《商务秘书》课件

商务秘书目录

模块一秘书职业认知项目一掌握秘书工作内容项目二理解秘书工作特点项目三建立秘书智能结构模块二秘书日常事务项目四发文收文项目五档案整理项目六通讯联络项目七会务组织项目八人事管理项目九其他事务模块三秘书商务活动项目十市场调研项目十一接待宴请项目十二沟通谈判项目十三商务旅行目录

项目十四客户管理项目十五商务送礼模块四秘书职业规划项目十六秘书职业认证项目十七秘书职业设计项目十八秘书求职应聘模块一秘书职业认知项目一掌握秘书工作内容项目二理解秘书工作特点项目三建立秘书智能结构项目一掌握秘书工作内容重点：掌握秘书工作内容难点：培养学生阅读分析、信息收集与处理能力项目一掌握秘书工作内容

会场准备会场是在发会议通知之前就定下的。小型会议只需确认场所不变，备好桌椅、水具、必要的会议设备，检查电源，做好清洁工作，然后准备好记录用纸即可。会议的不同分类（一）会议

会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种形式。序号会议要素概念

4会议主持者指主办部门、主持会议的领导人5会议参与者指会议的出席者、列席者或者因讨论具体事项而特别要参会的人员6会议议题会议的主要议题和其他要讨论的问题7会议的形式会议进行的具体方式方法，如讨论、座谈还是协商8会议的文书包括书面会议通知在内的一切会议书面材料9会议的结果会议形成的结论、具体议题的解决办法、确定的承办部门以及具体落实步骤10会议的费用会议的费用是指用于会议的必要支出事务管理（1）接待（2）办公环境管理（3）办公室日常事务管理（4）办公用品与设备的使用和管理（5）信息管理

文书拟写与处理（1）文书拟写（2）收文、发文处理（3）文档管理任务一

阅读P2《商务秘书典型一日》任务引导（1）秘书工作“两眼一睁，忙到熄灯”，你能从小许秘书身上体会到吗？（２）有人说：“一个公司可以没有副总，但不可以没有秘书。”请谈谈你对秘书工作岗位作用的认识。知识链接秘书在我国，“秘书”一词早在东汉许慎的《说文解字叙》里就已出现。它最初并不指人，而是指物——带有神秘色彩的图书。秘书主要有以下四个方面的涵义：

宫禁中的秘藏之书。谶纬图篆等书。官员职务的名称。如：史官、御史大夫、尚书、长史、主簿、幕客、师爷等。职务之称（行政职位）。秘书工作人员,是从清末开始的,这是现代秘书概念的源头。理解商务秘书的概念商务秘书是指在从事各种商务活动的组织中，协助投资者、经营者、企业管理者处理各种商务性事务，负责组织行政事务处理，并辅助上司做好决策工作和信息工作，担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴的工作人员，包含了从企业基础文书、专职文秘到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系。任务二搜索毕业生“工作经验”请同学们上网搜索往届文秘毕业生的求职简历，重点关注他们曾经的“工作经验”或“工作简历”。任务引导（1）“有问题Google一下”或“有问题问百度”（2）首先了解各种搜索引擎的特点，选择恰当的搜索引擎；其次设计好关键词。任务三解读秘书招聘信息请同学们利用网络、报纸等媒体收集秘书招聘信息，概括商务秘书的工作职责和基本要求。知识链接商务秘书的基本职责信息处理法律监护辅助决策督促检查文书处理综合协调公关传播会务组织信访接待内务管理拓展训练秘书日常工作程序

提前到达上班地点↓负责本人及领导办公场所卫生清洁↓领导文具、茶水准备，家具、物品有序摆放↓分拆信件，分送报纸↓领导到达时，提示领导本日日程，汇报有关事项，询问领导本日日程↓督办重要事项，急事急办↓进行正常事务工作↓接听电话并记录，收发传真，接待来宾，整理资料，撰写文稿并校对，打印复印，来往文件处理催办，领导随叫服务↓领导临时交办的其他任务↓下班时间向领导征询需办事项↓确定是否陪领导或在家加班→检查文件、锁具、电器、电源情况后下班案例《老总的隐私》

