第1章 会计电算化基础知识

第1章会计电算化基础知识教学目的及要求1、系统学习会计电算化的基本理论知识。2、了解会计电算化的发展过程和趋势。3、熟悉会计电算化的特点。4、了解信息技术对会计手段的影响。5、掌握会计电算化环境下的内部控制管理及会计电算化的实施。6、掌握会计信息系统的概念、特点。7、了解会计信息系统的功能结构。8、掌握会计信息系统的业务处理流程。章节内容1.1会计电算化概述1.2会计信息系统1.3会计电算化系统运行环境配置1.1会计电算化概述第1章会计电算化基础知识学习要求1、掌握会计电算化的基本内含。2、了解会计电算化的发展过程和趋势。3、熟悉会计电算化的特点。4、了解信息技术对会计手段的影响。5、掌握会计电算化环境下的内部控制管理及会计电算化的实施。教学内容1.1.1会计电算化的含义1.1.2会计电算化的作用1.1.3会计电算化的特点1.1.4会计电算化对传统会计的影响1.1.5会计电算化的发展趋势1.1.6会计电算化的组织实施1.1.7会计电算化的管理1.1.1会计电算化的含义会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。“会计电算化”有两层含义：－是狭义的会计电算化，是指电子计算机技术在会计实务中的应用；另一层含义是广义的会计电算化，是指会计工作电子化及会计管理信息化，也可称之为“会计电算化工作”。会计电算化可以理解为：会计人员运用以会计核算软件为核心的电子计算机系统，按照一定的程序和方法对会计数据处理，以获取会计信息的一种管理活动。1.1.2会计电算化的作用1）减轻会计人员的劳动强度，提高工作效率2）促进会计工作的规范化，提高会计信息质量3）促进会计工作职能的转变，提高企业的管理水平4）促进会计队伍素质的提高5）促进会计理论研究和会计实务的发展，推动会计制度的改革6）推动管理工作现代化，为企业管理现代化奠定基础1.1.3会计电算化的特点1）处理工具电算化2）数据存储隐形化3）数据传输自动化4）核算程序综合化5）人员构成多样化6）数据处理集中化7）内部控制全面化1.1.4会计电算化对传统会计的影响1）改变了会计工作的组织机构2）改变了会计的数据处理方法3）改变了会计信息的质量4）改变了会计档案的存储管理形式5）改变了会计内部控制的控制机制1.1.5会计电算化的发展趋势1）国外会计电算化的发展过程（1）会计数据处理系统——电子数据处理阶段（2）会计管理系统——综合业务处理阶段（3）会计决策支持和专家系统——决策分析阶段1.1.5会计电算化的发展趋势2）我国会计电算化的发展过程（1）科研试点阶段（1983年以前）（2）自发发展阶段（1983年~1987年）（3）稳步发展阶段（1987年~1996年）（4）竞争提高阶段（1996年以后）1.1.5会计电算化的发展趋势3）会计电算化的发展趋势（1）信息化（2）集成化（3）网络化（4）智能化1.1.6会计电算化的组织实施会计电算化建设工作程序制定系统规划软件平台建设硬件平台建设人才建设工作规范软件实施管理持续改善1.1.6会计电算化的组织实施1）会计电算化组织规划在会计电算化的具体实施过程中，必须制定一个详细的实施计划。1.1.6会计电算化的组织实施2）会计电算化运行平台建设会计电算化运行平台是指会计电算化赖以运行的软、硬件环境。它包括两个方面的内容，一是计算机硬件环境；二是运行会计电算化的软件环境，包括操作系统、数据库管理系统等。（1）财务软件选型（2）软件平台建设（3）硬件平台建设1.1.6会计电算化的组织实施3）会计电算化实施软件“实施”概念的提出，要求在会计电算化建设过程中必须重视以下几方面：（1）会计电算化实施的难度较大，需要有实施方法论的指导，需要建设一支职业化专门从事软件实施的队伍，需要针对软件实施编制标准化的培训教材。