高效会议管理技巧教材

高效會議管理技巧2第一講當今會議面面觀會議的意議1.會議是一個集思廣益的渠道2.會議顯示一個組織或一個部門的存在3.會議是一種群體溝通的方式会议想法想法想法好创意好点子甲乙丙通过会议使不同的人、不同的想法会聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子〞。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。3會議的目的◆开展有效的沟通

会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。

◆传达资讯

通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。

◆监督员工、协调矛盾

许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合〞的、“面对面〞的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。

◆达成协议与解决问题

◆资源共享

利用开会聚集资源，以期相互帮助，共同进步。

◆开发创意

开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。

◆鼓励士气

年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。

◆稳固主管地位

经理或主管为了表达自身的存在价值，更为了稳固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。第1講當今會議面面觀4第1講當今會議面面觀會議的種類按人数分类按开会方式分类按开会目的分类1.团队会议2.一对一会议1.面对面会议2.电话会议3.视频会议1.宣布人事安排、讲解政策的会议2.当众表扬或批评别人的会议3.临时处理突发事件的会议4.固定的团队会议5.集思广益的会议5會議的頻率1.固定的部門會議:至少每月一次2.全体会议：至少每两月一次3.小组會議:至少每周一次4.處理突發事件的會議:隨時5.一對一會議:按需要第1講當今會議面面觀6會議本钱的計算1.會議的時間本钱2.直接的會議本钱3.效率損失本钱第1講當今會議面面觀组别人数薪资单价（H）改善前改善后日节省费用月节省费用时间费用时间费用AUO1017.05元/H1H170.460.5H85.2385.231875.06SESL1017.05元/H1H170.460.5H85.2385.231875.06CMO1017.05元/H1H170.460.5H85.2385.231875.06IVO585.23元/H1H85.230.5H42.6246.621025.64合计节省费用日节省（总计）302.31元月节省（总计）6650.82元举例：CIP会议本钱會議成本=人數x時間x

薪資單價7？？？第二講會議效率不高的原因及解決方案會議效率不高的原因及預防性管理1.會議的通病---效率不高公司的主管都不知道何時是開會的最好時機許多主管對於何時開會幾乎都不征詢員工的意見有些“必須到會〞的員工,因為已經與重要客戶或主管有約在先,根本不能出席,這使得會議討論很難進行.82.會議效率不高的原因及具體表現第2講會議效率不高的原因及解決方案項次原因具體表現(1)時間會議按排在即將午餐的時間,每個人都饑腸轆轆,無心開會(2)地點會議地點設在經理辦公室,致使會議被頻繁打斷,無法正常進行.(3)開會對象的選擇必須出席會議的人未到,通知來的是一些可有可無的參加者.(4)主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力,被參會者牽著鼻子跑,無法達到會議意圖.(5)參會者的技能參會者發言混亂,既不知如何表意,又不知如何引退,致使會議失敗.(6)會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關事宜,致使會議拖沓而無成效.(7)開會的原因、目的和結果開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發現皆不明確,致使會議毫無意義、宣告失敗.9第2講會議效率不高的原因及解決方案3.預防性管理會議效率不高的原因預防性管理措施時間會議一般應安排在周二至周四上午或是下午兩點半之後,避免安排在周一或周五.地點地點盡量設置在一個封閉的會議室內,而且最好圍著圓桌進行.開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人,將出席會議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類.主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔任主持人一職.參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力.會議的準備工作一定要提前做好具體的準備工作.開會的原因、目的和結果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結果通知所有的參會者.10第2講會議效率不高的原因及解決方案會議規范1.出席會議時一定要事先準備2.提前5分鐘到達現場3.如遲到要事先通知4.如不能來需安排代理人出席5.配合會議進行6.發言原則上不可過長7.不要打斷對方說話8.會后要做好相關匯報及工作安排11第三講開會前的準備工作会前準備工作1H5WWhy:會議的目的What:討論的話題Who:參會者(確認與否、事先準備)When:日期及開始、結束時間Where:地點及設備How:相关资料准备12主持人的準備工作1.主持人的4個準備工作設定溝通目標制定行動計劃預備可能的爭執進行SWOT分析2.SWOT分析Strength優勢Weakness劣勢Opportunity機會Threat威脅自身環境第3講開會前的準備工作13第四講成功會議的五種策略如何做開場白1.定義:3~5分鐘的談話,系統、簡潔及有明確宗旨.2.內容:開會目的,時間安排,議事方式,紀律規則等.3.程序:概括會議進行程序;提供與討論有關的資訊;規范議程;指定會議記錄者;征求對議程設計的意見.14第4講成功會議的五種策略如何分配發言時間1.會議主持人的會議中所佔的發言時間較多,主要有以下原因:

