档案管理制度

风电场档案管理制度第一章总则第一条为加强国电电力山西新能源开发有限公司（下列简称“公司”）档案管理工作，进一步明确档案归档规定，以有效地运用和保护档案，根据《中华人民共和国档案法》及上级档案管理工作的有关规定，特制订本制度。第二条本制度所指档案是指公司在各项活动中形成的对我司、对国家、对社会含有运用、保存价值的多个文献、材料、合同等，涉及不同的载体形式。第三条档案是公司和风电场的贵重财富，任何部门和个人不得以任何形式和手段将应归档的文献、材料、合同等据为己有。第四条本制度合用于公司下属各风电场。第二章组织体系和责权划分第五条公司综合管理部是公司本部档案的管理部门。公司人事档案由人力资源部自行建档保管，财务档案由财务产权部建档。其它需要归档的材料，各风电场应在对初始材料进行整顿后，按规定在综合管理部的指导下及时归档。第六条公司下属各风电场在风电场综合楼设立档案室，配备档案管理兼职人员，负责统筹、协调、组织所属风电场的档案管理工作。第七条公司本部各部门应设兼职档案人员，负责本部门形成的应归档文献材料的积累、整顿和准时向档案室归档的工作。第八条档案专兼职人员应有高度的事业心和责任感，良好的职业道德，含有专业知识和档案管理知识，并熟悉和理解公司的各项管理活动。第三章保密规定第九条档案保密工作关系到党和国家以及公司的根本利益，档案工作人员在整顿案卷、提供运用过程中以及在业余生活中，应严格恪守保密工作的有关规定，如出现失、泄密现象应受到认真追查、严肃解决。第十条严格执行档案借阅制度，凡属机密文献、机密档案资料，须经主管领导同意，方可提供借阅。交接文献应当面交清，严格推行登记签字手续，使用单位和个人有责任保守机密。第十一条档案工作人员调离时，应将保管的全部档案交接清晰，并有交接统计。第十二条销毁文献资料必须按规定列出销毁清册，经领导同意，明确监销人，方可销毁。第四章归档范畴第十三条但凡反映本风电场工作活动、含有查考运用价值的文献材料均属归档范畴。第十四条上级机关的文献材料归档范畴：（一）上级机关召开的需要贯彻执行的会议重要文献材料，参会人员在会议结束后，将文献材料整顿完毕，及时归档；（二）上级机关颁发的涉及我司主管业务并需要执行的文献，以及非我司主管业务但需要贯彻执行的法规性文献，由总经理工作部（党委办公室）进行收文解决，并将纸质文献进行扫描，文献在办公系统自动化中流转结束后，打印签批单，将纸质文献、电子文档同时归档；（三）党和国家领导人及国电集团领导等对本公司工作的重要批示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的声像等材料，由各部门整顿完毕后，及时移交总经理工作部（党委办公室）归档；（四）公司代上级机关草拟并被采用的文献的最后初稿和印本，由总经理工作部（党委办公室）直接将纸质文献、电子文档归档；（五）上级机关转发公司的文献（涉及报纸、刊物转载），文献由总经理工作部（党委办公室）送批，并进行归档。第十五条公司部门及各风电场的文献材料归档范畴：（一）公司股东大会、董事会、监事会、党委会议、总经理办公会议、领导班子工作例会、年度工作会议、年度党建工作会议及其它公司级的会议统计、纪要、文献材料，其它专业会议文献材料，会议结束后一周内归档；（二）各部门承接的公司颁发的（涉及转发及与其它单位联合颁发的）多个正式文献的签发稿、印制稿以及重要文献的修改稿；（三）我司的请示与上级机关的批复文献，下级单位的请示与我司的批复；（四）公司及各部门业务活动中形成的工作计划、总结、报告；（五）公司与有关单位订立的多个合同、合同书、意向书等文献材料，公司多个授权委托书；（六）内容重要的人民来信、来访材料，领导的批示和公司调查所形成的报告和材料；（七）公司党委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文献材料；（八）反映公司业务活动和科学技术管理的专业文献材料；（九）公司检查下级单位工作、调查研究形成的重要文献材料；（十）公司或公司汇总各单位的统计报表和统计分析资料（涉及多媒体）；（十一）公司形成的财务报表、凭证、账薄、审计、监察等文献材料；（十二）公司领导及业务人员在公务活动中，所形成的重要信件、电报、电话统计，从外单位带回的与本公司有关的文献材料；（十三）公司及公司同意的有关区域变化、解决有关纠纷、征用土地以及基本建设工程施工、竣工文献材料，公司直接管理的科研、生产、建设项目的科技文献材料；（十四）有关公司融资、收购兼并资产等一系列文献材料，财产、物