高校应收及暂付款的管理

高校应收及暂付款的管理

大学“索赔和短期付款”科目的计算包括向员工或实体支付的一些资金，包括差旅费和提前支付设备费用。暂付款是营运资金,属于流动资产范畴,理论上说能在一个会计年度内转变为事业支出,长期挂账容易虚列资产虚增事业基金。财政部2012年部门决算表首次增加了补充报表,其中“2012年省本级单位往来款明细统计表”要求各单位如实填报往来款明细,数据填报结果令人惊叹,暂付款占流动资产比例为45%至80%不等,教育部等上级主管部门年终决算前经常召开由校长亲自参加的有关会议,布置各高校清理往来款。切实加强高校应收及暂付款管理势在必行。一、共同收入管理和短期付款1.暂付款及其收账额目前,大多数高校暂付款金额大账龄长。如某高校出国人员借款200余万元,部分借款达15年之久,这些暂付款常年挂账,年年结转,无人过问。以某大学为例,2012年末暂付款总额9400万元,其中一年以上暂付款金额达6500万元,笔数达300笔;其中五年以上暂付款金额达370万元,笔数达120笔;其中历年来待处理呆账100万元,笔数达90笔。2.项目审批及核算高校资金筹措多元化,包括财政拨款、学费收入、其他收入、科研收入等;校内机构设置大致包括管理部门和学院;经费审批人包括管理部门负责人、学院院长、科研课题主持人,财务按部门分项目核算,项目细化达几千到几万个不等。暂付款借款用途包括差旅费、招待费、实习费、在职攻读学位学费、工资性人员费、版权费、实验材料费、设备预付款等3.因财务部门报账实际操作,本应冲账。据外部的部门,暂付款责任人包括直接借款人和经费审批人。借款方式分转账和现金方式。借款人办理转账借款忘记向对方单位索要发票,即使取得了发票,又因财务部门报账拥挤或其它各种原因推迟冲账,甚至将发票遗失。再有,各部门报账人员不固定,本应冲账的发票,被报账员再次直接转账,给学校带来不必要的损失;借款人办理现金借款,有的是替领导办理,报帐后将钱交给领导,根本不记得还要冲账,时间久了,领导也记不清了,还会引起经济纠纷。经费审批人不太关心负责审批的经费中还有谁未冲账,他认为那是直接借款人的事。4.借款查询部门应专设各部门协作,把暂付款流程转化为多媒体材料面对上千条暂付款记录,财务人员催缴费时费力收效少。常见的暂付款催收方法有:校园网上开通借款查询网页,教职工自行登录查询;财务部门将暂付款数据用Excel表导出,按借款人当前所在部门进行统计,将纸质材料分发到每个部门,由各部门专门人员通知到人;财务部门直接根据学校通讯录,电话或短信逐一通知;在校园网首页以学校名义向全体教职工发出通知。5.长期挂账,长期挂账《高等学校财务制度》对暂付款的管理作出了规定“高等学校对应收及暂付款应当及时清理结算不得长期挂账;对确实无法收回的款项应查明原因,分清责任,按规定程序批准后核销”,但并没有出具专门的借款管理办法,各高校财务制度散见有“前账不清,后账不借”之类的话,专门的借款管理办法较少,对借款原则、借款手续、违约责任等细则不够具体化。二、收入和短期付款难以管理的原因1.会计核算实际感染测试近几年来高等教育需求增大,高校不断扩招,财务核算总收支大幅度增长。为提高教学质量,高校之间合并进行资源整合,旧账并入新账,甚至换了新的财务人员,对于老的暂付款不熟悉情况,深入管理棘手。2.卡式财务核算随着网络信息化的发展,传统的高校校园慢慢转变为数字化校园,“一卡通”开始推广,有些只限学生生活消费,并未用在财务核算的诸多方面,公务卡结算、消费卡结算因高校的国库资金管理严格,不便于普遍实施,如差旅费借款、零星办公用品采购仍由学校垫支,形成暂付款。3.请办理暂付款手续高校干部聘用期一般为每3至4年一轮,竞聘上岗,组织部门将新一届干部名单公示后即交接上任,无需到财务部门办理包括暂付款在内的财务移交手续。高校财务“一支笔”,经费审批人均为院长或其授权指定的副院长,干部轮岗不办理财务移交手续,新官不理旧账,暂付款挂账时间越积越长,或成呆账。4.暂付款数据无电话高校核算普遍使用的天财软件具有应收及暂付款模块,录入时只需输入工号或姓名,无电话号码之类的信息,无法将暂付款数据信息与借款人的手机号码捆绑在一起,快速便利地向借款人发送手机短信,提示冲账。采取传统的催收方法,逐一电话通知借款人,浪费人力和财力。5.实际执行过程中,却层层层财务制度建设关键在于执行,大多数高校暂付款相关规定都包括“前账不清,后账不借”,“逾期不冲账从工资中扣完为止”,实际执行过程中却层层手软,处处绿灯,从工资中扣回的金额先入暂存,待冲账后发放,直接冲账违背专款专用的原则,加大财务人员清理难度。制定的暂付款制度,如果从上到下都不执行,只是一纸空文,不利于发挥资金使用效率。三、工资性津补贴暂付款冲销我们认为,应收及暂付款管理制度建设关键在于执行,应努力打造全员共管的管理格局,将暂付款指标量化为各部门年终目标考核指标,对借款人工资性津补贴实行冻结,直至其将暂付