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文档简介

矿山工程公司传真使用管理办法1.管理背景在矿山工程公司的日常工作中，传真作为一种重要的办公通信工具，被广泛应用于各个部门之间的沟通与交流。为了保证传真的使用规范和有效性，制定适当的管理办法是必不可少的。2.传真使用范围矿山工程公司的各个部门均可使用传真作为正式文件传递的方式。涉及公司内外的重要文件、报表、计划、合同、函件等可以通过传真进行传递。3.传真发送流程3.1发送人员：传真发送人员应当是公司相关部门的人员，具备相应权限和责任意识。3.2发送权限：传真发送人员需要事先获得相关部门的授权和许可。未得授权的人员不得私自使用传真机进行传真发送。3.3文件准备：传真发送人员需将需要传真的文件打印成纸质文件，并确保文件的完整性和清晰度。3.4传真设置：发送人员在传真机上设置正确的传真号码和发送时间。3.5传真发送：将准备好的文件放入传真机的送纸口，按下发送按钮进行传真发送。3.6传真记录：发送人员需将传真发送的相关信息进行记录，包括传真号码、发送时间和传真内容等，以备后续查阅和管理。4.传真接收流程4.1接收人员：接收传真的人员应当是公司相关部门的人员，具备相关知识和技能，能够正确接收和处理传真。4.2接收设置：接收人员需确保传真机设置正确，包括传真号码、接收时间、传真存储位置等。4.3传真接收：接收人员在传真机设置好后，等待传真机自动接收传真。接收完成后，将传真存储到指定位置。4.4传真确认：接收人员需核对传真内容和发送单位，确保接收到的传真与原件一致。4.5传真记录：接收人员需将传真接收的相关信息进行记录，包括传真号码、接收时间和传真内容等，以备后续查阅和管理。5.传真保密性管理5.1保密责任：传真发送和接收人员有保守秘密的责任，不得擅自泄露或传播传真内容。5.2传真存储：公司应统一规划传真存储位置，确保传真文件在存储和保存过程中不会被非法获取或篡改。5.3传真销毁：对于不再需要的传真文件，应按照公司的文件管理规定进行销毁处理，以防止泄露和不当利用。5.4传真权限：公司应设置合理的传真使用权限，确保传真发送和接收的合法性和安全性。6.传真设备管理6.1设备维护：定期对传真设备进行维护和保养，确保设备的正常运转和工作效率。6.2设备更新：及时更新传真设备的软件和硬件，以适应业务发展和信息处理的需求。6.3设备安全：保障传真设备的安全，防止设备被非法操作和损坏。7.违规处理对于违反传真使用管理办法的行为，公司将根据情节轻重，采取相应的处罚措施，包括口头警告、书面警告、停职和开除等。8.宣传和培训公司应定期开展传真使用管理的宣传和培训工作，提高员工对传真管理的认识和理解，增强传真使用规范的意识。9.后续改进为了不断完善传真使用管理，公司应定期评估和改进传真使用管理办法，根据实际情况进行相应调整和优化。以上是矿山工程公司传真使用管理的办法，希望能够对公司传真的使

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