2023新能源发电公司视频会议系统管理实施细则

-15-XXXX发电企业视频会议系统管理实施细则（2023年版）第一章总则第一条为切实提高XXXXXX分公司（以下简称“分公司”）视频会议系统的使用和管理水平，依据《XXXXXX集团公司视频会议系统管理办法》（XX集团制〔2013〕35号），结合分公司实际，制定本实施细则。第二条本实施细则适用于分公司本部及所属各单位。第三条本实施细则用于明确视频会议系统管理的职责和工作要求、系统使用、应急处突、日常管理、会议总结及考核等内容。第四条本实施细则所称的视频会议系统是指通过专线网络、视频设备所构建的专用视讯系统，实现分公司上联集团公司、XX国际以及下联各所属单位的可视通讯。第二章职责分工第五条分公司生产运营部是分公司视频会议系统的归口管理部门，主要职责如下：（一）负责分公司本部及所属单位涉及视频会议系统项目的立项审批，包括新增视频会议终端、设备技术改造、换型等项目。（二）负责编制、修订分公司视频会议系统管理实施细则。（三）负责分公司本部及所属单位视频会议系统使用的考核工作。第六条集控中心是分公司本部视频会议系统的技术运维单位，主要职责如下：（一）负责分公司本部视频会议系统的技术运维工作和设备管理工作，包括规划设计、技术改造、系统配置、网络规划、端口设置、日常维护、巡检、操作等。（二）负责分公司本部及所属单位涉及视频会议系统项目的技术审批，包括视频会议系统的构成、兼容性、设备参数、网络配置、端口调整等。（三）负责分公司本部视频会议系统的视讯调试检查、双流和音视频控制、导播脚本准备、网络状况监控、会议情况录制等技术保障工作。（四）负责分公司本部视频会议用户端设备的应急处突工作。（五）负责分公司本部视频会议系统的保密工作。（六）负责分公司本部视频会议系统的网络安全保障工作。（七）负责制定分公司本部视频会议系统的操作手册、运维手册、系统拓扑图等。（八）负责分公司本部及所属单位视频会议系统使用情况的总结和记录工作，并提出考核建议。（九）负责分公司本部视频会议系统固定资产的实物管理职能。第七条分公司财务管理部承担分公司本部视频会议系统固定资产的价值管理职能第八条分公司办公室是本部视频会议系统和视频会议室使用的服务保障部门，主要职责如下：（一）负责分公司本部视频会议系统和视频会议室申请使用的审批工作。（二）负责分公司本部视频会议室的装修、布局等工作。（三）根据视频会议的重要程度，负责总体协调分公司本部视频会议系统和视频会议室的使用，避免系统使用时发生资源冲突。（四）负责分公司本部视频会议的服务保障工作。（五）负责制定分公司本部视频会议的服务保障工作规范。第九条分公司本部各业务部门是本部视频会议系统和视频会议室的使用部门，主要职责如下：（一）负责办理视频会议系统和视频会议室的使用申请，发起会议通知。（二）负责组织视频会议参会单位和人员，协调视频会议的技术和服务保障工作。（三）配合视频会议主办方的其他工作安排和部署。第十条分公司所属单位应明确本单位视频会议系统的主管部门，该部门主要职责如下：（一）负责本单位视频会议系统相关项目的立项、采购、技术改造、设备换型等工作。（二）负责本单位视频会议系统的技术运维工作和设备管理工作，包括规划设计、技术改造、系统配置、网络规划、端口设置、日常维护、巡检、操作等。（三）技术上服从集控中心的统一管理，负责系统的视讯调试检查、双流和音视频控制、导播脚本准备、网络状况监控、会议情况录制等技术保障工作。（四）负责本单位视频会议系统用户端设备的应急处突工作。（五）负责本单位视频会议系统的保密工作。（六）负责本单位视频会议系统的网络安全保障工作。（七）负责制定本单位视频会议系统的操作手册、运维手册、系统拓扑图等。第十一条分公司所属单位应明确本单位视频会议系统和视频会议室使用的服务保障部门，该部门主要职责如下：（一）负责本单位视频会议室和视频会议系统申请使用的审批工作。（二）负责本单位视频会议室的装修、布局等工作。（三）根据视频会议的重要程度，负责协调本单位视频会议系统和视频会议室的使用，避免系统使用时发生资源冲突。（四）负责本单位视频会议的服务保障工作。（五）负责制定本单位视频会议的服务保障工作规范。