医院合同管理规定及会签流程

医院合同管理规定及会签流程1.目的：为强化本院合同管理，维护本院的合法权益，确保本院相关经营活动的顺利进行，促进本院对外经济活动有序的开展，根据本院现行情况，特制定本制度。2．使用范围：本制度适用于本院所有合同的起草、审批、签订、履行、检查、变更、解除、终止与考核等相关事宜的管理。3．定义：3.1合同：是指本院在生产经营过程中与法人、自然人或其他经济组织之间发生的明确双方权利义务关系的书面约定。即时清结的经济往来不适用本制度。3.2书面合同：指合同应采取的形式为书面形式，书面形式包括合同书、函件和数据电文（包括传真、电子数据交换和电子邮件等）。有关图纸、招投标文件、图表、预算书等均视为合同的组成部分。3.3经济合同：指本院对外签订的与本院有关的所有合同，包括但不限于：对外合作、建设工程承包、装修工程、设备、器材、辅料采购、定购安装、加工承揽、劳务、承包、广告制作、广告发布、借款、保险等合同，但不包括劳动合同。3.4合同经办人：本院各部门具体办理合同相关事项（包括但不限于资信调查、谈判、起草、签订、履行、变更、解除、终止等）的人员为合同经办人员，合同经办人员为本部门的科室负责人。4．内容：4.1职责4.1.1合同经办人职责4.1.1.1负责落实合同的资信调查、明确有关合同谈判的要点、合同文本的起草、合同的具体执行及执行过程的监督、发生合同纠纷后协助调处理；4.1.1.2将合同草本提交本部门领导审查；4.1.1.3提请行政办公室转法律顾问审查经办合同；4.1.1.4按行政办公室、法律顾问提出的意见修改合同条款；4.1.1.5对所承办合同的履行情况进行监督和跟踪；4.1.1.6负责本部门及所属部门合同附件、图纸、报表、封存样品的管理；4.1.1.7对已签订的合同出现不履行、不能履行和不完全履行情况时，应及时向院分管领导报告，介绍情况并会同有关业务部门研究讨论，提出解决问题的方法、建议；4.1.1.8通过以上7形成的意见与对方协商一致，可以变更或解除合同，签订补充协议；4.1.1.9无法协商一致引起合同纠纷时，按照院长办公会或主管院长的要求及时收集、整理、提供相关资料和信息；4.1.1.10依法协助律师进行合同纠纷的调解、仲裁或诉讼活动；4.1.1.11保管好合同相关附件及与签订、履行、变更、解除合同等有关的文件资料和往来函件，及时交院办备案，待合同履行完毕后整理归总将所有资料交院办归入同一编号的合同档案里；4.1.2行政办公室：是本院所有合同的归口管理部门，负责合同编号发放、合同用印、流转、归档、建立合同管理台账、往来函件登记台账、监督检查工作，具体职责是：4.1.2.1统一管理本院及所属部门的合同专用章。4.1.2.2统一负责合同的编号工作。4.1.2.3监督、检查有关部门经办人在报送拟盖章合同时，合同的印章情况（骑缝章、用印清晰）、字迹情况（无空白栏）、完整情况（无缺漏）。4.1.2.4建立合同管理台帐及往来函件登记台账，将正式合同文本及相关函件准确归档。4.1.2.5合同资料的汇总、分类、归档、相关基础资料及附件、履行过程中往来函件、变更、解除、诉讼的相关资料的保管、登记及合同台帐的设立、统计、上报等基础管理工作。4.1.2.6对在合同管理过程中发现的违规行为提请处罚。4.1.2.7初步审查后提交本院法律顾问律师审核，并向合同发起、起草部门反馈法律顾问审查意见。4.1.3院领导（及合同经办部门领导）的职责4.1.3.1在院长办公会或党委（扩大）会议的授权范围内进行合同的谈判及签订，负责落实合同谈判过程中的包括但不限于如下重要条款的工作：（1）签约主体（即拟和合同对方签约的我院单位名称）（2）商务条款（包括合同的标的金额、付款方式、我院要求、对方要求等）（3）违约责任（包括逾期付款责任、逾期供货、交付成果责任、单方解除责任等）；4.1.3.2对所签订合同的完整性、可行性、合规性和风险预测负责，作为经办部门或是经办人直属领导的，应在合同会签单上明确注明自身意见；4.1.3.3对须报请院长办公会或院党委会审批的合同，必须在合同会签单或是文件呈批表上提出本人意见并对本人意见负责，否则合同不予执行会签流程或报送法律顾问审核；4.1.3.4全面落实所管辖范围内合同的执行情况，执行过程中发现问题或对发生的合同纠纷应积极采取应对措施。4.1.3.5主管副院长负责所有综合类合同审核及标的额壹万元以下采购类合同的审批；4.1.3.6本院院长负责对所有综合类合同及标的额壹万元以上工程类合同的审批。