采购管理流程手册

采购管理流程手册目录第一部分 概述.....................................................................错误！未定义书签。1 前提说明 错误！未定义书签。2 负责部门和职责 23 采购管理运作分类 4第二部分 业务流程.............................................................错误！未定义书签。1采购申请及授权................................................................................................61.1流程图........................................................................................................61.2管理方法....................................................................................................61.3流程描述....................................................................................................72供应商选择........................................................................................................82.1流程图........................................................................................................82.2管理方法..................................................................................................102.3流程描述..................................................................................................113采购..................................................................................错误！未定义书签。3.1流程图......................................................................错误！未定义书签。3.2管理方法..................................................................错误！未定义书签。3.3流程描述..................................................................错误！未定义书签。4收货与记录......................................................................错误！未定义书签。4.1流程图－上海部分..................................................错误！未定义书签。4.2管理方法..................................................................错误！未定义书签。4.3流程描述..................................................................错误！未定义书签。附件.............................................................................................错误！未定义书签。采购申请单..............................................................................错误！未定义书签。采购审批权限表......................................................................错误！未定义书签。供应商信息收集表..................................................................错误！未定义书签。授权供应商清单......................................................................错误！未定义书签。供应商选择比较表..................................................................错误！未定义书签。订单汇总表..............................................................................错误！未定义书签。供应商评估记录......................................................................错误！未定义书签。供应商考核报告......................................................................错误！未定义书签。采购订单..................................................................................错误！未定义书签。采购检验单..............................................................................错误！未定义书签。领用单......................................................................................错误！未定义书签。负责部门和职责部门 负责人员 职责共同职责全公司各 全公司职员 规范采购程序，建立、健全采购的内部控制；部门 为公司节约采购成本，最大限度防止舞弊行为。特殊职责计财部

费用会计

预算控制从供应商处直接获得发票并对数量、金额进行复核编制与采购相关的会计分录编制与采购相关的凭证依合同及时付款给供应商计财部

会计经理

预算控制复核并批准所有付款凭证行政部

采购员

根据采购申请要求联系供应商并询价，确定综合成本最低的供应商向供应商发订单并进行订单管理维护供应商资料库和采购业务资料行政部行政部总经审批采购申请单和订单理使用部门部门总经理控制部门采购预算审核、批准部门采购申请单和付款申请单使用部门

行政员

汇总部门采购申请及时取得本部门财务信息，协助进行预算控制采购管理运作分类采购管理的运作可分为：控制环境权组经限织营和结管责构理任的分观配念、方法和风格

运作分类采购申请及授权

具体工 控制程作 序采购申 文件设请与批 计和记准 录独立复核授权预算管理供应商 文件设授权 计和记录资料管理和接触控制独立复核授权确认供 资料管应商 理和接触控制独立复核授权供应商 文件设再评估 计和记录资料管理和接触控制独立复核职责分工控制环境 运作分类 具体工 控制程作 序编制采 文件设购订单 计和记录资料管理和接触控制独立复核出具采购订单

资料管理和接触控制独立复核授权控制环境 运作分类 具体工作 控制程序验收货物 文件设计和记录资料管理和接触控制职责分工独立复核确认采购 文件设计和记录资料管理和接触控制独立复核会计系统付款 独立复核职责分工授权会计系统采购申请及授权1.1 流程图使用部门

计财部

管理层使用人

部门秘书

部门经理

费用会计

相应授权人采1口头提出2填制采购申请申请单购申请与5预算复核批审批6准1.2 管理方法管理原则 采购申请必须根据预算得到部门经理的批准。使用部门必须专设行政员与财务部门沟通并进行预算控制。计财部必须复核每一份采购申请以确保预算控制的有效性。公司应该设立审批的权限级别并严格遵守。管理部门使用部门秘书、计财部费用会计管理文件采购申请及授权流程中包括以下文件:文件名称相关步骤填制人复核人参考编号采购申请单填制采购申请单使用部门使用部门总经附件1员工理、管理层采购审批权审批采购申请单行政部管理层附件2限表1.3 流程描述