原因一,對議題較熟原因二,地位高,聲音大原因三,負擔較多的行政責任2.主持人的發言時間應掌握的20/80;要盡量保証每個人發言機會均等;盡量開成一種互動的會議氛圍.15第4講成功會議的五種策略如何掌握議事進度1.語言方式語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來控制會議的議事進度.2.非語言方式更有效的掌控議事進度的方式是用非語言性的方式,即通過眼神、手勢等面部表情告訴發言人說多了或者別說了,或者是說得不夠接著說等.16第4講成功會議的五種策略如何達成決議---決策方式1.主导者決策方式---全面，公平，公正用“足夠多〞的時間檢視困難所在,並使參會者達成共識.列舉或圖示各提案並開始討論之.客觀比較各提案的優劣,防止意氣之爭.評估有無採集更多參考資料的需要.征求反對意見.以中立角度檢視正反意見.尋求與會者對各提案之認同.對提案做適當的修整與妥協.確認議事結果.組成或指定議案執行的監督單位.172.群體決策思考方法頭腦風暴法思路转换法易地思考法3.群體決策權威決策少數服從多數決策共識決策無異議決策第4講成功會議的五種策略18如何圓滿結束會議1.預留5~7分鐘做總結2.確定工作分配妥當〔责任人，完成时间〕3.签订会议记录---与会人员签字4.準時結束會議第4講成功會議的五種策略19第五講會議中的溝通與反饋技巧會議中的溝通1.3種溝通圖畫溝通漏鬥你心裡想的100%別人行動的20%別人聽懂的40%別人聽到的60%你嘴上說的80%溝通漏鬥20第5講會議中的溝通與反饋技巧溝通金三角溝通的冰山模式自已對方設身處地話題環境5%~20%工作層面80%~95%關系層面工作層面---說出的內容事實,信息個人關系層面---如何說過程,感覺21第5講會議中的溝通與反饋技巧2.有效溝通原則有明確的溝通目標〔公司利益最大化〕有明確的時間約束重視每一個細節積極傾聽努力達成目標22第5講會議中的溝通與反饋技巧3.造成溝通困難的因素缺乏自信,主要因為知識和信息掌握不夠.重點強調缺乏或條理不清.不能積極聆聽,有偏見,先入為主,判斷錯誤.按自己的思路思考,忽略他人的需求.失去耐心,造成爭執.準備不充分,沒有慎重思考就發表意見.時間不充分.情緒不好.語言不通.記憶力差.23第5講會議中的溝通與反饋技巧4.如何建立信任找共同點.在別人困難時給予幫助.別人出錯時給予善意的提醒.適當表達自己對別人的關心.適當展示自己的能力和水平.實事求是,不夸大,不說慌.暴露自己一定的脆弱之處保持適合自己的優雅儀表和風度24第5講會議中的溝通與反饋技巧會議中的反饋技巧1.反饋的兩種類型正面指導反饋---積極的反饋是一種正面的強化指導,即表揚.建設性反饋是一鐘勸告指導,即批評.2.如何接受反饋.仔細傾聽,試圖以別人的觀點來看問題.弄清所有的問題以確定你的理解.承認你聽到的和懂得的而不去爭論.整理你聽到的,然後決定你同意什麼.要開明,不要防衛性太強.要包容,不要獨斷專橫.要平等,不要有優越感.25第六講主持人的會議管理技巧傾聽的技巧1.傾聽的禮節聽聽別人的故事.聽聽別人完整的故事.先聽聽別人完整的故事.2.傾聽的具體方法Nod&smile(點頭且微笑)Eyecontact(眼神接觸)Listeningvoice(傾聽的“聲音〞)26第6講主持人的會議管理技巧Leanforward(身體前傾)Repeat/summarize(重復/總結)Makenotes(做記錄)3.傾聽的誤區別人說話時,你在想自己的事.邊聽邊與自己的不同觀點對照.經常打斷別人的談話.為演講者結束他的演講.忽略過程隻要結果.僅聽自己想聽或願聽的東西.精力不集中,易被其它東西幹擾.27第七講如何對待會議中的意外情況與“Cicada蟬〞相遇與“Shark鯊魚〞相遇