第十二条分公司所属单位应明确本单位视频会议系统的固定资产价值管理职能和实物管理职能。第十三条分公司所属单位各业务部门是本单位视频会议系统和视频会议室的使用部门，主要职责如下：（一）负责办理本单位视频会议系统和视频会议室的使用申请，发起会议通知。（二）负责组织视频会议参会人员，协调本单位视频会议的技术和服务保障工作。（三）配合视频会议主办方的其他工作安排和部署。第三章系统使用第十四条视频会议系统使用申请：（一）视频会议主办方原则上提前3个工作日、特殊情况下提前2个工作日，向本单位视频会议系统和视频会议室使用的服务部门提出申请，填写“XXXX分公司视频会议申请单”（见附件1）提交至集控中心。（二）视频会议系统和视频会议室使用的服务部门接收到视频会议申请后，提供视频会议的服务保障，视频会议系统使用的管理部门提供本单位视频会议的技术保障,集控中心在接收到视频会议申请单后，根据会议要求提供分公司本部视频会议的技术保障。（三）视频会议主办方提前安排检查视频会议系统，确保系统设备运行正常，且具备开会条件。第十五条视频会议会前联调：（一）集控中心负责组织分公司视频会议系统联调，并填写《XXXX分公司视频会议系统联合调试报告》（见附件2）。1.联调时间原则上提前1天进行。2.视频会议主办方在会前半小时派专人到场，协调解决会场问题。3.各分会场在会前半小时安排专人负责与视频主会场配合，参加视频主会场组织的联调。（二）各分会场收到会议通知后，在规定时间内进行上线联调。（三）各分会场在会议召开前，检查视频会议系统，确保灯光、音箱、镜头、多媒体等会议系统正常；若在会议进行当中发现由于镜头、灯光照明、麦克风距离造成的视频模糊不清、声音回响等问题，集控中心将列入视频会议效果记录，并向分公司生产运营部提出考核意见。（四）各分会场按照会议通知要求提前40分钟开机、试机，进行本端视频、音频效果及网络调试，分别确认视频、音频及电脑接入信号是否正常，确保会议正常召开。（五）设备开启后，各会场根据参会人员座位布置情况调整摄像机镜头，设置预定位。完成设置后，调整摄像机镜头为小范围取景，检查会场画面效果。会议开始时，将视频会议系统切换至主会场画面。（六）主会场在会前做好会议准备工作，制定详细的会议议程（发言顺序），确保分会场的发言有序，正确快捷地切换分会场的视频、音频。第十六条视频会议保障：（一）会议开始后，不得擅自退出会议系统。若分会场因出现无图像等故障情况需要在会议进行中退出系统，应及时向主会场说明原因。（二）视频会议进行中，主会场在会议发言时，各分会场摄像头应拍摄会场全景，并保证主要领导在镜头正中，不得将摄像镜头对准墙壁、天花板及无人处；分会场会议发言时，应根据情况随时调整摄像头和麦克风，及时切换会场画面，保证视频会议的正常进行。（三）对于分会场无会议发言的会议，为避免干扰视频主会场会议发言，分会场将终端麦克风设置为静音。对于要求分会场进行会议发言的会议或进行一对一互动会议时，分会场提前取消终端麦克风静音设置。（四）在视频会议进行时，主会场轮询显示各分会场的时间为15秒。（五）在视频会议进行时，各分会场应时刻监控设备运行情况，确保能随时与视频主会场联系，并根据现场情况及时调整音频和视频；当设备或网络出现故障时，分会场应立即向主会场汇报，同时做好故障排除工作，故障排查期间，视频分会场参会人员不得擅离会场，如果故障短时间内无法排除，在得到视频主会场的许可后方可撤离分会场。（六）在视频会议进行时，无关人员不得进入设备操作区，且不得操作与视频会议有关的设备。第四章应急处突第十七条视频会议系统突发事件包括非正常停机、网络故障、机房事故、停电、非法入侵、病毒大规模爆发以及其他紧急情况等导致视频会议系统不能正常运行。第十八章视频会议系统应急处突对象是系统的用户端设备，包括接入路由器、交换机及楼内线路，视频终端设备，视频会议室的声音、图像、文字的输入输出及控制设备等。第十九条集控中心负责分公司本部视频会议系统接入电路和网络安全的应急保障，负责向分公司本部提供应急技术处理和备品、备件，负责制定分公司视频会议系统应急处突规范；分公司所属单位主管视频会议系统的部门负责本单位视频会议系统接入电路和网络安全的应急保障，负责向本单位提供应急技术处理和备品、备件，负责制定本单位视频会议系统应急处突规范。