文件管理控制程序文件

. .. .. .. .11/13榆树庄园房地产开发文件治理把握程序

名目11213141133445555666577《记录治理把握程序》7《档案治理制度》7《业务体系档案治理制度》7《信息化治理制度》7《制度》767《文件发放回收登记表》7《文件借阅登记表》7《受控文件清单》7《文件更改记录》71、目的评审、更改、使用、回收的把握方法和外部文件的接收、辨识、批准、发放、更的把握方件。2、适用围的治理。3、职责与权限收、登记、传阅等,同时负责公司治理体系文件的归档治理,以及电子信息系统的治理。各部门负责编制本部门治理方法、技术规、作业文件、打算方案和外来文件的收集、核准和编号把握。发放。4、工作程序文件的分类、分级及编号依据编制的主体、容和形式的不同,公司文件分为如下几种类型：各种记录、表格等；技术类文件：企业标准和设计文件、图纸、工艺文件、质量标准等；依据文件的重要程度、适用围,公司文件分为如下几级：一级文件：公司运营层面的主要治理文件,包括人事治理制度、选购治理制度、质量. .. .. .. .2/13治理手册、程序文件等；解。包括：流程文件、治理规定、方法等；准,以到达预期成果。包括：作业指导书、指引等。文件编号规章治理类文件编号Q/YK-M手册“榆开“缩写Q/YK-P-xx治理挨次号其他治理类文件：Q/YK-**-##-xx程序文件挨次号类别简写：序号 类别 编号序号 类别编号1 制度 ZD5 指引ZY2 流程 LC6 记录JL3 方法 BF7 规定GD4 作业指导书 SOP8 操作规程GC部门简写：序号部门编号序号部门编号1总经办ZB7战略进展部ZL2行政部XZ8财务部CW3企划部QH9前期开发部KF4后勤效劳中心HQ10规划设计部SJ5企业运营治理部QG11合约预算部HY6人力资源部YZ12工程治理部GC技术类文件编号：J/YK-**-##-xx类别部门技术外来文件不再进展编号,以其原知名称和序号为识别标识文件的编写治理手册、程序文件由企业运营治理部负责组织编写；后的文件及电子文件报企业运营治理部备案；司实际状况。文件的审核与批准一级文件的审批a核→总经理批准公布；二级文件的审批文件编制部门分管领导审核→企业运营治理部审核→总经理批准公布；三级文件的审批文件编制部门经理审核→分管领导批准公司发文由行政中心初审,总经理批准公布。文件的发放治理手册、程序文件由治理者代表确定发放围和受控状态；围发放文件；其他文件由各部门依据文件性质确定发放围和受控状态,并予以发放,确保岗位、部门都能得到有关文件的有效版本；文件领用人在《文件发放回收登记表》上签名领取注有分发号和加盖“受控“印章的文件。每份文件都有不同的分发号,便于追溯；“受控“印章的复印件,一经觉察马上收回销毁；当文件使用人的文件破损严峻,影响使用时,应到文件治理部门办理更换手续,交回破损文件,补发文件,文件的分发号仍沿用原文件分发号,文件治理员将破损文件销毁；当文件使用人将文件丧失后,应办理申请领用手续,但必需在领用申请中作出说明,文件治理员在补发文件时应给与的分发号,并注明丧失文件的分发号作废,必要时将作废文件的分发号通知各部门；文件发放可承受印刷公布、公司部网公布等一种或多种形式。文件评审对质量治理体系的文件应组织评审,确保文件持续适宜；文件的评审每年至少一次,特别状况单独评审；评审方式承受会议评审〔治理评审会、专题会等、表格传递、现场观测等；评审。依据治理评审结果由治理者代表组织对手册、程序文件、流程、制度不适宜处进展修订；各部门每年应依据法规的变化,组织机构、岗位的变化,文件使用中反响的问题等等,同时更改受控文件清单,并报行政中心备案。文件的更改规、标准等变化等状况下,觉察现行文件确有不适宜时,应对相应文件进展更改；凡需要更改的文件,由原起草部门提出修改意见,经原审批部门审批同意后执行。需要相关部门会签的,原部门需供给审批所依据的背景资料；治理手册的修改由企业运营治理部组织进展,总经理批准；程序文件的修改,由执行部门提出意见并制定修改草案,企业运营治理部审核,治理者代表批准；其他文件的修改由原起草部门进展修改,报企业运营治理部备案；文件更改时,与更改文件有关的全部文件必需同时修改并加以标识,在更改的条款或相的文件,同时收回作废的旧文件交由责任部门销毁,以保证更改后文件的；文件的更改状态的版次由字母和阿拉伯数字表示。初版为A/0,改版依次递增阿拉伯数字。文0到3时或文件需要大幅度的更改时应进展字母换版,换发字母AZ。文件的回收、作废、销毁作废的受控文件,由文件归口治理部门按《文件发放回收登记表》的发放围收回并记录,毁依据《档案治理制度》执行有关规定执行。文件的治理和归档各部门应编制受控文件清单,对受控文件进展把握。各部门接收到有效文件后,应准时将文件列入受控文件清单。各部门负责本部门使用的体系文件的保管,并有固定场所放置；文件治理、归档、移交依据《档案治理制度》有关规定执行。需临时借阅文件的人员,填写《文件借阅登记表》,经文件归口治理部门负责人按规定权限批准后,方可借阅。归档文件的借阅依据《档案治理制度》执行有关规定执行。外来文件的把握直接引用的各类外来文件,由文件归口治理部门主管经理批准前方可使用,文件发放治理4.44.7各部门的需要程度复制分发或在公司部网上公布,并准时更换非有效版本；使用的各种外来标准、规程、法规等文件,非有效版本应标识,防止误用。电子文件的治理当文件的发放以电子版发放为主要方式,纸版发放可作为电子版的一种补充；文件及各种文件清单承受在部网〔Intranet上公布的形式后,全部文件及清单应以部网〔Intranet上公布的为准,也可使用光盘形式进展补充发放；为了保持文件的全都性,使其处于受控状态,公布的电子版文件应尽量承受不行修改的文件格式〔如：PDF部网〔Intranet上公布的文件应设访问和修改权限；Intranet员；在部网〔Intranet并且发放快捷；以光盘形式发放时,光盘应设为只读方式。发放把握参照纸版进展；4.10.8工程档案文件的治理生的与工程建设相关文件的总称。工程类文件的编写、审批、发放、作废、归档、移交、借阅,以及工程类外来文件的治理依据《业务体系档案治理制度》的规定办理。公司公文的治理公司公文的治理参照《公司公文收发治理制度》执行。5、相关文件《治理手册》《记录治理把握程序》《档案治理制度》《业务体系档案治理制度》《信息化治理制度》《制度》6、记录《文件发放回收登记表》《文件借阅登记表》《受控文件清单》《文件更改记录》. .. .. .. .1/13附件1：

文件发放回收登记表

编号：文件