1.3.1 采购申请与批准主要步骤汇总采购申请

描述使用部门员工（申请人）根据日常经营活动需要产生购买意向，向部门经理征询口头意见。在得到部门经理的口头许可后，申请人将采购信息告知部门秘书，由部门秘书统一进行采购申请单的填制。为了保证采购申请单的信息完整性和准确性，采购申请单由部门秘书统一填写。部门秘书从申请人处获取采购需求后，填写正式的采购申请单。详细写明项目名称、项目编号、购货型号和数量。采购申请单一式两份，一份由使用部门留存，一份由行政部留存。申请人检查部门秘书填写的采购申请单，确认后在申请人栏内签字确认。部门秘书对采购申请进行预算控制，填写采购申请单上的预算情况信息，并在预算初检栏内签字。对于固定资产和其他超出人民币2,000元的大额采购，部门秘书必须检查该项采购是否在本年度部门费用预算内，并在采购申请单上注明。若超出预算，则在部门经理审批后，取得公司相应授权人批准，否则该采购申请将被退回。对于低值易耗品等小额采购，部门秘书负责每月进行汇总，并检查累计采购金额（本月采购申请金额 +以前月份采购金额）是否在本年度部门费用预算内。若超出预算，则必须在部门经理审批后，取得公司公司相应授权人批准，否则该采购申请将被退回。

负责部门使用部门员工使用部门秘书采购申请单 –附件1使用部门秘书主要步骤

描述 负责部门部门秘书对采购申请进行预算控制之后，由使用部门秘书申请人直接主管和使用部门经理进行审核，如果采购申请合理，则在采购申请单上签字，否则退回申请。复核预算

计财部费用会计对预算进行复核。费用会计检查部门年度预算是否和存档的公司预算是否相符，已用预算是否和会计记录相符，以及部门可用预算的计算准确性。预算复核后，根据公司的采购审批权限表将采购申请送交相应授权人审批。

计财部费用会计采购申请单必须由公司相应授权人根据采购相应授权人权限表审核批准。供应商选择2.1 流程图行政部计财部管理层采购员总经理费用会计总经理相应授权人供寻找供应商1应商授权3审批2确认供应商供应商再评估

4 选择供应商 5 审批7评审供应商审批8业绩2.2 管理方法管理原则

不断发现能够提供低成本、高质量的供应商，丰富授权供应商名单。采购员应该维护完整、实效的供应商资料并定期更新。对于供应商的选择结果应该有具体的书面记录，核。

并由总经理审对供应商资料库实行权限控制管理。定期对供应商业绩进行考核。管理部门 行政部采购员管理文件 供应商选择流程中包括以下文件 :文件名称相关步骤填制人复核人参考编号供应商信息收集发现供应商采购员行政部总经理附件3表授权供应商清单确定授权供应商采购员行政部总经理附件4供应商选择表选择供应商采购员行政部总经理、附件5管理层订单汇总表更新供应商档案采购员行政部总经理附件6供应商评估记录更新供应商档案采购员行政部总经理附件7供应商考核报告更新供应商档案采购员行政部总经理附件82.3 流程描述

2.3.1 供应商授权主要步骤寻找供应商

描述采购员和公司其他员工在日常工作和生活中，应随时发现能够提供低成本、高质量商品/服务的供应商。采购员在发现这些供应商后，应传真/电话联络供应商，要求供应商提供报价单，产品目录，公司简介、公司营业执照复印件、产品技术规格、产品质量认证书复印件等；必要时，采购员可对供应商进行实地访问，进一步了解供应商的实力和服务质量。采购员汇总收集的资料，填写供应商信息收集表。采购员将供应商资料存入供应商数据库。供应商资料库应注意保密，任何其他人不得接触和更改。供应商资料库主要包括主要信息和交易信息两部分。供应商主要信息包括供应商名称、编号、地址、供货数量级和相应的供货价格、最小订购量、供货质量、付款条件、运输方式、交货周期和信用记录等。采购员根据供应商的价格，质量，交货期和售后服务确定授权供应商，建立/更新授权供应商清单。采购员将授权供应商清单和供应商资料交行政部总经理批准。行政部总经理复核授权供应商清单和供应商资料，并签字确认。

负责部门行政部采购员供应商信息收集表–附件3行政部采购员行政部总经理主要步骤选择供应商审批

2.3.2 确认供应商描述 负责部门采购员取得审批后的采购申请单，根据申请 行政部采购员单的要求从授权供应商清单中能够提供需求供应商选择表产品/服务的供应商（如果授权供应商清单中–附件5没有能够提供需求产品/服务的供应商，必须及时寻找新的供应商）。对于合同金额超过人民币 ______元的采购业务，采购员应至少在三个供应商中选择；对于合同金额超出人民币_______元或合同期超过一年的采购业务，必须采用竞价投标的方式选择供应商。竞价资料做档案保存。采购员根据价格、付款条件、质量等因素，选择适当的供应商，并在供应商选择表上详细说明不同供应商的供货价格、质量、交货时间和付款条件的比较，列明对节约的采购成本、提高的质量、节约的时间和付款期的优惠的综合评价，得出选择供应商的结果。填写供应商选择表交行政部总经理审核。行政部总经理详细复核采购员选择供应商的