论企业财务会计向电算帐转化的转型

论企业财务会计向电算帐转化的转型

一、领用材料管理子系统发现伪造事故坠江h化工有限公司（注：公司及人物均为虚假姓名，称为姓名）是一家大型央企。×3年×月该公司财会部接到开户银行电话,应银监局最新要求,该公司向个人帐户Q某的转款5.7万,需要单位出具证明银行才能予以划转。财会部经查,该款项是其下属单独开立银行结算户的物资采购部财务科所付,遂通知其科。该科科长A某经询问科员及采购员大为惊讶,竟然无人知道Q某其人,该部更从未有过与Q某的业务往来。询问间出纳B某悄然离去……随后该科接到公安机关通知:在某江岸边发现一失事摩托车,车主疑似坠江,证件是该科出纳B某的。A科长感觉此事大为蹊跷,请来锁匠撬开B某的保险柜和办公桌,发现保险柜内现金除零钞外被提取一空,立刻将情况向公司领导及公安机关报告,公安机关当即展开调查。次日,该科会计C某也神秘失踪。后经公安机关侦查缉捕,将伪造事故坠江现场潜逃的出纳B某抓获,C某也随后自首。检察机关经过数月的调查取证,终于查清B某C某两人合谋贪污公款87万元的犯罪事实,B某C某获刑,全案告破。二、保理费中材料出库分录表H公司作为一家老牌大型企业,有着较为健全的企业管理制度和严格的财务制度,内控制度日渐完善,财务管理长抓不懈,设有专职的稽查机构、内部审计机构定期不定期进行检查监督、专项审计,每年还专门从外部聘请专职会计事务所的注册会计师对公司财务报表进行审计。那么B某和C某是怎样联手舞弊在长达三年的时间里陆续将87万公款据为己有的呢?让我们来剖析一下他们的作案手法。H公司由于规模较大,实行的是二级财务核算管理体制。内部各单位之间是以公司内银行转帐支票进行结算。为便于物资采购,物资采购部财务科单独开立了银行结算帐户。该科所需货币资金由该科开出公司内银行转帐支票从公司财会部提取,财会部根据公司内银行转帐支票向物资采购部财务科结算户划拨真实货币资金。提款后,物资采购部财务科根据采购业务需要自行从结算户付款。购入的材料物资办理入库手续后转入仓库,公司内各部门根据需要开出领料单从仓库领用。每月末物资采购部财务科根据领料单开出公司内银行转帐支票向各单位收款并办理材料物资出库。按照总部要求,该科已开始实行会计电算化,由于处于电算化初期,故手工帐和电算帐两套帐同时记帐并轨运行。在手工帐的分工上,A科长分管总帐;出纳B某分管现金日记帐、银行存款日记帐、公司内银行存款日记帐;会计C某分管往来帐和一部分原材料二级帐;其他几名科员分管其余的明细帐。该科的日常业务流程是先手工填制凭证办理会计业务,然后每日将当日凭证录入电算帐,各科员根据手工凭证登记分管的明细帐,月末A科长根据计算机出具的汇总表登记总帐,会计报表是由计算机出具。相对手工帐而言,该科人员对电算帐的熟悉程度和操作规程的重视程度不够,电算帐登录密码并没有严格按规程做到经常更换,再加上共事已久彼此熟悉信任,大家录入自己密码时也并没有回避旁边的同事,这样,有心的B某很容易就窃取到了该科其他人的密码,为作案奠定了基础。B某和C某经过长期观察,终于揣摩出一套自以为神不知鬼不觉的方法向物资采购部流动不息的大额采购资金伸出了贪婪的手……月末,当所有凭证在电算帐上录入、复核、记帐完毕后,B某用窃取的密码,轻而易举地在电算帐上进行取消记帐、取消复核、重新填制凭证的操作,将C某分管的原材料帐户材料出库的分录进行篡改……例如,×号凭证原材料出库分录本来是:第二步,将该笔款项5万加成在实际向公司外某单位付款的分录上。例如,×号凭证向公司外某单位付款10万元分录本应为:然后,B某将倒出的公司内银行收款5万,开出转帐支票转入以C某之母Q某名义在郊县开立的个体户帐户。