设备仪器档案管理

设备仪器档案管理一、设备仪器档案管理基本概念二、设备仪器档案管理意义三、设备仪器档案管理模式四、设备仪器档案管理基本技能五、设备仪器档案基本工作制度六、设备仪器档案利用和信息开发一、设备仪器档案管理基本概念1、设备仪器档案定义2、设备仪器档案分类3、设备仪器档案特点1-1设备仪器档案定义凡作为固定资产的设备仪器，在其购置、验收、调试运行、管理、维修、改造、报废等活动中形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像材料，以及随机材料。是科技文件材料属于科技档案的范畴科技文件材料与科学技术档案定义：科技文件材料是记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称

科学技术档案是指在自然科学、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录音带等科技文件材料。揭示了科技档案的产生领域和内容性质，规定了科技档案同一般政务档案和其它档案在性质上的区别。明确了科技档案是科技、生产活动的直接记录，规定了科技档案同科技资料在性质上的区别。明确了科技档案是保存起来以备查考的科技文件，规定了科技档案同一般科技文件的区别。设备仪器档案是科技档案的重要组成部分科技档案分类：工业生产技术档案主要是工业产品档案在工业产品的设计、研制和生产、制造活动中形成的科技档案。特点之一是以型号成套。一个型号产品的档案，是具有有机联系的整体。构成这个整体的基本文件一般包括：技术任务书、设计和研制文件、工作图（底图和蓝图）、工艺文件、检验文件、定型和总结文件等。但具体的内容构成，因情况的不同而有较大差异。农业科技档案是在农、林、牧、渔各业的生产技术活动中形成的档案。农业科技档案种类繁多，综合性较强。包括种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案及农业生态环境和农业区划档案等。基本建设档案各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程所形成的科技档案。具体到一个项目来说，是指在整个建设项目的酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应归档保存的文件材料。其特点是以工程项目成套，是有机联系的整体。基本建设档案内容一般包括：可行性研究、任务书，设计基础材料，设计文件，工程管理文件，施工文件，竣工文件，生产技术准备、试生产，工艺、装备，涉外文件，财务、器材管理，有关科研项目，以及其他资料等。设备仪器档案设备仪器档案是指各种器械设备和仪器仪表的档案材料。其特点是以型号成套，同一台（套）的设备或仪器的档案材料是一个有机联系的整体。实际工作中，一般单位，特别是企业的设备仪器档案，主要有以下几种：外购设备档案、自制设备档案、与基建工程连在一起的设备档案。科学技术研究档案在自然科学技术研究活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的文字材料。它的基本特点，是以课题成套，一个科研课题的档案材料，是具有有机联系的整体。一般包括：第一：研究准备工作文件。主要有：课题论证和文献综述，基金申报文件和任务书、协议书，研究计划和设计方案等。第二：研究试验文件。包括：试验大纲和各种原始记录，计算、分析和设计文件，计算机软件和课题阶段总结等。第三：成果和总结鉴定文件。这类文件主要包括：研究报告或论文、专著，课题工作总结和经费决算，成果验收、鉴定和评审文件等。第四：成果奖励申报文件。包括：成果申报文件，成果奖励文件，专利文件等。第五：成果推广应用文件。包括：推广应用方案技术转让合同，工作总结，同行评价和用户反馈意见等。第六：其他有关文件。科技档案工业产品档案农业科技档案基本建设档案设备仪器档案科学技术研究档案专门技术档案在专门技术活动中形成的科技档案地质档案测绘档案环境保护档案气象档案天文档案水文档案地震档案1-2设备仪器档案分类按设备来源分：外购设备档案自制设备档案（产品、科研）与基建工程连在一起的设备档案（基建）按载体形式分：纸质档案磁性材料档案胶片档案光盘等1-3设备仪器档案特点成套性：设备仪器尽管类型纷繁，但设备仪器的生产标准型号是规范统一的现实性：是反映设备仪器现状的图样和文字材料，在使用、维护、检修或改造创新时均发挥作用阶段性：设备生命的有限决定了设备档案生命的有限性渐进性：不断的工艺革新、设备改造使得设备档案内容不断变化和更新多样性：设备类型的多样性和科技材料表现方式的多样性决定了设备档案种类、形式和载体材料的多样性开放性：多数设备仪器档案没有密级二、设备仪器档案管理意义1、设备仪器档案管理现状及存在问题2、提高设备仪器档案管理水平的意义2-1设备仪器档案管理现状及存在问题2-1-1对集中统一管理档案的理解程度不一致设备