会议管理制度

司文件编号版本版次A/1文件名称会议管理制度页码1of2修改日期1.目的:规范公司会议管理,使会议实施有效进行。2.适用范围:凡本公司召开的定期性例会、非定期性会议均适用之。3.权责单位:3.1部门定期性例会由各部门自行提报，呈行政部审核、总经理批准后实施。3.2定期性例会召开之稽核:行政部3.3非定期性例会召开之拟定﹑颁布﹑召开:各单位。4.定义(无)5.作业要求:5.1会议召开流程图(6.2)5.2会议前准备:5.2.1非定期性会议由相关部门提前1小时通知.5.2.2定期性会议可不必通知,若时间变更,则必须另行通知.5.2.3开会前必须准备妥当会议场所座位、照明与相关资讯设备.5.2.4跨部门会议必须制作“会议签到表”(6.1),与会人员进行签到.会议结束后,"签到表"与"会议记录"必须副本至行政部,以利稽查.5.3会议执行规定:5.3.1主持人主持会议要求5.3.1.1应提前时间(3~5分钟)到会场.5.3.1.2会议进行时须做好控制工作,发言时应指名发言,并技巧的诱导与会人员热烈讨论议题.5.3.1.3对必要议题经充分讨论后必须做决议,并付之实行不可把会议变成座谈会.5.3.2与会人员会议要求:5.3.2.1必须严格遵守时间,不可迟到与缺席.若有特殊情况,必须事前通知会议主持人,经主持人许可方可有效.5.3.2.2会议开始前,须把手机设定为振动档或关机,避免有电话或其它噪音的干扰而影响会议进行.5.3.2.3必须尊重主持人的地位,并接受主持人合理决议;经决议的事项应爽快执行,以维持会议顺利进行.文件编号版本版次A/1文件名称会议管理制度页码2of2生效日期5.3.2.4有责任发言时，必须与议题相关,且要控制发言时间,发言的内容尽可能以数据为主,发言时不可攻击或批评他人.5.3.2.5会议进行中不可随意走动,有急事离开会场,须征得主持人的同意.5.3.2.6会议进行中不可随便打断他人的发言.5.3.3会议记录规定:5.3.3.1会议必须要有会议记录，以利会后事项追溯.5.3.3.2会议记录要完整,必须记录会议中所有发言重要内容,反映出会议进程的全过程,不可只记录会议的执行决议.5.3.3.3会议记录在会后的次日整理完成。同时,传发一份给各相关部门及行政部以作备份.5.3.3.4如形成会议决议或专案发行前，必须要经主持人审核签名后,方可发行或公布,同时副本至行政部.5.3.4会议后事项追踪:5.3.4.1主持人(或派员)按"会议记录表"中相关'决议事项内容'追踪相关责任人回复完成状况,并评估执行完成之可行性.5.3.4.2下次会议前必须检讨上次会议执行表中实际执行运作状况.5.4会议稽核:5.4.1行政部依“定期性例会一览表”之会议召开时间定时稽核各部门会议是否如期举行.若因特殊情况变更者必须当面报告直属上级,报告时须说明变更原因及另行安排时间，口头批准后方可另行安排，并发放变更通知。变更后的会议实施必须在三日内完成.5.4.3跨部门会议迟到者﹑缺席者(未有书面申请与主持人不同意者),由会议主持人于签到表处备注迟到/缺勤人员提供至行政部,行政部则处迟到者予以警告处理,处缺席者以警告以上处理.(经济金额参考奖惩制订之额度)6.使用单据.6.1会议签到表.6.2会议召开作业流程图批准人签名审核人签名制定人签名批准日期审核日期制定日期6.2会议召开流程图会议前准备会议通知归档会议执行专案追踪与效果确认分发与归档