凭证管理实验报告

实验报告实验报告实验报告开课实验室： 年月日学院南徐学院班级09428031姓名王锐斯成绩课程名称会计信息系统实验项目名称凭证管理指导教师教师评语教师签名：年月日实验原理记账凭证是财务系统处理的起点，也是所有查询数据的最主要的一个来源。凭证管理主要完成对记账凭证的编制、修改、汇总、审核和记账等工作。记账凭证是登记账簿的依据，实行计算机处理账务后，电子账簿的准确性与完整性完全依赖记账凭证。凭证编制的方法有两种：第一种方法是用户可先用手工将记账凭证填好，然后再输入到计算机中。第二种方法是用户不再手工填制记账凭证，而是根据原始凭证直接在计算机上编制凭证，最后由计算机打印出记账凭证。登录人员可以编制新的记账凭证或修改自己编制的凭证，但不能修改其他人员编制的记账凭证。凭证审核是审核员按照财会制度，对制单员录入的记账凭证进行检查核对的过程。记账就是根据审核完毕的记账凭证，分别登记相应的账簿。实验步骤及过程原始记录(数据、图表等)1．会计期间选择启动教学系统—财务管理子系统。根据凭证业务的性质，如果是现金凭证以用户“出纳甲”（缩写xjcn）登录，如果是银行凭证以用户“出纳乙”（缩写yhcn）登录，如果是往来结算凭证以用户“会计甲”（缩写wljs）登录；选择账务账套（无锡市华阳摩托车有限公司）和会计期间（2004年3月）。数据库初始化，（其他实验。）2．凭证编制（用xjcn登录）进入系统后，选择〖总账〗→〖凭证管理〗→〖凭证编制〗菜单项或者在图“总账管理”中单击“凭证管理”－“凭证编制”图标，进入“凭证编制”界面，1）单击工具栏中的“”按钮，出现空白的凭证编辑窗口。2）输入凭证标题部分内容：凭证类别：当前新增凭证的类型。凭证类型需要在财务系统初始化时在“凭证类别设置”模块中进行定义；凭证字号：系统自动生成的凭证编号，用户不可编辑；制单日期：编制凭证的日期，焦点进入编辑框时系统自动设置为系统登录日期，可直接用键盘输入修改；附件张数：该凭证所附的原始单据张数，可以通过键盘或者调节编辑框右边的“”进行输入，系统默认附件张数为0；3）输入会计分录内容：摘要：凭证分录的简要说明。首行分录应输入摘要内容；其他行次的分录摘要如果相同可以不必再次输入，在光标跳到该行摘要时，系统自动会将上一行分录的摘要填到当前分录的摘要栏中；也可以双击摘要栏，从弹出的“摘要输入”窗口中选择需要的摘要；科目代码：分录入账的科目代码。如果熟悉科目编号，可直接输入；如果不熟悉，可双击科目代码栏，在弹出的“会计科目”辅助输入窗口选择输入在录入科目代码时，必须录入最明细级科目的编号；若设置了核算账户，必须录入相应的代码（部门、人员、客户、工程）。如果输入科目编号非最明细级科目的编号，在焦点离开科目代码栏时会自动提示，且不允许进入下一栏目的操作，直到操作员修改正确为止。借方金额：该凭证分录的借方发生额；贷方金额：该凭证分录的贷方发生额；合计：会计分录借/贷方合计额，分大小写两种。如果借/贷方合计金额相同，在分录数据末尾的左半部显示合计数的大写金额，在右半部借/贷方金额下方显示借/贷方合计数字；如果借/贷方合计数不同，合计（大写）将不会出现，保存时系统会弹出“借贷方金额必须相等”错误提示窗口。系统默认的会计分录为两条，如果两条分录不能满足需要，例如月末费用的结转、成本的结转等，需要增加多条会计分录。其处理方法为：在会计分录编辑区内，右击鼠标从弹出的快捷菜单中选择〖增加记录〗，会增加一条会计分录。系统对凭证中会计分录的条数并不限制，只是在打印时分多张打印而已。选择一条分录，然后在右键快捷菜单中选择〖删除记录〗，可以删除该分录。4）输入辅助核算内容：本账务系统提供了辅助核算的功能，因此在录入凭证的分录是根据每一个分录所选择的科目，还应将有关辅助核算的信息也一并录入到计算机中，这样才能生成相应的辅助核算的明细账簿。票据号：银行票据的编号后四位。例如：转账支票的号码，可以直接在编辑框中输入票据编号。如果一个科目在设置时选择了“数量”账户，则需录入数量、单价、计量单位，为编制数量金额明细账提供数据，否则这三个辅助项目呈不可编辑状态。5）凭证内容输入完成后，点击工具栏中的“”按钮，如果凭证内容正确，系统将保存该张凭证，否则系统会弹出相应的错误提示窗口。在录入过程中，如果需要放弃当前编制的凭证，单击工具栏中的“”按钮即可。3．修改凭证凭证编制操作同新增凭证，但需要注意的是：1）操作人员只能修改自己编制的凭证；2）已审核的凭证不可修改。