档案的4种管理形式：档案室集中统一管理，随时形成随时移交由设备管理部门保管由使用部门或操作人员个人保存随意处置无归档2-1-2管理制度不健全，有的单位甚至无章可循2-1-3有管理制度的单位，缺乏执行制度的保障措施2-1-4设备仪器档案归档不全，影响了设备使用效率，导致运行成本增加2-2提高设备仪器档案管理水平的意义发挥设备档案依据凭证作用，为领导决策提供依据，避免造成损失为设备的使用和维修、保养提供依据，保证设备仪器完好率，延长设备寿命提高设备仪器利用效率，降低管理成本，获得经济效益发挥知识储备作用为提高整体现代化管理水平打下基础为效益分析提供基础数据便于信息交流为科技创新提供基础信息三、设备仪器档案管理模式设备仪器的全过程管理特点，决定了设备档案的全过程管理，涉及的管理部门越多，管理水平要求越高，既要执行集中统一管理原则，又要满足利用需求，健全的组织保障是必不可少的。设备档案目前的管理模式可采用以下几种：3-1档案馆管理3-2档案室管理3-3设备（技术）管理部门管理3-4设备维修使用部门管理3-5综合协调管理（管理网络、计算机化、管理委员会）根据“周期长、数量多、种类杂”的特点，选择适合自己单位需要的管理模式管理网络结构参考设备管理部门设备管理部门设备安装维修部门设备使用部门操作人员档案馆（室）分管领导分管领导设备使用部门业务指导原件第二套或复印件复印件分管领导应及时了解设备仪器档案工作的情况，解决设备仪器档案管理工作的问题，保证设备仪器档案工作的正常运行各单位应当定期对设备仪器档案的密级进行审查，根据相关规定，及时调整密级，扩大设备仪器档案利用与交流的范围。应当建立和健全图纸更改、补充制度设备管理和安装维修部门应该注意设备仪器材料的形成和积累，把好设备仪器档案进口关、归档关和安全使用关档案部门对接收来的设备仪器档案，应当进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理。编制必须的检索工具和参考资料，及时提供设备档案为科研、生产、基建等各项工作服务。对设备仪器档案的利用效果，进行必要的调查和建立借阅档案的统计制度设备仪器操作人员应当树立档案意识，对于应该归档保管的设备仪器档案做到心中有数，自觉管用好档案。四、设备仪器档案管理基本技能1、设备仪器档案的形成和收集2、设备仪器档案的归档3、设备仪器档案的整理和编目4、设备仪器档案的保管与保护5、设备仪器档案的鉴定与销毁6、设备仪器档案质量控制4-1设备仪器档案的形成和收集4-1-1产品文件材料的形成产品文件材料主要产生于企业和集团公司。企业产品文件材料形成于产品开发的全过程。主要工作阶段及各阶段形成的文件如下：1、调查研究、计划决策阶段。有关产品和技术的调查材料；产品开发的构想材料；产品开发的计划与决策。2、产品设计和工艺准备阶段。产品设计文件材料、产品工艺文件材料。3、试制、试验与产品鉴定阶段。产品试验计划、样品试制报告、小批量试制总结；产品试验计划与规程、试验报告、试验总结与结果统计表；产品鉴定大纲、鉴定会议记录、专家评议书、鉴定结果报告、生产许可证等。4、正式生产阶段。工艺装备材料、部分产品图纸及技术文件更改与补充材料、更改通知单及图纸修改记录等。5、市场开发与产品销售阶段。市场开拓计划、产品销售调查报告、改进产品意见书、用户意见反馈单、产品商标、广告等。4-1-2设备仪器文件材料的形成1、购置阶段。形成的文件材料主要包括：购置、引进与投资计划和报批文件；市场调查、设备选型及购进途径方面的文件材料；技术经济论证和综合平衡材料；设备、仪器购货或引进申请书、协议书等。2、验收与调试阶段。形成的文件材料主要包括：随机文件材料；验收、安装及调试文件材料；有关索赔及“三包”服务材料。3、使用与维修阶段。形成的文件材料主要包括：有关的规章制度、使用记录、维修记录。4、更新改造阶段。形成的文件材料主要包括：设备改造计划、申请书、改造验收单、更新记录及有关图纸；旧设备报废申请书、封存报告单、迁移安装报告、设备调拨单、移交清单、设备处理报告等。4-1-3科技研究文件材料的形成1、科研准备阶段。课题选择的依据材料、课题论证报告、课题评审文件。2、试验研究阶段。科研项目试验大纲与规程、各项专题试验报告、配套使用试验报告、技术经济性能测算材料、各项试验的原始记录与图表等。3、总结、鉴定、验收阶段。科研报告、鉴定会议记录、科研成果鉴定书等。4、成果和奖励申报阶段。形成的文件材料主要包括：成果和奖励申报与审批材料，专项证书、获取经济效益和社会效益的证明文件等。5、推广应用阶段。形成的文件材料主要包括：课题推广应用计划、应用效果调查、反馈信息及改进意见等。4-1-4设备仪器档案的收集产品档案的收集：样机鉴定阶段；试制鉴定或产品定型鉴定阶段。外购设备仪器档案收集：购置、安装、转移、报废四个阶段：设备购进的前期资料；设备开箱验收；设备安装、调试完毕；设备运行维护保养记录。必要时先归档，后借阅。科研档案的收集：年终总结；成果鉴定。

