论秘书如何实现紧迫性

论秘书如何实现紧迫性

秘书应履行调查职能，这在理论上被认可，但人们似乎没有充分注意到以某种方式履行这一职能。一些具有一定秘书工作经验的人觉得,自己所做的都是很具体的工作,从来也没有直接“参谋”过,因此很难尽参谋之责;一些刚刚从事秘书工作的人觉得,自己既然有参谋的职责就要理直气壮地给领导出谋划策,直接去“参谋”。这两种认识其实都是错误的。秘书不是专职的参谋人员,更不是所谓的“谋士”或“师爷”,秘书是在具体事务处理方面为领导提供服务的人员,“参谋”是秘书的基本职能要求之一,这一职能是要通过各种各样的服务来体现的,其基本实现方式是间接的。秘书的参谋活动是与其他服务活动相伴相生的,“参谋”渗透、融汇在服务活动之中。秘书参谋职能的发挥在秘书活动中几乎无处不在,但它不是一种纯粹的参谋活动。虽然如此,秘书实现参谋职能仍然有规律可循。我们认为,秘书可通过以下几种方式实现参谋职能:一、对具体的指导和原则要求,要结合适当、分类、人计划和方案是预先谋划未来工作的文书,拟制计划、方案是秘书的一项重要任务。要拟制计划和方案,就必须对计划的对象进行筹划。筹划得如何,关系到计划、方案科学与否、全面与否,进而关系到领导决策能否顺利实施、能否取得预期成效。在多数情况下,领李桂凤李玉福导交待计划、方案的拟制任务时宏观指导和原则要求多,而微观和具体的要求少,需要秘书把这些宏观的指导和原则要求具体化,对其中的疏漏作必要补充,使其具备科学合理性,能够付诸实施,可以具体操作。实际上,有许多单位的领导向秘书交付计划拟制任务时并不提出具体的意见和要求,至多提出几个重点,几乎全靠秘书独立完成;只是在审阅草稿时才指出哪里需要修改,却又不指出应该如何修改。由此看来,拟制计划方案的过程,其实就是出谋划策的过程,只不过这种出谋划策蕴含在完成任务的过程之中罢了。秘书在拟制计划、方案时,要统一筹划、精心安排,使组织的各个部分在完成共同的工作任务中有机地结合起来,最大限度地发挥整体效应。在筹划时,要突出重点、兼顾一般、协调平衡,既不能平均用力又不能有所遗漏,使总体目标和具体任务以及完成任务的程序和时限要求都在计划方案中得到准确体现,以便形成一个能够发挥最大效益的网络,实现预期目的。由此可见,在拟制计划方案中真真切切地渗透着秘书的参谋作用。二、讲话稿是管理机制的重要组成部分,是受教育者起草领导讲话稿也是秘书的一项十分重要的任务。虽然中央一直提倡各级领导自己动手起草讲话稿,也确有一些领导人喜欢自己起草讲稿,但多数领导人在多数情况下还是需要秘书帮其起草讲话稿的。因为领导者的日程往往都安排得很满,还要审阅堆积的文件和接待求见者,处理临时出现的重要事项,根本就没有办法静下心来思考和动笔写讲话稿。从一定意义上说这也成就了秘书,使其有更多的为领导提供参谋服务的机会,可以更多地参与领导活动,凸显秘书工作的重要。领导讲话的内容多种多样,但归结起来不外乎三个方面:讲清道理、表明态度、提出要求。这些其实都需要秘书进行设计、选择和确定。秘书要依据宏观形势和既定方针政策,遵照相关法律法规,结合本组织的根本利益与长远目标、具体情况和任务进行系统地思考,对讲话的时机、场合、对象通盘考虑,尤其要对使用讲话稿的领导人的职务、名分、文化水平和教育背景、一贯的风格和语气特点等作认真的分析,使得上述诸要素形成和谐、统一的有机体,从而使讲话合体、得当、圆满、精彩,既体现领导人独特的讲话风格,又取得最佳效果。由此可见,秘书起草讲话稿是一项艰巨的劳动,是秘书智慧的充分运用,是秘书在代替领导思维、立言,是一项直接的参谋性活动。当然,这项参谋活动也是以完成领导交办任务的形式进行的。秘书起草的讲话稿领导肯定会进行修改,领导对讲稿的取舍增删补换等修改体现了秘书起草讲稿的参谋性质。三、请提出决策依据向领导请示、汇报工作及其他事项是秘书最常用的工作方式,这是由秘书地位的从属性、被动性所决定的,也是由秘书工作的授权性所决定的。如果从常规意义上理解,请示和汇报似乎与参谋无明显的关联。但是,称职的秘书的请示决不能是询问式的而应该是建议式的。