（2）会计电算化的实施不仅仅是对用户进行软件操作培训，更重要的是应首先对企业进行业务流程重组，理顺和规范企业管理，这是财务管理软件实施的一个重要步骤。1.1.6会计电算化的组织实施（3）会计电算化的实施不仅仅是指导用户如何使用软件，而且要协助用户进行信息标准化和规范化编码，要使企业员工明白系统的管理思想和价值理念。（4）会计电算化的实施不仅仅要求企业适应管理系统所提供的规范化管理模型，还要求在实施过程中也能根据用户的特殊要求对软件进行客户化改造。（5）会计电算化的实施需要规范化的专业咨询公司为后盾，为企业信息化建设提供强有力技术与管理咨询服务。1.1.6会计电算化的组织实施4）财会人员的培养与培训培养会计电算化人才应分层次进行，可分为高级、中级、初级三个层次。适应电子商务发展的需要，会计人员不仅要掌握财会理论知识，还要掌握会计核算与财务管理软件、企业资源计划、数据／信息安全与控制、数据库技术、网络与计算机安全、计算机辅助审计、计算机病毒与防治、数据备份与恢复、企业网技术、制表软件与电子表格等方面的知识与技术。1.1.7会计电算化的管理1）会计电算化的宏观管理（1）制定会计电算化的发展规划（2）制定会计电算化管理规章及专业标准（3）评审会计核算软件、会同有关部门管理会计软件市场（4）大力抓好人才的培养（5）推动会计电算化理论研究1.1.7会计电算化的管理2）会计电算化的微观管理（1）建立内部控制制度（2）完善会计工作规范化（3）建立岗位责任制（4）完善操作管理、系统维护和数据保护等管理制度（5）加强计算机病毒预防练习思考题1.怎样理解会计电算化的含义？2.会计电算化有何特点？3.开展会计电算化的意义是什么？4.从电算会计信息系统角度出发，谈谈如何来建立企业的内部控制制度？5.从会计数据处理的角度，会计电算化的发展经历了哪几个阶段？其发展趋势如何？章节内容1.1会计电算化概述1.2会计信息系统1.3会计电算化系统运行环境配置1.2会计信息系统第1章会计电算化基础知识学习要求1、掌握会计信息系统的概念、特点。2、了解会计信息系统的功能结构。3、掌握会计信息系统的业务处理流程。教学内容1.2.1会计信息系统的基本概念1.2.2会计信息系统的功能结构1.2.1会计信息系统的基本概念1.2.1会计信息系统的基本概念1）会计数据和会计信息（1）会计数据会计数据是指从不同来源或渠道获得的、记录在“单、证、账、表”上的各种原始会计资料。会计数据具有连续性、系统性和周期性的特点。1.2.1会计信息系统的基本概念（2）会计信息会计信息是指按会计特有的处理方法对数据经过处理后产生的，为会计管理及经济管理所需要的一部分经济信息。它是在会计核算和会计分析过程中形成的凭证、账簿、报表等数据，是会计核算的主要内容，是经济决策的依据。会计信息主要分为三类：财务信息、定向信息、决策信息。1.2.1会计信息系统的基本概念（3）会计信息的特点可靠性相关性时效性完整性易理解性可校验性1.2.1会计信息系统的基本概念2）会计数据处理会计数据处理是指为提供会计管理和决策所需要的信息为目的，按照会计工作特有数据处理规则和方法对数据进行收集并加工成管理、决策所需要的会计信息的过程。1.2.1会计信息系统的基本概念数据处理流程数据处理数据存储信息反馈数据输入数据输出1.2.1会计信息系统的基本概念（1）数据的收集和输入主要包括数据的收集、记录和检验。目的是将时间和空间上分散的数据收集起来以备使用。这是数据加工的基础，必须保证收集的数据完整和准确。没有足够的数据收集就不可能有完整的信息输出。（2）数据的存储数据存储是根据安全原则，按照一定的规则将数据信息进行保存，包括对原始数据、中间处理结果和最终处理结果的存储，以便再次加工和查询使用。