4-2设备仪器档案的归档4-2-1归档工作职责分工档案馆和档案室：监督、检查和指导。协助设备仪器管理人员做好相关文件材料的归档工作。归档工作承担部门和人员：设备（技术）管理部门、设备使用部门、设备操作人员、设备维修人员由设备管理部门负责人、产品试制负责人、项目负责人等审查后，及时归档意义：增强有关部门领导及工作人员的责任感和档案意识有利于准确鉴定档案价值有利于档案室提高管理水平便于承办人员的现实利用，防止文件材料散失，保证科技文件材料的齐全完整便于保持设备仪器文件材料之间的有机联系，提高案卷质量和立卷工作效率4-2-2实行“三纳入”、“四同步”的归档措施三纳入：将设备仪器文件材料形成、积累、立卷、归档工作纳入本单位归档程序；将文件归档工作纳入本单位工作计划；将文件归档工作纳入相关部门和有关人员的职责。四同步：下达工作任务与提出设备仪器文件材料的形成与归档要求同步；检查工作进度与检查设备仪器文件材料的形成、积累、整理、归档情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科技文件材料同步；上报登记和评审奖励科技成果、全优工程、优质产品与档案部门出具证明材料同步；4-2-3设备仪器文件材料归档范围科技文件材料归档范围的确定：凡是记述和反映本单位的基本建设、生产技术和自然科学研究等活动的，具有保存价值的科技文件材料都应列入归档范围。首先，应研究和分析本单位科学技术活动的范围，从而掌握本单位在科技生产活动中形成的科技文件材料的的种类和和成份，确定在归档范围中应包括哪些方面的科技文件材料。其次，要掌握本单位主要职能活动，将本单位在基本职能活动中形成的科技文件材料作为归档范围的主体，然后再以基本职能活动为中心，研究和分析围绕基本职能活动进行的其它技术活动所形成的科技文件材料，进一步确定这些科技文件材料的归档范围。第三，要正确划定本单位内科技档案与科技资料、科技档案与文书档案的界限。第四，要在保证科技文件材料完整的前提下，根据科技文件材料的保存价值确定其归档范围。购置设备仪器文件材料归档范围计划、选购阶段用户申请，可行性方案论证报告购买仪器设备的审批文件协议、合同意向书、订购货通知单重要来往函件、电文谈判备忘录、附录、附件开箱验收阶段装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单；图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册；开箱检验记录、商检及索赔文件；运单、发票安装、调试阶段安装调试计划；安装基础图、电气接线图、安装工艺规程；试车、试验记录、精度检查记录、安装验收单；存在问题及处理意见；安装调试技术总结报告、验收报告；计算机和测量机还包括软件、硬件部分的文件材料；培训材料。运行及维护修理阶段设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单；设备仪器维护保养和安全技术操作规程；履历本、运行记录；设备仪器保养情况记录；设备仪器检查、普查记录；设备仪器大、中修记录、总结、鉴定书；大、中修精度检查记录及验收移交单；设备仪器事故分析、记录及处理结果报告。改造、更新阶段合理化建议及处理结果；设备仪器改造、改装、更新的报告与批复；改进、改装过程中形成的图样、技术文件；设备仪器报废技术鉴定书，请示及批复文件；技术鉴定及成果申报奖励文件。自制设备的归档范围方案论证及设计阶段设备任务书、协议、合同；调研报告、可行性方案论证报告；有关问题的请示及批复；计算文件、试验文件、图样技术条件、技术说明书、设计技术总结。制造加工阶段工艺规程、工艺说明书；重要的工艺装备图纸及说明书；重要零、组件超差、代料单；工艺总结。安装调试及鉴定验收阶段安装、调试计划安装基础图，电气接线图、安装工艺规程；试车、试验记录、精度检查记录、安装验收单；存在问题及处理意见；安装、调试技术总结报告、验收报告；计算机和测量机还包括软件、硬件部分的文件材料；培训材料；技术鉴定及审批文件；成果申报及奖励文件；使用维护说明书、操作规程。运行及维护修理阶段设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单；设备仪器维护保养和安全技术操作规程；运行记录；设备仪器保养情况记录；设备仪器检查普查记录设备仪器大、中修记录、总结、鉴定书；大、中修精度检查记录及验收移交单；设备仪器事故分析、记录及处理结果报告。改造及更新阶段合理化建议及处理结果；设备仪器改造、改装、更新的报告与批复；改进、改装过程中形成的图样、技术文件；设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件；技术鉴定及成果申报奖励文件。其他：特大型设备招标的有关材料资源配置许可的有关材料享受国家免税政策的进口设备海关免税证明、质量保证书、报关单、外贸合同、发票、商检报告等。4-2-4设备仪器文件材料归档时间归档时间的确定：可根据每种文件材料的特点，本着便于集中统一管理、便于工作利用的精神，具体规定本单位每种设备仪器文件材料的归档时间注意：先归档后借阅随时归档：设备计划、采购供应部门的兼职档案员应及时将形成的设备仪器管理文件材料整理组卷定期归档：购置设备验收完成、进口设备索赔期满、自制设备检验后4-2-5设备仪器文件材料归档份数一般归档1份购置的贵重、大型和使用频繁的设备仪器文件材料，有条件的应一式两套归档保存；没有条件的应根据需要，制作复印件供日常借阅使用，原件归档保存自制设备仪器最好一式三套归档保存，其中一套作为科研或产品档案保存，一套供借阅。计算机磁盘、光盘归档应一式三套。4-2-6设备仪器文件材料归档要求归档工作由形成设备仪器文件材料的相关部门或业务人员承担任务结束或告一段落后，应当将需要归档的设备仪器文件材料收集齐全，校对准确，经有关领导审批后向档案室移交；归档的科技文件材料，要做到线条、字迹清楚，声音、图像清晰，载体质地优良，签署完备，不能用铅笔（有特殊要求的除外）、圆珠笔或复写纸书写。所形成专业文件材料的用纸规格应规范化、标准化。归档的科技文件材料，必须进行系统整理，组成保管单位，并编制归档目录一式两份。符合归档质量的其他各项要求4-2-7设备仪器文件材料归档手续归档手续是档案归档过程需要履行的交接程序。