公文中字与发的区别

#19竭诚为您提供优质文档/双击可除公文中字与发的区别篇一：发文号中“字”与“发”的区别发文号中“字”与“发”的区别发文字号由机关代字、年份、序号三个小要素组成，机关代字又由行政区域代字、单位名称代字、行政关系代字三个更小要素组成。这位读者的问题实际上是行政关系代字的相关问题。所谓行政关系代字指发文字号中能够明确行文方向的代字，如“发”、“字”、“函”、“呈”等。但目前无论国家行政机关公文处理办法还是国家行政机关公文格式，对这种代字的使用规则均无明确规定。本书意见应当明确赋予其标明一份公文是“下发”还是“上报”亦或“平行”的作用。例如用“发”作为下行文的标志，用“报”或“呈”作为上行文的标志，用中性的“字”或“函”作为平行文的标志。如国务院文件的行政关系代字有“国发”、“国函”等，其中的“发”和“函”分别指明“下发”和“平行”两种发文性质。行政公文发文机关标识、发文字号及标题的常见问题与对策钟钦内容摘要：行政公文是具有法定效力和规范体式的文书，但在实际运用中，许多行政公文在发文机关标识、发文字号和标题上存在许多错误。本文通过大量的实例，从“发文字号”与“公文编号”、多用虚字、乱设虚号、错用括号、文种格式错误、标题啰嗦、滥用标点符号、语句不合语法规范等方面对此进行了深入的探讨。关键词：行政公文规范；发文字号错误；文种格式错误；转发性通知标题行政公文是随文字的出现和行政管理的需要而产生并发展起来的。中国最早没有“行政公文”的名称，统称“公文”。“盖文章，经国之大业，不朽之盛事。”曹丕典论〃论文里所说的“文章”，是指当时流行的奏、议、书、论、铭、诔、诗、赋这“四科八体”。他又云：“盖奏议宜雅，书论宜理，铭诔尚实，诗赋欲丽。”将公文奏、议列居“文章”首位，可见，“经国之大业，不朽之盛事”的“文章”首先指的就是公文，而且认为应以符合规范的的“雅”为宜。曹丕对公文功能的认识极其深刻。刘勰在文心雕龙〃章表中道：“章表奏议，经国之枢机”。明确具体地直接指明章、表、奏、议等公文是治理国家的纽带与关键，语道破公文作为治理国家、管理社会的文字类型工具的性能与作用的本质。当今世界，一切社会活动无不跟公文相联，无不在某种公文规定的轨道上运行。一旦公文统统失效或废止，全社会无疑陷入混乱状态而走向崩溃。行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。这一概念包含以下几层意思：一是除党和军队系统的公文外，所有行政机关在行政管理过程中形成和使用的处理公务的文书。标准的行政公文，是国务院于2000年8月24日发布，20xx年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法规定的13种公文，即命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。二是行政公文离不开“行政管理过程”，离开行政管理过程这种“公务活动”就不存在行政公文了。三是行政公文是“依法行政”的重要工具和依据凭证，有法规依据作用的“法定效力”。四是行政公文的内在结构和外在形式都有特定的“规范体式”。五是行政公文是进行上下左右的联系和沟通，处理公务活动的文字材料。因此，行政公文的写作除了符合国家的法律、法规及其他有关规定，坚持实事求是、严肃认真、主旨突出鲜明等原则外，还要遵循行政公文的行文规则，遵循行政公文情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词、数字规范，标点正确，篇幅力求简短的要求，在行政公文语言上遵循精简性、实用性、确指性、陈述性、规范性、得体性的特点，而更重要的一点是必须注重行政公文体式的规范性。国家行政机关公文处理办法〃第三章〃公文格式中明确规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”撰制行政公文，要严格遵循这一规定，以确保行政公文的统一性与科学性，和精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。然而，行政公文的实际撰制中却存在着诸多问题。先看两个病例：病例一：XX市广播电视大学x市电大学发（20xx）008号关于认真贯彻执行省电大关于“经济应用文写作”完成作文练习的通知的通知病例二：X教纪］20xx:8号xx市教育纪律检查工作委员会关于转发xx市纪委、监察委关于转发中共中央纪委、监察部关于转发北京市纪委、监察局关于严明纪律确保非典型肺炎防治工作顺利进行的紧急通知的通知的通知的通知由上面两个病例，可以看出常见的行政公文在发文机关标识、发文字号和标题方面存在的主要问题有：第一、公文眉首方面：主要是发文机关标识不规范，发文字号混乱。第二、公文主体方面：主要是公文标题冗长、混乱、残缺不全，在标题中随意加标点符号等。一、发文机关标识、发文字号上最容易出现的问题发文机关标识是由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定。有一些特定的公文在发文机关名称后面不加“文件”二字，如国务院就有“国务院任免通知”红头形式，国家行政机关公文格式给这类“红头”留了余地，未规定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。一般来说，行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加“文件”二字。病例一是个转发通知，不属于特定公文，显然不可只标识发文机关全称或规范化简称，应写为“XX市广播电视大学文件”。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。