此种情况下可通过编制红字凭证（金额为负数的凭证）进行冲销后重新编制。4．凭证审核编制的凭证必须经过授权人员审核后方可入账。一般审核的内容包括凭证的合法性、合理性、正确性和完整性等，它是手工环境下内部牵制的重要手段。实行电算化后，通常一个操作人员对同一张凭证不应同时具有制单权限与审核权限，以保证会计岗位间的互相监督、控制作用。1）退出财务系统，以用户“会计丙”（缩写jh）重新登录，选择账套（无锡市华阳摩托车有限公司）及账务会计期间（2004年2月份）；2）选择〖总账〗→〖凭证管理〗→〖凭证审核〗菜单项或者在图“总账管理”中单击“凭证管理”－“凭证审核”图标，出现“凭证审核”界面，凭证审核列表中可以看到当前会计期间内所有凭证的简要信息，选择一张凭证，如果该凭证有现金备查的记录，下面的窗口就会显示包含的现金备查记录信息。3）确定凭证审核范围一般情况下，财务部门各岗位的操作权限是互相监督、牵制的，一个操作人员不可能对所有凭证都具备审核权，因此，系统提供了凭证搜索过滤功能，以方便进行凭证定位、审核。凭证审核窗口主要包括以下内容：全部：选择后显示所有的记账凭证，包括当前审核人员能够审核与不能审核的；已审：选择后显示已审核的凭证；未审：选择后显示未审核的凭证；制单：选择后显示某一个制单人编制的凭证；凭证类别：选择后显示一个凭证类别的凭证；凭证编号：选择凭证号范围，如0001～0010号。参数设置完成后，点击【过滤】按钮，系统会根据选择条件显示凭证信息列表。4）审核一张凭证在凭证信息列表中双击某条凭证记录，就会进入凭证审核状态，如果该操作人员没有审核该凭证的权限时，系统会给出提示。审核凭证操作屏幕与记账凭证编制操作显示的画面基本类似，增加了“”和“”按钮，见下图。图2-4凭证审核工具栏用鼠标按下“”，这时系统将当前的操作人员（审核人员）作为审核人登记到记账凭证中去。5）批量审核凭证确定需要审核的范围，如“凭证类别”、“制单”、“凭证编号”，单击【过滤】按钮，此时【批量审核】按钮变亮，点击【批量审核】按钮，弹出一张凭证，审核完后系统就会自动跳到下一张未经审核的记账凭证，可以继续审核下一张凭证。如果选择范围内的所有凭证已审核完，系统会提示“没有可以审核的凭证”，表示此次审核完毕。6）撤销审核凭证当凭证已经通过审核但还没有记账时，可以撤销审核，表示该凭证返回未审核状态；在一张已经审核但没有记账的凭证中，鼠标单击“”，会弹出一个“提示”窗口，询问是否真的要撤销审核，只有当按下【是】按钮时，才将该凭证恢复到未审核状态，此时这个凭证又可以进行修改了。只有经过审核的凭证才能记账，凭证一旦记过账，就不能再进行取消凭证审核操作。5．凭证查阅凭证输入后，可通过凭证查询来查看原有的凭证。对查询出的凭证，不可进行修改、删除等操作。凭证查阅的方式主要有三种：列表方式、翻页方式、登记簿方式。1）设定凭证查阅条件保持用户“会计丙”登录状态，选择〖总账〗→〖凭证管理〗→〖凭证查阅〗菜单项或者在图“总账管理”中单击“凭证管理”－“凭证查阅”图标，进入“凭证查询”条件设置界面，见下图。会计月份：确定查询凭证所在的月份。在编辑下拉框中将显示所有用户处理过的会计期间，可以通过鼠标或者“↑”、“↓”选择输入；凭证类别：确定查询哪一类的凭证。所有可选的凭证类别都在“凭证类别设置”模块定义。在编辑下拉框中将显示所有凭证类别的编号与名称，通过鼠标或“↑”、“↓”选择输入；凭证编号：指定凭证的查阅范围，如0001至0050号凭证；日期：查询某个会计期间中某一时间段内编制的凭证。在选择了“会计月份”后，在“日期”编辑框中输入当前会计月份内某一时间段，如2004.02.01至2004.02.10；金额：查询会计分录的借/贷方发生额在一定金额范围内的凭证，如1.00至1000.00；科目代码：查询包含某些科目的凭证，在科目代码编辑框中直接输入科目代码的编号；制单：查询某个操作员编制的凭证。在“制单”编辑框中直接输入制单人姓名。以上查询条件可以单独使用，也可以组合使用。输入完凭证查询的条件，用鼠标单击【确定】按钮，系统会自动把符合查询条件的凭证显示出来，显示方式由选择凭证的浏览方式决定；2）以列表方式进行浏览下图2-7所示是以列表方式显示凭证查询结果：在该窗口中可以看到凭证的简要信息，用鼠标在凭证信息上双击，便会弹出该条信息的凭证界面（和凭证编制界面基本类似），供详细查看。