如何理解秘书与领导的关系？

一、背景公司负责销售的马总年富力强，他的才能和魄力在公司上下都得到了一致的公认。但在公司内部也不时能听到一些有关他的风流韵事。于雪是总裁办秘书。这天，公司总裁问于雪：“近来公司好象有人在议论马总；你常去他的办公室，是不是知道一些这方面的情况？”事情是这样的：几天前，马总把于雪叫到自己的办公室，说：“麻烦你帮我办件事。我马上要出差了，后天下午你去王府井某某商店的首饰柜台，你说出我的名字后，人家就会给你一包东西。取到东西后，你再帮我送一下。”说着，递给于雪一张写着门牌号码的纸条。于雪在某某商店首饰柜台取到东西后准备离开，柜台里一位年纪轻大的员工在身后又特地关照于雪：“您是打出租吗？这包东西很贵重，在路上要小心一点。”于雪当然明白，在首饰柜台前说的贵重东西，不是几百元或者一两千元能买得起的。案例《老总的隐私》根据马总的纸条，于雪在亚运村找到了一栋高层公寓的××号房。出来给于雪开门的是一位穿着睡衣的年轻漂亮女郎，她接过东西，高兴得几乎有些忘形：“啊！马哥连我的生日也没有忘记，真是太好了，谢谢马哥！”总裁问的就是这件事。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：

a、“前几天王总的老师过生日，马总要出差，让我帮他送了点礼物给他的老师。

b、“最近一个时期马总从未找过我，对马总的事我一点也不知道！”

c、“上个星期五下午，我帮马总送了件手饰给住在亚运村的一位年轻女性。”

d、“上个星期五下午，我帮马总送了件手饰给住在亚运村的小姐，看她那打扮，肯定是哪个歌厅里的小姐。”

e、“对马总我似乎不太了解。”问题：对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。本题的最佳选择是C。选A肯定是错误的。的确，作为秘书在替上司办私事时，有责任替上司保密。但是，当总裁问起这件事时，他代表的是整个公司的利益，这件私事也就不再是单纯的私事了，所以，作为秘书，于雪不能替马总隐瞒了，必须向公司的最高领导人说明事情的真相。选B与选A一样，甚至有过之而无不及。选D也犯了秘书工作的大忌。作为秘书必须如实地向领导反映情况，既不能掐头去尾，也不能添枝加叶。收礼人也许是歌厅里的小姐，但你不能在没有任何证据的情况下去推测人家是歌厅小姐。选E也是一种逃避责任、不实事求是的做法。选C之所以正确，其理由很简单，那就是如实向上司汇报是其作为秘书的天职。在一般的情况下，对职业秘书来说，对于上司的隐私，看到了的要当作没看见，听到了的要当作没听见；只有这样，上司才能真正放心让你协助他的工作。正是因为马总信任于雪，才会让她去帮他办私事。从这个意义上来说，于雪有义务为马总保密。项目一小结本项目以《商务秘书典型一日》为案例，介绍秘书工作内容，重点培养同学们阅读分析、信息收集与处理能力。顺利完成了阅读《商务秘书典型一日》、搜索毕业生“工作经验”、解读秘书招聘信息3项任务。作业：P12讨论题项目二理解秘书工作特点重点：秘书工作的基本特点、学会缓解工作压力难点：培养学生的阅读理解能力、分析与概括能力、角色分析与定位能力任务一欣赏《别问我是谁》电视屏上看不到我的身影，因为我正在安排领导的行程。收录机里听不到我得声音，因为我在整理领导的录音。报纸上看不到我的简讯，因为我的职业含义太深沉。领奖台上听不到我的姓名，因为我的职业座右铭是无名。任务一欣赏《别问我是谁》精品店里留不下我的脚印，因为我的腰包羞于见精品。歌舞厅里留不下我的雅兴，因为我的爱好并不在歌舞厅。假日里挤不出团聚的余暇，因为八方的信息牵动着我的神经。除夕夜家人吃不上我做的饭菜，因为我还有赶写新春的公文。任务一欣赏《别问我是谁》做不了红花就做绿叶，做不了绿叶就做埋在土里的根。做不了车头就做车轮，做不了车轮就做接轨的道钉。世界需要如此分工如此运行，世界总是如此完美如此公平。任务引导（1）有人说秘书是一名幕后英雄，请谈谈你的看法。（2）有人把秘书人才培养目标定位为“三有一肯”应用型秘书，即“有形象、有气质、有能力、肯吃苦的应用型秘书人才”，请谈谈你的看法。秘书工作的基本特点辅助性综合性服务性政策性机密性被动性潜隐性事务性随机性●●●●●●职业素质——职业发展的CPU

