数字档案馆的参考咨询服务

数字档案馆的参考咨询服务

高速高效的网络传输在智能档案信息服务方面打开了一个新领域。为用户提供数字信息服务的目的是尝试减少信息和交换之间的不对称。由于这种新型服务方式的出现，真正实现了档案馆与利用者之间零距离、零时差的交流与互动，使得档案馆提供的信息服务更加深入用户的需求，真正实现了方便、快捷、高效的理想状态。一、提供横向跨库服务在数字档案馆中，毋庸置疑，参考咨询服务是需要放在首位的。与数字档案馆相比，传统档案馆服务中的咨询方法不免显得陈旧、落伍，而数字档案馆提供的参考咨询服务是基于网络的交互式智能化咨询服务体制。它以计算机为主要工具，对有价值的图像、文本、语音、影视、软件和科学数据等多媒体信息进行收集、组织和规范再加工，通过网络提供高速横向跨库连接的多媒体信息存取服务。它提供了多层次的咨询服务接口，包括FAQ链接、帮助与指导手册、用户讨论组以及通过E-mail、BBS或论坛等交互方式实现用户与虚拟咨询员的在线或离线“零距离”讨论。虚拟参考咨询服务VRS(VirtualReferenceService）是一种“基于Internet（或Web）的帮助服务（helpservice）机制”。信息用户无论在何方、无论在何时，只要身边拥有一台接入网络的计算机就可以使用我们的VRS。用户可以用E-mail、Chat、WebForm等方式向网上虚拟专家提出各种问题，请求网上“信息专家”的回答，信息专家的解答仍以电子方式反馈给用户。这是一项基于Internet的服务，它不受系统、资源和地域等条件的限制，利用相关资源通过专家为用户提供24小时不间断服务，并在限定的时间内获得可靠准确的答案，这是任何时期、任何传统方式都无法比拟的。这种基于网络的快捷、方便、高效的服务方式是新型服务方式中最基本的一种形式。二、信息发送的责任转化数字档案馆的服务方式是档案馆“以人为本”思想的体现，其服务方式由传统档案馆的被动转为主动，由原来的“拉”转向“推”，主动向客户端推出信息。传统数字档案馆的传输方式是Browser发送服务需求，在所属数据库中进行检索，查到用户所需的信息后把信息传送给Browser所属的计算机。而数字档案馆则采用了较为主动的“推”技术，根据用户提交的兴趣文档，自动搜集用户最可能感兴趣的信息，然后根据用户指定的时间间隔，将信息报送到用户的计算机上。需要注意的是，信息推送过程中需要建立一种代理机制，把客户端担负的责任转给服务器，由服务器将用户定制好的网上信息用推送或网播的方式直接传送到用户面前。在数字档案馆中，利用推送技术可以将实用的信息直接“推”到感兴趣、对此有需求的用户面前，使用户可以坐等信息的到来，实现数字档案馆信息的传播与发布。从“读者找信息”转变为“信息找读者”的服务方式，不仅可以主动地面向整个网络用户服务，还可以从技术上主动锁定一批特定用户群，为他们提供专题信息服务，这就提高了信息服务的效能，节省了用户在网上漫无边际查询信息的时间。频道方式，是目前普遍使用的一种推送技术。它提供了包括Push服务器、客户部件及开发工具在内的一整套集成应用环境，将某些站点定义为浏览器中的频道，用户可以像选择电视频道那样去收看感兴趣的信息，而且还可以指定其播放时间。在这个系统里，Push服务器负责收集信息并形成频道内容然后推送给用户；客户部件则主要负责接收数据及指令，并对数据进行处理。这里需要提到的是RSS频道订阅机制，它所具有的个性化服务功能可以从多种角度为用户提供更完善的服务。用户可以用RSS订阅频道分类订阅网站信息，档案馆信息发布者将信息资源按照不同学科、主题类别聚合，形成RSS文档，从而为利用者提供分类查询的途径。在一些档案馆中用户还能使用信息版块订阅信息服务。许多档案馆网站上的信息资源都是按照类别等形成不同的信息版块，档案馆信息发布者也会按照不同的版块来组织信息资源并生成RSS文档。