由于该科印鉴全部是由出纳B某一个人管理(尽管财务制度明文禁止),该科的日常业务又是大宗多笔的汇转采购款,向个体户Q某转帐开户许可证等手续齐全,银监局以前也并没有要求向个体户转款单位必须开具证明,故很顺利5万元就被B某C某收入囊中。公款虽已到手,可事情并没有到此结束,狡猾的B某和C某为使手工帐和已篡改的电脑帐余额一致,逃避各项检查,在手工帐的登记上,煞费了一番苦心:为篡改方便,平时二人记帐只登记发生额,不结余额,承前页和过次页也不填写。该科由于已经实行电算化,手工凭证是及时输入电脑的,电算帐上各明细帐的发生额、余额可以随时调出看到,因此A科长对各科员分管的手工帐并没有经常抽查,他也曾发现过B某和C某帐上这种现象,还以为两人是因为太忙了没及时登记,提醒一句也就不再深究了。出纳B某在转出赃款当日的银行存款日记帐承前页过次页处,从贷方将5万元强行减出,余额也相应减少5万。这样手工帐、电算帐、银行对帐单余额就一致了。该科银行对帐单是由出纳B某核对并编制银行存款余额调节表,这样银行对帐单上有而单位银行存款日记帐上无的向Q某转款5万元就无人发现。每当上级机关下来检查审计时,由于时间有限,检查货币资金时,都是对照电算帐和手工帐余额先由出纳点库检查现金;然后打印出银行存款电算帐的各月余额,和手工帐及银行对帐单余额进行核对;最后打印出公司内银行存款电算帐的各月余额,和公司内银行存款手工帐、公司内银行存款对帐单余额进行核对。狡猾的B某从来没有动过现金,公司内银行存款和真实的银行存款仅对余额又是帐帐相符、帐实相符,所以一次次侥幸从检查人员眼皮底下逃脱。有心的B某,甚至还专门用一本转帐支票来开向Q某的转款,这样凭证后面的转帐支票存根是连号的,检查人员也不会起疑。会计C某所分管的其他应付款帐只是电算帐借贷两方发生额同增,不改变余额,就没有对手工帐做篡改。检查人员来检查时,也是由于时间有限,该部门往来款项又繁多,所以只打印出往来帐电算帐余额与手工帐余额核对,而仅对余额帐帐也是相符的(如果函证去对方单位查余额,帐实也是相符的)。而C某所分管的原材料二级帐需要篡改,因为已经篡改的电算帐上并没有做该笔材料出库的分录,而手工帐上是发生了的。C某在原材料手工帐的承前页过次页处将本已出库的原材料5万元从贷方强行加回,余额也相应增加5万。这样,原材料手工帐与电算帐余额就一致了。该部门原材料实行的是三级核算:三级帐是数量金额帐在仓库,平时材料进出库由保管员登记数量,月末分管会计从库房取回料单和三级帐帐本登记金额;二级帐是三栏帐,由财务科几名科员分管,根据三级帐汇总登记,只登记金额不登记数量;总帐由A科长分管,于每月末根据计算机打印出的汇总表进行登记。B某总会赶在A科长出汇总表记手工帐前篡改完电算帐,而根据篡改后的汇总表登记的原材料总帐余额肯定与二级帐是相符的。在B某和C某作案后,余额唯一不一致的就是原材料二级帐和三级帐的余额。该科对库房的三级帐非常重视,盘查严密,经常抽检盘点,仓库保管员又尽心尽责很少发生盘盈盘亏的事项。由于三级帐的帐实长期相符,二级帐又是根据三级帐汇总登记的,而总帐和二级帐余额也是相符的,该科对二级帐的重视反而不够,放松了警惕,常有人抽检库房帐实是否相符,却没有人抽检原材料帐二级帐和三级帐是否相符。有时A科长也要问C某一句分管的二三级原材料帐对上没,C某回答对上了,A科长也就信以为真不去抽检了。B某和C某用以上手法,试探性地窃取了第一笔资金后,见无人发现,便放心大胆地开始作案了……物资采购部的大额采购资金流动不息,原材料进出库频繁且金额巨大,B某和C某每月只截留窃取几小笔,这几小笔流失的采购款,相对于庞大的采购资金和原材料库存款而言是微乎其微的。