第二十条重要视频会议提前3个工作日（特殊情况下提前2个工作日）通知集控中心，集控中心负责联合运营商做好视频会议通道保障及故障应急处理的准备，视频会议期间开展会议值守工作，及时发现并解决问题。第二十一条为保障沟通渠道畅通，分公司所属各单位指定2名本单位的技术保障人员，并互为A/B角，人员变动情况应及时报告集控中心。第二十二条会议期间，分会场要进行值守监控，不得擅自离开视频会议室，不得擅自关闭系统；如视频会议系统设备出现故障，应尽快整改，确保系统始终处于正常工作状态，并随时向主会场通报情况。第二十三条分公司本部及所属各单位视频会议系统配备双路电源或备用电源。第二十四条分公司本部及所属各单须加强日常维护，确保视频会议系统始终处于随时开机可用的良好状态；视频会议系统设备发生故障时，负责视频会议系统的单位（或部门）立即检查维修，并协调电信运营商配合，协同排除故障。第二十五条当视频会议因线路阻断、终端故障等技术因素中断时，视频会议主办方积极组织多方协调，查明并排除故障原因，及时恢复视频会议系统运行；如因分会场未接到通知等因素导致视频会议中断时，视频会议的组织单位或部门立即联系分会场参会单位或部门，协调值守监控。第五章日常管理第二十六条各会场加强日常维护，确保视频会议系统处于随时开机可用状态。第二十七条分公司本部及所属各单位应每月对本单位视频会议系统进行专项巡视检查，按照生产设备管理标准记录巡视检查情况，并存档备案。第二十八条视频会议系统设备损坏，及时安排维修或更换。第二十九条各分会场的视频会议系统用户终端至分公司本部路由器之间的网络须满足：延时小于50ms、抖动小于15ms、丢包率小于0.1%。第三十条各视频分会场应满足下列要求：（1）防尘、防湿、防静电；（2）提供具有稳压功能的不间断电源；（3）为保证电视会议室视频传输的色彩效果，会议室应使用三基色灯管（高演色性），并定期检查图像效果；（4）显示器、摄像机等设备的位置应调整至正对参会人员。第三十一条各视频会场的视频会议系统用户终端设备的放置位置应固定，信道链路、IP地址、视频会议系统用户终端设备的密码及技术参数不得擅自更改。第三十二条召开双流视频会议时，必须使用视频会议系统专用笔记本电脑。专用笔记本电脑必须使用正版软件,并安装防病毒软件；除必须的办公软件外，不得安装与视频会议系统使用无关的其他软件；操作系统必须安装最新的安全补丁，防病毒软件必须及时更新病毒代码。第三十三条网络设备7×24小时开机、并保证视频会议系统接入线路良好。第六章会议总结及考核第三十四条分公司视频会议结束后，分公司本部视频会议系统技术保障人员负责将主会场及各分会场会议效果等情况记录在《XXXX分公司视频会议效果记录表》（见附件3）中，并由视频会议的组织单位或部门确认并签字。第三十五条集控中心按照视频会议系统日常管理要求，每月对分公司视频会议系统进行运维检查。第三十六条分公司生产运营部结合分公司本部及所属各单位的日常运维、使用和会议期间的配合情况，落实考核。第七章附则第三十七条本实施细则由分公司生产运营部负责解释。第三十八条本实施细则自印发之日起执行。原《XXXXXX分公司视频会议系统管理办法（2018年版）》（XXXX制〔2018〕63号）同时废止。附件：1.XXXX分公司视频会议申请单2.XXXX分公司视频会议系统联合调试报告3.XXXX分公司视频会议效果记录表

附件1XXXX分公司视频会议申请单编号：年月日视频会议组织单位视频会议名称召开时间上午时分至时分下午时分时分会议选项（请划√）会议级别集团公司级会议□分公司级会议□本部业务部门会议□会议功能要求双流功能□会议室参会人数分会场名称□各直属直管基层企业（名单另附）□各项目筹备（建）处（名单另附）设备列表（请划√）麦克□投影仪□电视□音乐□其他会议发言单位及发言人顺序主办单位联系人：联系电话：手机：备注附件2XXXX分公司视频会议系统联合调试报告会议名称：会议时间：调试时间：调试人员：一、调试内容视频会议系统图像、声音效果。二、调试结果1．视频会议系统设备运行情况正常（或总体正常，局部异常等），具备（或不具备）召开视频会议的