参与人员：交接双方及相关人员清点核对：根据设备仪器档案归档目录对交接的设备仪器档案逐卷清点核对，确定账物相符质量检查：分别对不同形式或载体类型的档案实体按照归档质量要求进行检查，不符规定者重整交接双方签字盖章：由交接双方分别在归档目录备考表上签字盖章。交接过程需要说明的问题，应在归档目录备考表中说明，并由说明人签字盖章。4-3设备仪器档案的整理和编目4-3-1设备仪器档案的整理分类（选择分类方法、制定分类方案）案卷组织与排列编目分类。根据设备仪器档案的内容性质和形成特点，把设备仪器档案划分成不同的类别层次，形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的设备仪器档案库藏体系分类要求遵循同一规则。在一个单位内部或一个专业系统，同一台（套）设备仪器档案的分类标准要一致遵循效用规则。要适应设备仪器档案管理特点，追求分类的整体适用效果。有行业特点遵循排它规则。即同一级类目必须互相排斥而不能重合编制一个合理和切实可行的设备仪器档案分类方案。分类方案是进行科学分类的依据性文件，在编制设备仪器档案分类方案时，要了解和掌握本单位设备仪器档案的内容构成和形成特点，确定明确的分类标准和分类方法，设置科学、合理的类目体系，形成完整的设备仪器档案分类方案注意实体分类与逻辑分类的区别科技档案的分类一般采用对象分类法和特征分类法对象分类法：以一个实物对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行分类的方法，其典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。特征分类法：以科技档案的内容特征为依据进行分类的方法，其典型的形式是专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法。工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类，就是在本单位全部基建档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别。专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。地域特征分类法。根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。时间特征分类法。按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。适用于设备档案的分类法型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类，就是以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案的类别。性质——型号分类法、工序——型号分类法课题分类法。适用于对科研档案的分类，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案的类别。学科——课题分类法、专业——课题分类法一般采用专业——常规或大、中、小型等方法，以下再按台（套）排列。根据各单位设备仪器工作实际采用最适合自己的分类方法，由档案部门统一制定分类方案分类方法一经确定，分类方案随之确立，两者一定要统一。案卷的组织与排列（由设备仪器档案形成部门完成）组卷原则：以设备仪器台（套）为单位，区分不同文件材料的价值，遵循文件材料形成规律，保持文件材料之间的历史联系，便于保管和利用。组卷要求：案卷内科技文件材料内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。案卷内科技文件材料要齐全完整、准确。案卷内科技文件材料的书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、复写纸等书写的字迹。每台（套）设备仪器的文件材料可以组成一个或若干个案卷反映设备仪器购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷，排放在各类文件之首。其余设备仪器文件材料按设备的工作秩序及重要程度，依次系统排列。设备仪器文件材料中的非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号卷内文件材料排列：文字材料可按重要程度或按时间顺序排列；有图样目录的图纸，按图样目录的顺序进行排列；没有图样目录的图纸，按总体与局部的关系排列；图文混合材料文字材料在前，图样材料在后；有译文的外文资料译文在前，原文在后。组卷方法直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷。产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技文件材料按其结构或阶段等分别组卷。引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷；采用了这些通用图、标准图的项目，其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的图号。底图以张为单位单独保存和管理。产品更新换代或更换零部件时，保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后。设备维修中形成的科技文件材料单独组卷。外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。案卷和案卷内科技文件材料的排列产品类案卷按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列。科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维修等排列。案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。案卷内科技文件材料排列应文字在前，图样在后。4-3-2设备仪器档案编目案卷基本编目：以案卷为对象，通过一定的形式固定案卷系统整理成果，揭示案卷内设备仪器文件内容与成分的工作。内容包括：编页号、填制文件目录，填写备考表，填制案卷封面、脊背标签。

