接待流程及管理规定

接待流程及原则一、目的为树立公司良好形象，扩大对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节省、对口接待，严格原则，统一管理”的原则做好多个接待工作。二、范畴本原则合用于公司多个接待工作和有关部门。三、管理综合办公室负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划、行程安排，协调有关部门贯彻接待任务，提供后勤保障；公司其它部门在接到重要来访预约后，填写访客接待表（如已拟定行程，需附于访客接待表后），报至综合办公室，并协助拟定接待计划，需公司领导出面、综合办公室协调的重要接待，需提前2天告知综合办公室。四、计划与准备1、综合办公室在接到公司领导告知或有关部门来访预约时，应具体理解来访人员的基本状况：来宾职务、来访具体时间、人数、逗留日期、目的和接待规定等。在此基础上拟定接待计划，编制日程安排表，酌情安排接待原则。2、综合办公室根据来宾状况按计划告知参加见面的领导、陪伴人员、贯彻见面时间及场合。3、综合办公室根据来宾状况提前按接待原则预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐原则；需住宿的应提前按接待原则预订来宾下榻酒店。4、综合办公室根据状况安排来宾用餐地点、游览路线、购物商场、娱乐项目。5、因会议需要，综合办公室需准备会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、批示牌、安排礼仪人员，并安排现场摄影摄像等。6、综合办公室根据状况安排接待所需车辆，确保车辆清洁，安全性能良好，重要接待期间，项目经理部全部车辆由综合办公室协调安排，统一调度。7、如有需要，综合办公室应根据状况提前为客户购置车票及机票。五、接待原则（一）、一级接待原则：一级接待原则对象：中国国家元首、中国国家部委级领导、股份公司领导、集团公司领导、业主重要领导、项目监理总负责人及其它重要客人。陪伴人员：总经理、副总经理、综合办公室经理及有关部门经理流程安排：迎接：总经理、副总经理、综合办公室经理及有关接待人员在机场或车站、公司门口迎接，注意迎候时间，提前在迎接地点等待。接待人员要提前贯彻航班达成时间，及时更新航班信息，安排好接机车辆，并提前1小时达成机场。未赴机场迎接的公司其别人员应统一穿着公司服装，在来宾达成营地前在公司门口列队相候，来宾达成后应鼓掌欢迎，访客介绍握手问候时态度要不卑不亢；如需张挂有关横幅，应在来宾达成前一日即张挂完毕。进入办公室后，请来宾在来宾留言薄上留言，并拍照留念。接待人员按照来宾人数提前备好本地电话卡及手机，确保手机电量充足，手机卡通讯运行畅通。将全部来宾的临时手机号码及接待人员联系方式列表打印，连同手机一道，交给各位来宾并做有关解释。参观考察：总经理、副总经理、综合办公室经理陪伴，陪伴人员具体介绍公司信息；如参观考察都市或其它地方，陪伴人员沿途介绍都市基本状况以及参观考察地的有关信息，并根据实际状况安排警察陪伴。综合办公室人员负责拍照、摄像等工作。3、座谈及会议：根据会议规定提前准备好会议报告材料，确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光适宜，将公司介绍或有关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、批示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备，茶水间备好咖啡、茶、热水等。如有需要，安排专人进行会议统计，并形成会议纪要。4、用餐原则：正餐规定：综合办公室根据状况预定酒店就餐或营地内就餐，提前统计就餐人数及陪伴人员。（1）如在酒店用餐，需提前做好预定并派专人先期赴酒店做好各项准备，如安排座次、提前点菜、酒水饮料准备、烟茶准备及来宾达成酒店时的迎接引导。用餐原则为酒店最高原则，根据人数准备高品质红酒、高品质白酒若干。（2）如在营地就餐，需提前安排好餐桌，放置好就餐桌签，摆放好碗筷，备好餐具：红酒杯、茶杯、白酒杯、小号饭碗、餐盘、筷子、勺子，餐巾；根据人数准备高品质红酒、高品质白酒、饮料、饮用水若干；根据就餐人数提前拟好菜单，并提交有关领导审视。普通7-8人就餐最少12个菜（含汤），10-12人就餐最少15个菜（含汤），其中凉菜不能超出三分之一，主食及餐后水果另备。主食普通为米饭、面条、煎饼等；水果普通为西瓜、橘子、香蕉或果盘；其它根据来宾规定现场准备。就餐时，凉菜需提前上桌，热菜需在就餐人员就座后15-30分钟内陆续上完，由专人照应就餐状况，如上菜、倒酒水饮料、换餐具等。