1.2.1会计信息系统的基本概念（3）数据的加工数据加工处理是将数据转换为有价值的信息的过程，包括对数据的分类、汇总、排序、检索、计算、更新等处理过程，它是数据处理的中心环节。（4）数据的传送和输出包括将数据从一个系统（部门、地区）传送到另一个系统（部门、地区），也包括系统内各子系统间数据的互相传送，或把最终结果移交给用户，这是数据处理的目的。（5）信息反馈信息系统的输出可能影响使用者的某些行为，这些行为又成为后续阶段数据处理的输入。1.2.1会计信息系统的基本概念3）会计信息系统（1）会计信息系统的含义利用信息技术对会计信息进行采集、存储和处理，完成会计核算任务，并能提供为进行会计管理、分析、决策用的辅助信息的系统。其组成要素为：计算机硬软件、数据文件、会计人员和会计信息系统的运行规程，其核心部分是功能完备的财务软件。1.2.1会计信息系统的基本概念（2）会计信息系统的目标会计信息系统的目标应服务于企业、信息系统、会计三者的目标。企业的目标是通过提供客户满意的服务获取更多的利润；信息系统的目标是向信息系统的使用者（用户）提供决策有用的信息；会计的目标是要提高企业的经济效益以获取更多的利润。会计信息系统的目标：向企业内外部的决策者提供需要的会计信息及对会计信息利用有重要影响的其他非会计信息。1.2.1会计信息系统的基本概念（3）会计信息系统的特点综合性庞大复杂性会计信息的准确性、可靠性会计信息的信息量大内部控制严格1.2.1会计信息系统的基本概念（4）企业会计人员与会计信息系统的关系会计人员既是会计信息系统的组成要素，又是会计信息系统的管理者。会计人员扮演了如下三方面的角色：设计者、使用者和审计者。1.2.2会计信息系统的功能结构1）会计信息系统的总体结构库存管理系统采购计划系统采购管理系统存货核算系统销售管理系统应付款管理系统账务处理系统应收款管理系统成本管理系统薪资管理系统固定资产系统资金管理系统采购入库单销售出库单出库单入库单采购发票销售发票凭证凭证凭证凭证凭证凭证凭证人工费折旧费会计报表系统财务分析系统决策支持系统1.2.2会计信息系统的功能结构（1）会计信息系统的基本构成财务管理部分财务管理部分主要由账务处理(总账)、薪资管理、固定资产管理、应付管理、应收管理、成本管理、资金管理等子系统组成。购销存管理部分购销存管理部分以库存核算和管理为核心，包括库存核算、库存管理、采购计划、采购管理和销售管理等子系统。决策分析管理部分决策分析管理部分一般包括：财务分析、利润分析、流动资金管理、销售预测、财务计划、领导查询和决策支持等子系统。1.2.2会计信息系统的功能结构（2）会计信息系统业务处理流程1.2.2会计信息系统的功能结构2）账务处理子系统功能结构（1）账务处理系统的特点规范性强，一致性好综合性强，在整个会计信息系统中起核心作用控制要求严格，正确性要求高1.2.2会计信息系统的功能结构（2）账务处理系统的功能结构账务处理系统系统初始化会计科目凭证类别期初数据辅助核算外币及汇率其他设置日常账务处理凭证填制凭证修改凭证审核出纳管理银行对账记账账簿查询输出总账查询明细账查询日记账查询辅助账查询日报表查询账簿打印期末处理转账处理对账结账1.2.2会计信息系统的功能结构（3）账务处理系统的业务处理流程1.2.2会计信息系统的功能结构3）固定资产管理子系统功能结构（1）固定资产管理系统的特点数据量大、数据在计算机内保留时间长数据处理的频率较低数据处理方式较简单数据综合查询和统计要求较强需要灵活的证、表定义功能1.2.2会计信息系统的功能结构（2）固定资产管理系统的主要功能灵活的自定义功能提供多方案选择机制固定资产卡片导入计提折旧固定资产卡片及其变动管理报表管理与输出功能提供与账务处理系统的数据接口1.2.2会计信息系统的功能结构（3）固定资产管理系统的功能结构固定资产管理系统系统初始设置变动资料录入查询折旧处理