“蟬”癥狀:講故事(和討論的主題無關)講了很長才進入主題講得太模糊,沒有具體事例拒絕傾聽別人的主要觀點主持人對策:面對這樣的發言者,

要---非語言性暗示探詢、總結、測試其理解程度善意提醒關於程序及時間限制帶入別人發言“鯊魚”癥狀：有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見主持人對策:面對這樣的發言者,

要---理解對方的想法或情緒重申會議中無論什麼意見都可以提,但正面的建議會更受歡迎非語言性打斷28第7講如何對待會議中的意外情況與“Donkey驢〞相遇與“RabbitTracking兔子般追蹤〞“驢”癥狀：過於敏感防衛性很強,心中有面“牆”不能站在別人的立場看問題主持人對策:面對這樣的發言者,

要---突出他的貢獻重復問題短暫沉默“兔子追蹤”癥狀：質疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議“兔子般追蹤”的人,總是挑踐現有程序.因此,主持人對策:面對這樣的發言者,要---肯定他的貢獻重申可以先試用現在的程序,如

不秦效,則馬上按他的方法實施.29第7講如何對待會議中的意外情況與“Crab螃蟹(跑題者)〞相遇

螃蟹癥狀:開會的同時一並做別的工作私自進入小團體討論時常接電話瞌睡其它:以筆敲桌,背對發言者,成心看別處等

主持人對策:對開小會者主持人停止說話或者示意發言者暫停,使會場突然靜下來,私下談話的人就會警覺.主持人問他們能不能把他們正在討論的事告訴大家.問他們是不是覺得應該分組討論,然後集中討論.對瞌睡者休息5分鐘把會議議程加快.短暫沉默.30第八講主持人與參會者的守則與責任主持人的守則與責任1.具體的守則與責任營造和諧氣氛按照議程進行正確總結討論內容引導發言者解釋使人因惑的發言幫助參會者理清不假思索的想法尊重別人,防止會中意見一邊倒的情況減少與議題無關的爭辨和討論保持中立態度31第8講主持人與參會者的守則與責任參會者的守則與責任1.參會者10大守則會前充分准備會中全情投入,貢獻自已的創意與意見以解決問題這已任開放的心態,摒除部門之見盡可能多地獲取信息耐心聆听,尊重他人的意見勇于發言,言之有物不隱善揚惡,不人身攻防止不當的肢体語言會后總結32第8講主持人與參會者的守則與責任2.參會者的責任時間參會者的責任開會前根據個人的觀點研究問題依據提供的資料准備論証的材料記下開會的日期、時間、地點做好在會議中盡量表達的心理准備開會中傾听他人的意見積極發表自已的見解關注正在討論的事項與主持人密切配合以達到會議目的開會后會議達成了什麼結果還有哪些事情未完成分配給自已的任務如何完成33第九講會議記錄會議記錄者的功能1.协助主持人2.記錄及維護議程所設計的順序3.協助主持人總結與歸納4.觀察預防誰能