艾滋病防治项目费用估计的经验

艾滋病防治项目费用估计的经验

专家估计，中国的抗病性正在迅速增长。在中国开展的国际艾滋病防治合作项目不断增多,正在进行的国际合作项目,包括联合国系统的项目如:联合国儿童基金会、UNDP、UNFPA;多边项目如:WHO和WB项目,双边项目如:欧盟项目和澳援项目。另外,其他许多国际组织也准备在中国开展艾滋病预防与关怀合作项目,如全球基金项目。同时,国内的许多活动也通过项目的形式来执行与管理,如目前国家正在开展的100个艾滋病综合防治示范县项目等。国际合作项目除了提供大量资金支持以外,更重要的是带来先进的技术、信息和观念,并为我国培养了一大批国际型技术人才。国际合作项目完成的好与坏,不仅关系到我国艾滋病防治工作的开展,能否争取更多的国际支持,项目管理和执行单位的管理与执行能力等,更重要的是影响到中国在国际上的声誉。1项目的生长过程和实施过程是制约项目实施的关键费用估计是指预估完成项目各项工作所需资源(人、材料、设备等)费用的近似值。在日常工作中通常称其为预算。所有的项目执行过程都要经历立项→申请→实施→推广与应用几个阶段,而评估和督导贯穿在项目过程的始终。在项目活动的实际开展过程中,相关部门除了要面临立项、实施、督导以及评估等一系列工作和问题外,资助方、项目负责人和管理者普遍反映难度比较大的问题就是费用估计。费用估计在整个项目过程中包括:设计阶段、实施阶段、监测和监控项目活动的实施、评估阶段、审计(制定)过程中都发挥着重要的作用,并且在不同的阶段体现着不同的内容。1.1费用估计和项目申请的根据项目活动资金与项目活动的分配方式不同,艾滋病防治项目一般分为三种:一种是在明确资金额定范围的基础上,制定项目活动计划,决定应该开展哪些活动,之后根据活动计划开展具体的项目活动;另一种是先确定项目活动,在活动的基础上确定经费的多少;第三种是前两者相互结合。费用估计在三种情况下都十分重要。首先,如果没有合理的费用估计,即使项目活动的目标和实施计划等都很完美也可能无法争取到项目支持;其次,如果费用估计不科学、不合理,就有可能使得本来可以争取到的资金没有争取到,在资金总额下降的情况下,完成一定的活动,势必导致项目活动质量受到影响;第三,有些活动设计的很好,却因为项目费用估计问题与支持机构反复协调磋商,或者因为反复修改缩短了项目执行时间,影响了项目质量和通过审查,使很有可能争取到的资金丢失。项目申请阶段的最终产出是项目申请书。项目申请书的主要内容一般包括:背景、总目标、具体目标、活动、参加人员、地点、预期产出和费用估计等部分。费用估计可以说是全部内容的综合。1.2关注费用的估计执行过程费用估计在管理中起重要的作用,如何用费用估计来管理活动,相应的活动一定要有相应的费用估计,因此,在实际活动中如果没有花钱,就说明活动没能开展。保证经费按照计划支出是项目管理的一项重要内容,具体执行时可以通过月、季财务报表对实施进度等进行监控。一些大项目需要了解时间进度,从而决定拨款程序。由于进行费用估计时不可能完全预计到实际工作中所遇到的问题和所处的环境,所以对费用估计计划的偏离总是可能出现。管理者要根据费用估计在实际执行中随时掌握和控制项目活动的安排与进度。避免在后期项目活动的执行过程中,费用估计与实际出入很大,不得不被迫暂停项目活动,对费用估计重新进行考虑和协调,延长了执行时间,也浪费了人力与才力,给工作造成很大压力甚至被迫中断。1.3根据《俄合国儿童基金会》的规定,美国联合国儿童基金会的项目设计理论依据其工作的阶段性和阶段性,在一定周期内开展国际合作项目费用估计评估是项目评估的一项重要内容。结合费用估计分析,可以看出相关的活动是否按照进度进行,是否按照计划得到开展。许多国际合作项目都具有持续性,但一般是分阶段进行,例如,联合国儿童基金会的项目活动是五年一个周期,但每年都要对项目活动框架进行调整,每年都要经历计划→授权→实施→总结和报帐阶段。在督导和评估中参考费用估计执行和督导工作,也包括帐目的核对。1.4项目单位的费用不同机构的报帐制度不同,如联合国儿童基金会的年报帐制度审计,按照花费进行实报实销,但总经费不能超过授权金额。欧盟项目活动严格按照费用估计表进行审计,主要看资金是否超出或者不足。