受控与非受控文件控制程序讲解

一.目的:,确保文件的使用场所使用有效文件,并准时从全部发放或使用,防止作废文件被错用、误用,从而保证治理体系的有效运行。二.范围:(包括外来文件的把握,规定了文件的编写、审批、公布、实施、标识、归档、借阅、修改、作废、处置的方法。三.职责:总经理负责治理文件的批准。治理者代表负责治理文件的审核。人力资源部负责文件的治理和把握,包括外来文件的治理和把握。四.程序:文件的编写、审批。a治理体系文件由总经理批准。b行政文件由人力资源部起草或托付有关部门起草,人力资源部主任审核,总经理批准。c作业性文件如产品标准图样、工艺、作业指导书、操作规程、检验规程、确认规定、规章制度等文件由各部门负责编制,经部门领导人审核后,由主管领导批准。,以便区分、归档、保存。具体编号方法:****年月号治理手册代号(MM—ManagementManual:治理手册公司代号(挨次号程序文件代号(PF—ProcedureFile:程序文件公司代号(OF***挨次号作业文件代号(OF—OperantionFile公司代号(**挨次号程序文件挨次号记录代号(RF—RecordFile:记录文件e行政文件和技术文件按公司文件方法编号。文件的公布,经治理者代表审批,并填写好《文件发放范围签收表》(QR0501(治理性统一由人力资源部发放。收件人需在签收表上签收。各部门内部文件由部门负责人发放。收件人需在签收表上签收。文件的标识标明受控状态、分发号、持有者。非受控文件由人力资源部在文件封面打上非受控字样。章。标识。,标明编号及标识类别(受控、非受控、作废、作废保存。并要进展必要的书面记录。文件的使用的实施人力资源部编制好公司《文件把握清单》(QR0502把握文件使用状况。,治理手册、程序文件经治理者代表审批方可复印。作业文件及外来文件由人力资源部审批方可复印。,应交人力资源部处理,过期作废文件以及作废保存文件不得在工作场所使用。,如损坏或缺页应准时向人力资源部申请更换。文件卷面要保持干净,不行乱涂乱画。各部门应编制本部门所使用的受控文件清单,把握本部门文件使用状况。,以监视文件的完好保存及贯彻实施,并做好《文件检查记录表》(QR0503,可申请更改,更改程序按本程4.6条执行。公司电子媒体文件电脑操作员不准擅自拷贝和外泄,并妥当保管。文件的更改文件更改程序(QR0504,经审批后交原发放部门执行更改。,假设指定其他部门审批时,该部门应获得审批所需依据的有关背景资料(托付、授权、或其他。部填写《文件更改申请单》(QR0504,经治理者代表审核,总经理批准后,人力资源部统一发放。文件更改方式笔误可用划改。文件只改动某页内容时,可用换页方式。文件内容多处或屡次改动,可用改版方式。(QR0509并保存,以把握文件修改状态《文件更改申请单》(QR0504应注册更改性质:笔误、更改、删除、增作废文件处置更改后的文件发放由原发放部门按原《文件发放范围/签收表》范围发放,并从原使用场所收回失效文件。(保存把握清单》(QR0505,经治理者代表审批后销毁。,由人力资源部确定并填写好《文件销毁(保存把握清单》(QR0505经治理者代表审批,4.4.4标识前方可连续保存作废文件。电子媒体文件作废处置程序(保存把握清单》。经治理者代表审核,总经理批准。由电脑操作员进展去除。(例照片、底片由该文件的治理部门填写《文件销毁(保存把握清单》,经总经理批准后自行销毁。文件的归档,经批准人签署的原件及打印件,由人力资源部归档并登记。,再登记归档。需贯,经审批后(4.3将复印件转发到相关部门贯彻执行。文件和资料的借阅部门经理及以下人员借阅文件,应填写《文件和资料借阅登记卡》在公司内阅览由治理者代表审批,借出公司外由总经理审批,并登记。副总经理以上人员可直接向资料室借阅,并作好登记。公司以外人员借阅资料由总经理审批,并作好登记。外来文件的治理把握:标准和法规、分承包方供给的图片和资料、顾客供给其托付人按本程序进展治理把握,并作好登记。,治理体系文件由质管部,技术文件由技术部按本程序把握。相关文件SYPF02《记录把握程序》:QR0501《文件发放范围/签收表》QR0502《文件清单》《文件检查记录表》《文件更改申请