3）以翻页方式进行浏览翻页方式与凭证编制界面基本类似，它是以当前显示的凭证为基点，通过导航工具栏向前或向后查看满足条件的凭证。4）以登记簿方式进行浏览登记簿方式与凭证查询列表类似，不同之处在于登记簿方式下一张凭证只显示一行记录，而列表方式下一张凭证有几个分录就显示几行记录。6．凭证汇总凭证编制打印完成后，需要装订成册。在每一本记账凭证前一般都会附上一张凭证汇总表。凭证汇总功能主要用于生成并输出这张汇总表。保持用户“会计丙”登录状态，选择〖总账〗→〖凭证管理〗→〖凭证汇总〗菜单项或者在图“总账管理”中单击“凭证管理”－“凭证汇总”图标，屏幕显示凭证汇总范围选择画面，如下图。1）定义凭证汇总范围在进行凭证汇总操作时，首先要定义凭证汇总范围。凭证汇总范围主要包括以下内容：月份：选择凭证汇总处理的月份。在编辑下拉框中将显示所有用户处理过的会计期间，可以通过鼠标或者”↑”、“↓”选择输入；凭证类别：确定汇总哪一类的凭证。所有可选的凭证类别都在“凭证类别设置”模块定义。在编辑框下面将显示所有凭证类别的编号与名称，通过鼠标或”↑”、“↓”选择输入；科目代码：选择需要汇总的科目。可以在编辑框中直接输入会计科目的代码，也可以单击右边的【*】按钮，从弹出的会计科目辅助录入窗口中选择科目。如果没有选定科目，系统将默认全部科目的汇总；凭证编号：指定凭证的汇总范围，如0001至0050号凭证；日期：汇总某个会计期间中某一时间段内编制的凭证。在选择了“会计月份”后，在“日期”编辑框中输入当前会计月份内某一时间段，如2004.02.01至2004.02.10。汇总条件设置完成以后，单击【确定】按钮，系统根据定义条件汇总凭证。如不定义汇总条件，系统默认对当前月份的所有凭证进行汇总。2）凭证汇总操作系统根据“凭证范围”定义的内容对凭证进行汇总，凭证汇总表（科目汇总表）只显示有发生额的会计科目，没有发生额的会计科目不显示。系统默认产生的凭证汇总表是一份明细汇总表，包括会计科目的明细汇总，如果要看一级会计科目汇总表，则选中图中左下角的“仅查阅一级科目”项即可。此时按【打印】按钮，就可打印出凭证汇总表。如要重新汇总，单击【重选】按钮，系统返回“凭证汇总”操作界面，对汇总凭证范围进行重新定义并生成凭证汇总表。7.记账记账就是将审核签字的凭证登记到账簿中的数据处理过程。凭证记账可以一天记一次账，一天记数次账，也可以多天记一次账。为了处理方便，一般采用多天一次记账，即批量记账。当大量凭证需要记账时，可以一次将所有符合记账条件（凭证正确无误并且已经审核）的凭证全部登记到账簿中。1）退出财务系统，然后以用户“会计丁”（缩写jz）重新登录，选择账务账套（无锡市华阳摩托车有限公司）及会计期间（2004年2月份）。选择〖总账〗→〖凭证管理〗→〖记账〗菜单项或者在图“总账管理”中单击“凭证管理”－“记账”图标，进入记账处理操作界面；2）在凭证状态列表中，显示已编制、已审核、可记账的凭证张数，如果没有可记账的凭证，【记账】按钮不可用；3）在记账之前，必须先进行凭证检验操作，如果有不合法的凭证将不能进行后续记账操作。点击【凭证检验】按钮即可进行凭证检验操作，如果凭证正确无误后，【记账】按钮自动转化为可用状态；4）单击【记账】按钮，系统显示记账处理进度，当进度条显示100％时，完成记账处理；5）单击【退出】按钮，返回主菜单。注意：记账过程中，不得强行中断退出。拓展实验内容及步骤1．凭证编制进入系统后，选择〖总账〗→〖凭证管理〗→〖凭证编制〗菜单项或者在图“总账管理”中单击“凭证管理”－“凭证编制”图标，进入“凭证编制”界面，2．凭证审核1）退出财务系统，以用户“会计丙”（缩写jh）重新登录，选择账套（无锡市华阳摩托车有限公司）及账务会计期间（2004年3月份）；2）选择〖总账〗→〖凭证管理〗→〖凭证审核〗菜单项或者在图“总账管理”中单击“凭证管理”－“凭证审核”图标，出现“凭证审核”界面1）设定凭证查阅条件保持用户“会计丙”登录状态，选择〖总账〗→〖凭证管理〗→〖凭证查阅〗菜单项或者在图“总账管理”中单击“凭证管理”－“凭证查阅”图标，进入“凭证查询”条件设置界面，输入完凭证查询的条件，用鼠标单击【确定】按钮，系统会自动把符合查询条件的凭证显示出来，显示方式由选择凭证的浏览方式决定；2）以列表方式进行浏览6．凭证汇总凭证编制打印完成后，需要装订成册。在每一本记账凭证前一般都会附上一张凭证汇总表。凭证汇总功能主要用于生成并