转账处理报表处理建立核算单位使用部门设置资产类别设置卡片项目设置原始卡片录入辅助编码设置固定资产增加固定资产减少固定资产内部调配固定资产使用状况变动固定资产原值变动固定资产大修理其他变动资料录入工作量录入折旧计算转账凭证定义转账凭证输出自定义报表设置报表编制打印固定资产卡片打印固定资产明细账折旧费用分配表标准格式数据引入1.2.2会计信息系统的功能结构（4）固定资产管理系统的业务流程设置控制参数设置核算规则固定资产原始卡片录入固定资产增减固定资产变动折旧处理生成凭证账表管理期末对账期末结账1.2.2会计信息系统的功能结构4）薪资管理子系统功能结构（1）薪资管理系统的特点数据量大业务处理的时限性、准确性要求高计算复杂，但核算方法简单涉及面广项目繁杂原始数据来源分散1.2.2会计信息系统的功能结构（2）薪资管理系统的工作任务工资数据计算工资费用的分配与计提对工资数据进行统计分析处理职工的工资变动1.2.2会计信息系统的功能结构（3）薪资管理系统的功能结构系统初始设置日常业务数据录入工资的结算与分配工资数据的输出系统维护和管1.2.2会计信息系统的功能结构薪资管理系统功能结构图薪资管理系统系统初始设置工资数据录入工资汇总计算转账处理报表处理工资项目设置部门代码设置工作性质设置报表设置扣零设置工资数据编辑职工调动处理月份初始化本月扣零处理票面分解处理个人工资计算汇总工资数据转账凭证定义转账凭证输出工资单工资条汇总表票面分解单银行代发数据1.2.2会计信息系统的功能结构（4）薪资管理系统的业务处理流程①薪资管理系统应用方案所有人员统一工资核算的企业。分别对在职人员、退休人员、离休人员进行核算的企业。分别对正式工、临时工进行核算的企业。每月进行多次工资发放，月末统一核算的企业。在不同地区有分支机构，而由总管机构统一进行工资核算的企业。1.2.2会计信息系统的功能结构②薪资核算管理的业务流程1.2.2会计信息系统的功能结构5）往来账款管理子系统功能结构往来账款核算管理是指对因赊销、赊购商品或提供、接受劳务而发生的将要在一定时期内收回或支付的款项的核算管理，它包括应收账款和应付账款的核算管理两部分，其中，应收账款核算管理主要用于核算和管理客户往来的款项；应付账款核算管理主要用于核算和管理供应商往来的款项。1.2.2会计信息系统的功能结构（1）往来账款核算与管理的含义在财务管理软件系统中，往来的概念并不是指所有与资金有关的往来科目，而是指对根据企业会计核算与财务管理的具体要求，在会计科目初始设置时，设置为往来辅助核算的会计科目的“往来管理”。往来辅助核算包括个人往来核算、单位往来核算。1.2.2会计信息系统的功能结构（2）往来账款核算与管理的任务往来账款的核算管理是以发票、费用单、其他应收应付单等原始单据为依据，记录采购与销售业务以及其他业务形成的往来款项，可以正确地反映往来账款的形成、收回或偿还以及坏账处理等情况。1.2.2会计信息系统的功能结构（3）往来账款核算管理的方式①常规方式常规方式是指在账务处理系统的建立会计科目功能模块中，将往来科目设置为一级科目并开设总账账户，通过二级或三级等明细科目以往来单位名称开设各类明细账户1.2.2会计信息系统的功能结构②往来方式一是通过总账往来辅助核算功能实现对往来账款的核算管理。二是通过往来账款核算管理系统实现对往来账款的核算管理。