忠诚：秘书的职业生命谦逊：职业发展的护身符宽厚：尽可能地积累人脉资源忍耐：学郑板桥的“难得糊涂”机灵：在什么山上唱什么歌职业态度—成就职业价值的基石热情：做好本职工作的动力主动：无须扬鞭自奋蹄认真：细节决定优劣上进：没有最好，只有更好缜密：不怕一万，只怕万一职业道德——职业发展的安全线保密：人事是秘中之秘守信：言必行，行必果守纪：以服从上司为本职廉洁：常在河边走，保持鞋不湿正直：远离各种是非漩涡职业技能—注重细节，稳妥高效办公室管理：为上司创造舒适的环境接打电话：对外沟通的桥梁接待客人：公司形象的代言人收集信息：充当上司的眼睛与耳朵出差准备：精心周到，有备无患职业习惯—自动自发，事半功倍换位思考：用尊重交换尊重做笔记：好记性还要有好笔头莫性急：请对方说完起草腹案：遇到问题先琢磨日事日清：克服惰性，争取主动职业形象——谈谈妆，天然样礼貌待人：做公司最富有教养的人衣着打扮：切忌标新立异，鹤立鸡群浓妆艳抹：不妨多点儿女人味解除压力：培养兴趣，放飞心情职业规划—创造机会，鲤跃龙门没有规划：船到桥下难自直未来秘书：办公室里的金花瓶黄金职业：值得为之奋斗终身未雨绸缪：凡事预则立，不预则废寻找楷模：对照目标，弥补差距任务二阅读《陆强沉浮录》通过阅读《陆强沉浮录》，思考秘书在现实工作中准确定位的重要性。陆强沉浮录

经理助理陆强长得很帅，身高一米七八，还能讲一口流利的英语，在与外商谈判中常有出色的表现。相比之下，他的顶头上司——部门王经理就比他逊色多了，不但个头比他矮，学历、水平和能力也不如他。有一次与外商交流，陆强跟外国人频频举杯，用英语海阔天空的闲聊，竟把上司王经理冷落在一旁。同外商分手时，陆强又抢在上司前面跟人家握手道别，上司顿时满脸乌云，没几天陆强就被调到另外一个不太重要的部门。后来听说，是王经理向公司老总打了“小报告”，说陆强这个人太肤浅，不合适做销售业务。经朋友点拨，陆强才明白自己无意中犯了职场禁忌——“越位”。自己只是个经理助理，在各种场合应当突出上司的主导地位。但是，他却没有把握准自己的角色位置。喧宾夺主，旁若无人，将上司置于尴尬的境地，其结果可想而知。陆强沉浮录

在新部门，陆强吸取教训，对上司恭敬有加，与上司同行时，他后退一步；在客商谈生意时，他在一旁保持缄默，只在适当的时候为上司“补台”。比如在上司忘了关键数字而停顿的瞬间及时提“台词”。这样，上司不但不反感陆强，反而向他投去感激的目光。在应酬场合，他也注意突出上司的中心地位，口口声声地引用上司的“语录”，尽管这些语录比陆强腹中的辞藻要逊色得多，但陆强还是恰到好处地表达出来，不露出丝毫拍马的痕迹。陆强的谦虚和谨慎，终于博得了上司的信任和赏识。有一天，上司请陆强喝咖啡，向陆强吐露衷肠，说他能力不如陆强，部门经理的位置应当是陆强的，陆强在他手下干有点屈才了。后来经他极力推荐，陆强担任了另外一个部门的经理。任务引导角色定位（1）助手角色（2）参谋角色（3）协调角色（4）公关角色角色越位（1）越位原因（2）越位表现：决策越位、表态越位、工作越位、社交越位越位危害