由于两案犯联合舞弊,钻内部控制和管理的空子,手法狡猾,在长达三年的时间里,频繁作案,积少成多,截止案发贪污的公款总额竟达87万元之巨。三、警告这起会计出纳联合贪污舞弊案暴露了H公司在内部控制和管理方面的问题和不足,引发我们的思考,带给我们启示:1、建立空白票据丢失和材料检疫的程序,定期开展检疫应明确支票等重要票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序,建立备查登记,定期不定期进行抽检,防止空白票据遗失和被盗用。在这起案件中B某从买回的支票中专门拿出一本来开给Q某的转款,竟无人发现。2、禁一人保管支付介入印文(1)财务专用章应由专人保管,个人名章应由本人或其授权人员保管。严禁一人保管支付款项所需的全部印章。(2)严格履行签字或盖章手续。在这起案件中该科为转款快捷方便,有章不循,竟由出纳B某保管全部印鉴,该科在方便办理日常业务的同时,也为两案犯合谋舞弊盗取公款开了方便之门。3、编制银行存款时效表调节不符应依法执单位应当定期获取银行对帐单并指定专人(出纳以外),核对银行帐户,查实银行收付款项及余额,编制银行存款余额调节表,使银行存款帐面余额与银行对帐单调节相符。如调节不符,应查明原因,及时处理。本案中银行对帐单的获取和对帐均是由出纳B某来完成,缺乏监管。如果换他人来核对银行对帐单,立刻就会发现银行对帐单上已付,而单位银行存款日记帐上未付的向Q某的异常转款。4、银行存款收入转移公司内银行存款虽没有真实的货币资金流,但应视同真实银行存款进行管理。对于公司内银行转帐支票的填制、审核和签发应严格权限和手续。应每月获取公司内银行存款对帐单,查实公司内银行收付款及余额。本案中B某和C某实质上就是将公司内银行存款收入转化为真实的货币资金流出中饱私囊,所以公司内部银行存款也同真实的银行存款一样重要,也应追踪其流向。此案给实行二级财务核算管理体制的单位敲响了警钟。5、定期检疫的问题原材料帐应帐帐相符(这里的帐帐相符有其双重含义:一是各级帐的相符,二是电算帐和手工帐的相符)、帐实相符,并定期不定期抽检。有条件的单位还可以建立电子物流系统,及时掌握材料物资入、出、存情况,这样在方便物流管理的同时也方便了会计记帐对帐。本案中,如果有人抽检原材料总帐二三级帐的对应情况,会立即发现原材料二三级帐余额不符、二级帐手工帐与电算帐发生额不符的异常情况,顺藤摸瓜就可以查清B某C某联合舞弊贪污公款的犯罪事实。6、没有帐套主管密码,也不会取消记帐实行会计电算化的单位,应建立密码管理制度,并严格遵照执行。密码应严格保密,按规定时期更换。本案中就是因为该科人员在密码管理方面放松了警惕,没有做到严格保密和及时更换,所以被B某钻了空子,才得以作案。可以说,如果密码管理严格,B某根本就不可能在电算帐上做手脚。没有帐套主管密码,不可能取消记帐;没有复核人密码,不可能取消复核;没有制单人密码,不可能重新填制凭证……关卡重重却形同虚设,而B某畅通无阻,但凡有一个环节卡住哪至如此?可叹哪!有章不循真是祸害无穷。所有实行会计电算化的单位都应高度重视密码的管理。这是因为在手工帐的情况下,每个人都会亲笔留下痕迹,而电算帐每个操作员是凭密码登录,留下电子签名,一旦密码被别人窃取,他人就可以以该被窃密操作员的名义进行操作而不留下自己的痕迹。从手工帐过渡到电算帐,由于同事之间的信任和熟悉,密码的管理是最容易有章不循,不以为然,麻痹大意的,这样就会被心怀叵测的人钻空子,做出手工帐下所不能为的舞弊行为。