1.2.2会计信息系统的功能结构（4）往来账款核算管理系统的功能结构往来账款核算管理系统初始设置单据处理票据管理账表管理转账处理参数设置基础档案单据设计期初余额单据录入单据审核单据结算单据核销票据录入票据处理制单冲销处理账表查询单据查询票据查询汇兑损益坏账处理统计分析1.2.2会计信息系统的功能结构（5）往来账款核算管理的业务处理流程系统选项设置初始设置基础档案单据设计期初余额单据录入票据录入单据审核单据处理汇兑损益核销处理票据处理制单期末处理账表查询单据查询业务账表统计分析科目账查询自定义报表系统初始日常业务统计查询1.2.2会计信息系统的功能结构6）报表子系统功能结构（1）会计报表分类按经济内容分类按资金运动的状态分类按编表时间分类按编表单位分类按报送单位分类1.2.2会计信息系统的功能结构会计报表之间或会计报表内部存在的这种指标的相互联系，称为会计报表的相互关系或会计报表的勾稽关系。会计报表的相互关系表现为以下两种形式：①各种会计报表之间的相互关系②表内各指标间的相互关系1.2.2会计信息系统的功能结构（2）报表系统的功能结构创建报表文件备份报表文件报表文件转换报表格式设计报表编辑报表公式定义数据采集录入数据处理分析报表汇总合并报表报表查询报表打印文件管理格式管理图形管理数据处理查询打印报表系统1.2.2会计信息系统的功能结构（3）报表系统基本操作流程定义新表结构利用报表模板编制报表审核报表输出报表进入系统练习思考题1、何谓会计信息系统？会计信息系统有何特征？2、账务处理系统有何特点？3、固定资产管理系统有何特点？4、薪资管理系统有何特点？章节内容1.1会计电算化概述1.2会计信息系统1.3会计电算化系统运行环境配置1.3会计电算化系统运行环境配置第1章会计电算化基础知识学习要求1.了解会计信息系统应用环境的配置。2.会计根据企业实际进行软件安装与配置。教学内容1.3.1用友ERP-U872对硬、软件环境的需求1.3.2安装SQLServer2000SP4数据库1.3.3安装用友ERP-U872财务管理软件1.3会计电算化系统运行环境配置系统运行环境包括财务管理软件运行所需要的硬件环境和软件环境。硬件环境包括计算机、外围设备、网络设备、通讯设备以及计算机房等；软件环境包括系统软件、工具软件、应用软件和财务管理软件开发工具以及数据库系统等。1.3.1用友ERP-U872对硬、软件环境的需求1、硬件环境（最低配置）服务器：处理器（CPU）IntelPentiumⅣ2.8G，内存1GB。客户端：处理器（CPU）PentiumⅢ800M以上，内存512M以上。1.3.1用友ERP-U872对硬、软件环境的需求2、软件环境操作系统：win2000SP4+KB835732或winxpSP2或win2003SP2，推荐同时安装其他Windows更新补丁。数据库：数据库支持SQLServer2000SP4或SQLServer2005SP2或MSDE2000SP4。浏览器：微软IE浏览器IE6.0+SP1或以上版本。IIS服务器：win2000SP4需要安装IIS5.0,winxpSP2需要安装IIS5.1，win2003SP2需要安装IIS6.0。.NET运行环境：.NETFramework2.0SP1或Windows.NETFramework2.0。注册表空闲空间：请保持在50M以上。其他组件：需要安装WindowsInstaller3.exe、MDAC_TYP.EXE、iewebcontrols.msi等组件，这些组件在安装盘的3rdProgram文件夹中均有。启动DTC（DistributedTransactionCoordinator）服务，并将其设置为自动启动。网络协议：TCP/IP协议。1.3.2安装SQLServer2000SP4数据库1、安装SQLServer2000sp4数据库服务器以单机方式安装为例说明安装步骤：（1）打开光盘中的\sql2000文件夹，找到Autorun文件并双击，系统进入安装起始界面。1.3.2安装SQLServer2000SP4数据库（2）在起始安装界面中选择【安装SQLServer2000组件】单击，进入安装组件界面。1.3.2安装SQLServer2000SP4数据库（3）如果单机安装请选择【本地计算机】