文件与信息管理程序

修订记录版次生效日期变更履历拟案审核核准A/12018/12/3初版发行制定部门制定审核批准日期日期日期.目的：使本公司各种文件信息作业的标准化，规定本公司各种文件信息的制作格式，使各单位质量管理体系的文件信息制订有所依循。使每个单位均依持有最新发行的文件执行作业，无效或过期作废的文件均能有效的管制。.范本公司质量管理体系中，不论公司内外提供之相关文件与信息均适用。.定义：一阶文件：“《质量手册》（QM）”说明质量系统原则与管理重点之系统指导文件以及部门工作手册，安全手册。二阶文件：“程序文件（QP）”供管理者管控部门之间或跨部门之间作业流程之文件。三阶文件：“作业规范（QA）”规范作业者行为工作标准或指导书。四阶文件：“质量记录（GW）”用来记录执行结果之各类表格或报告。3.5外来文件：为国家、国际标族客户提供的相关文件及与质量有关的技术性文件数据（含工程图纸）。.权责：ISO质量负责人：负责监督及裁决一切有关文件标准化的事务。确实掌握公司文件统一发行、回收、分类与存档的事务。2受理文件提案申请及登记。制订文件制作书写的标准规定及文件编号原则。文件分类保存并维持整齐清洁的环境。定期制订【文件一览表】，以确保公司文件时效上的统一。负责外来文件的接收、保存、登记、编号、管理。各部门负责人：负责相关文件的编制、使用、保管以及提出修改、作废意见。质量体系文件的制/修订、审查、批准权责表：文件类别批准审核制/修订4.4.1第一阶文件总经理部门经理主办人员4.4.2第二阶文件总经理/总监部门经理主办人员4.4.3第三阶文件总经理/总监部门经理主办人员4.4.4第四阶文件/部门经理主办人员4.4外部文件资料：由各部门收集后，经文控保存与收发管制。.作业内容:文件制作规范：本规定限定于一、二阶文件适用（三阶文件的架构依据实际使用确定，要根据实际内容调整，字体统一黑色,达到美观、实际）。封面制作规范，封面必须包括：5.1.1.1公司名称。5.1.1.2批准、审核、制订人必须签名作实。5.1.1.3文件名称：一、二阶文件名称。5.1.1.4文件编号:详见文件编号规则（5.5）o5.1.1.5版次：详见5.5.5相关内容。页次：所制定之文件页次及总页数。5.1.1.7生效日期：文件开始生效之时间。5.1.1.8"文件变更修改记录”：文件修定变更明细。5.1.1.9制订单位：文件制定人所属单位。5.1.2内页制作规范，内页制作必须包括：5.1.2.1公司名称：插入公司图标。文件名：位于外框左端第二行，使18号宋体字加粗黑色字体。文件编号、版次、页次及生效日期：公司名和文件名右端，使用12号宋体黑色字。5.1.2.4正文：5.1.2.4.1各书写项目段落的段前间距需设置为1.5倍，如设置“范围”与上一段的段前间距为0.5行，各段落的标题须使用12号宋体黑色字加粗。5.1.2.4.2文件内容力求清晰易懂，以12号宋体黑色字由左向右依序书写。段落以固定值，设置20磅为标准。5.1.2.4.3章节条文叙述，依据下列的数字排列方式：2.12.1.12.1.1.1•1•1♦1•1••••••••1）5.1.2.4.4在正文中须引用其它程序文件案名或书名，用“《》”将其注明。5.1.2.4.5文件书写内容视需要可包含下列各项：1）目的：重点说明编拟该作业程序之目的与用意。2）范围：简要说明该作业程序的适用之单位与人员之业务。3）定义：特殊名词解释。4）权责：相关单位应执行事项之重点说明。5）作业内容：说明作业现任之划分、参与作业的人员及工作范围，其内容应描述为达成目的之每一详细步骤，包含人、事、时、地、物等项目。6）参考文件：详细说明与该作业程序内容有关之文件名称。7）使用表单：该作业程序中所引出的“质量记录”表单。8）附件：该作业程序中所提及之流程或相关资料。1.3边框格式：横打格式：上、下边距为1cm,左、右边距均为1.5cm。竖打格式：上边距为1.5cm,下、左、右边距均为1cm。5.2表单制作规范（可视具体情况而定）：.1表头第一行为公司名称的字体采用宋体，22号字黑色加粗。表单名称，如：【质量记录一览表】，字体采用宋体，20号字黑色不加粗。.2“表单编号”采用12号宋体黑色字，置于表单右上端。5.3文件制订、修订、废止作业：5.3.1文件制订作业：各部门需要制订文件时，由各部门负责人或指定人员起草后，经相关部门会审、权责人员批准后，交文控登录、发行，更新文件清单，原稿存留文控，保留电子档，扫描签字PDF档，按照发行部门要求，邮件通知发行，纸质文件发行必须盖章受控。