①编页号为案卷内每页文件编制顺序号，以便固定案卷内设备仪器文件的顺序，便于确切统计案卷内科技文件的数量，有助于保护和查找使用。凡是有书写内容的页面，都要采用阿拉伯数字从“1”开始依次逐页标注；单面书写的文件在右下角编号，双面书写的文件，正面在右下角编号，背面在左下角编号；卷内目录、备考表和案卷封面不编写页号；成套图样或印刷成册的设备仪器文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。只有在案卷内科技文件没有统一顺序号，或者编号顺序不连贯，或者排列次序不连贯，或者排列次序有了变动及出现差误时，才需要编页号或重新编页号。图样页号编写在标题栏外②编制卷内目录

设备仪器成套图样或科技文字材料，一般在编制时就有图样目录或文件目录，编目时应尽量利用原有目录。文件形成时没有编制目录，或原有目录不适用时，则要编制或重新编制目录。卷内目录位于卷内文件材料首页。内容包括：序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号（次、数）、备注等七项序号：用阿拉伯数字从1开始依次标注卷内科技文件材料件数顺序文件编号：科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等责任者：科技文件材料的形成部门或主要责任者文件材料题名：科技文件材料的全称日期：填写科技文件材料的形成日期页号：填每件科技文件材料首尾页上标注的页号③填写备考表。备考表是用来记载说明归档前和归档后案卷内科技文件基本情况和变化情况的一种工具。它对于案卷的保管和使用，鉴定和统计都有一定的作用。备考表项目：互见号、说明、立卷人及日期、检查人及日期等。互见号：反映同一内容但形式不同并另行保管的档案保管单位的档号，档号后应注明档案载体形式并用括号括起。如：Z-2009-1-5（光盘）为纸质档案标号