摆正秘书位置，正确处理好几个关系

充分认识秘书的社会地位，正确处理上级与下级的关系认真把握工作程序和工作分工，正确处理参谋与决策的关系明确自己的职责和权限，正确处理权力与义务关系任务三认识比尔·盖茨大龄女秘书阅读《露宝——比尔·盖茨的大龄女秘书》，思考露宝的成功对你从事秘书职业的启示。任务引导（一）女性秘书“出卖”的是智力和劳力而非色相，当的是助手或参谋而非花瓶或“小蜜”，也不是所谓吃青春饭，做到五六十岁退休的女秘书大有人在，女性秘书应自尊、自爱、自重、自信。任务引导（二）女性秘书，尤其是刚出校门的青年女秘书，要用踏实的作风、优秀的成绩赢得上司和同事们的信任与赞赏，无其他捷径可言。任务引导（三）女性秘书应加强自我保护意识。工作态度认真踏实，不浮夸取巧；穿着打扮朴素优雅，不艳丽新潮；言谈举止端庄大方，不卖弄轻佻；对人态度真诚礼貌，既不冷漠，也不过于亲昵；不接受分外的报酬和贵重的礼物；不参与同事关于男女情事的谈话；不再上司办公室作非工作性的逗留；不聆听男性上司或同事婚姻不幸的倾述；不让对方误解你的关心和帮助是爱情；不接受男性上司或同事的单独邀请；尽量少参与男性上司的家庭事务或个人应酬；尽量避免与男性上司单独出差，差旅中尤其要注意言行细节；及时表明你已婚或已有男友；不得已时可提出辞职，以摆脱纠缠；必要时依靠法律，寻求保护。知识链接秘书工作基本原则准确迅速求实保密任务四学会缓解工作压力了解职场压力，学会缓解心理压力（一）压力的特性

１.主观性２.评价性３.活动性（二）缓解压力的原则

１.用积极的态度面对压力２.减压先要解开心结３.适度转移和释放压力４.对压力心存感激秘书应具备的性格及性格分析（一）开朗（二）自信（三）坚毅（四）自制（五）稳健（六）敏捷（七）谦虚（八）幽默（九）合群常见的秘书心理障碍（一） 清高心理（二） 卑怯心理（三） 狭隘心理（四） 虚荣心理（五） 戒备心理（六） 强迫心理（七） 市侩心理（八） 漠然心理项目二小结本项目以欣赏小诗、认识盖茨秘书等方式，让学生深刻体会秘书工作的特点，学会缓解工作压力，重点培养学生的阅读理解能力、分析与概括能力、角色分析与定位能力。顺利完成了欣赏《别问我是谁》、阅读《陆强沉浮录》、认识比尔．盖茨大龄女秘书、学会缓解工作压力4项任务。项目三建立秘书智能结构重点：秘书智能结构难点：秘书的基本技能有这么一位秘书，台北老板们都想方设法地争着开高价把她吸引到自己的公司。她是怎样一位秘书呢？……她毫不起眼，不年轻，也不漂亮腼腆内向举止文雅，待人有度惊人的敏感性和记忆力每一位上司的客户和朋友的情况都了如指掌任务一阅读

《一个偶然机会我成了一名秘书》以一个非文秘专业毕业的秘书工作者的经历和感触为案例，生动说明架构完善智能结构的重要性

任务引导

（一）“我第一次体会出做一名秘书掌握专门的知识和技能是很重要的。”秘书人员，特别是中小企业秘书，常常身兼数职，工作内容繁琐和杂乱，这就要求秘书人员具备完善的知识结构和能力结构。请归纳秘书应具备的知识结构和能力结构。任务引导（二）“在学校里我们讲的是‘你学了什么’，走入社会讲的则是‘你能做什么’。”当今用人单位普遍感觉到“秘书岗位易得，秘书人才难求”，你打算怎样努力成为一名优秀秘书人才？秘书的知识结构

