高校财务报账难的原因分析及对策研究

高校财务报账难的原因分析及对策研究

随着高校规模的不断扩大，学校管理的主体多元化，教育资金的不断增加，高校财务管理变得越来越复杂。而高校财务管理最基础的工作是财务报帐,该项业务关系着会计信息质量的准确与否,影响着会计职能的发挥,对管理者的决策起着至关重要的作用。财务报账政策性强、业务繁杂、手续繁琐,耗时最多,师生员工经常排长队报帐,教职工抱怨多、意见大,这使财务管理部门承受了较大的压力,在现有人员编制不变的情况下,尽管财务人员艰辛核算,依旧不能有效解决教职工报账难的问题。面对高校普遍存在财务报账难的问题,本文试图从客观因素与个体心理需求因素分析问题的内在根源,以便更好地从财务报账流程各环节规范和完善财务报账流程,提高核算效率和服务水平。一、高校财务会计程序现状(一)大学的财务报销程序(二)财务报账难的问题随着我国高等教育体制改革的不断深入,教育事业快速发展,在大力实施科教兴国战略和人才强国战略下,高校经费来源多样化,且呈现大幅增长的局面,如重点高校经费有几十亿元甚至几百亿,而普通高校经费至少也有几个亿。面对如此巨大的资金压力,财务管理工作日益艰巨,尤其是高校财务报账工作。据对教职工测验调查显示,教职工对高校财务部门的满意程度处于勉强合格甚至是不合格的态度,而这种不满意主要表现在:一是财务人员的服务态度;二财务人员的核算效率;三财务报账的规范化程度。在每年的全校教职工代表会议中,教职工对财务部门报账难的意见最大、抱怨最多。在现有财务人员编制增加有限的基础上,财务管理者采用了较多的措施,以解决财务报账难的问题,但收效甚微。目前高校财务报账难的主要问题包括:(1)报账签字难。高校实行“一支笔”制度,教职工到财务处报账业务前,需要院(系)、部门领导的签批,超过审批权限时,还要分管校领导签批。建立“一支笔”制度,是为了强化责任,明确学院、部门领导的事权与财权,加强财务管理。财务报账业务需要领导层层签批,但高校领导一般兼有教学、科研,行政等多重身份,事务繁忙,找领导签字至少要跑二趟以上才能完成签批手续。签字报销的繁琐程序需要耗费师生员工较多的时间成本,并且多数教职工因签字问题所产生的负情绪,会延伸到其他报账服务环节。当票据因个别原因不能通过审核时,还会对财务部门产生抱怨心理。(2)排队报账难。高校每天到财务部门报销大厅排队等候报账的人络绎不绝。尽管报账引进了智能排队叫号系统,可以解决排队难、排队无序的问题,但报账难的问题并没有得到有效解决。若报账业务以财务人员完成排队叫号系统所取号码的数量计算,每天排队等候报账的师生人数在60至100人左右,财务核算人员完成排队报账号码的数量取决于报账人员所要报销的票据数量、报销业务的类型、业务内容的复杂程度。正常情况下,财务人员完成排队报账号码数量实际为60,那么就有部分当天未能排上的报账人流量往后推迟,甚至一直推迟到学期初或学期末报账。(3)集中性报账多。多数师生员工在学期初由于教学计划,或学期末课程结束、期末科研结题等诸多因素,选择在学期初或学期末报账,这股报账人流量与平时排队报账往后推迟的人流量,汇集于报销大厅排队等候。大量的报销业务集中在同一时段、同一地点,使业务核算量短期剧增、且聚集拥挤的排队人流量,影响了报账人员的情绪,也使财务人员长时间的久坐与大脑超负荷地运转,致使出现生理与心理变化,影响了报账服务的效率。(4)报账信息不对称。报账信息包括财经法规、学校规章制度、财务部门的内部管理规定及细则(涉及未形成文件的各项报销制度的暂行规定)。信息的掌握度、信息的传递范围以及信息的透明程度是教职工报账业务时单据能否一次通过的重要因素。从一定程度上来说,由于教职工掌握信息的程度有限,导致教职工在办理报账业务时多次往返财务部门,增加了教职工报账业务的时间机会成本。对财务管理部门而言,报账人员往返次数的增加,也占用了财务部门原本有限的人力资源,降低了财务工作效率。二、大学财务会计报告的分析很难基于分析(一)多元化的核算对高校财务管理的影响(1)理财环境复杂化。随着高校自主办学权的逐步扩大,高校办学主体复杂化,各相关利益关系也随之复杂化,依据与高校财务之间发生关联关系分类,有上级、平级、下级之间的财务关系。如与上级主管部门之间的缴拨款关系、与工商、税务、物价、审计等部门之间的稽查、年检等关系,以及与下级之间的下拨、返还、分配等财务关系。