Z-2009-3-8（纸质）为光盘档案标号

说明：归档时的说明由有关科技人员填写内容包括：案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。卷内科技文件基本情况的有关记载和说明，如图样、照片、文字材料等数量的记载归档单位或案卷组织者对卷内科技文件完整、准确情况的说明。归档后的说明由科技档案部门的有关人员填写内容包括：设备仪器档案管理过程中，对有关该案卷变化情况的记载和说明。立卷人及日期：立卷人签名并完整填写完成立卷的日期。检查人及日期：案卷质量审核者签名并填写审核的日期。备考表排列在案卷内所有科技文件的尾页之后。④填写案卷封面案卷封面项目：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号、档案馆号等案卷题名（案卷标题）案卷内科技文件的综合名称，概括反映案卷的内容特征，是直接指引和帮助利用科技档案的向导。案卷题名结构：项目名称，即案卷内科技文件所属设备、产品、课题等的名称；案卷内科技文件的内容特征；科技文件的文件名称特征案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容，进口设备的外文案卷标题，控制在100个字符以内，一般由立卷人拟写。例如：POCH-100I全自动血液细胞分析仪采购，安装、调试，使用及维修的合同、记录、总结、报告POCH-100I全自动血液细胞分析仪——设备名称采购，安装、调试，使用及维修——内容合同、记录、总结、报告——文件名称立卷单位填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。起止日期应填写案卷内科技文件材料形成的起止时间。保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。密级就依据保密规定填写卷内科技文件材料的最高密级。档号项。案卷的科技档案号。由分类号和案卷排列顺序号组成；编制档号时，首先要编制同设备仪器档案分类有关的代字、代号表，再进行具体编制。档案馆（室）号，填写国家给定的本档案馆（室）的编号；设备仪器档案卷盒应根据案卷组成的具体情况灵活采用。案卷封面分为两种形式，一种印制在卷盒的正表面，一种印制在可与卷内文件材料装订在一起的内封面上。卷盒的外表面规格为：305mm×220mm，厚度分别为10mm，20mm，30mm，40mm，50mm，60mm六种。⑤编制案卷脊背案卷脊背项目：保管期限、档号、案卷题名等内容。填写方法及要求与编制案卷封面相同。采用内封面形式的案卷，可不填写案卷脊背。设备仪器分类编码管理制度样本目的：建立设备仪器分类编码体系，使企业设备仪器有统一、唯一的代码,便于设备仪器的识别、使用和管理。适用范围：适用于固定资产及生产和质量相关的所有设备。责任：设备工程管理人员负责制度实施。质量管理部负责制度监督执行。各部门负责本部相关设备仪器的管理和使用。正文：1定义：设备仪器编码：由设备工程科给设备仪器指定的唯一代码（编号）。在企业内具有唯一性、终身性和统一性。2设备仪器分类和代码仪器设备编码：SB设备YQ仪器BG办公SC生产举例：装配车间第一台设备的编号：

ZP

SB

01

设备序号设备车间（系统代码）3设备仪器编码的发布仪器设备编码由设备（技术）部门统一分配。使用部门在购买设备或启用新设备时向设备（技术）部门申请，由设备（技术）部门分配并记录备案，发布后随设备终身使用，仪器设备编码是该仪器设备终身编码，其它部门不得变更。4设备仪器编码标识由设备（技术）部门在设备仪器的安全、显著位置铭贴或标注仪器设备编码。应易于识别，不宜脱落。5设备仪器终止使用。其编码继续保留，不可重复使用，并在仪器设备编码一览表中注明。同类新设备也不可继用。该编码具有永久追溯性。6设备（技术）部门建立并保持最新的仪器设备编码一览表，并定期发给相关部门。7各部门保持一份本部门的设备仪器清单，并定期检查核对。8仪器设备编码在单位内具有唯一性，可识别及通用管理，也可用于设备仪器档案管理，是设备仪器的“身份证”编码。购置设备、年久设备和无制造厂设备图纸的编号，按下列办法进行，即第一节为设备型号，第二节为部件号，第三节为零件号，每节用短横线连接。每个部件的零件号都从1开始

