文件资料管理规定

Word第第页文件资料管理规定监理文件资料管理规定

1

范围

本文件规定了项目部工程监理项目部文件资料管理方法和基本要求。

本文件适用于项目部工程监理项目部文件资料管理工作。

2

引用文件和术语

q/04-206.305-2023

工程档案管理规定

3

职责

3.1

总监理工程师

3.1.1

组织编写工程监理项目部文件管理规定，指定信息管理员。

3.1.2

明确监理信息流程。

3.1.3

组织整理工程项目的监理资料。

3.2

专业监理工程师

负责本专业监理资料的收集、汇总及整理，主动协作信息管理员做好本专业文件资料的管理工作。

3.3

信息管理员

依据工程监理项目部文件资料管理规定，实施文件资料的详细操作管理。

4

掌握程序

4.1

明确监理信息流程

依据工程特点，结合监理现场实际状况，与业主协商确定监理信息流程，并通知工程项目建设参建单位。

4.2

建立监理信息编码规定

工程监理项目部文件的编号规章应参照《文件掌握程序》中相关规定，结合监理现场实际予以制订。

4.3

工程监理项目部文件资料的登录和分类存放

在工程建设全过程中形成的有关文件资料，都应统一进行整理分类后传递给信息管理人员，进行集中收发和管理。

4.3.1

监理信息管理员在获得各种文件资料之后，首先要对这些资料进行登记，建立监理文件资料的完好记录。工程监理项目部对往来文件要建立记录台帐，台帐应有“往来文件名称、文件编号、接收人姓名、接收日期、是否需要对方反馈及反馈时间”等内容。

4.3.2

工程监理项目部文件资料主要包括工程项目服务过程文件、实施过程所要求的文件和来自于工程监理项目部外部的文件是工程监理项目部服务过程中的工作根据和工作成果。主要包括：

a)

监理合同；

b)

监理规划、监理细则；

c)

监理指令；

d)

监理工作日志；

e)

监理周〔月〕报；

f)

会议纪要；

g)

审核签认文件；

h)

工程质量认证文件；

i)

危急源、环境因素调查资料；

j)

工程款支付证明；

k)

工程验收记录；

l)

质量事故调查及处理报告；

m)

各种监理内部台账；

n)

工程施工文件资料；

o)

工程收函；

p)

勘察、设计文件；

q)

适用的法律、法规和标准、规范、规程、规定等；

r)

顾客供应的〔包括设计图纸〕资料等；

s)

涉及本工程项目的上级文件、批复文件、审查看法、组织间来往文件等。

4.3.3

工程监理项目部信息管理员应准时将文件资料分类存放，并建立名目。同时建立定期盘点机制，定期检查文件的关闭状况，对未关闭文件准时进行跟踪关闭。

4.4

建立工程监理项目部文件资料借阅台帐记录，工程监理项目部以外人员借阅资料应首先获得总监理工程师同意。

4.5

工程监理项目部发出文件应主题明确、用词精确、严谨；编、审、批签字齐全，标识明确。对于工程监理项目部负责组织的图纸会审及设计交底和工程协调及平安工作等会议，由工程监理项目部组织整理睬议纪要，纪要内容要做到真实、规范、参加各方签字确认后按程序分发。工程监理项目部对外发出的文件一般应采纳计算机打印。有条件的监理项目部应连接因特网，建立计算机信息网，以实现文件资料的管理规范化、快捷化。