关键的是，很多用户其实只希望了解档案馆网站上某一版块的最新信息，比如数据库资源等板块。因而，档案馆RSS服务也提供按版块订阅的方法，用户只需进入RSS订阅页面，按照自己所需进行版块订阅，将版块的链接地址加入到RSS阅读器的频道中，那么该版块的最新信息就会源源不断地送到用户的面前。三、档案馆“一站式服务”的内涵及实现方式“一站式服务”(OneShoppingServesAll)原为欧美国家商业概念，即商家为赢得消费者，不断扩大经营规模和商品种类，尽最大努力满足消费者的购物所需，而不需顾客为把所需商品买尽，东奔西跑。近几年来，这一概念已被引入档案馆信息服务，并成为档案馆信息服务追求的最终目标。档案馆的“一站式服务”是指对各种不同形式的资源、数据库以及各种不同形式的档案馆服务功能的高度、有效整合,使利用者通过简单的操作便能够一步到位地检索到所需的信息资源。档案馆推行“一站式服务”是时代发展的要求，随着网络信息体系的形成和不断完善，用户对信息服务环境的依赖性愈来愈强，他们愿意通过中介获得资料，有偿服务已普遍被接受。因此，在网络的设计、终端的分布、信息的布局上应充分考虑用户的需求习惯，努力向“一站式”服务模式发展。关于“一站式服务”的实现方式，合作数字参考服务(collaborativedigitalreferenceservice,简称CDRS)给我们提供了比照。它是将网络技术应用于参考服务的一个典型，也是资源共享的新尝试。CDRS项目的建设，给用户提供了一个机会———在任何时间和任何地点都能得到准确、及时和可靠的信息，这也正是“一站式服务”所要求的服务宗旨。因此，数字档案馆的“一站式服务”可以利用CDRS的建设经验。四、数字档案馆sdi服务的技术标志定题服务SDI(SelectiveDisseminationofInformation），即“信息的选择性传播”，“是信息工作机构根据一定范围内的用户对某领域的信息需求，确定服务主题，然后围绕主题进行文献信息的搜集、筛选、整理，以定期或不定期的形式提供给用户的一种信息服务业务”。数字档案馆中的定题服务，是用户通过网络形式给出所需信息主题，由档案人员通过多种途径、运用多种技术方法提供给用户，以满足用户信息需求的过程。其实现过程是：用户给出信息需求，通过网络传到数字档案馆的在线服务部，服务人员接到任务，确定此主题的检索词，在网络上搜寻相关网页，确定并进入相关网页，下载相关信息资源存于本站点，形成用户所需信息资源，再以一定的语言、格式将这些资源进行有序化整理，编辑成一个或多个方案，最后传送给用户。这是一个跟踪服务的过程，在此过程中，档案人员是完成信息检索任务的主体，用户只需提供一定的内容和范围，工作人员即根据要求把检索、整理下来的信息通过RSS订阅机制，或者采用电子邮件报送、网页式报送、专用信息发送与接收软件报送等方式“推”到用户面前，这样就完成了一次定题服务。对数字档案馆来说，利用数据挖掘技术来改革传统的SDI服务方式，是数字档案馆SDI服务的一个非常重要的技术标志。由于传统的SDI服务是利用卡片式、书本式的目录索引及文摘检索工具，通过手工检索为用户提供文献信息服务的方式，受时空和服务对象数量的影响很大。而在数字档案馆中，SDI采用了数据挖掘、智能信息推送、网页动态生成、智能代理等新型技术，能够更快、更准地从信息服务人员提供的资源中检索出自己所需要的最新信息，并及时、更有针对性地推送到用户面前，从而使数字档案馆的服务更加人性化，更有实效性。五、为用户提供定向化服务个性化服务，是从定题服务里发展而来的一项为每一个用户量身定做的服务方式，就是“根据用户的知识结构、信息需求、行为方式和心理倾向等，有的放矢地为具体用户创造符合个性需求的信息服务环境，为其提供定向化的预定信息与服务，并帮助用户建立个人信息系统”。为用户定制个性化的信息服务，即在数字档案馆中开辟出个性化档案馆的版块，设计可最大限度地满足每一个用户需