受控文件管理规定

4管理文件受控文件管理规定1目的为规范受控文件的发放、使用、回收、作废等过程，防止作废文件的非预期使用，特制定本规定。2适用范围适用于公司内部使用的工艺规范、操作规程、检验规程、程序文件、管理文件，以及各部门制定的内部使用的文件。3职责3.1质检部负责各类工艺规范、操作规程、检验规程的归口管理；3.2总经理办公室负责各类管理文件及相关外来文件的归口管理；3.3各部门负责本部门内部使用的各类文件、合同的管理。3.4生产部负责原粮供方合同、运输协议、设备采购合同文件进行管理。4管理要求4.1受控文件的发放4.1.1各类受控文件在经过规定流程要求的审核、批准后由归口部门负责发放。4.1.2受控文件发放前应在文件首页上加盖红色“受控文件”章，填写分发号和发放日期。每种工艺规范的第一页上加盖蓝色“生产用图”或“试制”章和发放日期。4.1.3受控文件分发号应严格执行下表的规定：序号文件接收部门/人分发号序号文件接收部门/人分发号1存档09品牌推广部0082总经理00110质检部0093总经理办公室00211仓储部0104副总经理00312后勤保卫部0115财务总监00413生产部0126营销总监00514配送部0137外埠销售部00615财务部0148销售部00716人力资源部0154.1.4受控文件发放时由文件归口部门填写“文件资料发放处置单”，由接收人签字接收。接收人的签字应与文件分发号相对应。4.2受控文件的保管与使用4.2.1各部门应由专人负责管理本部门使用的各类受控文件。其职责包括修订本部门“受控文件清单”；妥善整理、装订和保管；借阅时进行登记并及时回收；文件修改后及时发放新文件并回收作废文件等。4.2.2受控文件应妥善使用，不应破损或丢失。若不慎丢失，应及时向文件归口部门申请补发。4.3受控文件的复制4.3.1使用部门因工作原因需要复制受控文件时，应向文件归口部门提出申请，由文件归口部门复制，各部门不应擅自复制。4.3.2所有复制的受控文件一律在首页加盖红色“受控”章。4.3.3复制的受控文件也应填写分发号和发放日期。分发号的填写方式为“部门文件分发号—序号（两位）”，发放日期为复制后实际发放的日期。4.3.4复制的受控文件发放时由文件归口部门在该文件的“文件资料发放处置单”上进行登记，由接收人签字。4.4受控文件的更改与收回4.4.1受控文件由文件归口部门根据需要进行更改。需换页的更改文件的发放范围按原文件的“文件资料发放处置单”的登记确定，其余按4.3条款的有关规定执行。4.4.2受控文件更改后，换页后的原文件即为作废文件。作废文件应由文件归口部门及时收回并加盖“作废”章。4.4.3人员离职、部门合并或撤消的，原分发的受控文件应由文件归口部门及时收回。4.4.4文件收回时由文件归口部门填写“文件回收处置单”，由交、收双方签字。4.4.5作废文件收回后由文件归口部门单独存放并标识，待积存到一定数量时申请一次性销毁。4.5电子版受控文件的管理4.5.1在公司内部局域网和网站上公布的受控文件4.5.2文件归口部门应对电子版的受控文件及时更新，避免因更新不及时而带来的混乱。4.6提供给客户使用的文件的管理4.6.1销售部应要求客户方建立相应的文件管理办法，对我方提供的文件严格按受控文件要求进行控制。4.6.2销售部应以每一客户为单位建立文件发放档案，填写“文件资料发放处置单”，文件发放后应要求对方确认并登记。4.6.3客户对我方提供的文件如需复制，应填写该单位的“发放记录”并回传至我方进行确认。4.6.4凡我方更改的文件，应及时收回原文件并填写该单位的“回收记录”，回传至我方进行确认。4.6.5销售部应将所填写的以每一供方为单位的“文件资料发放处置单”，以及收到的“发放记录”、“回收记录”一起建立供方档案，妥善保管。5相关文件6记录a)文件资料发放处置单(格式见附录1)附录1作废文件回收处置单