知识结构是指个人为实现一定的目标，在对人类知识体系进行学习和选择后，在自己头脑中形成的知识框架以及各类知识的比重。（一）基础知识层政治哲学类语言文学类数学统计类历史地理类法律法规类（二）中间知识层管理知识外语知识地方志知识心理学知识导游与接待知识（三）最高知识层秘书学知识秘书写作知识文书档案知识调研、会务、人际关系等知识任务二收集优秀秘书案例作为创业者代表的盛大网络董事长陈天桥、作为职业经理人代表阿里巴巴总裁卫哲都是秘书出身。请同学们利用书、报、杂志、网络等渠道，收集优秀秘书的案例，并分析他们成功的秘诀。任务实施同学们通过各种渠道自行收集优秀案例，并作简要评析。任务引导掌握了解上司的诀窍，从而更好地辅助上司的工作，取得上司的信赖。掌握秘书工作的一些特殊技能，使工作精益求精，办事效率更高，能力更强。掌握作为秘书在人际交往方面的一些特殊规则，使自己能做到“八面玲珑”和“左右逢源”。秘书的能力结构（一）秘书人员的基础能力观察能力记忆能力思维能力现象能力（二）秘书人员的专业能力1、表达能力文字表达能力口头表达能力体态表达能力（二）秘书人员的专业能力2、管理能力辅助决策能力辅助计划能力辅助沟通能力辅助控制能力（二）秘书人员的专业能力3、办事能力4、信息处理能力5、外语应用能力（三）秘书人员的关键能力终身学习能力解决问题能力沟通能力创新能力任务三演讲《我心目中的秘书》以《我心目中的秘书》或《文秘专业我的爱》等为题，表达自己对秘书职业的认识和理解。培养学生即兴表达和组织语言的能力及上台演讲的胆量。请每位同学上台演讲2~3分钟。任务实施（1）课堂即兴演讲（2）课后在即兴演讲基础上撰写演讲稿任务引导（一）即兴演讲的特点即兴演讲是演讲者被眼前的景、情、物、事的触动和诱发下，自发或别人要求的立即进行的演讲，是一种不凭借文字材料进行表情达意的口语交际活动。即兴演讲无法事先拟就讲稿，也不允许反复修改、反复试讲、反复排练。

1、即兴发挥

2、篇幅短小

3、语言生动

4、使用面广（二）即兴演讲的快速构思“三么”构思模式。是什么？为什么？怎么办？“三点”构思模式。要点、特点、闪光点案例分析例如：（一）秘书王琳今天来得比往日都早，她准备利用公司许总出差之际为许总归来后创造一个舒适温馨的工作环境。她打开窗帘，打开空调，调节好办公室的温度、湿度。之后将窗台、办公桌、电脑……凡目光可及的地方都细细的擦过；饮水机里的水不多了，应该和送水公司联系一下，储备的办公日用品也应该再补充；应该再去买点书法绘画之类的物品装饰一下墙面……她想好好美化这里的办公环境，不仅给许总，也要给来访的公司内外的客人一个良好的印象。点评：在企业中，秘书可能与上司在一个办公室，也可能自己拥有一个办公室。秘书应该重视对办公室的设计、布局、布置及工作环境的美化。环境美化主要是指工作场所选择适当，布局合理，布置现代化，既适应工作的需要，又有益于工作人员的身体健康。案例二：天地公司秘书钟苗下午发现接待区通往门口的通道上堆放了很多销售部的空纸箱，钟苗是这样处理的：立即向行政主管报告，得到马上清理的指示；参加清理工作，确保接待区到门口的过道通畅。

点评：秘书人员必须树立安全意识，在工作中要善于发现安全隐患并及时上报，否则，一旦疏忽大意，就会造成不堪设想的后果。秘书的基本技能（一）办公设备操作技能（二）办公软件操作技能（三）网络办公技能（四）文案处理技巧小结及布置作业1.培养学生即兴表达和组织语言的能力。2.以《我心目中的秘书》为题，让学生表达自己对秘书职业的认知和理解。3.锻炼学生的胆量。4.掌握秘书的基本技能。模块二秘书日常事务项目四发文收文项目五档案整理项目六通讯联络项目七会务组织项目八人事管理项目九其他事务项目四发文收文重点：掌握发文收文办理全过程难点：拟办、批办、承办和注办等的区分。

袁世凯批准“二十一条”的文书新课引入：公文办理程序是指文书流程处理的一系列环节，它包括了文书流程运转的全部过程，分为收文办理程序和发文办理程序。具有确定性、连续性与规范性的特点。敦煌莫高窟出土的文书（一）公文的结构公文的结构可以包括以下图4-4公文的结构发文机关标识

发文字号公文标题附件说明成文日期正文公文生效标识受文者发文机关标识任务一发文办理草拟公文办公室进行审核负责