资交换的凭证、清册；（十五）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文献材料；（十六）公司制订的工作制度、方法、细则、条例、章程等材料；（十七）公司的历史沿革、大事记、年鉴，反映公司重要活动事件的简报、刊物等文献材料；公司主办的刊物、内部信息、简报等资料；（十八）公司（涉及上报和下批）干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任，党员、团员、干部、工人名册、报表，纪律检查，职工录用、转正、定级、调资、退职、离休、转正、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文献材料；（十九）公司办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根；（二十）公司与境外机构订立的公约、议定书、协定、合同、换文和参加国际会议的有关文献及机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、统计、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼物清单、工作来往文献等。第十六条我司实物归档范畴：（一）参加国内外重大活动的奖品及各级领导机关授予的奖品，涉及：奖旗、奖状、证书、奖牌、奖杯等；（二）名人书画、赠品、重要工程的模型等，涉及：领导题词、名人书画、国内外友人赠给的有历史见证意义的馈赠品、纪念品、签到簿、贵重图片等；（三）有关的重要证件，涉及：营业执照、房屋产权证、土地使用证、作废印章、牌匾等。第十七条我司声像归档范畴：（一）上级领导来公司视察工作、专业检查等活动的声像材料，上级颁发给公司奖品和证书所形成的声像材料；（二）反映公司历史线索、概貌的声像材料和公司自制或合作制作的专项录像片、新闻录像片等资料；反映公司重要职能活动的多个重要会议的声像材料；公司多个重要签字典礼的声像材料；统计公司重大事件（涉及重大事故）的声像材料；公司历届领导人参加重要业务活动的声像材料；公司大型庆典活动、文娱体育活动形成的声像材料；（三）外国来宾来公司进行考察、技术交流活动以及公司组织的外事活动形成的声像材料；（四）其它含有保存价值的声像材料。第十八条同级单位和非附属单位的文献材料：（一）同级单位和非附属单位颁发的非我司主管业务但需要执行的法规性文献；（二）有关业务单位对公司工作检查形成的重要文献；（三）同级单位和非附属单位与我司联系、协商工作的重要来往文献。第十九条下级单位的文献材料：（一）下级单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等；（二）下级单位报送的重要的科技文献材料；（三）下级单位报送的法规性备案文献。第五章归档时间第二十条公司发文，文献办理完毕后，纸质、电子文献一起交总经理工作部（党委办公室）归档。第二十一条公司收文：总经理工作部（党委办公室）收到文献后登记并将全文扫描，保存纸质文献归档，电子文献在办公自动化中流转，办理完毕后，打印解决签与纸质文献一并及时归档。第二十二条合同合同：签字盖章后，合同正本及有关报审资料在一种月内交由总经理工作部（党委办公室）归档。第二十三条签报：公司本部签报由总经理工作部（党委办公室）统一编号、送阅，年终直接归档，如有秘件，可由起草部门自行送阅，解决完毕后，及时交总经理工作部（党委办公室）归档。第二十四条审计案件：审计文献材料的归档工作，在案件办结后一月内，交总经理工作部（党委办公室）归档。第二十五条案件档案：纪检监察案件材料的归档工作，由纪检监察办公室管理。第二十六条信访、上访材料：由总经理工作部（党委办公室）统一编号、送阅，办结后及时归档。第二十七条会计档案：由财务产权部按照归档规定负责整顿、装订成册，及时归档保管。第二十八条人事档案：由人力资源部按照归档规定负责整顿、装订成册，及时归档保管。第二十九条科技档案：科技、科研材料于项目鉴定验收或评奖后一种月内向总经理工作部（党委办公室）移交归档。第三十条实物及声像档案：贵重礼物和奖杯、奖牌等，在一种月内及时向总经理工作部（党委办公室）登记造册。需由部门保管的，经总经理工作部（党委办公室）同意，可由部门保管。录音、录像、照片、光盘随有关文献材料一同移交总经理工作部（党委办公室）归档。第三十一条基建工程或其它技术项目的项目档案，特别是合同，在任务完毕后或告一段落时，应将应归档的文献材料及时向总经理工作部（党委办公室）归档。