行政公文知识

第四章行政公文第一节公文的格式公文格式包括外观形式和内在结构两部分：1、公文的外观形式：公文用纸一般为16开；也可采用国际标准A4型，左侧装订。2、公文的内在结构：公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。正式制发的法定公文的书面文字材料，一般包括文头、行文与文尾3个部分，唯有公告、通告、公函、会议纪要等类的公文无需3部分均齐备。1、文头格式：文头由代码、份号、文件名称、秘密等级、紧急程度、收文处理、发文字号、界栏线等组成，占第一页的1/3位置。代码

010101010收文机关全称份号000001编号机密特急日期存档号文件x发[2003]x号代码为9位阿拉伯数字码，位于文头左上方。份号即印刷顺序号，为6位阿拉伯数字。文件名位于文头的正中央，多为锌版套红大字。2、行文部分行文部分指公文的内容与结构，包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关与印章、成文时间等。

1）标题：由发文机关、主要内容、公文种类3项组成。（完整标题）如：

《国务院关于中国银行地位问题的通知》

标题要准确、简要、清楚、醒目不规范标题：《关于干部岗位培训的报告》2）主送机关指承办或处理公文的机关。*凡下级机关向上级机关发出的请示或报告等，一般只写1个主送机关。*上级机关对下级机关的普发性公文，主送机关应按惯例排列。如：

各区、市属各企业、市属和驻深各局以上单位：*向社会或群众发布的公文，如通告、公告等不必写主送机关。3）正文是公文的主体，用来表达公文的具体内容。先叙述发文的因据；然后根据发文的目的，说明有关事项，或提出某项主张；最后写上得体的结束语。4）附件：指附属于主体的有关文字、图表材料。5）发文机关与印章6）成文时间3、文尾阅读范围主题词抄送机关印发机关、日期、份数行政公文的写作要求：要符合党的方针、政策及有关规定，符合国家的法律、法规及有关规定。情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，标点要正确。人名、地名、数字、时间、引文准确。公文中的数字一般要用汉字书写。引用公文，应注明发文时间、机关、标题和文号。用词要准确、规范。行文格式要规范化。公文写作方法要规范化。第二节常用性行政公文一、决定：是行政领导对重要事项或重大行动做出安排而形成的决策性公文。是各级机关、社会团体、企事业单位经常使用的一种公文。1、决定的分类：知照性决定：用于表彰先进、处理有关事件与人员、设置机构、任免干部、公布重要事项等。

指令性决定：用于对某些方针政策作出决定和对重大事项或行动作出安排等。2、决定的结构：决定一般由标题、正文和落款三部分构成。（1）标题：有两种写法发文机关+事由+文种，如：《中共中央关于科学技术体制改革的决定》事由+文种，如：《关于环境保护工作的决定》（有的标题下面要表明xxx年x月x日xxx会议通过）（2）正文：包括作出决定的根据和原由；决定的事项、问题或重大行动；执行决定的要求和提出号召。（3）落款：如果标题已有发文机关名称，落款处一般不用写发文机关名称，在标题下面要表明已标明了成文时间，落款处一般不用写成文时间。例文

国务院关于在对外活动中不赠礼、不受礼的决定（一九九八年十一月七日国务院常务会议通过）为改革我国在对外活动中有关赠礼、受礼的规定，特作如下决定：一、我国各级政府、军事机关、人民团体、企事业单位及其成员，在同外国单位和个人的交往中，除确有必要，并经授权机关批准者外，一律不向对方赠送礼品，也不接受对方的礼品。二、在对外交往过程中，严禁公开示意或暗示对方赠予礼品，或以托对方代购物品为名变相敲诈勒索。违者从严处分。三、在对外交往过程中，由于难以谢绝而接受的礼品，一律交公，不得自行处理。四、国际上交换科研资料、技术资料、图书期刊，相互提供贸易样品，在特定的国际友好活动中，交换非消费性的纪念品，有关国家赠予我援外人员和劳务人员的奖品，个人亲友之间的馈赠，不属于本决定范围。请代拟一份决定文稿：某市政府办公会议研究决定，对5个在命名“文明单位”之后放松管理和教育，出现许多问题，并产生不良社会影响的单位，进行处理，撤销其“文明单位”称号，并向全体下属单位发文。2、决议决议是指办公会议、职工代表大会等具有法定权威的会议，针对某些重大问题，经过法定程序讨论通过所形成的决策性文件书。决策的形式：1）表态性批准式决议：它是与会人员在行使自己的权力范围内，就某项议案或条例、规定、报告、方案等，表明和批准的态度，使之生效并得以实施。2）决断性指令式决议：它是会议就某项重要工作或某个重大事项，直接提若干原则意见，要求有关组织和人员认真惯彻执行。写决议应注意的事项：决议具有法规作用，作者要懂有关方面的法律知识，以免同宪法、法律相矛盾的行文。决议是郑重而严肃的文件，遣词造句要准确、精练。要运用好“会议”的第三人口气，作为决议事项的行文的标志。如：“会议听取了”、“会议讨论了”等。练习：改错关于xx省xx县杨林缝纫机厂侵犯天津缝纫机厂牡丹牌注册商标的处理决定

