论文书档案信息化管理

论文书档案信息化管理

随着经济和信息化技术的发展和应用，计算机及其网络技术的发展和应用越来越不适应时代的发展。现代文件管理迫切需要改革。计算机应用和网络管理,是信息时代文书档案管理标志,文书档案管理工作者必须在改变传统的管理理念的同时,改变传统的管理方式,即改变以往的纸张手工装订立卷,文件以“份”为基本保管单位的编号装盒的管理方式,转变成以硬、软盘为手段,案卷全文扫描入计算机中,通过计算机实现管理和利用的方式。一、基于文件管理的主要优势和特点1、提高了出文管理速度,减轻了出库单位的作为传统的文书档案管理工作存在立卷难、管理难、效率低等缺陷。现代计算机网络系统不但为文书资料的归档提供了快捷的管理手段,而且提供了信息利用的快捷途径,免除了立卷归档、检索查找的繁难,减轻了文档管理人员的劳动强度,提高了归档质量和检索速度。文书档案管理工作实现计算机处理的管理转变后,可以把传统的按“卷”立卷归档改为按“份”归档,通过随机管档,就可以将过去的集中立卷,改为平时随时立卷。2、拆卷、编抄、新卷的编制、排列、编排、增卷、增卷在传统的文档立卷方法中,一旦遇到文件收集不齐或遗漏归档,要补漏增缺,就必须得拆卷重做,拆卷后,卷内文件顺序被打乱,档案管理人员又得重新分类进行排列、编排档案页码、编抄卷内目录、装订和修改填写案卷封面等。3、切边避免造成文件的内在视觉人们在进行传统的文档管理立卷时,为了使案卷装订得整齐美观,就得花费一定的时间,做接边,切边等修边的工作,还经常因为切边不慎,会破坏文件的原始面貌。4、档案管理手段相对落后在以往手工为主的传统档案管理工作中,不仅要消耗大量的人力、物力,而且档案信息含量与档案实体量的比值处于比较低的水平,管理手段的相对落后,会导致档案利用工作方面的许多问题。5、利用卷内的文件或资料人们过去查阅档案资料时往往是整卷提供,利用者只是利用卷内的某一份文件或资料,而却能够看到整卷档案内容,翻来翻去,暴露无遗,这很不符合文档管理的保密要求,甚至会造成工作失误。6、立卷人的管理水平档案管理是一种形式,其目的在于它的利用价值和价值的利用率。要想提供可利用的档案,就必须有高质量高水平的文档案卷。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷,立卷人是根据自己的管理水平来进行操作。由于立卷人管理水平的差异,导致其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全一致,这就势必影响到案卷质量,从而给今后文件资料的利用工作带来许多不便。同时,烦琐的归档工作还占用了档案工作人员大部分时间,使档案管理人员长时间埋头于文件资料的卷宗整理工作中,没有时间去从事文档的编研工作,制约了档案管理人员水平的提高;文书档案实现信息化管理后,文档管理人员可以从繁琐的手工整理工作中解脱出来,把主要精力和时间放在档案编研和二次信息开发利用上来,不断提高文书档案管理工作质量。二、现代文书档案管理的方法与原则信息时代无疑对文书档案管理工作提出了更高的要求,必须采取有效措施,努力使文书档案管理实现由传统的管理模式向现代的管理模式的转变,使文档管理工作适应时代的要求,为教学、科研等提供更有效的服务。1、改变传统,引入活动渠道,扩大服务领域(1)要改变文书档案工作长期无声无息的封闭局面,面向社会,积极参与社会活动,加强协调能力,为文书档案工作的开展创造良好的社会环境,为整个社会服务;(2)要废除旧的用人机制,提高工作人员的积极性,把文书档案的作用充分发挥出来,千方百计扩大服务领域,只有这样才能打开文书档案工作的新局面;(3)强化训练,对文书档案工作者分层次进行基础知识教育、高级理论培训及文书档案专业教育,培养一支具有一定数量和质量信息化管理的生力军,不仅要具有较高的业务素质,而且具有较强的开拓创新意识。2、建立专业人才,加强单位领导首先,应投人大量的精力关心和支持这一事业,没有资金,应想方设法创造条件投入资金;没有设备,应千方百计配备先进设备;没有信息化管理人才,应积极培养、选拔高素质的专业人才;把文书档案现代化管理纳入本单位工作计划,列入本单位重要达标的内容进行考核。其次,各级领导,尤其主管文书档案工作的领导,要经常过问此项工作,每年至少要研究一两次文书档案现代化工作的重大事项、重要问题,定期听取工作汇报,了解工作现状,提出要求,下达任务,帮助解决工作中实际存在的困难和问题。再次,要有宏观指导的总体思路,实现发展战略上的创新,管理内涵和技术手段的创新。3、文书档案信息化管理的知识和技能提高信息化管理水平现代文书档案人才应是知识管理人才,信息的知识性及文书档案工作的专业性决定了文书档案工作者的劳动是知识性劳动。文书档案工作人员必须掌握现代化信息技术,熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用和维护。学习文书档案信息化管理的知识和技能,首先要了解文书档案信息化管理必须具备的一定条件:(1)实现科学管理;(2)要掌握与文书档案信息处理有关的标准化知识,掌握文书档案信息化管理应用方式,