第三十二条其它需归档文献材料：（一）会议文献：参加各类会议人员在会后一周内及时按归档范畴，将文献交总经理工作部（党委办公室）归档；（二）无编号文献：如会议统计、纪要，大事记，工作计划、总结，调研报告、考察报告、名册、外事合同、简报及刊物等，由有关人员每月将文献材料收集齐全后，下月前15日移交总经理工作部（党委办公室）归档。第三十三条其它纳入公司归档范畴的文献材料，各部门应及时归档。第六章归档规定第三十四条公司本部各部门领导是各部门归档工作的负责人，应主动按照本规定做好归档工作。第三十五条列入公司归档范畴的文献材料，各项手续应完备，正件与附件及印件与底稿齐全，且及时上传电子文档，做到归档率、完整率、精确率100%，除人事档案、财务档案分别由人力资源部、财务产权部建档外，其它文献材料由总经理工作部（党委办公室）档案管理人员按档案管理规定进行建档。第三十六条归档的文献材料必须笔迹清晰、工整，纸张及文献格式符合规范规定（涉及文字修改，签字等不能超出左侧装订线），书写材料应有助于长久保存，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸。第三十七条归档的文献材料必须是原件，文献材料不完整、不精确、不系统的，档案管理人员不能鉴定、验收。第三十八条归档的文献材料如不符合上述规定，档案管理人员有权规定有关人员进行重新整顿和补充。第三十九条公司各部门和全体员工有责任、有义务按照公司各类文献材料归档范畴、时间规定，及时进行归档。对于不及时归档的部门和个人，档案管理人员有权督促其归档，对屡催不归档的，公司将按有关管理规定进行处分。第七章档案的保管规定第四十条接受档案应认真验收、并办理交接手续。第四十一条寄存档案应有专用库房和专用柜，做到办公、阅览、库房三分开，库房应含有防火、防盗、防潮、防虫、防灰、防光直射等安全方法。第四十二条定时检查库房的安全方法，并做好温湿度的调节和监测统计。第四十三条案卷排列应科学，便于运用和保管。第四十四条底图入库应认真检查其修改、补充状况、底图寄存以平放为宜。第四十五条实物档案的保管规定：实物档案库房陈列架必须结实合用，并且符合“防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物、防有害气体、防盗”等规定。档案人员应对实物档案的管理状况定时组织检查、鉴定。如果无保存价值的实物档案，经登记造册后，由主管领导同意，定时销毁。第四十六条声像档案和纸质档案采用同一分类法，分柜保管。寄存胶片、照片、磁带等要用特制的密封盒，温度、湿度、通风适合规定。胶片库房应设立在没有空气污染和物理性污染的地段。声像档案入库应进行必要的检查，已污染的声像材料应进行技术解决，接触声像材料应戴干净的手套、避免汗渍污染。第四十七条定时进行库藏档案的清理、校对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案应及时进行修复。库藏档案因移交、作废、遗失等注销账卡时要阐明因素，保存根据。第八章档案的保管期限第四十八条公司各部门及各风电场归档文献材料保管期限分为永久、长久、短期三种。长久为16～50年，短期为5～下列。专门档案（如财务档案、审计、监察档案）按有关规定执行。第四十九条档案管理人员应对的分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据公司工作的需要和积累财富的需要，全方面拟定档案的保存价值，精确鉴定档案的保管期限。第五十条但凡反映公司重要职能活动和历史面貌，对公司、国家建设和历史研究有久远运用价值的文献材料，列为永久保管。重要涉及：（一） 公司营业执照；（二） 机构演变及领导任免（处级以上）；（三） 年度综合报表；（四） 房屋产权证；（五） 重要的合同合同；（六） 法定代表人委托授权书；（七） 政策法规性文献；（八） 重要的会议纪要、文献材料；（九） 重要的请示、批复；（十） 直属上级单位颁发的属于我司主管业务并应贯彻执行的重要文献材料等；（十一）有关公司融资、收购兼并资产等材料。第五十一条但凡反映公司普通工作活动，在较长时间内对我司有查考运用价值的文献材料，列为长久保管。重要涉及：（一） 普通工作问题的文献材料；（二） 普通会议文献；（三） 人事管理工作形成的普通性文献材料；（四） 直属上级机关颁发的属于我司并贯彻执行的普通性文献材料等；（五） 基层公司报送的重要总结、报告和统计报表。第五十二条但凡在