早餐规定：7点前早餐上桌，早餐种类尽量丰富，主食涉及：油饼、葱油饼、包子、馒头、面条、蛋炒饭、面包；汤类涉及：多个粥、牛奶；凉菜涉及：多个凉菜（3样以上）、腐乳等；炒菜2-3样（普通为炒蛋、土豆丝等）；辅食涉及：茶叶蛋、煮鸡蛋、煎蛋等，必要时由专人送至来宾房间。5、下榻宾馆原则：综合办公室根据状况预定酒店或入住营地。国家部委领导、股份公司部门经理及以上级别领导、集团公司副总经理及以上级别领导入住五星级酒店套房，其它人员入住五星级酒店原则间。接待人员在来宾达成前一天需逐项核查酒店房间布置状况（附来宾房间检查表），确保一切准备就绪；接待期间，最少1名接待人员需住在同一酒店，以应对可能发生的多个状况。6、综合办公室根据来宾意愿和爱好提前计划参观游览路线。7、综合办公室根据状况购置礼节性礼物，国内来访来宾可赠予红酒、纪念币、纪念邮票；本地来宾可赠予中国传统礼物，如中国传统工艺品、书画作品等。8、车辆安排：根据来访人员制订对应的车辆计划，普通每车乘坐3人，必要时可向合作单位借调车辆或在本地租赁车辆。认真检查车辆，确保车况良好，油箱加满油。车辆明确编号，司机统一穿着公司服装随时待命并保持手机通讯畅通（必要时准备对讲机）。全部接待车辆必需确保整洁，每台车准备足够的饮用水（每个座位旁均需提前放置1瓶水）、纸巾、遮阳帽、雨伞等。严格司机驾车礼仪，不得听音乐、收音机、行车途中接打电话等，在来宾上车前司机需协助将行李物品装车，不得超速，普通路段将车速控制在60km/h以内。另外，其中最少一辆车上应配备一种医用应急箱和惯用药品。9、送行：接待人员根据行程安排为需要预订机票的来宾提前预定好机票，并提前打印好纸质机票。在来宾离开前3小时收集好来宾护照，赴机场办理更换登机牌以及行李托运等工作。办理机场送行的接待人员需提前联系机场开通VIP登机通道，持登机牌和行李票提前在VIP入口处等待。送机人员需提前1小时陪伴来宾达成机场VIP候机室，与换取登机牌的接待人员汇合，安排好来宾在VIP候机室候机的有关工作，如填写过境卡，茶水服务等。（二）二级原则：需二级接待原则的人员：政府市级领导、集团公司部门级别领导、有业务往来的兄弟单位总公司正副职、业主项目经理级官员、普通项目监理人员等。陪伴人员：副总经理、综合办公室经理、有关部门经理流程安排：1、迎接：副总经理、综合办公室经理及有关接待人员在机场或公司门口迎接，需提前半小时达成机场；进入办公室后，请访客在来宾留言薄上留言，拍照留念。2、参观考察：副总经理、综合办公室经理及有关部门人员陪伴，由陪伴人员沿途介绍基本状况以及参观考察地的有关信息。综合办公室人员负责拍照、摄像等工作。3、座谈及会议：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光适宜，将公司介绍或有关资料、纸笔、茶水杯、摆放于接待室。根据需要制作领导席签、批示牌等，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备，茶水间备好咖啡、茶、热水等。4、用餐原则：正餐规定：综合办公室根据状况预定酒店就餐或营地内就餐，提前统计就餐人数及陪伴人员。（1）如在酒店用餐，需提前做好预定及各项准备，根据人数准备红酒、白酒若干，来宾达成酒店时做好引导。用餐原则要达成酒店较高级别原则。（2）如在营地就餐，需提前安排好餐桌，摆放好碗筷，备好餐具：红酒杯、茶杯、白酒杯、小号饭碗、餐盘、筷子、勺子，餐巾；根据人数准备红酒、白酒、饮料、饮用水若干。普通7-8人就餐最少10个菜（含汤），10-12人就餐最少12个菜（含汤），其中凉菜不能超出三分之一，主食及餐后水果另备。主食普通为米饭、面条、煎饼等；水果普通为西瓜、橘子、香蕉或果盘；其它根据来宾规定现场准备。就餐时，凉菜需提前上桌，热菜需在就餐人员就座后15-20分钟内陆续上完，由专人照应就餐状况，如上菜、倒酒水饮料、换餐具等。早餐规定：7点前早餐上桌，早餐种类尽量丰富，主食涉及：油饼、包子、馒头、面条；汤类涉及：多个粥、牛奶；凉菜涉及：多个凉菜（3样以上）、腐乳等；炒菜2-3样（普通为炒蛋、土豆丝等）；辅食涉及：煮鸡蛋等。5、下榻宾馆原则：综合办公室根据状况预定酒店或入住营地。酒店指定为喜来登酒店原则间，如有特殊规定可考虑进行对应调节。接待人员在来宾入住前需检查住宿条件以及存在的问题，及时解决。6、综合办公室根据来宾意愿和爱好提前计划参观游览路线，如酒窖、盐湖或海岛游等。7、综合办公室根据状况购置礼节性礼物，国内来访来宾可赠予纪念币或纪念邮票；本地来宾可赠予中国传统礼物。8、车辆安排：根据来访人员制订对应的车辆计划，普通每车乘坐3人。认真检查车辆，确保车况良好，油箱加满油。车辆明确编号，司机随时待命并保持手机通讯畅通。全部接待车辆必需确保整洁，每台车准备足够的饮用水（每个座位旁均需提前放置1瓶水）、纸巾、遮阳帽、雨伞等。