尽管国家行政机关公文处理办法、国家行政机关公文格式就“发文字号”的用法、格式、标准，都作出了明确的规定，但是，“发文字号”在实际应用中，仍然存在不规范的问题，如病例一“X市电大学发（20xx）008号”和病例二“沪教纪］20xx:8号”。发文字号上常见的问题有以下几个方面。（一）“发文字号”与“公文编号”相混。这一问题多出现在教课书中，如某师范大学出版社出版的公文写作教程把“公文编号”解释为“一般包括机关代字、年度、顺序号”,把“公文编号”混同于“发文字号”。“公文编号”与“发文字号”是两个不同的概念。“公文编号”也叫文件编号，国家行政机关公文格式（gb/t9704-1999）阐述很明确：“公文份数序号（公文编号）是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号”。而“发文字号”是“由发文机关代字、年份和序号组成”。并不是所有的公文都需要编制份数序号，办法规定带有密级的公文要编制份数序号。如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。国家行政机关公文格式规定编制份数序号用阿拉伯数码，对编几位未作规定。一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位，即“1”编为“01”，如果单编“I”，会使人不知其意，以为是误印上去的。对份数序号，有的是用印号机手工在成文上加盖，有的印刷设备带有印号功能，可以与成文同时印刷，对此本标准不作统一规定，公文印发机夫可自行掌握。“公文编号”与“发文字号”还有两大区别：其一、写法上的区别。“公文编号”的写法过去是“nO.000XX”，现为“000XX”，位置标于文件左上角。而“发文字号”的写法是：“国发19912号”即国务院1991年发的第2号文件。其二、标注位置的区别。“公文编号（公文份数序号）用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行所谓版心：即公文印刷用纸除去天头（上白边）、订口（左白边）、右白边、下白边，余下的可排印文字的部分。而“发文字号”，在发文机关标识下空2行，距红色反线4mn处；大文头（有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的文头）的下行文，居中排列；小文头（仅以发文机关名称作发文机关标识的文头）的下行文或平行文，移至红色反线下靠右摆放；上行文，需标识签发人姓名时，发文字号移至左边，左空1字（红色反线上方4mm#）。机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”、“财”代主办这份铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。读懂机关代字很重要，特别是知道了文件的主办部门是谁，可以比较准确地对文件进行分办、查询和保存归档。有的机关代字还包合其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、“国函”，“国”代国务院，而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。（二）虚字多余。如：“X政字20xx第5号”、“X发字20xx第28号”。对于篇幅要力求简短、语言要遵循精简性、实用性、确指性、规范性的行政公文来说，这里的“字”“第”均是没有什么实际意义的多余字，应该删去。规范化的用法是：“X政20xx5号”、“X发20xx28篇二：党政机关公文种类和格式的区别党政机关公文种类和格式的区别党的机关依照中国共产党公文处理条例（以下简称条例）和公文主题词表，国家行政机关依照国家行政机关公文处理办法（以下简称办法）和国家行政机关公文格式（gb/t9704—1999，以下简称国标）和国务院公文主题词表进行公文处理工作1、文种的区别。党的机关有14个主要文种，行政机关只有13个文种，其中“决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”等9个文种相同，党的机关有“决议、指示、公报、条例、规定”等5个独特文种，行政机关有“命令、公告、通告、议案”等4个独特文种（注1）“意见”和“会议纪要”等文种使用的区别。一般情况下，行政机关公文独立使用“意见”和“会议纪要”文种，党的机关公文有时独立使用“意见”和“会议纪要”，有时将其文种与“通知”文种合并使用（注2）。2、秘密等级标识位臵的区别。办法规定：秘密等级和保密期限顶格标识在版心右上角第1行，条例规定：公文序号顶格标识在版心左上角第1行，公文秘密等级顶格标识在公文序号下方（版心左上角第2行）。两者所处的位臵截然不同。（注3）。3、紧急程度级别的区别。对紧急公文的标识，条例规定应当分别标明“特急”、“加急”，而办法规定应当分别标明“特急”、“急件”，略有区别；对紧急电报的标识，条例规定应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”，而办法规定应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”，行政公文的紧急程度无“特提”级别（注4）。4、版头和发文机关标识称谓和格式的区别。公文的红色反线以上部分，党的机关称为“版头”，行政机关称为“发文机关标识”。条例规定党的机关及其组成部门的公文版头格式，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的规定与办法的规定基本一致；条例中规定的中国共产党XX委员会（XX）版头格式，用括号内打印文种名称代替“文件”二字，例如“中国共产党河南省委员会文件”、“中国共产党XX厅党组（报告）”，而行政机关的公文无此规定和用法。党政机关及其组成部门的上行文版头（发文