医药销售公司省级办事处管理制度

医药销售公司省级办事处管理制度一、总则：办事处是公司驻各省的前线单位，是省区各线销售人员日常工作统一办公的常驻地，开展精细化销售的省份也可以在地级市开办联络处，为规范办事处及联络处的管理及日常工作，促进各项业务工作有序的开展，特制定本制度。二、开办条件及归属管理1、开办条件：凡有业务往来且单独经营的省份，均可申请设立办事处；开展精细化销售的省份在某一地级市销售人员在5人以上可以申请设立联络处；2、归属管理：由办事处主任负责对省级办事处的管理，由联络处负责人负责对地级联络处的管理，人事行政部统一负责对全国各省办事处/联络处的租赁、日常进行统一管理；三、办事处选址要求：1、办事处原则上设立在业务省份的省会城市交通便利的区域，如有特殊情况需要将办事处设在非省会城市，必须详细说明理由，经人事行政部批准后方可设立；2、联络处原则上是设立在业务集中的地级城市交通便利的区域，如有特殊情况需要将联络处设在地级市下其它城市，必须详细说明理由，经人事行政部批准后方可设立；3、根据省区销量、各业务线人数及当地城市的消费水平，将办事处分为一、二、三、四级，办事处划分标准：序号等级区域房租标准备注1一级办北京、上海、粤中、浙江3500以内2二级办河北、安徽、江苏、川渝、天津、福建3000以内3三级办陕西、湖南、湖北、山东2500以内4四级办甘青宁、云南、山西、河南、黑龙江、江西、辽宁、广西、吉林、贵州、新疆、粤东2000以内5联络处1200以内经济发达地区也可参照办事处标准备注：以上房租标准已含开具发票的税金，房租原则上按季度支付，特殊情况另行申请后按批复意见执行。4、办事处面积要求：根据具体省份各线人员的定编定岗结合省区等级，合理租用办事处，办事处必须有单独的办公区域，办公区域面积不小于20平方米，其室内格局合理，以方便摆设办公桌。原则上省级办事处为办公地点，不允许员工居住，特殊情况需要居住时，必须提前以书面形式向人事行政部提出申请，经过批准后方可入住，联络处也需要经过人事行政部批准方可住宿人员；5、办事处/联络处布局：统一按市场部提供的平面图进行布局，办事处/联络处文化墙统一按市场部的标配进行配套粘贴。四、办事主任职责与办事处的配置；1、办事处主任职责（办事处主任由商务线省级经理兼任）：1）负责办事处的全面管理，负责对办事处的各项费用的计划、分配、监控，合理、公开、公平的开支；2）负责对办事处固定资产的保管、维护及各项固定资产、办公用品管理，保证公司财产不受损失；3）指导并协调省区会计文员做好省区各线的相关工作；4）负责监督省办事处会计文员做好对各线销售人员出勤登记。2、办事处/联络处的办公用品配置及费用标准：办公费（省级办事处）办公费（联络处）固定资产（省级办事处）固定资产（联络处）电话费（固定电话）300元/月100元/月办公电脑3000元左右/台（原装品牌机）2000元左右/台水、电费200元/月100元/月打印机900元/台500元/台打印耗材及其他办公400元/月100元/月传真机800元/台800元/台宽带费100元/月投影仪3000元/套邮寄费200元/月100元/月办公桌椅200元/套200元/套合计1200元/月400元/月白板200元/张以上配置，按《固定资产管理制度》的申请流程报人事行政部批准后，由人事行政部统一采购（办公桌椅、白板除外）后发往相应省办事处/联络处。五、办事处日常管理（一）时间管理1、办事处由办事处主任全权管理，各业务线人员必须服从办事处主任对办事处的行政管理；2、办事处正常上班时间为周一至周六8：30—17：30分；3、正常工作日办事处销售人员手机在8点到23点之间必须通畅，违者按100元/次罚款；省会城市销售人员无需外出时，必须按正常上班时间到办事处报到。