4.2工作程序4.2.1合同的谈判与前期准备工作4.2.1.1工程类合同的经办人在确定对方单位后，必须执行资信审查，对合同价款，严格执行招标程序及价格确认审批程序。4.2.1.2资质审查要求：包括但不限于签约单位提交的各种资质证照审查，如营业执照、资质证明等材料（例如消防、设计、广告等具有特殊资质的行业），其资质证书和年检是否正常；公司是否正常经营；注册地址和实际联系地址是否一致。是否可以联系到签约单位等。4.2.1.3合同经办人负责在上述程序中相关文件及资料的收集，包括：招标文件、投标书、设计图、效果图、评标中标文件、预算书、验收规范及验收标准、价格确认表等等，上述资料应当做为合同附件，向档案管理员提供原件备案。在经办人报送合同会签时，应按照如下顺序附文件：①合同审签表；②签约单位资质文件（营业执照、资质证照）；③定稿后的正式文本及附件；④法律顾问修改的合同草稿或意见；⑤其他相关资料。4.2.1.4合同在签订前，除非合同经办人经本院授权或经办人主导合同的签订，则院领导（及合同经办部门领导）应就合同各项条款与合同相对方充分协商，尤其是合同价款、支付方式、验收标准及验收方法、违约责任等商业条款，必须协商一致方可进行合同的签订。4.2.1.5签订的合同，如涉及本守内部其他单位，需要协调或共同完成的，应事先在内部进行协商，统一平衡再行订立。4.2.1.6对重大经济合同的谈判、订立，应设计谈判方案，需外部法律顾问、相关专业人员或院领导参与谈判的，具体经办部门应提前就需要参与的部门、领导、人员制定计划和方案，组织谈判、研讨会议，在会前就合同已经存在的分歧、重要问题提炼并形成相关书面文件供其他参会人员审阅。4.2.2合同的起草要求4.2.2.1签订的经济合同除即时清结的或单笔在壹万元以下的小额合同外，必须采用书面形式。4.2.2.2合同经过与对方当事人充分协商、洽谈后，由合同经办人根据协商、洽谈的主要内容进行合同文稿的草拟。4.2.2.3起草的合同要求如下：（1）经办人草拟合同初稿；（2）合同均以电子版提交行政办公室转法律顾问审核，无电子版的，由经办人整理为电子版后提交。（3）合同起草尽量保证语言表述准确、内容齐全、条款完备、责任明确、用语规范严密。（4）合同双方当事人的权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。4.2.2.4合同内容一般包括以下条款：（1）当事人的名称或姓名；（2）标的（工程项目、货物、设备、劳务、房屋、借款、购销、咨询、租赁等）；（3）数量、交易物、交易对象、交易内容等；（4）型号、规格、类型；（5）价款组成、价款涵盖范围、报酬等；（6）价款或报酬的支付方式、支付时间、支付对象、支付前提、支付要求等；（7）双方权利及义务（双方需完成的工作、需对方确保的事项等）；（8）质量标准及验收方法、交易成功条款、交易先决条件；（9）履行期限、地点和方式（供货地点、供货要求等）；（10）违约责任（包括逾期付款责任、逾期交货、完工责任、解除合同责任等）；（11）解决争议的方法（通过仲裁或是通过诉讼解决）；（12）合同生效条件及份数；（13）落款时间、经办人联系方式等。4.2.2.5签订合同的具体要求部首部分：应写明合同名称、合同编号、甲乙双方的全称及注册地址、法定代表人姓名、联系方式。正文部分：产品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等；涉及非有形物品交易（如服务、咨询、设计等）的合同，应写明具体工作内容、工作要求、工作质量标准。运输方式及运费负责应具体明确；交（提）货期限、地点及验收方法应明确；价款及价款所含内容要具体明确；价款支付方式要书写明确，应当考虑价款支付的合理性及可操作性；应当明确质保期限的起算日期及方式以及质保金的比例；写明违约金数额、比例及计算方法；争议解决的方式根据合同类型选择仲裁或诉讼。结尾部分：合同末尾盖章处应包括“签约单位名称”、“法定代表人或授权代表”、“联系人”、“签约日期”，其他（如账户信息）可按情况添加，对方为法人单位，应加盖公章及法人章。如有授权委托人签名，需提交授权委托书。附件部分：凡是在合同前期洽谈过程中，涉及到在合同中无法具体表明的内容的，均应有合同附件，如招投标文件、中标记录、工程预算书、招投标文件、中标通知书等，对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面文字确切描述的，应当由合同双方共同封存样品，加盖公章或合同章，封存的样品由合同经办部门负责保管。