秘书在请示某一事项时,要先对该事项进行创设性思考,预先设计出几种解决问题的方案,请示时提交给领导作为决策参考甚至依据。称职的秘书绝不能问领导者某事该如何处理,而应该问某事这样或那样处理可不可以或哪种处理办法更好些。假如每件事情都要领导亲自提出处理办法来,秘书与一般办事员也就没有区别了。所以,秘书的请示形式上是请示而实质上是在参谋。秘书向领导汇报工作有两种情况:一种是就领导交办任务的完成情况向领导汇报,另一种就是把自己了解的其他情况和发现的问题向领导汇报。对于前者来说,如果是事先汇报则与请示相近,主要汇报自己的打算和预设的方案;如果是事中汇报,汇报内容主要是执行中遇到的新问题、原计划中的疏漏等等,这同样要提出自己的意见和建议、表明自己的看法;如果是事后汇报,则汇报内容主要是对任务完成情况的总结,这不但需要谈自己的认识、体会,还要汇报工作中得到的经验和教训,其目的无非是要领导在以后决策中作为参考。由此可见,秘书在汇报中其实是有意或无意地履行了参谋的职能。四、防止合同出现偏差,进谏方式不同人无完人、金无足赤,领导也必然有这样或那样的不足。秘书作为直接为领导工作提供服务的人员,有责任弥补领导的缺失,匡正领导的过错。但由于受职责地位的限制,秘书无法通过自己的具体工作直接地履行上述职责,多数情况下还要靠领导自己校正自己的偏失。这就使得秘书的进谏显得十分必要。但是秘书不同于古代的“门客”、“谋士”或“师爷”,秘书不便也不应该直截了当地向领导者进谏,否则就是“越位”。秘书进谏常常采用提醒或暗示的方式。领导由于工作繁忙或其他因素的干扰,思考及部署工作有疏漏或忘记既往的事项在所难免,出现这种情况后秘书的适时提醒可以有效地避免不良后果的产生。当然,秘书的这种提醒要选准时机、把握好分寸,尤其要注意场合并注意措辞和语气。这种提醒是秘书的分内之事,是参谋职能的具体体现。一般来说,领导都是很自信的,当工作中出现差错时他们往往认为自己是正确的,在这种情况下直接指出其差错恐怕不易被接受,甚至他们可能对秘书的动机产生怀疑。所以,秘书一般应采用暗示的方法提醒,或言古及今,或言彼及此,设法引起领导的注意,让领导自己去思考、反省,然后自行改正。这种进谏方式虽然不直接,效果也不显眼,却往往比直接进谏有效。相对于前述四种参谋方式,提醒和暗示的进谏方式更具主动性,参谋的意图和动机更为明显,但实现的难度更大,领导个体的差异性对参谋效果的影响也更为突出。如有的秘书将相关报刊文章摆放在喜爱阅读书报的领导的办公桌上引导领导阅读,用这种办法进行提醒或暗示非常有效,但对于一位不爱阅读的领导用这种方法就根本无效。所以,如何通过提醒或暗示来履行参谋职能,需要认真思考。五、创造性劳动是在活动目标和任务的高度安排的基础上出现了重大合作过程领导机关的工作日程和领导人的工作日程通常都需要秘书统筹协调后具体安排。秘书安排工作日程并不是要设计活动的项目及其内容,而是要对既定的活动进行合理编排,确定顺序、时间、场地及部门、人员,做好车辆调配等等。秘书的创造性劳动主要表现在如何保证各项活动有序高效地进行,保证各种资源的合理分配利用。因此,相对于提出活动目标和任务的一级创造来说,具体安排活动属于二级创造。但这种安排的成果,被领导认可、采用的机率要比拟制计划方案和起草讲话稿大得多,除确有明显不妥外领导一般都要服从并执行这种安排。这种安排是否科学合理,不但关系到日常活动能否顺利开展,而且关系到单位尤其是领导机关的日常运行秩序,关系到领导人领导效能的发挥,因而对单位的长远及现实目标的实现具有十分重要的意义。从某种意义上说,这种安排类似于指挥调度,其参谋属性十分明显。六、相关的领导认识是推动决策的前提基础提交调研报告是最直接的参谋方式,也是最有效的参谋方式。无论是经验总结性调研报告、揭露问题性调研报告还是反映一般情况的调研报告,都是决策的重要参考。总结经验、分析问题、归纳情况,都含有调研者的主观认识,通常的调研报告也都要提出自己的主观建议。由于调研报告往往都针对特定的问题,具有专门的形式,因而多数都能引起领导的重视,无论其中的意见建议是否被采纳,实质上都发挥了它应有的作用,实现了提交者的目的,其