严格司机驾车礼仪，不得听音乐、收音机、行车途中接打电话等，在来宾上车前司机需协助将行李物品装车，不得超速，普通路段将车速控制在60km/h以内。另外，车上配备某些惯用药品。9、机票：需要预订机票的来宾，需根据行程安排提前预定好机票并打印出纸质机票，在来宾离开前1天送达。副总经理、综合办公室经理及有关接待人员陪伴来宾在飞机起飞2小时前达成机场。三级原则：需三级接待原则的人员：政府普通级别官员、分包单位国内领导、有业务往来公司的技术人员等陪伴人员：有业务对口的有关部门人员或有关部门经理接待流程：1、迎接：有业务对口的有关部门人员在机场或公司门口迎接，机场迎接时需提前半小时达成机场。2、参观：根据实际状况进行安排，由陪伴人员负责介绍有关状况。3、座谈及会议：由接待部门提前告知综合办公室会议时间和人数，以及所需物品如：公司介绍或有关资料、纸笔、茶水杯、投影设备、摄影摄像设备等。4、用餐原则：如无特殊状况，一律在公司餐厅以正常伙食原则水平就餐。如确需在外就餐的，应尽量精简陪伴人员，就餐水平达成普通水平即可。5、下榻宾馆原则：由综合办公室根据状况代为预定酒店，如安排在营地入住，应告知对方按住宿天数收费。6、普通不安排参观游览，如有特殊请况，需提前告知，再根据状况、来宾意愿和爱好提前计划参观游览路线。8、车辆安排：由对口接待部门自行安排车辆，如需综合办公室协助安排车辆，需提前一天告知。9、机票：根据需要，可代为预定机票，并将机票打印出来送达来宾手中。六、接待费用原则：1、在营地发生的住宿及伙食费按天计算，一类人员不收费，二类人员视状况而定，三类人员为15美元/天，住宿费用50美元/天。2、机票代购费用一类人员不收费，二类人员视状况而定，三类人员按照实际发生费用结算。七、接待礼仪：1、仪表：面容清洁，衣着得体。2、举止：稳重端庄，从容大方。3、敬语：语调温和、礼貌文雅。4、态度：诚恳热情，不卑不亢。5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等待与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意次序。6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。7、过走廊时：普通走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。8、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。9、送客时：根据身份拟定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。八、接待中的座次安排（图）（一）有关会议主席台座次的安排1、主席台必须排座次、放名签，方便领导同志对号入座，避免上台之后互相忍让。

2、主席台座次排列，领导为单数时，重要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导仍然在1号领导左手位置，3号领导仍然在1号领导右手位置。3、几个机关的领导人同时上主席台，普通按机关排列次序排列。可灵活掌握，对某些德高望重的老同志，可适宜往前排，另对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾，普通掌握的原则是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适宜位置就座。4、对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐个贯彻。如主席台人数诸多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调节座次、名签，避免主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。主席台人数为奇数时

主席台人数为偶数时（二）有关宴席座次的安排宴请客人，普通主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其它能够随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。中餐桌西餐桌

（三）典礼的座次安排签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其别人数普通对等，按主客左右排列。（四）合影座次安排与主席台安排相似。会议座位安排长条桌注：A为上级领导，B为主方席沙发室附1接待流程图接到接待预约接到接待预约填写《接待联系单》及《用车申请单》安排接待人员拟定接待计划及原则参观考察或会议座谈机