起草后需报审的合同文本应编写页码，合同附件应标明件数及名称。合同多页的，应加盖骑缝章。4.2.2.6签订合同的文本格式要求（1）合同格式不规范（字体大小不一、行间距不齐等）的，经办人按合同文本要求，修改后报签。（2）如有固定格式合同的，或固定格式条款的，应采用固定模版，如果是国家、地方、部门作出的相关示范文本，按示范文本的格式要求。（3）对方当事人提供的合同模版如果格式规范的（字体、大小、行距均统一整齐）则经办人无需修改，但对于格式不规范的合同（包括经办人起草和对方当事人提供的），经办人按如下格式调整后报送：①无特殊要求的，合同文本按照A4页面布局的“页边距”按照“普通”②版式（即上下2.45厘米、左右3.18厘米）；③合同标题采用“仿宋体”、“二号”、“加粗”的形式；④合同正文采用“仿宋体”、“四号”、“行距1.5倍”的形式。⑤合同首页签约人信息应包括“主体名称”、“法定代表人”、“注册地址”、“联系方式”四个信息，其他可按情况添加，如对方为自然人应添加身份证号码；4.2.2.7建设工程施工合同使用国家统一文本起草后需报审的合同文本应编写页码，合同附件应标明件数及名称。4.2.3合同会签单的填制要求4.2.3.1合同经办人将合同文稿草拟完毕后，统一负责本部门/本院合同文本上传工作。4.2.3.2合同经办人在填写会签单时，除紧急程度和密级可根据需要填具外，其余内容必须全部据实填具,不得有空。4.2.3.3在填具合同主要内容项目时，应将合同名称、主要条款内容，如：标的、履行期限、价款、支付方式、验收标准及验收方法、违约责任、质保期限等简要填入，不得直接粘贴全部合同内容或无合同内容只写明详见附件。如果签订补充协议或变更协议，还可将补充或变更原因在表单中进行描述。4.2.4合同的报审程序4.2.4.1合同由具体经办人拟稿完毕后，按合同会签程序的报送，由经办人填写《合同会签单》，将合同稿及相关附件转至相关部门审核。4.2.4.2部门主任应对合同会签单填写是否完整、规范，合同文稿及附件是否齐全、合同单位名称是否准确、合同内容是否完整、合同条款的履行是否具有可操作性进行审核，审核无误后应交行政办公室转法律顾问进行审查。不得在未经部门审核以及合同条款未与对方磋商、合同格式未规范的情况下直接报审合同。4.2.4.3法律顾问对合同作出审核意见后，转至所属主管副院长进行审核。4.2.4.4法律顾问审核意见（1）法律顾问审核是为了保证合同审查前后一致性，未经法律顾问审核过的合同不得提交院长办公会或党委（扩大）会议讨论。行政办公室或法律顾问的意见仅代表确认合同修改前后一致，不代表对合同内容的确认。（2）法律顾问对普通经济合同审核修改后，如对方当事人完全接受修改的，修订后提交院长办公会或党委会讨论。4.2.4.5经办人和部门所属主管领导应对合同进行全面审核，其中主要应对合同双方的履行能力，特别是合同对方是否具备履行合同能力、条件、预计取得的经济效益和可能承担的风险、合同非正常履行时可能受到的经济损失等进行审核，审核无误后根据本制度规定的审批权限审批。4.2.4.6报请院长办公会讨论、审批，审查内容为全面审查。4.2.5合同的正式签署4.2.5.1合同经过本制度规定的合同审批程序全部审查完毕后，由合同经办人交给合同对方单位或个人先行签字盖章，合同对方单位或个人签字加盖有效印章后，经办人在经办人处签字，交院办编号并加盖本院合同专用章，两页以上加盖骑缝章。个人签约的，合同经办人应当面确认其身份信息，要求出示身份证并在签字后按大拇指手印，非特殊情况且未经报领导同意的，不可让对方签字后再邮寄给我方，以防非本人签字情形。4.2.5.2本院院长授权其他实际负责人签署合同的，需进行书面授权，授权后，实际负责人方可进行本程序范围内合同的签订与管理工作。4.2.5.3由院长办拟定授权委托书，办公室档案管理员对授权委托书统一进行管理，做好编号登记及备案工作。4.2.5.4合同有附件的，也应随合同原件一起加盖合同对方有效印章并由经办人签字后交院办盖章、备案。4.2.5.5合同用印前，院办应当对合同的形式是否完整进行审查，有下列情形的，有权拒绝用印，并退回经办部门予以补正，补正后方可用印。