Access在企业管理中应用的实例分析

Access数据库在采购数据管理与分析中的应用小组成员:肖马苗20080612025刘玥20080612017冯鑫20080612044摘要

采购作为企业供应链管理中的关键环节,直接影响着整个企业的经营发展和经济效益,因此对采购数据进行有效管理显得尤为迫切。本文应用Access数据库技术构建采购数据管理与分析系统,系统的使用减轻了业务人员的工作强度,提高了企业的采购管理水平。1采购在企业管理中的作用及采购数据管理的特点

采购是企业经营管理中的一个核心环节,也是企业获取利润的重要来源。采购成本作为企业成本管理的主体,是“最有价值的部分”。据统计,采购成本每下降1%,平均可以给企业增加10%的利润,可见采购在企业的整个供应链管理过程中具有举足轻重的地位。

在采购业务活动中,业务人员经常会与大量数据打交道,这些数据涵盖了物料清单(BOM)、原材料价格、供应商联系信息、运输费率等诸多内容。如何管理并有效利用这些纷繁复杂的数据,对于企业来说是一个很有意义的课题。A公司是一家专业从事汽车线束零部件生产的外资企业,长期以来,公司对采购信息的管理一般采用以Excel为主的人工管理方式,每天业务人员都需要花费大量的时间和精力在数据的清理与整合上。虽说是在同一个部门,但每位业务人员所拥有的信息并没有实现共享的最大化,由此造成工作效率的降低,比如对某个供应商生产的同一种零件进行重复询价,这不仅造成人力资源和时间资源的浪费,还不利于采购企业建立自身形象。此外,以往粗放型的人工管理方式难以满足对数据及时性、准确性和综合性的要求。

对数据进行分析挖掘是决策层经常提出的一个需求,近几年物料采购金额的变化趋势是怎样的?谁是对我们影响最大的前20大供应商?每个项目所需物料的品种有哪些?这些品种各自占比多少?诸如此类问题都是决策人员所感兴趣的,一些比较大的分析需要大量的基础数据来支持,对这些基础数据进行搜集、清洗和整理往往会占用较多的时间。就以零件单价为例,作为分析时经常使用的数据项,由于供应商在报价时所基于的货币和物流条件不同,对零件单价直接进行比较分析是欠妥当的,这就要求先将零件单价统一换算成以人民币为基准的到厂价(DDP),而在换算过程中会涉及汇率、运输费率等多个要素,有些供应商针对不同的物料品类还会采用不同的运输费率,这让计算过程变得更为复杂,诸如此类的计算将花费业务人员较多的时间和精力。基础数据的质量直接决定着分析结果的质量,一份低质量的分析报告通常会影响到决策的制定,有时甚至会让决策层做出错误的判断。目前A公司所使用的ERP系统还在持续升级过程中,数据管理和分析功能尚不完善。因此,开发一套采购数据管理与分析系统就变得十分迫切。与采购业务相关的数据一般具有信息量大、输出要求高的特点,一种输入信息需要按不同的要求加工后作多种输出(如Excel,PDF等)。经过对几款工具的比较和对企业自身特点的分析,采购部门最终决定采用Access数据库来开发系统。

2Access数据库概述

Access是微软公司推出的在Windows操作系统环境下工作的关系型数据库管理系统。它采用了Windows程序设计理念,拥有设计查询、用户界面、报表等多种数据对象,Access作为Office套件的一个成员,具有Office系列软件的一般特点,如菜单、工具栏等,并能够实现与其他成员(如Excel)之间的数据共享。与其他数据库管理系统相比,它更为简单易学。Access的功能比较强大,足以应付一般的数据管理及分析需要,特别适合于一般的中小规模企业。

采用Access开发管理信息系统需要使用VBA(VisualBasicforApplication)语言,它是应用程序开发语言VisualBasic的子集,VBA拥有VisualBasic语言的高效性和专业性,可以根据用户的自身需要进行二次开发。

Access数据库由“表”、“查询”、“窗体”、“报表”、“页”、“宏”和“模块”7种对象组成。

(1)表(Table)。表是数据库的基本对象,是创建其他对象的基础,表由记录组成,记录由字段组成,表用来存储数据库的数据,故又称作数据表。

(2)查询(Query)。查询可以按索引快速查找到需要的记录,按要求筛选记录并能连接若干个表的字段组成新表。

(3)窗体(Form)。窗体提供了一种方便浏览、输入及更改数据的窗口,还可以创建子窗体显示相关联的表的内容,窗体也称作表单。

(4)报表(Report)。报表的功能是将数据库中的数据分类汇总,然后打印出来,以便分析。

(5)页(Page)。数据访问页可以查看、更新或分析来自Internet或Intranet的数据库数据。

(6)宏(Macro)。宏相当于DOS中的批处理,用来自动执行一系列操作。

(7)模块(Module)。模块的功能与宏类似,但它定义的操作比宏更复杂,一般分为类模块和标准模块两种类型。

3系统分析设计与实现

3.1业务数据流程分析

采购业务原始数据的获取主要通过两个途径:一是ERP系统,如物料清单(BOM),采购订单(PO)等,这些数据之前都由相关业务人员输入系统,具有标准化、格式规整的特点;二是以Word、Excel等格式保存的文件,包括销售计划、供应商调研报告等,文件中的数据具有非标准化、格式多样等特点。获取原始数据后还不能对其直接进行分析利用,需要先对数据进行清洗,将“脏数据”过滤掉,提高数据质量。这些所谓的“脏数据”由多种原因产生,由于ERP系统在用户输入环节设计有一定的约束机制,所以从ERP中获取的数据质量一般比较高,而外部文件中的数据则是清洗的重点,如供应商调研报告是由供应商填写完毕后发还给采购部,虽然在调研之前业务人员已与供应商进行充分的沟通说明,但还是难免会出现格式不统一、信息无意义或无效(如将“12345678”作为电话号码)等情况,对这些数据需要采用留空、匹配等方法进行清洗加工,以提升数据质量。数据清洗工作完成后,用户可以根据自身需要对数据进行查询与分析,报表需求主要来源于决策层,他们通常希望将分析的结果以简洁便携的方式展现,所以报表的格式以PDF、PPT为主。

3.2系统设计

我们首先需要建立一个基础数据库,包括物料清单(BOM)、供应商联系信息和原材料价格等与采购业务有关的数据,再设计采购数据管理模块、采购数据分析模块和供应商信息管理模块,使它们与基础数据库进行关联。3个模块中的数据及分析内容均是基于前面的基础数据并通过采用SQL语句来实现的。

在基础数据管理模块,采购业务人员负责维护本人所属项目下的采购数据信息,其他业务人员只拥有查看的权限,这样既保证了数据的安全性,也提高了数据的及时性和准确性。

3.3系统实现3.3.1系统登录

考虑到用户名的唯一性和用户登录的便利性,采用计算机用户名来作ID号。当用户输入ID号和初始密码后,点击密码框右侧钥匙图标的按钮对密码进行修改。修改完成后,输入新密码并点击“Login”按钮即可进入主菜单界面。

3.3.2主菜单