高校财务管理部门作为处理财务关系的主要管理者与执行者,与社会各方面的经济活动处理得如何,直接影响着财务部门各项工作的顺利开展、学校的声誉以及学校的品牌效应。高校财务管理理财环境的变化,使财务管理的内容较以往相比更加复杂化、多元化,使财务人员在票据核算中增加了业务处理难度和繁琐性,给高校财务管理带来了极大的挑战。(2)财务管理模式的局限性。《高等学校财务制度》规定,高校实行“统一领导,集中管理”的财务管理体制。规模大的高校实行“统一领导,分级管理”,而普通高校因规模与资金管理方面的原因,实行“统一领导,集中管理”的财务管理模式。集中核算模式使高校财务管理工作过于集中,报账场地的限制、排队报账人数的拥挤、报帐业务的繁忙,这些无疑表明了集中核算与普通院校的发展显得有些不相适应。(3)经费来源的多元化。以前,高校经费来源主要是国家财政拨款和上级主管部门补助,而现在高校收费政策的实施以及自主办学的扩大,高校经费来源渠道拓宽,不仅有国家财政拨款,还有学费收入、科研经费拨款、合作办学收入、捐赠、后勤产业化的预算外收入等。经费来源渠道的多元化以及不断增加的经费,使经费管理呈现多样化、业务核算复杂化的局面,使财务人员在票据核算中增加了业务处理难度和繁琐性。而且不同学院、不同专业有着不同的核算要求,如管理类院(系)的学生实习经费管理较为简单,而农林类院(系)因具有农、林、牧等特性,学生实习具有时间上的限制性、地域上的选择性,实习经费的核算无论是票据还是报帐业务类型尤为复杂些。(4)法规制度的影响。制度的制订体现的是人的意识形态,是某些特定的时代以及当时的社会条件相适应而产生、形成和发展,呈现的是经济活动中共性的总和。一项制度的制订与颁布需要经过较长时间的反复修订才能颁发、执行,随着社会经济的发展,社会条件随着时间的变化而转移,国家经济政策理论依据的背景也发生了变化,法规制度与社会经济的快速发展不相适应,由此产生了法规制度时效性的滞后。因此财经法规在执行过程中,难免出现与经济事项不相符或是相关内容涉及较为简单的情况,在一定程度上也影响了财务核算人员报账业务的核算量与效率。(二)情绪防范。在财务报销充(1)报账人员的需求因素分析。市场经济的发展使社会整体生活水平有了很大的提高,各行各业日益重视消费者的需求,尤其是具有服务性质的行业部门,人们对服务行业的标准要求更高。主要表现在:一是消费者要求服务部门应提供一流的、完善的服务;二是消费者对服务过程的效率要求提高。服务人员提供的服务行为、服务态度、服务效率(即票据核算过程)如何是消费者接受服务行为,同时获得满足感的过程。如果服务部门不能在短期内迅速满足消费者的需求,即不能使消费者在花费尽可能少的时间成本获得最高效用时,消费者会产生不满情绪,甚至向部门领导、管理者投诉。消费者情绪受主观需要和客观情境制约,并影响着消费者的效用与评价,教职工在财务报销大厅等候服务过程中,会产生两种主要的心理情绪即:教职工排队等候的焦急不安心理;票据退回与整改等因素而产生烦躁的心理。当消费者得到良好的服务,并获得服务所付的成本最小化时,消费者获得效用最高,对服务部门的评价最优;当消费者预期期望得不到实现时,教职工不愿到财务报销大厅报账,宁愿积累需要报账的票据,减少到财务报销大厅报账的次数,进而逐渐形成了集中性的报账。(2)财务核算人员心理需求分析。向消费者提供服务的财务人员不仅要熟悉国家的财经法规以及学校的各项规章制度,财务部门制订的内部管理规定等。而且财务人员所提供的服务产品即会计凭证要经受来自各方面的审计监察,经受长达15年的时间检验。由此,财务人员在提供服务过程中,要尽量规避不必要的会计核算风险,审计风险等诸多方面的考虑。这一过程需要财务人员依靠日常知识和经验的积累,判断自己所采取的决策是否合理的动态的活动历程。当票据手续不齐全需要退回整改,财务人员要向消费者一次性告知,确实不能报账的票据要耐心、详细地向消费者解释理由依据。对此,有些消费者还能接受,有些消费者不能接受财务人员的服务行为,抱怨、烦躁的情绪甚至会引发言语上的争吵,此时财务人员需要自觉、灵活地控制个人的情绪变化,约束自己的行为和言语。因此,面对消费者越来越高的服务需求,财务人员大脑要始终保持一种高度集中、紧张的压力状态,使得财务人员越来越感觉力不从心,身心疲惫,甚至可能担心操作不当,形成畏难心理,进而影响了服务效率、降低工作热情。