5.3.2文件修订作业：若文件不符合现状手荻贡部/7需修订盹由申请部门填写【文件修订/废止申请单】说明修订的理由，经相关部门会审、权责人员批准后重新发行，修订内容填写于文件封面修订记录内，将修订文件内容采用倾斜字体标示。5.3.2.2修订后文件由文控重新发行。3.3文件废止作业：文件废止作业时，由申请部门填写【文件修订/废止申请单】经相关部门会审、权责部门相关人员批准后废止，文控保存。文控回收废止文件并销毁更新文件废止清臬5.4文件审核与批准作业：文件制订、修订及废止审核及批准作业依4.4作业。5.5文件编号规则：5.5.1格式一：适用于一阶和二阶文件。DG-口口一口口口/口 版次修改状态 顺序号为01、02、03…… 文件类别代号 公司代号5.5.2格式二：适用于三阶文件。DG-QA-□□ 版次修改状态 顺序号为01、02、03…… 文件类别代号 公司代号或年份+SIP/S0P+顺序号5.5.3格式三：适用于四阶文件。D,一□口-Form-□□□/□

I一 版次修改状态 顺序号为01、02、03…… 部门代号 公司代号5.4文件类别代号：QM：质量手册QP：程序文件 QA：作业指导书/其它三阶文件 Form：各类表单5.5部门代号规定：总经理：GM行政部：AD人事部：HR 仓储物流：WH生产一部：PD品质部：QC计划采购部：PUR生产二部：DC生产三部：SMT生产四部：PD4财务部：FD5.5.6文件版本：5.5.6.1所有新制订的文件均由A版开始，用B至Z代表不同的修订版。5.5.6.2用1至5代表不同修订版的修订次数。5.5.6.3每修订一次即换一次修订号。5.5.6.4修订号超过5次时需将A版升级到B版，同时版次再次从1开始。文件的分发与回收:5.7.1文控收到批准合格的文件及电子将确认文件编号及版本无误后，按各部门需求份额填写【文件签收表】进行发行，并在发行文件的封面上及内页的右下角加盖“受控文件”章。文件原版经过相关部门人员签名后，签核原版保存在文控中心，保留电子档，对应PDF档放共享区，供部门查阅。按照首页依文件制定部门要求分发电子档或书面档。5.7.2为确保文件有效到达使用单位，文件接收单位或接收人必须在【文件签收表】上签名确认。若为修订或换版之文件，使用部门需将原副本文件退回文控进行销毁，旧版原稿由文控保存；电子档接收部门将以最新邮件发出的版本为准。签收后的副本文件不得任意涂改，或有任何签名记号等，必须保持与文控的正本文件一样完整干净。各部门如需借阅文件，经权责部门审核、批准后送文控办理。文件补（增）发作业程序：各部门提出文件增发或补发的申请时，需填写【文件补/增发申请单】，呈部门经理/主管审查其理由是否属实，再将申请单送文控处理。8.2文件补发：2.1若原副本文件遗失，其作业程序如下：1.1遗失单位填写【文件补/增发申请单】，呈经理/主管审查后送文控处理。文控接到申请后按原正本文件影印，加盖“受控文件”章正式发行。1.3申请单位于【文件签收表】上签收。5.8.2.2若原副本文件破损或污损，其作业程序如下：5.8.2.2.1申请部门将污损文件退回文控。5.8.2.2.2文控接到申请后按原正本文件影印，加盖“受控文件”章正式发行。5.8.2.2.3申请单位于【文件签收表】签收，文控将污损文件销毁。8.3文件增发：3.1某部门因实际需要或原副本文件不够使用时，可申请文件增发。3.2文控影印所需文件加盖“受控文件”章正式发行，申请部门于【文件签收表】签收。文件作业序：9.1外来文件的控制及发放：1.1外来文件包括：与产品相关的法律和法规、技术规范、国家标准、顾客数据等。9.1.2顾客提供的外来文件由文控统一接收部门归档保存，依实际需要进行发放。1.3文控收集与产品相关的法律法规、技术规范等外来文件列出【外来文件一览表】并归档保存。9.1.4对有版本规定的外来文件的保存应是最新版本。6参考文件：1《质量记录管制程序》7使用表单：【文件一览表】【文件签收表】【文件补/增申请单】【文件修改/废止申请表】【外来文件一览表】8附件：附件一:文件制订、修订、废止作业流程图附件二：文件管制印章样本：“受控文件”章“外来文件”章“文件作废”章附件一:文件起草、修订、废止作业流程图相关文件/记录责任单位 作业流程相关文件/记录各部门负责文件制订或修