ISO45001文件控制程序

文献控制程序（ISO9001-/ISO14001-/ISO45001-）1.0目的通过对与质量、环境和职业健康安全管理体系有关文献的控制，保证文献的有效性和合用性，保证需要使用文献的场所都配置统一有效的文献，防止无效或作废文献的非预期使用。2.0合用范围本程序合用于与质量、环境和职业健康安全管理体系有关文献的控制，包括外来文献和资料。3.0职责3.1品质部负责组织和协调质量、环境和职业健康安全管理体系文献的编制、审核、同意、更改、修订、换版、解释和平常管理工作；负责质量检查类文献的编制、审批、更改、修订和平常管理工作。3.2工程部负责技术类文献的编制、审批、更改、修订和平常管理工作。3.3文控中心负责质量、环境和职业健康安全文献、技术类文献和有关外来文献的存档、分发和平常维护工作。3.4各部门负责各自部门文献的管理工作。4.0支持性文献4.1《技术文献和资料控制规范》4.2《记录控制程序》5.0工作程序5.1文献的分类5.1.1质量、环境和职业健康安全管理体系文献：a）形成文献的质量、环境和职业健康安全方针和质量目的；b）质量、环境和职业健康安全手册；c）原则规定和企业需要的程序文献；d）为保证体系有效运行的作业指导书及各部门所需的规章/制度和措施等文献；e）记录。5.1.2技术文献：a）产品的设计图纸；b）产品的工艺文献；c）产品的技术原则；d）产品使用阐明书；e）作业指导书、检查规程；f）其他（包括EHS方面的技术文献）。5.1.3外来文献：a）法律法规(如：国家产品质量法、计量法、环境法和职业健康安全面等法律法规，产品波及的国际、国家和行业等原则)；b）来自顾客、供方等的工程原则、图样/规范。5.2文献的编号5.2.1质量、环境和职业健康安全手册及程序文献的编号。5.2.1.1质量、环境和职业健康安全手册及程序文献由品质部统一编号。5.2.1.2质量、环境和职业健康安全手册的编号措施为：XXX/DXC—XX公布年份企业代码文献类别（QM---质量手册，EHSM---环境和职业健康安全手册）5.2.1.3程序文献编号措施为：XXX/DXCXX—XX公布年份文献序号（01-99）企业代码文献类别（QP---质量程序文献，EHSP---环境和职业健康安全程序）5.2.2各部门规范、规章、制度和措施等的标识措施为：RG—XX—XX序列号部门类别（如QA、HR、ENG等）文献类别（规范/规章/措施）5.2.3外来文献的标识措施为：WL—XX—XX—XX—XX序列号文献类别（M管理，T技术，S原则，D图纸，O其他）来源类别（如某一供方、顾客等）部门类别（如QA、HR、ENG等）文献类别（外来文献）5.2.4文献和记录的代码缩写a）质量手册—QMb）环境和职业健康安全手册—EHSMc）质量程序文献—QPc）环境和职业健康安全程序—EHSPd）作业指导书—WIe）检查规范—CSf）制度/规章/措施—RG（Regulation）f）质量记录—QRg)环境和职业健康安全记录—EHSR5.2.5管理者和部门代码缩写No.Dept.Name(CN)Dept.Name(EN)Short1总经理室GeneralManagerGM2技术副总经理室OperationViceGeneralManagerOVGM3销售副总经理室Sales&MarketingViceGeneralManagerSMVGM4财务部FinanceDepartmentFI5采购部PurchaseDepartmentPUR6外销部ExportSalesDepartmentEX7内销部DomesticSalesDepartmentDOM8市场部MarketingDepartmentMAR9应用工程部ApplicationEngineeringDepartmentAE10人事部HRDepartmentHR11行政部AdministrationDepartmentADM12质量部QualityDepartmentQUA13工厂经理FactoryManagerFM14生产部ProductionDepartmentPRO15设施部FacilityDepartmentFAC16物料部MaterialsDepartmentMAT17工程部EngineeringDepartmentENG18售后服务部AfterSalesandSparepartsDepartmentASSD19信息技术部ITDepartmentIT5.2.6作业指导书和检查指导书的格式详见《技术文献与资料控制规范》。5.2.7记录的格式详见《记录控制程序》。5.2.8文献的版本号的标识措施手册和程序文献的版本号应从“01”开始，然后为“02”、“03”、…，每次修改或换版后，版本号依次递增。