4.6

对于顾客供应的设计图纸等资料，由工程监理项目部信息管理员按专业分类管理登记，由专业监理人员验证其有效性后，填写“顾客财产登记表”。

4.7

对监理现场使用的规程、规范等资料要仔细审查，确保其处于有效期内；严禁使用无效版本和未加盖“有效”章的规程、规范。

学校物业修理服务部文件资料管理规定

学校物业修理服务部文件、资料管理规定

(一)凡接到学校、集团印发的文件,都必需进行编号登记。

(二)需要传阅学习的文件,经由修理部主任签字,分送下发管理部门传阅学习。

(三)属于绝密文件只限指定人员阅读,各类文件要按时收回、归档,做到不丢失,不泄密。

(四)对过期作废或无保存价值的文件,资料要按规定进行销毁。

(五)对有保存价值的文件、资料、档案、照片、软盘、图片、音像等材料妥当保管。

(六)修理部大事记需由专人记载,年末整理准时归档。

关于项目建设管理文件资料收发和归档规定

关于项目建设管理文件资料收发和归档的规定

1总则。为规范项目建设管理文件资料的收发和归档工作,特制定本规定。

2项目建设管理文件资料的管理由项目经理负责。

3对项目经理部所签发的各种文件资料,必需在经项目经理审定、签署并加盖项目管理印章之后方可外发。全部外发文件资料应留底存档。

4对项目经理部收到的各种文件资料,必需在接收之前对其有效性进行检查,不得接收签字、盖章不全或经涂改的文件资料。全部外来文件资料应签收登记。

5对设计单位发出的设计变更通知,承包商提交的工程变更申请,监理机构签发的工程质量事故处理报告、停(复)工令、重要的监理通知以及平安事故处理报告等重要文件,项目经理部在收到文件资料24小时之内必需上报业主。

6项目经理应依据工程建设进展状况,不定期地主持项目建设管理文件资料的分类、整理、立卷及归档工作,准时将己归档的文件资料提交业主。

7工程建设管理工作结成后,全部项目建设管理文件资料应纳入项目建设管理档案归档。

8罚则

违背本规定对项目经理和有关人员赐予批判或通报批判;情节严峻的,通报批判并处50-1000元罚款。

地产公司档案文件资料管理规定

地产公司档案文件资料管理规定为了加强公司档案的管理工作,确保档案的爱护和利用,根据档案管理规范,结合公司档案管理实际状况,特制定档案资料管理制度如下:第一部分:公司档案资料管理

第一条档案的定义与范围档案是指过去和如今的公司各部门及员工在从事业务、企业管理、公关宣扬等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

其次条档案管理的原则档案管理分为统一管理和分散管理相结合。即公司档案由总经理办公室统一管理,各部门除已移交总经理办公室的档案外,其它档案文件由部门自行保管,以便于准时利用,维护档案文件的完好与平安。

第三条档案管理的责任部门和责任人公司总经理办公室为公司档案的主管部门,设特地的档案管理人员,负责管理公司的各类档案,做好登记、归类、保管、索引、供应利用,并负责对各部门资料管理员进行工作指导、监督和检查;各部门设有资料管理员,负责本部门资料管理,并接受公司档案管理员的监督和检查。

第四条归档的范围

1.公司证照及企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止等方面的文件材料(包括企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同);

2.公司与有关单位签订的各种合同、协议书等;

3．公司会议记录、纪要和确定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及公司的规章制度);

4.公司制订的打算、统计、预决算、工作总结;

5.公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、招投标文件等;

6.公司的各类申请、恳求与相关部门的批复;

7.财务、会计及其管理方面的文件材料,公司历年来的凭证、账本等;

8.公司法律事务管理方面的文件材料;

9.公司各项目的技术图纸等资料;

10.反映公司历史沿革及公司重大活动的电子版照片及音像资料;

11.其它对公司具有利用价值和保存价值的文件资料(含各类载体,如电子文本等);

12.公司历年获奖资料。

第五条归档要求整理方法:分为文书档案和工程项目档案(竣工工程档案立卷,未竣工工程资料整理成册)。

1.归档的文件材料,应根据自然形成、保持历史联系的原则,结合归档要求和文件内容进行归档。

2.在一个卷内(档案袋、盒)的文件资料要有清楚的《卷内文件名目》,并且按项目、内容或文件形成时间,系统的排列。

3．案卷标题要简明精确,整理好的案卷要确定保管期限,原则上分为永久、长期(十年以上)、短期(十年以下)三种。确定保管期限的基本原则是:1)对公司有长远利用价值的档案应永久保存;2)对公司在肯定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;3)凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。

