会议如何激发讨论如何处理困境如何协调冲突详细信息请参见教材20会议结束4.1对作出的决策进行总结4.2在行动方案上达成一致－需要作些什么事？－由谁来做？－什么时候完成？4.3起草下次会议的议程4.4评估会议的有效性：－哪些方面做得好－哪些方面可以改进4.5感谢每个人的奉献与参与21如何评价会议1、会议目标清晰2、选择适合的设备和房间布置3、采用适当的领导方式4、保证与会小组在会议议程、时间、目标和根本规那么上达成一致5、不允许小组匆忙得出结论，推出作出判断并寻找替代方案22如何评价会议6、在把各种观点和看法统一前，先通过头脑风暴展开讨论；7、当信息较分散、决策缺乏支持时，应寻求与会小组的一致意见；8、当看法和行为不一致、提不出意见或会议看来没有什么成效时，就要检查与会人员之间的相互作用；9、坚持作出行动的承诺，而这些行为在应做什么、如何跟进、谁负责任等方面都是很具体的；10、评价每次会议，以寻求日后会议的改进步骤。23目录第一局部会议前的准备第二局部会议进行的流程第三局部会议后的记录及跟进第四局部团队解决问题的技巧24会议跟进5.1迅速派发会议记录5.2把会议议程、会议记录和其他重要文件归档5.3执行会议中达成的共识5.4安排时间做下次会议的会前方案25会议记录示例标准格式包含内容〔ActionPoints〕262728目录第一局部会议前的准备第二局部会议进行的流程第三局部会议后的记录及跟进第四局部团队解决问题的技巧29问题哪里来目标没有达成问题就出现了。问题事情的现状事情应该出现的状况解决问题消除屏障30问题陈述/确定屏障信息事实、观点、见解、预感、传闻屏障的一边：“问题〞事情目前的状况屏障的另一边：“解决〞事情应该出现的状况S病症O目标C原因C条件SCOC31方案行动结果问题问题解决方案的核心问题是目标.决策的核心因素同样也是目标.想要解决某个问题的时候，通常这样开始：我们的目的是什么？32Important(重要)NotImportant(不重要)Urgent(紧急)NotUrgent(不紧急)Crisis危机Urgentproblems急迫的问题Increasevolume增进产量Planwithdeadlines有时间限期的方案Suddenvisitors不速之客Sometelephonecall某些Somelettersandreports某些信件与报告Necessarybutnotimportantmeetings必要而不重要的会议Routines烦琐的工作Somephonecalls某些Someletters某些信件Timewasters浪费时间之事Interestingactivities有趣的活动HobbyMagazines看消闲杂志Preventive预防Improveproductivity改进产能Buildrelationship建立人际关系Developopportunity开掘新时机Planning,rest规划、休闲Family与家人一起Sports运动ABCD对问题进行划分33区分事实信息与评价看法数据观察数据过程数据结果数据客观性科学性34头脑风暴法定义：是一种快速的收集各方面建议的方法目的：鼓励创造力使每个人都投入聚集能量和激昂的气氛把所有的建议与具体的人员分开35头脑风暴法使用建议：聆听、不需争执从“思考〞开始把所有的事宜都记下来不进行评价在建议的根底上提出越多的想法越好把所有的想法都能及时展示出来可以按顺序每个人每一轮提出一点36皮带的用途37扩散性思维与收敛性思维第一阶段软扩散第二阶段硬集中求新做事Whatif？Whynot？Whatassociationscanwefind？Whatrulescanwebreak？Whatassumptionsareatwork？Whatisthislike？Whatanalogycouldweuse？Whatmetaphorsuggestsitself？Supposetheproblemwereasolution？Willitwork？Canwedoit？Hasitbeentriedbefore？Doesitfitin？Havewegottheresources？Isthetimingright？Whocanhelp？Howmuchwillitcost？Supposeitfails？38开发一个模型对模型的要求：简单，最多只有五、六个步骤用明白实用的语言来表达一旦你建立了模型，你必须坚持使用它直到它成为你思维中天然的一局部39期望安装同时进行导致软件测试和分配安装需要很长时间安装指引重要级低安装指引没有准备安装指引作用缺乏精细部份没有在停产时安排人员安装相同的员工做测试和安装工作没有被认知或得到肯定相同的员工做测试和安装工作没有被认知或得到肯定安装指引重要极低仅工程负责人检查更新安排表理解有困难简洁的安排表难于理解安装指引重要级低没有及时跟进安装跟进有困难由加班人员完成在精细部份结构复杂国内范围协调安排有困难办事处职权有限更新变化输出模式维修与补充在停时优先安排旧软件能正常运行不理解收益安装非重要领域延误安装软件的原因—结果图鱼骨图40问题树增加销售改善销售策略改善营销策略降低单位本钱销售队伍组织销售队伍组织技术根底促销策略产品质量包装消费者广告策略原材料的获得生产程序分销系统41MINDMAPPING练习请各小组挑选一个目前遇到的问题并用鱼骨图或问题树进行分析。43“施乐〞问题解决六步曲找出和挑选问题分析问题制定解决方案挑选和方案解决方案实施方案评价方案我们要解决什么问题？是什么阻碍了我们达到所期望的状态？我们怎样改变？哪个方案最好？我们有没有根据方案去做我们完成得怎么样？44六顶思考帽子白色思考帽子：白色显得中立而客观。白色思考帽代表客观的事实与数字。我们有什么信息？我们需要得到什么信息？红色思考帽：红色暗示着愤怒、狂暴与情感。红色思考帽代表情绪上的感觉、直觉和预感。现在你感觉这个怎么样？但你不必可以去证明你的感觉。黄色思考帽子：黄色是耀眼的、正面的。黄色思考帽代表乐观，包含着希望与正面思想。为什么这个值得做？利益是什么？为什么可以做这件事情？它为什么会起作用？45黑色思考帽子：黑色是阴沉、负面的。黑色思考帽