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企业管理可分为人管人、制度管人、文化管人三个阶段,当前中国多数企业都处于第二阶段,即制度管人的阶段,这就要求我们的企业管理者们会做制度,这是制度管理的前提。平时我们也经常听说某某企业的规章制度流于形式,执行性差,这说明我们某些企业的制度制作的规范化、科学化还有待于提高。国家近几年对企业管理和人力资源方面的法律或部门规章不断出台,企业要想执行这些国家法规,也应该制定适合企业实际的具体的实施办法。

从以上几个方面看,企业制度制定的流程和步骤、企业制度应该有哪些要素,这些都是管理者们必备的技能。制度管理是基础管理,基础不牢,地动山摇,企业没有基本的管理制度,就不能谈较为高端的绩效管理和薪酬管理。这就好比盖房子,地基没打好,楼层越高,倒塌的可能性就越大。

什么是制度呢,制度就是规则与程序。企业如何做制度呢,这要从内容和形式两个方面来讲。

先说内容,规章制度对于每个企业来说,都是差异化的,也就是制度的制定要符合企业的现实情况。所谓现实情况,具体讲,有两点,第一,制度类别有所差异,A企业有的制度,B企业就不一定要有,这个与行业属性、企业经营范围、企业所属区域的地方法规等诸多因素有关,因此,要切记,不要看着别人的企业有什么制度,你也非要做这个制度,有可能这个制度你是不需要的。第二,制度内容有所差异,同样是一类制度,内容就可能不一样,甚至悬殊很大,这主要是由企业高管的理念决定的,同时也受到行业属性和地区法规等因素的影响。很多人一谈做制度,就上网搜索,将其它公司名字改成自己公司名字,内容几乎是照搬硬套,这是绝对不可取的。做制度的时候,能够上网搜,但搜什么呢,能够搜制度的形式,也就是一个完整的制度应该有哪些要素,绝对不能将其它企业的制度内容拿来就用。

再说形式,对于如何做制度来说,形式远远比内容重要,因为制度内容随企业的不同千变万化,形式却是能够固定不变的。制度一般由主体要素和辅助要素两大部分组成。主体要素是一项制度必不可少的,一般由目的、适用范围、适用工作、工作规则、工作程序、处罚条款、职责部门、监管机构、解释权属、生效与修订等十大方面构成,下面我们对各项主体要素的进行具体说明:

1、目的:简要说明制定该制度的原因及意义,虽然这项要素对于制度的执行无关紧要,但制度的目的起着制度执行的引导作用,不可小觑。关于制度目的的描述,应该是具体的,简短的,不能长篇大论,也不能说"为了企业发展"等等这类"放之四海而皆准"的模糊语言。

2、适用范围:指制度约束(使用)的部门和岗位,要全面列举,切忌遗漏。

3、适用工作:指制度所要规范、约束的工作范畴。

4、工作规则:这是制度主体要素中的重要部分,一般要说明工作原则、该做什么、不该做什么的问题。工作规则可根据具体内容进行分类说明。

5、工作程序:指工作任务开展的具体流程步骤,是解决"如何做"的问题,这项要素一般可用图表来说明,这样更容易让人看明白。

6、处罚条款:指相关人员违背工作规则和办事程序后,对当事人采取的负激励(处罚)措施,一般由经济处罚和行政处罚两种。

7、职责部门:指对该制度的执行情况承担第一责任的部门,一般是该项制度的推行部门。

8、监管机构:指有权力、有职责对制度的执行者进行监管与处罚的部门及岗位。

9、解释权属:指负责对制度进行讲解和释疑的部门或岗位,一般是制度的制定部门。

10、生效与修订:指制度颁布实施的条件、时间与修订的条件。

辅助要素虽然没有主体要素重要,但辅助要素是否健全,能够看出一项制度的规范程度,合理设置辅助要素,能够帮助制度管理者高效、无误地对各项制度进行管理。辅助要素一般由制度类别、制度名称、制度等级、制度编号、制度版本和页码标识等六项内容构成。

1、制度类别即制度属性,一般可分为行政制度、人力资源制度、财务制度、生产制度、营销制度、采购制度、研发制度、质量管理制度、信息管理制度、物流管理制度等等。

2、制度名称不用做太多解释,这是一项具体制度,企业规章制度一般由"规定"、"制度"、"办法"、"规程"等后缀标识,但要注意后缀标识的一致性,保持各项制度的整体美感。

3、制度等级可分为基本制度与局域制度。基本制度是公司所有部门普遍适用的制度,比如考勤制度,局域制度是公司某一专业领域的制度,比如应收帐款管理规定。

4、制度编号有多种方法,这里不再列举,这项要素一般不能没有,编号的目的是为了方面检索查询。

5、制度版本说明了制度的修订频次,虽然可有可无,但这对于制度管理者了解制度内容沿革、对不同制度管理人员的交接都有一定的作用。

6、页码标识说明了某项制度的总页数和每一页的顺序数,方便了制度的管理和阅读