C（车床）T（镗床）

01（部件代号）02（零件号）

C-01-02

车床部件号零件号4-3-3案卷的装订科技档案案卷可采用装订和不装订两种形式。凡采用内封面形式的案卷均应进行装订。不装订的案卷，应在卷内每份科技文件材料的右上角加盖档号章装订案卷时，案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为统一幅面，破损的要先修复。幅面一般采用国际标准A4型或国家通用16开型。图样折叠时标题栏露在右下角。案卷内不允许有金属物。对不装订的文件应加盖有单位名称、档号、件号的戳记章并依次编写件号，制作目录。折叠参考4-3-4确定设备档案卷内文件的保管期限。反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、招标文件、订购合同、验收报告、索赔文件等，定为长期保管设备随机的技术文件和维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备而存在，保管期限定为与设备共存作为固定资产登记管理的设备应建立卡片，在设备报废清理5年后销毁。4-3-5确定设备档案的密级。除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外，设备档案文件材料原则上无密级。4-4设备仪器档案的保管与保护4-4-1设备仪器档案的保管专门的保管库房（两室或三室分开）非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号。科技档案部门对重要的科技档案应当复制副本，分别保存，以保证在非常情况下科技档案的安全和提供利用。底图严禁折叠，可平放或卷放。引进技术和设备的档案，由引进单位的科技档案部门统一管理。凡是几个单位分工协作完成的科技项目或工程，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制本送交主办单位保存。凡单位撤销或变动，以及建筑物、构筑物、设备、仪器等转移使用关系时，其档案要妥善整理，并经领导人批准后向接受单位办理交接手续。科技档案部门增添设备和用品的费用，分别从企业、事业单位的生产费、科研费或事业费中开支。新建的企业、事业单位，应当同时建设符合要求的科技档案库房。制定库房保密制度。内容有：设备仪器档案的保密范围和机密等级；密级的调整；保密档案的管理与使用规定。建立库位管理制度。存放档案的空间位置称为库位。库位管理制度内容有：规划库房的建筑面积和柜架数量，针对档案存量和增量进行估算，对库房合理布局，对科技档案实行定位管理。

4-4-2设备仪器档案的保护保管科技档案必须有专用库房，库房内应当保持适当的温度和湿度（14-24℃、50-65%），并有防盗、防火、防晒、防虫、防尘等安全措施。科技档案部门应当定期检查设备仪器档案的保管状况。重点放在利用较少的档案上。对破损或变质的档案，要及时修补和复制。档案管理和利用中的保护措施设备仪器档案的整理立卷应由设备管理部门统一进行，待设备进入正常使用或到达规定移交期限时按规定移交档案室，设备管理部门应配合进行移交工作。所有设备仪器档案由单位档案室集中保管一套，其它交使用单位保管。对于只有一套的设备档案，一律交档案室保管。常用部分使用单位可借阅或自行复印。设备仪器使用单位必须有专人负责档案的使用和保管，具备一定的保管条件，配备档案橱柜，不具备条件的，设备档案仍由档案室保管。档案的借阅要履行一定的手续。档案室保管的设备仪器档案凭工作证借阅，秘密级以上的经该设备使用单位负责人同意，办理借出登记手续后，方可借阅。一般情况下，借阅时间不得超过两周。借阅的档案，不得损坏、丢失，归还时交档案人员当面点清。双方签字确认。使用单位保管的档案借阅时也应办理登记手续，以便管理。对于关键性和常用部分的档案应由使用单位复印，使用复印件，尽量不用原件。设备仪器报废后，采购设备的档案也要鉴定销毁，自制设备的档案由档案室长期保管。实现双套制的设备仪器档案应建立软件系统的完善功能，对于档案利用权限作出明确规定。作为后备件的光盘一律不提供利用；作为保管件的光盘只供复制；作为利用件的光盘应掌握其详细的使用动向；纸质档案不到万不得已不提供利用。利用频繁但未数字化的设备档案只有一套的应制作复印件，以复印件提供利用。设备管理部门应组织技术人员及有关人员对设备的易损件、传动件等进行测绘，经校对后将测绘图纸汇总成册以便利用。常用图纸如装配图、传动系统图、电器原理图、润滑系统图等，组织人员进行描晒制后供维修使用，原图未经批准一律不外借。进口设备需提请领导组织翻译工作。随机说明书上的电器图，在新设备安装前必须复制，以指导安装施工，原图妥善保管。型号相同的设备，因制造厂和出厂年份不同，零件尺寸可能不同，应与实物核对，并在图纸索引中加以注明。设备经改装或改造后，图纸应及时修改；图纸的修改应表示在底图上，并在修改索引上注明。凡原制造厂的图纸，一律沿用原制造厂的编号。4-5设备仪器档案的鉴定与销毁4-5-1设备仪器档案的鉴定根据一定的原则和标准，科学地判定科技档案的历史与现实的价值，确定其保管期限的活动。