其他文献参照执行。记录的版本号标识管理详见《记录控制程序》。5.3文献的编写与审批权限NO.文献类型编制（修订）审核同意1QM和EHS手册品质部管理者代表总经理2程序文献各部门部门经理管理者代表3过程作业指导书工程部工程部主管工程部经理4设备作业指导书生产部授权人员设备主管生产经理5工程图工程部授权人员工程部主管工程部经理6BOM表工程部授权人员工程部主管工程部经理7技术条件/原则/规范工程部授权人员工程部主管工程部经理8检查指导书品质部授权人员质量工程师品质部经理9其他作业指导书各部门授权人员部门主管/经理部门经理10规章/措施/制度各部门授权人员部门主管/经理部门经理/总经理11登记表式各部门授权人员部门主管/经理部门经理12外来文献外来有关接受部门5.3.1技术文献的编制和审批详见《技术文献和资料管理规范》。5.4文献归档5.4.1文献同意后来，编制人将同意后的文献的纸文档和电子档送到DCC，DCC检查文献与否满足本程序和《技术文献和资料控制规范》、《记录控制程序》的规定，将不符合规定的文献退回编制者，规定修改和重新审核、同意。5.4.2DCC将符合规定的纸文档和电子档文献进行归档保留，并在纸文档的背面盖上蓝色的“原件”印章，同步可根据需要将纸文档扫描后放到公共文献夹中让各部门共享。5.4.3DCC负责建立和更新“受控文献清单”，统一编号和版本号，由品质部经理同意。5.5文献的发放5.5.1文献编制人员在建立文献时，填写“文献发放范围表”，规定文献的发放范围。5.5.2DCC在发放文献上加盖“受控”和“部门”印章，按照“文献发放范围表”发放文献，并将发放记录填写在“文献发放、回收登记表”上，接受部门签字确认。5.5.2.1质量手册和程序文献不采用纸质形式发放，而是由DDC按5.4.2章节的方式，加盖受控章，上传至企业公共服务器上，以给各部门参阅，需外发的除外。5.5.3对于发放的非受控文献应盖上“非受控”蓝色印章。发给认证机构的文献属于非受控文献。5.5.4需额外领取文献的，由申领部门填写“文献申领单”，经部门经理和质量部经理的签字后方可从DCC领取。5.6文献的更改企业内部任何部门/人员有权提出文献修改提议，提议人填写“文献更改申请单”后交给DCC，由DCC转呈文献编制部门。文献编制部门负责协同管理者代表评估文献更改的必要性，并就更改事项必须与提议人沟通。如实行更改，更改后的文献需重新得到审批后，提交DCC，由DCC对新、旧版文献按5.5、5.7章节实行发放与回收。5.7文献的回收、作废和销毁5.7.1当文献换版或修改时：⑴DCC要将发放的旧版文献回收，在得到品质部经理同意后集中销毁，并填写“文献发放/回收登记表”和“文献销毁登记表”；⑵DCC在改版或作废的文献原件上盖上红色的“作废留用”印章，原件由DCC保留1年。5.7.2若有部门因任何原因要保留作废文献时，则经品质部经理同意后，由DCC对这些文献盖上红色的“作废留用”印章，准予留用。5.8外来文献的管理各部门获得的外来文献由各部门负责管理，并在部门内指定一名专职或兼职的文献管理人员（部门DCC）负责此方面的工作。企业DCC负责指导和督查各部门的外来文献管理工作，并汇总各部门的外来文献清单。外来文献包括纸质版和电子版。5.8.1外来文献的接受和评审各部门负责接受和评审有关外来文献，必要时可以召集其他部门一起评审，以确定其合用性和有效性。文献接受者把评审后的有效文献，交于部门DCC进行后续的管理工作。5.8.2外来文献的登记和归档部门DCC负责对外来文献按5.2.4章节进行编号，对于纸质版，则用标签纸把编号粘贴于外来文献的左上角；对于电子版，则把编号置于文献名头部。如相似文献前后出不一样的更新版本，则需在编号时加上建档日期。至于文献建档，则按分类管理原则，按来源（如顾客、供方等）和文献种类（管理、技术、原则、法规等）进行分门别类的建档；如存在相似文献不一样版本的，则准时间或版本次序在同一地方寄存。部门DCC于外来文献编号后，编制和更新本部门的“外来文献清单”，并定期（每隔3个月）将发生更新后的“外来文献清单”提交至企业DCC汇总和备存。5.8.3外来文献的发放各部门或有关人员如需要外来文献时，可填写“文献申领表”，得到外来文献保留部门经理的同意后，向保留部门的DCC申领。5.9外发文献的管理5.9.1企业各部门因工作需要把企业内部文献发放到企业外部时，文献发放部门填写“文献申请单”，经本部门经理和质量部门经理同意后提交文控中心领取文献。5.9.2文控中心按照“文献申领表”给申请部门发放文献，发放时盖上“非受控”印章。5.9.3当原版文献更改时，对于非受控的外发文献将不予更新。5.9.4如外发文献