如何提高办公室办文质量和效率

如何提高办公室办文质量和效率

党委办公室是党委的“中心”机构。面对新的形势和任务,今年以来,山东省聊城市东昌府区委办公室按照“优质服务、创先争优、突出特色、全面提升”的工作思路,创新“一二三四五”工作模式,使办公室在综合协调、政务服务、信访稳定、队伍建设等方面的能力有了明显提升,为党委工作的顺利高效开展奠定了坚实基础。坚持道德引领,践行“体质条件”区委办公室的特殊地位,要求办公室人员必须牢固树立“窗口”意识。为此,东昌府区委办公室把“打造一流团队、锤炼一流作风、树立一流形象”作为根本目标,在加强政治业务素质建设的基础上,明确要求:凡是在省里有排序的工作,必须争先进;凡是在市委办公室有评比的工作,必须争第一;凡是在区里有考核的工作,必须当表率。为了实现这个目标,东昌府区委办公室把“忠诚、责任、严谨、进取、奉献”这“十字方针”作为核心价值观,围绕“十字方针”,努力做到三点:一是政治上忠诚坚定。始终坚持党的理想信念,自觉维护区委的权威,把区委的每一项部署落到实处,确保政务畅通。在任何地方、任何时候说正直话、做正直人、办正直事,积极倡导正直、严谨、忠诚的机关风气。二是思想上乐于奉献。办公室工作头绪多、任务重,必须通过辛勤工作,实现知识能力的积累,体现自身价值。对那些长期兢兢业业、扎实工作的同志提拔重用,决不让干活的人吃亏,在办公室内部营造“人人勤奋工作,人人乐于奉献”的浓厚氛围。三是工作上勤奋细致。勤奋是办公室履行职责的基础,细致是办公室搞好服务的前提。从事党委办公室工作应做一个勤奋之人、勤劳之人、勤苦之人,在工作中砺炼出一种严谨细致的工作作风,做到严而又严、细而又细。注重打造“精品”。办公室工作是“一丑遮百俊”的工作,每一项工作、每一个细节力求尽善尽美、追求卓越。牢固树立“100-1=0”的意识,对办公室任何一项工作都需要精益求精,做到万无一失,不出任何纰漏,为领导提供优质精细化服务。近几年,区委办公室各项工作取得了优异成绩,保密、政研、机要工作受到省级表彰,督察、信息、综合文字等工作连年在全市党委办公室系统综合评比中位列第。坚持制度化管理,实现队伍管理的规范化制度建设和工作机制建设,具有根本性、全局性和长期性,是做好党委办公室工作的重要保证。抓好了工作制度和工作机制这两个关键,就是抓住了办公室工作的“牛鼻子”。东昌府区委办公室十分重视制度和机制建设,在健全工作制度上,今年以来,按照“精而管用”的原则,根据区委办公室的工作性质特点,围绕区委办公室的工作规则、行为规范、岗位职责、规章制度、工作流程五个方面,建立了一套涵盖全面、科学合理的工作制度,组织编印了《东昌府区委办公室工作规范》一书,办公室人员人手一册,使办公室在服务方面实现了高效、优质、规范化。在制度研究和制定过程中,坚持把办公室每项工作作为“一条生产线”,围绕“做什么、谁来做、怎么做、做的效果如何”制定工作规范,把每项工作分解为一个个相互衔接的环节,环环紧扣、级级把关、层层负责、人人到位。具体到每个工作岗位,对任务的数量标准、质量标准、时效标准等用制度来规范,变无序为有序。从政务服务到事务管理,从外部协调到内部运转,从业务工作到队伍建设等,明确规定了岗位职责和工作流程,使办公室工作大到文件起草,小到电话接听都做到科学合理,严谨规范,有章可循,有据可依。在完善工作机制上,首先,建立了工作“点评”制度。对每一次的重要文稿起草、重要工作部署、重要领导活动安排,都提前拟定思路,规范操作,注重实效。在结束后,由分管主任牵头,以科室为单位,都要召开一次“点评”会议,对哪些是应该把握的重点,哪些是注意的问题,逐一进行“剖析”,通过领导“点”和大家“评”,总结经验,弥补不足,相互交流,相互学习,共同提高。其次,突出政务服务这个中心,加强政务服务科室建设,使之成为力量强、业务精、作风硬的战斗集体。今年以来,区委办公室通过个人自愿、先内后外、择优录用的方式,选调两名优秀同志从事综合文字材料工作,提高干部职工的综合文字能力。充分发挥信访工作岗位的“大学校”作用,推行年轻干部到信访局轮岗锻炼制度,每期3名年轻干部、每批次时间为3个月。同时,采取科室轮岗锻炼的方式,加大办公室系统内部人员交流,使年轻干部的应对复杂局面和综合协调能力有了很大提高。规范公务行为,确保公务服务规范化办文、办会、办事是办公室的主要职责,也是经常性工作,必须高标准、严要求,不断提高办理质量和效率。东昌府区委办公室办文要求高质量,力求“零缺陷”。公文起草要求吃透上情,了解下情,全面正确理解领导意图,善于把上级政策与我区实际紧密结合起来,努力在准确性、针对性、指导性和操作性上下功夫,做到观点准确、逻辑严密、语言简洁、格式规范。公文处理要求程序规范、运转快捷、反馈及时,确保高效、顺畅、无误。