xx省xx县杨林缝纫机厂擅自使用天津缝纫机厂牡丹牌注册商标，经协同xx省xx县工商管理局查处此案。为了保护商标专用权，维护名牌产品信誉，xx县杨林缝纫机厂擅自使用天津缝纫机厂牡丹牌注册商标，畅销自己的产品，进行欺骗群众，以其谋利，侵犯了商标专用权，违反了商标法，根据《中华人民共和国商标法》第三十八条第一款和第三十九条的规定：对xx省xx县杨林缝纫机厂使用牡丹牌商标，责其停止生产，所查封牡丹牌贴花予以全部销毁，并公告在《人民日报》上检讨其错误，以挽回影响。

天津市郊区工商行政管理局2002年1月9日4、通知通知是领导部门向所属单位和有关人员传达特定事项的知照性公文。通知的特点：适用范围的广泛性，文体功用的晓谕性，行文要求的时间性。通知的分类：以外部联系为标准和以内部联系为标准。常见的几种通知：1）指令性通知：国家的政策法令以及上级机关发布的行政法规，而根据内容又不宜用命令或指示发布时，往往使用指令性通知。2）指示性通知：组织对所属部门的工作有所指示，而内容不适宜用指示发布，便使用这种指示性通知行文，包括部署任务、阐明原则、交代方法，指导如何正确执行方针政策。3）通告性通知：凡是按其通知内容的性质、特点不适于用通告发布的，便用通告性通知行文。4）一般性通知：传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部，可用这种行文，它兼有知照性和执行性的特点。通知的格式和写法标题：发文机关+事由+文种，如：深圳市人民政府关于宝安龙岗两个市辖区有关税收政策问题的通知（一九九九年一月一日）深府[1999]1号正文：原由+事项+执行要求签署和成文时间例文：华南理工大学华南工研字[2001]20号关于公布2001年春季授予博士、硕士学位人员名单的通知各院、系：经我校学位评定委员会2001年4月17日全体委员审议，决定授予张亚峰等7人工学博士学位，熊开华等6人经济学硕士学位，王泉清等189人工学硕士学位。附：华南理工大学二OO一年春季授予博士、硕士学位人员名单华南理工大学二OO一年四月二日主题词：高等教育博士硕士名单通知华南理工大学办公室印校对：某某会议通知例文关于今夏在大连理工大学举办《组织行为学教学方法研讨班》的通知华南理工大学工商管理学院：

鉴于全国MBA教育指导委员会已把“组织行为学”列为MBA必修核心课之一，我院自1980年起，已开设此课，在教指委中又分工发展与推动我国MBA教育中的案例教学工作，考虑多数MBA院校开设此课较迟，我院受MBA教育指导委员会委托，拟于今年暑假在我校举办“OB教法班”，以推动此课的发展。目前我们正在具体策划此班的活动安排。现将研讨班有关事项通知如下：研讨班地点：大连理工大学管理学院研讨内容：费用细则：研讨班时间：为做好这项工作，我们现谨附上下列调查问卷，并期待贵院有关教师及时填写反馈，于5月20日前寄抵我院，谢谢。

大连理工大学二ΟΟ一年四月十七日

华南理工大学继续教育学院

通知xxx老师：您好！为了落实叶英模院长关于认真抓好教学工作，组织力量搞好教学文件的建设的指示精神，继续教育学院准备组织工商管理专业的任课教师利用“五一”假期的时间召开教师恳谈会，会议的主要议题包括：1、

