浅析事业单位人事档案规范化管理的重要性获奖科研报告

浅析事业单位人事档案规范化管理的重要性获奖科研报告摘要：新时代下，事业单位人事档案管理工作（以下简称档案管理工作）需要进一步加强规范，才能实现新发展，迈上新台阶。因此，事业单位人事档案规范化管理（以下简称规范化管理）无疑是为档案管理工作的优化升级提供了关键助力，而且随着社会对档案管理工作的认识不断提升，进一步严抓规范化管理已经成为了档案管理工作中必不可少的一环，据此，本文浅析规范化管理的重要性。

关键词：事业单位；人事档案规范化管理；重要性

笔者认为，新时代下规范化管理不仅要实现制度、管理模式上的革新，还要利用信息技术优势提升规范化管理效率，同时降低工作成本。而随着规范化管理价值和功能的不断拓展，档案管理人员要深刻认识到规范化管理的重要作用，积极研究并遵守相关的规范化管理标准，利用规范化管理实现档案管理工作的进一步创新和发展。本文拟按照上述思路进行分析，具体如下。

一、改变传统档案管理工作的滞后性

信息时代是一个飞速发展的时代，而传统档案管理工作由于没有信息技术支持，所以发展速度将远远落后与时代发展速度，表现出了严重的滞后性，具体来说，主要包括以下几点：1、档案利用率低，造成珍贵档案信息流失；2、实体档案数量庞大，占用大面积土地；3、档案信息流通效率低，而且容易丢失和损毁；4、档案管理耗时长、投入成本非常高。

根据上述分析，狠抓规范化管理无疑是改变传统档案管理工作的滞后性的一剂良药。因为规范化管理可以利用相关制度、要求以及标准来控制档案管理工作，从而会提高档案管理工作的整体效率和质量，职工、部门主管和事业单位领导都遵循相同的档案管理准则，将大大改善管理不透明、管理资源浪费等情况。

而且在信息化时代，这样的做法可以很好的适应信息时代电子档案管理的发展趋势，保证了保证档案资料的利用效率。随着规范化管理的功能越来越强大，档案信息化管理的水平也会水涨船高，可以说，事业单位档案服务想达到何种层次、实现什么功能，规范化管理都可以以直接或者间接的方式实现，例如现在的很多档案管理部门都通过微信管理档案资料，那加强对微信的规范化管理，可以让微信发挥更大的档案管理价值，既方便了档案管理工作，又在很大程度上节省了人力物力财力，可以说是一举两得。

二、使档案管理工作过程简洁可控，信息安全度提升

现在个地方都出台了相应的档案管理标准，初衷虽然很好，但是实际操作过程中，有些管理人员却没有严格执行这套标准，也就是说，档案管理标准形同虚设，不仅没有很好的解决档案的安全问题，“一人一个做法”的情况还使得档案管理工作面临很大的困难，而为了保证档案管理工作能和正规流程高度契合，就必须通过规范化管理简化整个工作流程，同时提升的安全度。

首先，规范化管理准则不仅要对职工、部门主管和事业单位领导的行为进行管理和约束，还要对档案管理的整个过程进行说明，而且尽量通过信息化软件简化工作流程，只有落实好这项工作，才能保证档案借阅的过程变得更加简洁可控，既节省了管理成本，又合理配置了管理资源，大家在借阅、处理、归还档案公文的时候也不会觉得麻烦，主动走正规流程。其次，规范化管理必须要对职工、部门主管和事业单位领导的权限做好设定，这时非常重要的，只有不同的人拥有不同的查阅权限，才能最大限度的提升档案信息的安全性，一旦出现档案损坏、丢失的情况时，能够根据权限范围缩小查找范围，更利于快速的找到责任人。

三、做到与时俱进，推动档案管理朝着智能化方向发展

首先，随着大数据技术的不断发展和完善，利用它深入挖掘档案信息的价值已经成为了可能，而大数据技术作为一项先进的科学技术，也必须要有一整套的规范化管理标准对其进行管理和约束，否则将产生非常严重的后果。

当下，许多事业单位里的档案管理人员都或多或少的在利用大数据技术管理繁杂的档案信息，虽然并未直接从事专业的后台数据管理，但是也经常会接触后台数据库，所以规范化管理后台数据库的使用，能够保证相关的档案管理人员不会因为个人操作失误而删除、修改重要的档案信息，这不仅极大提高了档案信息的安全性，而且由于对大数据技术的集中管理，能够在最大程度上發挥其本身的智能化功能（例如将其被引入检索系统中，从而进一步提高检索率；将其引入数据分析系统中，进一步提高排错率和排重率等等）进一步提升档案管理工作效率和质量。

四、规范工作，提高档案管理人员的职业素养

如果没有高素质的人才，规范化管理不仅难有生存发育的土壤，更难以实现质的飞跃。而在新时代下，由于档案管理人员也必须遵守规范化管理标准，所以在很大程度上利用规范化管理能够快速提高管理人员的职业素养，能够促使他们在最短时间内改变低效、重复的档案工作方式，从而节省不少的工作时间。

而且在信息时代下，信息的交换方式和以前大不相同，档案信息作为信息中的一种，自然也需要顺应时代发展潮流，以全新的信息交换方式体现自身的先进性。而作为档案信息管理人员，通过规范化管理标准使用电子档案管理软件、大数据技术，不仅能够提升自己的信息素养以为他人提供更加优质的档案服务，还能够不断增强其互联网思维以助力规范化管理共工作的现代化优化、完善和发展。

结束语：

基于对新时代（信息化时代）下规范化管理对档案管理工作的重要作用分析可知，规范化管理的主要功能体现在提升档案管理工作效率和质量、简化流程并提高信息安全度、实