IATF16949程序文件 1 文件控制程序

XXXX有限企业控制状态：文献控制程序文献编号：SJ/QP-001文献版本：B生效日期：.11.01发文编号：编制综合部审核同意文献控制流程图责任单位流程描述备注综合部质量部职能部门职能部门主管职能部门主管质量部管理者代表综合部职能部门各部门质量部修改意见记录控制程序记录N起草、修改/换版文献分类接受签字文献评审YNNNN审核同意列入清单、发放、收回作废文献运行审定YY管理体系文献YY修改意见记录控制程序记录N起草、修改/换版文献分类接受签字文献评审YNNNN审核同意列入清单、发放、收回作废文献运行审定YY管理体系文献YY记录按《记录控制程序》执行

1.目的对质量体管理系中的文献进行规范和控制，保证文献的充足性与合适性，保证各有关场所使用有效文献。2.合用范围合用于与质量管理体系有关的文献和资料的控制。3.职责3.1质量部负责编制质量手册，管理者代表审核，总经理同意。3.2各有关业务主管部门负责编制有关的质量管理体系程序文献，有关部门主管审核、签字，质量部审定，管理者代表同意。3.3各有关业务主管部门负责编制其他管理性文献，有关部门主管审核、签字，综合部审定，管理者代表同意。3.4技术部和有关部门负责编制主管的技术文献、支持性文献，包括《工序原则操作卡》、《作业指导书》、《设备操作规程》、《检查指导书》等，并由部门主管领导审核同意。3.5各部门设兼职文献管理员，负责本部门文献和资料的管理工作。4.工作程序和规定4.1文献的分类4.1.1受控文献凡质量管理体系运行的部门（含提供认证机构）、场所、班次，使用的文献均为受控文献，包括：质量体系文献：如质量手册、程序文献和其他质量文献（表格、汇报等）。管理文献：如制度等。技术、支持性文献：如工程图样、工程原则、数据资料、检查指导书、试验程序等。外来文献：国标、行业原则、法律法规、顾客工程规范、供方记录等。4.1.2非受控文献凡于质量管理体系运行无关联的文献属于非受控文献，如行政任命、事务性告知等。盖“非受控”章的文献为非受控文献，供有关人员参照用。因评审、考察等用的，向上级机关或顾客提供的质量体系文献，均为非受控文献。“非受控”文献，更改不告知，作废不回收。4.1.3文献管理质量体系文献、管理性文献由综合部归档、控制、分发和回收。技术文献由技术部归档、控制、分发和回收。外来文献由各有关部门接受后进行识别，对需执行的文献按受控文献进行控制和管理。各有关部门文献由各部门进行控制和管理。4.2文献编号4.2.1质量手册SJ/QM–001–BB版文献次序号质量手册组织简称4.2.2程序文献和管理规定/规则/细则/工作原则SJ/××—×××文献次序号文献代号组织简称文献性质规定编码如下：程序文献-QP；管理文献-GL；支持性文献-WI；外来文献-WL。4.2.3用修订状态作为文献每页的修改标识，用0，1，2，……，9等十位阿拉伯数字次序表达，初始为0，中间不容许有空号。（技术文献按技术文献管理规定执行）4.2.4文献版本用A，B，……，Z等二十六位英文大写字母次序表达，初始为A，中间不能有间隔。4.3文献编制与审批4.3.1质量手册由质量部组织编写，管理者代表审核，最高管理者同意。4.3.2程序文献和管理规定/规则/细则/工作原则由各职能部负责编制、审核，质量部或综合部审定，管理者代表同意公布实行。4.3.3文献编制后，填写《文献审批》，履行审核、审定、同意公布手续。4.4文献的发放与接受4.4.1发放：文献下发时，要加盖红色文献“受控章”，填写《收文登记簿》，发至使用点，保证文献受控，且每个使用点都能得到对应的有效文献。4.4.2接受：各单位文献管理员负责文献的签收、登记。4.4.3管理：综合部对发放的文献建立《受控文献清单》，对文献进行动态管理。4.5文献的修订、换版及销毁4.5.1文献的修订及换版由综合管理部执行。4.5.2管理文献需修改/换版时，由文献的编制者填写《文献修改/换版告知单》，履行原审核、会签手续后，由质量部审定，管理者代表同意后实行。4.5.3综合部对修改/换版的管理文献下发《文献修改/换版告知单》及修改后的文献，在《受控文献清单》中删除原有对应文献。4.5.4技术文献的更改填写《技术告知单》，详细执行《技术文献管理规定》。4.5.5各单位在收到新修改的文献后，及时查看对应的《文献修改/换版告知单》。4.5.6作废管理文献收回后，综合部填写《文献销毁记录》记载收回文献的去向和处理方式。4.6文献的保管4.6.1部门文献管理员要把文献分类，并按一定的规则放置，以便迅速查找及查对。4.6.2生产现场的文献摆放位置及方式，在不影响操作、昂首即可见到的原则下，由有关部门确定，文献使用人员执行。4.6.3文献应妥善保管，未经授权，任何人不得私自标识、涂改和复印，并防止污染和损坏。4.6.4影响使用的破损文献，由文献使用负责人到文献发放部门更换相似版本相似编号的文献，破损文献收回。4.6.5外来文献包括原则、顾客提供的工程图样、法律法规，获得外来文献的部门要对文献的有效性及合用性进行识别，识别后的有效、合用文献要受控，其审批、发放、变更、回收，按受控文献进行管理。4.6.6顾客提供的新工程规范文献，要在5个工作日内完毕评审和审批，要在两个工作周内完毕更改，发放和实行，包括影响生产件同意的文献更改或更新并记录生产实行的日期。4.6.7文献使用人调离岗位，应及时与新调入人员进行文献交接，并到综合管理部办理交接手续。4.6.8收回的作废文献一律无痕销毁处理。若作为资料或其他目的需保留的任何作废文献，文献管理员《文献销毁记录》“备注栏”中做好记录后加盖“作废参照”章,由文献需要部门自行管理。4.7文献评审、换版由于组织机构、产品构造重大调整等原因导致管理体系发生变化时，综合管理部及时组织对现行文献合用性进行评审，必要时按以上有关条款进行修订或换板。4.8记录的管理记录是特殊形式的文献，按《记录控制程序》进行控制。5.有关文献目录5.1《记录控制程序》5.2《技术文献管理规定》6.有关记录及保留期6.1《受控文献清单》 长期保留6.2