OA系统实施方案

OA系统实施方案OA系统实施方案一、项目实施目标1、实现无纸化办公根据办公的具体需求，建立内部OA信息通信平台，便于内部协同工作与沟通交流。结合OA功能，使系统顺畅安全运行，并满足日常办公应用，形成连接单位内各部门的信息网。如企业公告、新闻发布等，使内部的规章制度、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够即时的了解企业内部的发展动态，使企业内部的信息交流快捷通畅。2、实现分布式办公多分公司、跨地域的办公模式和移动办公。企业员工在任何地方只需要上网进入OA系统就可以查看和处理自己的工作。通过网络办公系统，员工在工作中的交流、写作、沟通更为方便快捷，消除时间、空间上的障碍，各地分支机构和外出人员都可访问系统，实现异地化办公。3、实现集团化、标准化管理落实集体化管理制度，统一标准，推进工作流程化、标准化，实现协同办公。集团化管理通过同一标准工作流程设定得以实现。工作流程是OA系统的核心思想，可实时监控、跟踪、解决多岗位、多部门、多分公司之间的协同工作问题，从而提高工作效率。企业内部大量流程化的工作；比如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，可以规范各项工作，提高协同工作效率，实现工作流程制度化、标准化，从而使集团化管理落地。4、规范文档管理在OA办公系统中，各类文档（比如各类文件、知识、信息、制度等）能够按权限进行保存、共享和下载，对于Office文件还可以分权限在线阅读和编辑等，对于档案文件还可以使用电子档案管理进行归档保存。通过知识文档管理实施，保证文件文档规范化管理和安全管理。5、规范资源管理通过深度有效使用OA办公系统中集成的“办公用品管理、固定资产管理、图书管理、车辆管理、会议管理、人事档案管理”等模块，实现公司的信息、人力、财产等资源信息化管理。在OA系统中管理这些资源，可以轻松的查询、使用、登记、统计、分析，这一切都由系统自动化完成，以前需要去文件柜慢慢找，通过系统只需要几分钟甚至几秒钟即可获取。充分利用OA系统中的信息资源管理，可将企业的各类信息统筹到系统中，人、财、物、文件、报表、数据等信息资源由系统统一管理，相应岗位管理人员的工作效率大大提高。6、员工行为规范管理通过OA办公系统中的资源管理模块中的审批管理和工作流程审批，可实现员工日常工作、资源使用、工作汇报总结等行为规范管理，大大提高员工个人工作效率和整体协同工作效率。二、OA实施功能及实施时间根据我司情况，长春住邦城市广场、德惠住邦城市广场两公司已使用OA系统，本次实施重点是东北电器城、东北酒店用品城两公司。因2017年10月集团成立采购中心，并启用OA采购流程网上审批，使两公司主要领导都已使用和会用OA审批，采购管理模块的成功实施为我们下一步推广其它模块提供了条件。1、实施功能：人事行政模块财务管理模块业务模块最终实施模块表单以各单位实际情况为主，可以增加和减少。2、实施步骤：东北电器城和东北酒店用品城同时实施。3、实施时间排期：2018年3月1日：需求调研、表单收集、节点确定、表单制作、流程开发等2018年4月1日：使用培训并试运行。各公司、各部门跟进自己的业务模块开始启用OA系统，可以纸质表单和网上表单同时进行。在运行过程中各使用部门提出问题，对合理的需求进行表单、流程修改。并进行再次培训，共性问题集中培训，差异问题单独培训、解答。可以对部门、流程发起人单独培训。2018年5月1日：正式实施。正式实施后各公司业务以网签为主，并根据OA系统管理制度，严格按照制度要求进行及时审批！实施后也要根据各公司使用情况，收集意见及时反馈和调整。三、财务预算现公司使用的OA系统是华天动力5.20增强版，属于老版本，老版本有两个小问题,一个是个别流程跳节点，另一个是对手机支持一般。厂家说新版本解决了这两个问题，新版本的价格大约在15万元。我建议这次不升级成新版本，还用老版本实施。因为老版本的核心功能能满足我们的需要，并且我们对老版本已经适应。如果升级后长春住邦、德惠住邦还要重新开发表单、流程，使用人员也要重新适应。同时也节省了资金，待电器城、酒店用品城两个单位都正式使用了，进入稳定期后我们再考虑是否有必要进行升级。四、OA实施小组的组成为了保证项目的顺利实施，各部门都必须积极参与并配合OA系统的实施。由于OA系统会改变我们原有的办公习惯，所以都会有一定的排除情绪，所以一定要有一个项目的推导和实施部门或者领导层。主要构成如下：1、由董事长签发文件，决定全集团实施OA办公系统。2、成立OA实施小组，由集团行政中心负责两公司的OA系统推进和监督，由电器城、酒店用品城总经理负责落实。3、信息中心负责OA的各类技术问题处理及日常维护，信息中心技术人员主要与三个部门（行政、财务、业务）OA负责人对接，以免对接的人太多，反而没有责任到人。4、各部门必须由部门领导确定一名OA负责人员，负责两个内容，一是将本部门在使用OA过