无论报帐要求如何,清楚、明了并与项目活动密切结合的费用估计可以方便检查和查帐。同时,制定良好的费用估计可以在最后报帐时,便于帐目的整理,减少工作压力,也方便外部审计对帐目进行抽查。2固定模式的项目活动不同的项目对费用估计制定的要求不同,对于费用估计的要求,一些项目有固定格式,而另一些项目没有固定格式。一般有固定格式的项目多见于那些项目开展很长时间,已经有特定的管理模式和要求,例如UN系统的项目活动。没有固定模式的项目活动多见于还处于刚刚启动或者管理时间不长的项目,例如挪威项目。制定项目费用估计就是要确定项目需要的全部费用和现有资源,费用估计有很多基本工具和方法,不同领域的项目活动有不同的要求、考虑因素和方法、依据和结果要求,制定良好的费用估计需要一系列的前提条件。2.1做好费用估计和资金管理首先,费用估计制定者要有高度的责任心和献身精神。费用估计是一项需要特别认真和仔细的工作,机械的数据很枯燥,同时最后成绩又很少被提及。其次,费用估计的制定者,要有相关的工作背景,全面了解艾滋病相关领域的知识。最主要的是要参与到计划书的书写当中,至少要对项目活动有清楚的了解,包括:活动的背景、活动的目标、活动的内容、项目人群(包括工作人员、专家、参加人员、受益人群)、活动方式、时间、地点、预期目标。第三,费用估计制定者对相应活动的一般花费、设备、耗材或者试剂的价格等也要有清楚的了解。在条件许可的情况下,请从事过该项目计划、参加前期准备或者有过类似项目活动经验的人员参加。如果费用估计和执行不是由一个人负责,应该参考执行人员的意见。第四,要对相应国际组织的经费要求有清楚的了解,包括那些活动可以支持、活动的补助标准、是否要求配套,配套的机构及配套比例,设备、车辆和印刷等的供应方式,差旅和出访的要求等。了解费用估计的分类标准是按照年度、季度还是月份,是按照不同的活动、还是按照工作方式、按照人群还是目标,相应的要求如何。要了解项目活动的评估、审核和拨款方式,如何申请经费、评估的内容和方式、帐目审核的方法、拨款方式。要了解项目活动的报帐要求,包括时间要求、程序是什么。需要哪些相关资料、哪些单位要对帐目进行审核、是否对帐目进行定期抽查等。最后,要强调的是在费用估计制定过程中要尽可能正确地为相关活动确定费用估计,既不过分慷慨,以避免浪费和管理松散,也不过于吝啬,以免无法完成或者质量低下。费用估计和活动一定要保持一致,没有没有费用估计的活动,也没有没有活动的费用估计。同时,要注意费用估计即使再精确也是一种估计估算,最后的花费要根据实际需要进行适当调整。以联合国儿童基金会支持的在延吉召开一个培训班的费用估计为例(见表1),从表中可看出,以上的各种相关因素都能在费用估计中得到体现。2.2领域性项目活动费用e目前,艾滋病防治项目的费用估计大致可以分为两种:一种是比较大型的项目活动,另一种是比较具体的、独立的一项项目活动的费用估计,分别称之为领域性项目活动费用估计和独立活动费用估计,对这两种情况,考虑问题的角度也存在差别。领域性项目活动费用估计的内容一般包括:人力资源、基础设施和设备、培训和规划、商品和产品、药物、监督与评价(一般项目都采用外部监督,由执行项目以外的人负责,一般占项目活动经费的5%~8%)、行政费用和其他(见表2)。独立活动费用估计一般包括:项目管理费、会议费、额外费用、顾问费用、设备采购、交通和差旅、办公室耗材和其他费用。项目的费用估计有很多方法可以采用,包括类比估计方法、自上而下和自下而上估计法等,艾滋病防治项目的费用估计一般内容比较简单,采用类比估算法的比较普遍,亦适用,在具体运算时采用EXCEL的分类汇总计算功能就足够了。3其他相关费用的估计首先,费用估计应该与项目的所有活动保持一致,费用估计与活动的内容是相互对应的,开展某项活动就应该有相应的费用估计支出,同时,每一项费用估计都要有相应的活动,不要包括任何不能解释的费用。其次,费用估计的内容应该详细而清楚,要包括项目所有的支持类别,同时,要仔细地核对所有的单价和计算。第三,要包括来自其他资源的支出类别,艾滋病防治项目活动一般都属于非赢利项目,许多国际机构只能提供部分支持,同时,在立项时就要求当地政府或者响应机构给予一定的配套资金,所以应该将政府投入或者其他相关机构支持的部分也清楚地列到费用估计表格中来,这样不仅使项目活动