在此基础上,区委办公室成立了公文办理科,对所有以区委或区委办下发的文件实行一个口子进出,从审核、签发、校对、分发等方面实行专人跟踪办理,确保公文办理的规范化和科学化。东昌府区委办公室办会要求高标准,力求“零失误”。会务活动是重要的政务服务。对区委召开的每一次会议,区委领导参加的每一个活动要求每一名工作人员潜心研究,精心安排,努力在会前布置、会中服务、会后落实上下功夫,确保每一次会议、每一项活动实现良好的效果。今年先后十余次组织了区委全委(扩大)会、全区经济工作会、全市重点项目观摩会及其他综合性会议,没有出现任何纰漏,得到市区领导的一致好评。东昌府区委办公室办事要求高效率,力求“零差错”。办事涵盖多个方面,既有督察落实又有应急情况处置,既有信访稳定又有保密机要通讯以及领导交办的各类事项等。这方面总的要求是按政策办事,按规律办事,按制度办事,讲究细节,讲究效率,讲究效果,立说立行,立竿见影,全面提升工作效能。坚持发挥决定机关作用,处理好思想观念,坚持把握正确的关系,做到常抓实际办公室工作千头万绪、千变万化,做好办公室工作必须善于认识规律、把握规律,统筹兼顾,处理好以下几个方面的关系。一是处理好“鞍前”与“马后”的关系。“鞍前”是指超前服务、主动服务;“马后”是指跟进式服务、督导式服务。区委办公室工作大部分是被动的,要变被动为主动,统筹兼顾,超前谋划,做到有条不紊、忙而有序、高效运转。对区委的中心工作、领导关心的重点,做到超前谋划,及早准备,周有计划、月有安排,避免临时抱佛脚。牢牢掌握工作主动权,做到领导未闻有所知、领导未思有所谋、领导安排有所备,始终把握主动,赢占先机。为做好“鞍前”工作,东昌府区委办公室注重调查研究,政研室每月召开一次由有关部门参加的调研工作协调会,确定调研课题,撰写调研报告,为领导科学决策提供了第一手资料。同时,为全区经济社会发展积极建言献策,如提出“建设经济文化强区”的奋斗目标被区委决策层采纳。为做好“马后”工作,东昌府区委办公室进一步完善了大督察工作机制,创新督察理念和工作方式,加大对招商引资、重点项目建设等重点工作的督察,实行一月一调度,一月一通报,都取得了良好效果。二是处理好“兵”与“帅”的关系。办公室不是决策机关,是为领导决策服务的部门,是领导的参谋助手。因此,无论写文章或是办事情,都必须学会“换位思考”,会站在领导的位置思考、谋划,做到身在兵位、心为帅谋。办公室人员虽不是领导者,但要有领导者的气魄;虽不是决策者,但要有决策者的视野和心胸,做到在思想上和行动上始终与领导同频共振。三是处理好大与小的关系。办公室工作无小事。无论是写一篇讲话,报一条信息,还是搞一次督察,安排一次调研,都必须围绕党委中心、服务发展大局,站在全局的高度想问题、办事情。四是处理好快与慢的关系。“当日事当日毕”是办公室办理重要事情的基本要求。安排布置工作注意把握规律、掌握节奏,做到快慢有序、张弛有度,该快则快,当慢则慢,力求每项工作都取得实效。坚持信息主导,提高总体认识,坚持理论武装、协作沟通,不断提高市场意识区委办公室人员必须更加注重素质和能力的培养,为区委“总揽全局、协调各方”提供坚强支撑。办公室人员必须具有良好的品德修养。小胜靠智,大胜靠德。良好的品德修养,是一个人的立身之本,是办公室人员理应具备的基本素质。要对党忠诚,牢固树立宗旨意识;要坚持工作至上,做到无私奉献;要勤奋敬业,争创一流业绩;要正直正派,生活积极健康;要谦虚谨慎,待人低调宽容;要廉洁自律,模范遵守各项规章制度。概而言之就是堂堂正正做人,扎扎实实做事。近年来,区委办公室加强了干部队伍的思想政治教育,积极开展向该区涌现出的先进典型孔繁森、白云、徐本禹等同志学习的活动,比学习、比作风、比奉献,进一步增强了宗旨意识,形成了风正、气顺、干劲足的良好局面。办公室人员必须具有较高的政策理论水平。办公室的工作性质要求必须把加强政策学习和理论学习作为一项长期性和基础性的重要任务。树立终身学习的理念,坚持日积月累,广泛深入学习,积极打造学习型机关,建设学习型队伍,坚持学用结合,学以致用,把学到的知识转化成干好本职工作的能力,做到心勤、眼勤、手勤、腿勤,遇事能思、提笔能写、开口能讲、下手能干,人人都能独挡一面。办公室人员必须具有较强的组织能力。较强的组织能力是做好办公室工作的重要保障。对每一个重要会议、每一次重要活动,认真筹划,精心制定工作方案,提前做好各项准备。有效整合各类资源,科学安排,合理分工,优质高效地做好各项工作。通过组织能力的培养和提高,使办公室人人会组织会议,人人会安排活动,人人会搞好接待。办公室人员必须具有一定的协调艺术。办公室的人员应学会协调、善于协调,通过协调不仅能明确责任、落实任务,更加密切关系、增进了解、形成合力。在协调中应讲求艺术,既要表明态度,又要注重表达语气,创造和谐氛围;既要注重目标任务,又要兼顾