（1）合同文本有涂改现象的；（2）合同文本件数、页数不符的；（3）合同附件不全的或未加盖对方单位有效印章的；（4）合同对方单位名称与印鉴名称不符的；（5）合同对方单位加盖的印鉴不符合要求的；（6）合同正式文本无法定代表人或委托代理人亲笔签字的；（7）合同正式文本无具体经办人亲笔签字的；（8）合同正式文本无签署日期和签订地点的。4.2.6合同的编号、流转及归档4.2.6.1本院所有对外签订的合同采用统一编号制度，合同编号院办负责编制、登记，其他任何部门、任何人不得随意编制合同编号。4.2.6.2合同签订归档时，部门合同经办人将合同文本交院办编号，合同编号应在合同正式文本中合同名称的右下方标明。4.2.6.3合同编号以一个日历年度为编制单位,本院的合同编号按部门分序列。4.2.6.4遇有合同对方单位提供合同编号，实行双编号制度，保留原编号，由行政办公室按本院合同编号进行程序报送。4.2.6.5合同用印完毕后，院办登记注明原件或复印件份数、盖章日期、经办人姓名等，再由经办人将盖章后的合同按约定份数发给合同相对方。4.2.6.6各类合同正式文本至少一式四份（有特殊要求的行业按相关部门规定的份数），其中我院三份，一份由合同经办部门存档，一份由财务部存档，一份随合同会签单原件由本院办存档。4.2.6.7作为合同附件的施工图纸、设计图纸、技术资料、封存的样品等，行政办公室档案管理员不便保存的，由合同经办部门负责保存，并在合同会签单上注明保存部门及附件或样品名称。4.2.6.8凡是国家法律、法规规定必须要经有关部门登记备案的合同或必须进行公证的合同，合同经办部门必须按规定向相关部门申请登记、备案或公证，如违反规定，造成合同无效或撤销等后果的，由经办部门承担责任，造成损失的，应承担赔偿责任。4.2.6.9对工程及有关合同的相关技术资料、图表等重要原始资料由经办部门负责保管，应建立出借、领用制度，以保证合同文件的完整性。4.2.7合同专用章的管理与使用4.2.7.1本制度所称的合同专用章管理是指本院对外签订（包括变更、解除）合同时所使用的专用印章的管理。4.2.7.2本院对外签订、变更、解除合同一律使用合同专用章。其他印章一律不准代替使用。否则，办公室有权拒绝接受合同档案，财务部有权拒绝办理付款、结算手续，由此所引起的责任由有关人员承担，并予以处罚。4.2.7.3合同专用章由行政办公室档案管理员进行保管及使用，具体职责如下：（1）妥善保管合同专用章，不得遗失、毁损或擅自交与他人；（2）严格按本制度及印章管理制度的规定使用合同专用印章；（3）建立使用台账，严格使用登记；（4）不得擅自将合同专用章携带外出签订合同，也不得在空白合同书上加盖合同专用章，确需携带外出的，须院长或院长授权主管领导审批后方可执行。（5）本院如发生合同专用章被盗或遗失，应在发现以上事由后2小时内向院领导报告，并尽快登报声明作废，由此所引起的责任由有关责任人员承担，并予以处罚。4.2.8合同的履行4.2.8.1合同依法、依本制度程序签订后，即具有法律效力，合同各方应当实际、全面地履行。4.2.8.2本院经办人及所属的领导应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理并向上一级领导汇报及报告。4.2.8.3在合同履行过程中，涉及合同履行问题，需向对方单位通知、函告的，应以书面方式进行。4.2.8.4履行过程中凡是签发与经济合同有关的函件，合同经办部门经办人拟稿后，经逐级审批通过后给予送达。4.2.8.5函件分为去函和来函两种。需要向对方送达的去函一式三份，由专人送达，一份交给对方，一份经对方在签收人处签字盖章后带回附合同保存，一份由经办单位自己存留。4.2.8.6去函接收单位在外地的，须邮寄送达，邮寄送达的须有挂号收据，索要回执并应当与合同一并存档。4.2.8.7接收与经济合同有关或涉及诉讼的来函，须经该业务部门所属主管领导批准后方可签收。签收的函件当日报主管部门或分管领导，并及时将接收函件与合同文本一并存档，对接收的来函需进行书面答复的，按照去函的程序进行，不得自行给予答复。4.2.8.8合同正常顺利履行的，财务部门依据合同约定进行收付款工作，但最终应按主管领导依据合同履行状况书面意见决定支付。4.2.8.9合同约定的权利义务全面执行，交付、结算手续清结，合同履行完毕。4.2.8.10合同经办人应妥善管理合同履行过程中形成的函件及相关资料，尤其工程合同履行中所有的签证资料、附件、补充文本等必须加盖有效印章。4.2.9合同的变更和解除4.2.9.1合同在履行过程中，可以变更和解除。4.2.9.2在合同履行过