会计机构会计人员要适应这种转变,对密码的管理要从思想上高度重视,要建立密码管理制度,并严格遵循。7、正确界定会计制度,避免帐目混乱实行会计电算化的单位,系统管理员在电算帐上设置操作员权限时,应严格按照内部控制的要求,分别赋权。例如出纳就只能赋权出纳签字,现金、银行日记帐查询,凭证查询,明细帐查询……就不能赋权填制凭证、复核凭证、记帐、会计报表……每个会计人员都应该很清楚会计制度明文规定:“出纳不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务帐目的登记工作”,这一规定在电算帐下同样适用,如果电算帐下出纳被赋予帐套主管的全权限,那么根本不用知道他人密码就可以进行全部的操作。如果有人钻空子,必然引起帐目混乱,后果会很严重。在实际工作中,处于会计手工帐到会计电算帐转轨期的会计同仁在电算帐上的熟悉程度往往远不如手工帐,电算帐的管理水平也参差不齐,操作员权限这个控制点往往会疏忽,应给予足够的重视。8、没有批签批审的问题目前,许多会计软件都设有出纳批量签字和会计批量审核的功能项。个人认为不应该有这个功能项,如果有也应设置成取消此功能,如不能取消,最好强制规定不允许使用。道理很简单,在手工帐的情况下,会计对每笔凭证的复核是慎之又慎严格审核才会签名,而出纳对会计复核后的凭证也要看了又看才会收付款,正确收付款后才会签字。而有了批签批审功能项,可以根本不用看凭证,只需登录电算帐点未签字或未复核凭证就可以一步将所有未签未核凭证签上字。实际工作中谁会允许连看都不看就全部签字的现象存在呢?这是极为不负责任的。而且批量复核还会造成一个问题就是电算帐上的复核人与凭证手工复核人可能会不一致。这是因为办理会计业务时凭证已经手工复核过了。如果电算帐不及时复核,而是隔一段时间由某一个操作员复核的话,那么电算帐上的复核人就全是这一个操作员,如果手工凭证不完全是这个操作员复核的,就会造成手工凭证和计算机凭证复核人的不一致。鉴于以上原因,最好不要使用批签批审的功能项。9、加工人员资料,模块与电算帐的关系在手工帐与电算帐并轨运行的单位,必须注意手工帐与电算帐的一致。(1)手工帐与电算帐凭证制单人的一致。如果手工凭证先制单,电算凭证后录入,要注意谁出的手工凭证谁录入,手工凭证与电算凭证制单人要完全一致。实际操作中,电算凭证录入滞后的单位为图省事,往往是一个操作员连续录入一批凭证,这些凭证如果不完全是该操作员填制的,其中还有他人填制的,就会造成手工凭证和电算凭证的制单人不一致,这是不符合规定的,责任也不分明。(2)手工帐与电算帐凭证复核人的一致。理由同上,另见第8条。(3)手工帐与电算帐,总帐与明细帐、帐帐、帐实余额的一致。本案中原材料总帐与二级帐手工帐和电算帐余额是相符的,但与手工帐三级帐余额不符,与实际库存也不符。(4)手工帐与电算帐发生额的一致。本案中其他应付款电算帐借贷两方发生额同时虚增,与手工帐发生额不一致。银行存款日记账、原材料二级帐手工帐与电算帐发生额也不一致。以上几个控制点也是财务检查的重要检查点。10、进一步明确了账户使用的方式目前,许多会计软件都设有取消复核、取消记帐、取消结帐的功能项。理由是,在计算机特定的工作环境中,由于实际工作中会存在错误的凭证,这些错误凭证如果不予以纠正,电算帐中将会存在无用的冗余信息,影响对会计信息的使用。这些功能项在实际工作中使用起来确实很方便,取消结帐、取消记帐、取消复核后,错误的凭证可以完全重新填制,丝毫不留改动痕迹,但问题就出在丝毫不留改动痕迹上。在手工帐