办事处驻地销售人员每天下午必须回办事处，学习交流当天工作心得及产品知识培训，若因工作需要，无法赶回办事处，必须在下班前以短信形式报告分线省级经理。上级不定期现场或电话查证工作时间是否在岗，经查实一次不在岗罚款50元，二次不在岗罚款100元，三次不在岗罚款200元，并考虑辞退。保持办事处的整洁、整齐，公司领导及相关人员将不定期对办事处进行突击检查，对卫生不合格，办事处杂乱无章的省办负责人处以50-100元不等的罚款。（二）内务管理：办公室内不得从事娱乐活动。2、会计文员应负责办事处清洁、安全、物业、办公器材维护等事务，保证信息通畅（无会计文员的省区由办事处主任负责）。3、办事处工作人员应自觉爱护办公室内各类设施。电脑、电话、传真一律不准私用。凡进入办公室时需密切关注公告栏，以便了解公司信息。办事处根据办公室条件制作人员工作进度，公司各部门核心信息，内部信息等相关宣传栏。办事处须有公司统一配套的样品，产品资料的陈列，及体现公司或办事处团队文化的贴字。（三）行为管理办公室内不得高声交谈，工作沟通提倡普通话，用语文明礼貌。周一至周五及月会，市场活动须着正装，周六可个性化着装。3、会计文员须每日在办事处公告栏内公布各人员行程。4、办事处兼宿舍功能时，住办事处销售人员必须确保办公区域的整齐，并且办公时间必须关闭宿舍房门，个人杂物、衣服等不能出现在办公区域内。（四）固定资产管理办事处固定资产总责任人是办事处主任，会计文员辅助办事处主任做好固定资产的登记造册、日常维护与保管（无会计文员省份由办事处主任负责），并定期与公司人事行政部进行固定资产盘点。（五）员工请假制度1、代表、主管、经理：请假1天，由直属上级批准，报省区会计文员备案；省级经理请假OA经分线总监批准同意后，报省区会计文员备案（无会计文员省份直接报办事处主任备案）；2、代表、主管、经理：请假超过1天，但在2天以内，分线省级经理签字后OA报分线总监批准；省级经理请假1天以上，2天以内，分线总监签字后报省区会计文员备案同时抄送人事行政部。3、请假超过2天，逐级审核后交营销总经理审批，报省区会计文员和人事行政部备案。4、凡办理请假手续必须按公司流程填写《请假申请单》并获批准后方可休息。禁止行为：凡有以下行为者，公司根据实际情节进行降职、辞退、开除处理；兼职被查明者，或行为涉嫌兼职而不能提供指定客户证明者；销售数据虚假汇报，以贪污公司费用者；工作量虚假汇报，如协同拜访中查实对客户拜访以往报告虚假，三次被查实者；其它贪污公司费用行为经查实或涉嫌贪污公司费用不能提供有效证明者；有意冲、窜货；与客户签订不顾公司利益的合同或口头承诺，给公司造成严重损失者；行为举止严重不符合公司形象，经劝告不纠正者；其他严重违反公司制度的行为，如：仿冒签字、私吞货款、私刻公章、泄露公司机密等。六、办事处备用金的管理1、办事处资金由办事处主任授权会计文员管理，暂未设置会计文员的由办事处主任管理。2、办事处现金支出业务必须先填制报销单，交由办事处主任签字审批后方能支付。3、办事处现金支出业务须由对方单位人员签收款项，不得由其他人员（包括内部员工）代收，对于由会计文员直接支付的款项，需有证明人在单据上签字确认。4、会计文员须及时整理各项行政支出单据，按指定时间寄往公司财务部报销。5、办事处主任对办事处备用金负管理责任，须不定期盘点核对会计文员资金余额。6、对于办事处内部的业务借支，须由办事处主任审批，会计文员凭单付款，还款时须开具收据，以明晰责权关系。七、联络处的日常管理参照办事处日常管理执行。八、本制度自2015年1月1日起执行，最终解释权在人事行政部。附表《办事处租赁流程图》办事处租赁流程图：省办经理人事行政部财务部营销总经理房源及价格访查房源及价格访查合同