4.按归档要求进行装订、编号、填写《卷内备考表》。

5.全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档案号,然后逐卷登记,填写《案卷总名目》。

第六条过程管理属于公司保管的档案文件:各部门资料员做好平常文件的预立卷工作,并在每月初或大事结束后将上月需归档的文件整理成册移交总经理办公室保管,任何人不得据为已有。

第七条档案销毁规定公司档案文件销毁:档案在超出规定保存期限一年后,可由公司档案管理员和资料所属部门资料员整理出库进行销毁。销毁档案时必需慎重从事。销毁前由公司档案管理员和资料所属部门资料员一起将需要销毁的资料列出销毁清单,由资料所属部门资料员填写《文件资料销毁清单》进行申请,报销毁资料所属部门的部门经理、主管副总审批,最终经总经理同意后,两人以上执行销毁程序,并在销毁清单上签字确认,公司档案管理员全程监督。销毁档案要严格执行保密规定,销毁清单由公司档案员留存,以便备查。部门档案文件销毁:部门形成的文件资料无利用价值时,可由本部门资料员填写《文件资料销毁清单》。提出销毁申请,部门经理审批同意后,两人以上执行销毁程序并签字确认。销毁清单由本部门资料员留存,以便备查。

第八条档案借阅

1.因工作需要借阅存在总经理办公室的公司档案的,应事先填写档案借阅单,逐级审批,经总经理同意后方可借阅。

2.员工不得携带公司原件材料外出,确因工作需要外带时,需在填写档案借阅单时注明外带缘由,待总经理审批同意后方可外带,用毕归还。

3．借阅档案者必需对所借档案妥当保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随便乱放,以免遗失。

4.部门档案借阅由资料员填写《文件资料发放、借用记录表》做好记录,借阅人签字确认,并按时归还。

5.总经理办公室统一管理公司资料复印件。公司档案管理员或总经理办公室秘书需要在文件资料复印件上加注“仅供…使用”的用处说明。

第九条档案备份规定公司全部有价值的文件、报表、业务资料等档案,须存有电子扫描文档,无法电子扫描文档的,必需做好备份。

第十条档案保管

1.公司档案员在接收文件资料存档时,必需仔细验收,填写《文件资料移交登记表》,送档人和接档人均须签字确认,完成档案交接手续。

2.对于已存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等,按编号挨次排列在资料柜内。

3．档案管理员要定期对库存档案进行清理核对,做到帐、物相符,对破损或载体变质的档案,要准时进行修补和复制。库存档案如移交、作废和遗失时,须注明缘由,保存根据。

第十一条档案保密规定公司全部人员均应严格遵守公司的保密规定,违者根据公司“奖惩条例”严厉 处理。

工程项目文件资料管理规定

1、内容

工程项目文件资料管理包括整个项目实施过程中的文书资料、工程技术资料、施工资料、科研项目资料,竣工图等。

2、由资料员负责项目文件资料的统一管理并催促其他各部门对相应的文件资料进行收集、整理。

3、文书与资料处理要点

1)项目文书处理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、签发、用印、传递、立卷、归档与销毁等程序。

2)项目经理部的文件收、发由项目资料员统一登记,视公文内容和性质,精确准时交项目经理、业主、监理和其他有关部门批示或办理。

3)对于不符合国家有关法令、法规与违背制度的文件,可拒收或不予办理。

4)根据iso9002标准对项目的文件资料进行管理,做好文件受控管理工作。对于涉及有关项目本钱、技术、质量及其它必需保密的公文与技术资料,未经项目经理同意,任何人不准借阅。对于上级有关印有密级的文件,项目不准擅自翻印。

4、文件往来与信息传递

1)外发出的全部文件,都纳入编号系统并实行分级管理,并将来函的收入文件也纳入编号系统,以便统一管理。

2)文件签发分三级管理

①一级文件:必需由项目经理或项目副经理签发,全部经项目经理批阅的施工组织设计;季、月度打算;重要的会议记录[[(必需由参与会议各方对整理后的《会议纪要》签名后有效)。

②二级文件:备忘录,整改通知;业务联系单;催款通知;技术核定单等。(须由业主和监理部门负责人签字后方有效)