关于课程设置的研讨；2、

关于教学方法、教学管理的研讨；3、

关于课程教学大纲的研讨。为了圆满开好本次会议，需要您大力协助做好以下工作：1、

提出开会地点的建议；2、

事先编写好您负责课程的教学大纲，关于课程教学大纲的编写体例参考附录；并请您在4月5日前交给我或劳老师。特此，致谢！市场营销专业主任二○○三年三月二十五日颁转类通知是用来颁发和转发公文的通知。由于这一通知的正文是对所颁发公文做批示性意见，因此又叫批示性通知。由因其作用是转发公文，故又被叫做转发性通知。按照被转发的来源或性质的不同，又被分为批转通知、转发通知、印发通知，他们分别承担着不同的任务。批转通知，承担上级机关对下级机关的来文加以批示后再转给下属机关参照执行的任务。转发通知：承担将上级机关、平级机关和不相隶属机关的来文再转发给自己的下属机关的任务；印发通知：主要承担党或行政职能部门发布党内或行政法规的任务。标题写作的异同颁转类通知的标题与其他通知的标题写法基本相同。三要素标题由：发文机关、事由、文种组成。两要素标题由：事由和文种组成。“事由”由介词关于引出，后面是颁转词和所发文件名称，最后标明通知。如：《国务院批转关于行政审批制度改革工作实施意见的通知》，《关于印发<沈阳市推进国有中小型企业转制指导意见>的通知》转发上级机关公文的通知，在标题中往往出现两个“关于”和“通知”，为了使标题简练，通常采用以下两种方式：1、转发的公文不是“通知”时，省略第一个“关于”；2、转发的公文是“通知”时，如：《国务院办公厅关于转发教育部等部门关于进一步加快高等学校后勤社会化改革意见的通知》，改成《国务院办公厅转发教育部等部门关于进一步加快高等学校后勤社会化改革意见的通知》。省略第一个“关于”和最后一个“的通知”，如：《XX省关于转发<国务院关于开展全国物价大检查的通知>的通知》，修改后《XX省转发国务院关于开展全国物价大检查的通知》。县人民政府关于批转《X省人们政府关于学习宣传〈中华人民共和国森林法〉的通知》的通知各乡、镇人民政府，县直各单位：现将《X省人民政府关于学习宣传〈中华人民共和国森林法〉的通知》印发给你们，请认真贯彻执行。今年以来，我县连续发生森林大火，是由于生产用火造成的，各乡、镇要从中吸取教训，要严格管理生产用火。如果再发生类似事情，要追究主要领导的责任。

XX县人民政府零四年X月X日练习：下列事项中，可用通知来处理的有：X省人大常委会拟颁发一项地方法规。X市水电局将召开水利建设工作会议，需要告知各县、区水电部门先做好准备。X县纪委拟批评x局xxx等干部玩忽职守，造成国家就损失的错误。X市政府拟批转市卫生局《关于做好灾后防疫防病工作的意见》。X县县委拟向所属各级党组织布置学习江泽民同志“七一”讲话的有关事宜。用下列材料拟写一份通知：

xx市财政局于19xx年x月x日向各区财政局转发了一份通知。这份通知即财政部19xx年x月x日财x字[19xx]98号《关于各部门召开订货会议，其住宿费一律由招待所、旅馆等单位出据收费的通知》。xx市财政局在通知中指出，今后我市各单位召开会议，其住宿费出据收费的单位均应按照财政部通知的规定执行。抄送本市市直各单位。评改下面的通知

关于召开布置开展增产、劳动竞赛会议的通知各分公司、分厂、各车间党支部、公司中直属各部门：为贯彻上级精神，董事会研究决定在全公司范围内广泛开展增产节约、劳动竞赛活动。现在把会议有关问题通知如下：一、会议时间：10月4－8日。二、会议地点：总公司招待所。三、与会人员：各分公司、分厂、总公司各直属部门主管生产的负责同志、工会主席等。四、请各单位准备好开展本单位开展劳动竞赛活动的经验材料，限5000字，报到时交给会务组。并请与会人员于10月4日前来报到。XX省石化总公司一九XX年九月二十日错误主要表现在结构和内容两方面：结构方面：1、标题不当，没有明确会议的内容，改为：关于召开增产节约、劳动竞赛会议的通知。2、主送机关表达不当，改为：各分公司、分厂、总公司各直属部门。3、正文开头部分拟定不当。首先没有角度清楚开会原因，“现在把会议有关问题通知如下”过于口语化，改为：现将有关事项通知如下。内容方面：1、会议时间和地点表达不清