国务院所属各专业主管机关，应当编制本专业的科技档案保管期限表。科技档案的保管期限，分为永久、30年、10年三种。各单位应当定期做好科技档案保存价值的鉴定工作。鉴定的方法是直接鉴定档案的内容。鉴定工作要在总工程师或科研负责人的领导下，由科技领导干部、熟悉有关专业的科技人员和科技档案人员共同进行。科技档案质量的核心问题———完整性、准确性、系统性

《科技档案工作条例》规定:“各单位应当建立、健全科技文件材料的形成、积累、归档制度,做到每一项科研、生产、基建等活动,都有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存。”完整性鉴定。科技档案的完整性是指归档的科技文件材料能完整反应出科技人员的设计思想和设计意图，能够客观反映出科技人员的设计思想和设计意图，能够客观地描述围绕该科技项目所进行的科技活动，并且能够全面、系统地反映出科技项目的内容和水平。每个阶段中是否形成和归档了应归档的各种文件材料。比如在某型号产品研制过程中，有没有形成产品技术协议、方案设计、初步设计、技术设计、施工设计图样;科研项目是否有可行性分析报告、阶段总结报告、评审鉴定材料；引进设备是否各项说明齐全等等。不同载体形式的材料是否全部归档。每份文件本身内容是否完整。比如试验报告的内容要有试验目的、依据、条件、方法、记录、分析、结论等内容。准确性鉴定。准确性是指科技文件材料的内容能够真实地反映科研生产活动的实际情况和过程。档案被视为一种凭证,准确是它的重要属性之一。准确性表现在两方面相关的科技文件材料之间互相对应、彼此协调、内容一致。要注意归档的设计图样是否与实物一致,试验记录是否真实,计算结果是否可靠等等;能够真实地记载和反映科技生产活动的现象、过程和结果,同实际设备仪器引进、研发活动保持一致。要注意文件、图样签字手续是否完备,目录文件与实际产生的设备仪器档案、库藏档案与专业部门、建造部门现行使用的设备仪器及其图样、技术文件材料是否协调一致。系统性鉴定。系统性是指遵循科技文件材料的自然规律和成套性的特点,保持文件材料之间的有机联系,进行科学地分类和系统地排列,便于保管和利用。在鉴别系统性时,主要鉴别文件之间的关系,看其是否遵循了科技档案的形成规律和文件之间的有机联系,文件排列是否有条不紊、便于查找和提供利用。另外,还要注意科技档案的系统分类和系统所属,一般按照先大类后小类、先总体后专业的原则自上而下地形成体系,分类编号。对设备档案价值的鉴定，除坚持技术原则外，还必须正确运用功能原则科技档案价值鉴定的程序：鉴定准备工作→价值判定工作→销毁与后处理工作设备仪器档案保管期限参考表（一）综合类序号

类目名称

保管期限1

设备管理条例、办法、方案、规定、通告等30年2

设备管理规划、计划、总结，设备运行管理文件，备品备件管理文件10年3

设备技术管理文件

30年4

设备台账

永久（二）单台（套）设备仪器序号

类目名称

保管期限1

调研、考察材料；购买设备的申请、批复文件30年2

购置合同、协议30年3

洽谈记录、纪要、备忘录、来往函件及商检材料30年4

设备仪器开箱验收记录

30年5

设备仪器合格证、装箱单、出厂保修单、说明书、环保材料等随机图样及文字材料30年6

设备仪器安装调试、试车记录、总结、竣工图样、检测验收等材料