③三级文件:会议通知等。

3)文件的分发与传递

①一级文件由项目部办公室分发;二级文件由各部门自行分发。

②外来文件,必需由项目部办公室统一收文,逐一处理,原则上各部门不直接收文。

③有关工程的传真文件统一由项目部办公室收文、编号并分送有关部门。

4)发文规章

①全部文件使用统一文稿纸,由办公室印制。

②文件署名签发必需用钢笔书写,不使用原珠笔或铅笔。

5)归档时间

施工过程中的各种资料在施工过程中由资料员收集,工程竣工后一个月内由资料员供应竣工资料,归档。

6)档案的借阅

为充分发挥工程档案作用,因工作需要在工作时间随时可借阅。但需办理借阅手续,档案不得带出本项目。

7)档案的检查、核对及移交

工程档案定期进行检查核对,做到帐物相符,待工程竣工后,工程评定结束,按有关规定向有关档案管理部门移交。

x地产公司档案文件资料管理规定

地产公司档案文件资料管理规定

为了加强公司档案的管理工作,确保档案的爱护和利用,根据档案管理规范,结合公司档案管理实际状况,特制定档案资料管理制度如下:

第一部分:公司档案资料管理

第一条档案的定义与范围

档案是指过去和如今的公司各部门及员工在从事业务、企业管理、公关宣扬等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

其次条档案管理的原则

档案管理分为统一管理和分散管理相结合。即公司档案由总经理办公室统一管理,各部门除已移交总经理办公室的档案外,其它档案文件由部门自行保管,以便于准时利用,维护档案文件的完好与平安。

第三条档案管理的责任部门和责任人

公司总经理办公室为公司档案的主管部门,设特地的档案管理人员,负责管理公司的各类档案,做好登记、归类、保管、索引、供应利用,并负责对各部门资料管理员进行工作指导、监督和检查;

各部门设有资料管理员,负责本部门资料管理,并接受公司档案管理员的监督和检查。

第四条归档的范围

1.公司证照及企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止等方面的文件材料(包括企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同);

2.公司与有关单位签订的各种合同、协议书等;

3.公司会议记录、纪要和确定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及公司的规章制度);

4.公司制订的打算、统计、预决算、工作总结;

5.公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、招投标文件等;

6.公司的各类申请、恳求与相关部门的批复;

7.财务、会计及其管理方面的文件材料,公司历年来的凭证、账本等;

8.公司法律事务管理方面的文件材料;

9.公司各项目的技术图纸等资料;

10.反映公司历史沿革及公司重大活动的电子版照片及音像资料;

11.其它对公司具有利用价值和保存价值的文件资料(含各类载体,如电子文本等);

12.公司历年获奖资料。

第五条归档要求

整理方法:分为文书档案和工程项目档案(竣工工程档案立卷,未竣工工程资料整理成册)。

1.归档的文件材料,应根据自然形成、保持历史联系的原则,结合归档要求和文件内容进行归档。

2.在一个卷内(档案袋、盒)的文件资料要有清楚的《卷内文件名目》,并且按项目、内容或文件形成时间,系统的排列。

3.案卷标题要简明精确,整理好的案卷要确定保管期限,原则上分为永久、长期(十年以上)、短期(十年以下)三种。确定保管期限的基本原则是:

1)对公司有长远利用价值的档案应永久保存;

2)对公司在肯定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;

3)凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。

4.按归档要求进行装订、编号、填写《卷内备考表》。

5.全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档案号,然后逐卷登记,填写《案卷总名目》。

第六条过程管理

属于公司保管的档案文件:各部门资料员做好平常文件的预立卷工作,并在每月初或大事结束后将上月需归档的文件整理成册移交总经理办公室保管,任何人不得据为已有。

第七条档案销毁规定

公司档案文件销毁:档案在超出规定保存期限一年后,可由公司档案管理员和资料所属部门资料员整理出库进行销毁。销毁档案时必需慎重从事。销毁前由公司档案管理员和资料所属部门资料员一起将需要销毁的资料列出销毁清单,由资料所属部门资料员填写《文件资料销毁清单》进行申请,报销毁资料所属部门的部门经理、主