三、大学财务会计程序的优化建议(一)成立二级财务报账员在“统一领导,集中管理”为主的财务管理体制下,财务部门是学校会计核算和财务管理的职能部门,是学校唯一的财务管理机构。在不改变现行财务管理模式下,对消费者的需求行为事前评估,消除消费者因担心票据问题的不安心理,提高服务水平,探索并逐步建立适合学校特点的财务管理模式,在各院(系)设立二级财务报账员。二级财务报账员是指财务处在各院(系)选派一名报账员,专门为该院(系)教职工所要报账的单据预先审核,并将预先审核后的单据由财务处复核录入。报账员的主要职责是做好制度的宣传和解释工作,对教职工提供的原始票据进行归集、整理规范,检查单据手续是否完备,项目经费是否允许列支,预先核算原始票据以及单据能否进入下一阶段的审核,即财务核算人员的票据核算阶段。设立二级财务报账员,可以增加票据核算成功率,提高财务工作效率,为广大教职工提供方便优质的服务。(二)简化报账手续,降低科研经费在报账业务的签批过程中,报账业务居多并且争议最大的属科研经费,较多的教职工普遍认为科研经费是通过个人努力争取所得,因此,在科研经费审批权限上应适当放宽,减轻院(系)、部门领导的工作压力,简化签字报账手续。适当下放科研经费审批权限,对科研经费实行课题项目负责制,可有效避免排队报账难、集中性报账业务的难题。当然,实行科研课题项目负责制,并不是放松、放任科研经费的监管力度,学校应将项目负责人审批经费的开支情况、是否存在违规行为,是否维护经费预算使用的严肃性和权威性等,纳入项目负责人个人绩效考核事项中,以便较好地监督科研经费执行情况,确保资金的使用效益。简化签字手续,节约消费者的时间机会成本,减少消费者贯穿于整个办理报账业务过程中,财务部门提供服务环节的不满情绪。(三)加强宣传,完善财务制度报账流程以及报销手续是否完备影响着教职工的票据核算通过率,对此,财务部门应紧紧围绕方便教职工即消费者需求满意的相关因素出发,以现代服务型财务理念为宗旨,逐步拓宽服务功能,加强排队叫号系统的管理,并与财务部门网站联网,及时上传排队报账人数信息,方便全校师生员工随时了解报账人流量。报账业务流程与相关的财务信息要透明化,有关法规制度在实施过程中未涉及的经济业务事项,需要财务人员在核算过程中不断摸索,不断完善各项财务规章制度,规范报账行为,并将其进一步规范化,形成内部管理规定。财务管理部门还可以开办财务知识讲座,宣传相关财务报帐信息,让报账业务少的教职工了解报销规定,方便教职工根据业务需求选择报账信息进行对照整理,减少教职工因财务信息不对称而出现的失误,尽量减少教职工排队等候的报账业务时间。(四)科研结题制定具体、细致的工作计划能够对外部环境便于协调,也可以组织内部的重要资源做出适当的反应,日常管理工作计划进一步的细化可以适应和应对报帐人流量的变化。如教职工的欠款、暂存款等清理工作避开学期初、学期末报账繁忙时段,最好选择期中时段;科研结题有校内基金、省基金、国家基金等科研项目结题。校内基金结题由学校自主决定,为均衡日常排队报账人流量,校内基金结题尽量与省基金、国家基金结题时间错开。为缓解教职工报账时间跨度上的一致性,省基金、国家基金科研项目结题能提前的,科研处尽早计划,便于教职工安排报账业务,避免科研项目集中于年底结题而形成集中性报账。年底突击型报账的教职工属“非理性”的消费者,此部分教职工的报账业务,财务部门应充分利用人力资源,解决这部分人员的报账业务,分散集中性报账的人流量。(五)向财务部门报账个体素质影响着工作效率,而素质主要包括知识、经验、思想、道德水平。这四个方面始终相互影响、相互渗透,影响着财务人员处理业务的快速反应能力和敏锐观察力,是财务人员意志行为的决定因素,也是财务人员有意识地调节自己行为的能力。除了通过学习积极汲取知识外,财务人员要具备团队精神,思想上相互互补、工作上相互协作,以此进一步提高职业判断能力,提高财务报账效率。在复杂多变的工作环境中,财务人员要善于调节和控制自己的情绪,保持良好的心态,适当与教职工进行简单交流,缓解报帐人员等待核算时的焦虑不安情绪,并注意沟通的方式、方法与技巧,进一步提高消费者的需求满意度。把握消费者行为,充分考虑消费者需求心理,消费者和服务者之间才能相互达到某种意义上的均衡。美国经济心理学之父卡托纳提出把握消费行为的主要变量是可能条件、态度和促进条件。作为财务机构服务者而言,从这三个变量中寻求、发现、提供各种有利条件,对高校财务报账流程的整理、签字、核算等